6 Chaves para uma Comunicação Eficaz do Conselho

A comunicação eficaz do conselho dentro de uma organização pode significar a diferença entre exceder as expectativas dos acionistas e não atingir as metas estabelecidas. Infelizmente, a maioria dos conselhos de administração e equipes de gestão não conseguem impactar positivamente os resultados dos negócios

Uma pesquisa da consultoria de gestão global McKinsey & Company relatou recentemente que 64% dos conselhos tiveram um impacto baixo ou abaixo da média na criação de valor de uma empresa a longo prazo.

O que, exatamente, causa um conselho de administração ou equipe de gerenciamento ineficaz? Estratégias falhas e colocar as pessoas erradas em cargos de gestão são duas causas principais. A falta de comunicação clara e oportuna do conselho é outro dos principais contribuintes para a ineficácia do conselho.

O poder absoluto da comunicação eficaz do conselho é evidenciado em um exemplo recente do Facebook. De acordo com a COO do Facebook Sheryl Sandberg, o CEO Mark Zuckerberg recentemente melhorou a eficiência das reuniões do Facebook implementando duas estratégias básicas de comunicação:

1) envio antecipado de materiais aos participantes da reunião e 2) estabelecimento de metas no início de cada reunião.

Quais são algumas outras sugestões para melhorar a comunicação de um conselho? Confira essas seis sugestões:

1. Desenvolver e comunicar uma estratégia definida de comunicação do conselho

A melhor maneira de garantir o sucesso de longo prazo de um conselho de empresa começa com o desenvolvimento de uma estratégia forte, seguida pela comunicação dessa estratégia a todos os membros do conselho.

Coloque em prática uma estratégia definida desde o início para dar ao conselho um roteiro a seguir. Garantir que todos os membros do conselho estejam na mesma página é fundamental para o sucesso.

Ao construir um quadro, embora seja importante comunicar as metas, é igualmente importante comunicar claramente os obstáculos atuais e as tentativas anteriores de resolver esses problemas. Isso permite que o conselho evite seguir estratégias desatualizadas e fracassadas.

Os conselhos eficazes geralmente apresentam novas estratégias para enfrentar os desafios que enfrentam e, em seguida, certificam-se de que todos os envolvidos entendam a estratégia e o que se espera deles.

2. Definir e comunicar funções

Definir e comunicar as funções de cada membro do conselho representa uma parte vital para definir a estratégia do conselho no futuro. Um conselho eficaz precisa de um líder forte, geralmente o CEO ou COO, para garantir que o conselho possua tudo o que precisa para ter a melhor chance de sucesso.

Um conselho também contém outras funções, incluindo o Diretor Financeiro (CFO), o secretário e quaisquer outros subordinados que possam estar sob a liderança dos cargos mencionados acima.

Comunique a função de cada membro do conselho. Por exemplo, o CFO lida com a maioria dos assuntos financeiros da empresa e possui um conhecimento excepcional da viabilidade financeira de uma determinada estratégia.

No entanto, o CEO é o tomador de decisão final sobre se um projeto prossegue ou não. O secretário guarda todas as atas das reuniões e mantém os documentos e registros da corporação, garantindo que o conselho tenha acesso às informações necessárias ao desenvolver novas estratégias ou tomar decisões importantes.

Assim, certificar-se de que todos os membros do conselho entendam o que se espera deles pode evitar um mal-entendido sobre quem é responsável por tarefas específicas.

3. Construa uma equipe de profissionais que possua habilidades de comunicação excepcionais

A construção de um conselho ou equipe de gerenciamento não para com o CEO ou COO indicando os indivíduos mais qualificados para cada cargo. Eles também devem certificar-se de que cada indivíduo pode trabalhar de forma eficaz com os outros no conselho e se comunicar de forma forte e concisa.

Os conselhos mais eficazes operam sob um ar de respeito e comunicação aberta entre os membros do conselho. Isso significa que os membros do conselho respeitam as opiniões de seus colegas membros do conselho e aceitam a decisão final tomada pelo CEO ou COO.

CEOs e COOs também devem procurar indivíduos cujos estilos de trabalho, incluindo seus estilos de comunicação, se complementem.

A capacidade de trabalhar bem em conjunto pode contribuir muito para a coesão geral do conselho e até facilitar um maior sucesso, já que um conselho unificado geralmente realiza muito mais do que um conselho repleto de brigas internas, indecisão e falta de comunicação clara.

4. Escolha as ferramentas certas de comunicação da diretoria

Em última análise, os próprios canais de comunicação fazem ou quebram a eficácia de um conselho ou equipe de gerenciamento, especialmente para conselhos com membros da equipe que frequentemente estão longe da sala de reuniões.

Sem métodos de comunicação fortes, a estratégia de uma empresa muitas vezes se dissolve em uma série de oportunidades perdidas e erros.

O uso de ferramentas colaborativas online, como o TextMagic, representa uma forma de evitar esse tipo de barreira de comunicação. De acordo com um estudo de caso da Loomion AG, uma solução de mensagens de texto garantiu uma melhor comunicação do conselho entre os membros de seu conselho, permitindo um melhor gerenciamento da estratégia geral do conselho.

5. Faça perguntas e não assuma

Os melhores CEOs e membros do conselho fazem perguntas uns aos outros, especialmente se surgir confusão durante uma discussão. Às vezes, porém, o CEO ou outros membros do conselho hesitam em fazer perguntas importantes que podem ajudar a esclarecer uma situação, causando uma crise de comunicação.

CEOs e líderes de equipe de gerenciamento que fazem perguntas parecem ousados ​​e profissionais, o que, por sua vez, incentiva outros a fazerem o mesmo. Além de deixar todos atualizados mais rapidamente, fazer perguntas também ajuda a revelar quaisquer falhas em um plano ou estratégia antes que elas cresçam demais.

6. Documentar quaisquer alterações e comunicar as alterações a todos os envolvidos

Quando o conselho se reúne, quaisquer mudanças implementadas pelo conselho na estratégia atual precisam de documentação e distribuição adequadas. A falha em fazer isso geralmente resulta em confusão, pois todos lutam para entrar na mesma página.

Ferramentas como matrizes de responsabilidade e logs de alterações podem ajudar a rastrear quaisquer alterações discutidas durante as reuniões ou por meio de outras comunicações, como texto.

Além disso, a documentação adequada das mudanças na estratégia facilita a comunicação dessas mudanças aos funcionários da empresa. Na maioria das vezes, os funcionários da empresa não têm ideia de nenhuma discussão realizada atrás das portas da sala de reuniões.

Acompanhar as mudanças discutidas e comunicar essas mudanças aos funcionários permite que a empresa trabalhe como um todo mais coeso.

Os conselhos geralmente acham importante ter uma solução viável para garantir comunicações perfeitas entre os vários membros da equipe. Uma maneira flexível e confiável de comunicar quaisquer mudanças entre os membros do conselho, seja no escritório ou fora, ajuda a garantir maior sucesso à medida que o conselho segue sua estratégia.

Com a natureza fluida dos mercados de hoje, conselhos eficazes possuem a capacidade de se adaptar rapidamente e manter-se atualizados usando estratégias e métodos de comunicação impactantes.