5 dicas de gerenciamento de tempo para ajudar sua equipe a escapar da armadilha da multitarefa

No fundo, todo mundo sabe que multitarefa é uma armadilha. Não é o melhor truque de produtividade, mas sim você mudar rapidamente sua atenção de uma tarefa para outra e para trás e para frente. Parece que você está fazendo muito trabalho quando na verdade está desacelerando. Essa rápida alternância de contexto entre tarefas afeta o resultado, com estudos mostrando que a multitarefa reduz o tempo produtivo em 40%!

Mesmo sabendo que a multitarefa mata seu foco, pode ser tentador fazer exatamente isso – talvez mais se você trabalha em casa, quando está atrasado em um prazo de projeto ou se preparando para o lançamento de um produto. Logo depois, você acaba com resultados abaixo do esperado, funcionários estressados ​​e perda de produtividade.

Então, como sua equipe pode escapar da armadilha multitarefa? A resposta: melhor gestão do tempo .

Por que a gestão do tempo é importante?

Simplesmente porque o tempo é limitado e o trabalho não. No mundo competitivo de hoje, a pressão para fazer as coisas AGORA é implacável, os obstáculos são muitos e temos apenas algumas horas em um dia. Seja você um CEO, um gerente ou até mesmo um colaborador individual, saber como gerenciar melhor seu tempo é uma habilidade inestimável que rende bons dividendos.

A verdade é que poderíamos conversar o dia todo sobre por que a gestão do tempo é importante. Em vez disso, aqui estão cinco estatísticas sombrias para ilustrar por que é a necessidade do momento:

• Reuniões: Os gerentes passam até 12 horas em reuniões por semana; os funcionários gastam cerca de 9 horas por semana preparando e participando de reuniões ( AskCody )
• E-mail: os profissionais de informação gastam em média de 3 a 4 horas por dia verificando e-mails ( Adobe )
• Distrações: Em média, levamos cerca de 25 minutos para retornar a uma tarefa depois que nos distraímos ( Gallup )
• Interrupções: 71% dos funcionários relatam interrupções frequentes quando estão trabalhando, apenas 29% dizem que podem bloquear todo o resto enquanto trabalham ( Forbes )
• Produtividade: gastamos apenas 60% ou menos do nosso tempo de trabalho de forma produtiva ( Atlassian )

As estratégias de gerenciamento de tempo podem ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência a cada dia, superando a armadilha da multitarefa. Isso não apenas melhora a produtividade, mas também reduz o estresse e a ansiedade relacionados ao trabalho.

Como melhorar a gestão do tempo da sua equipe

Melhorar o gerenciamento do tempo para sua equipe envolve incorporar novos hábitos nas rotinas diárias dos funcionários enquanto desaprende uma lista de maus hábitos – pessoais e organizacionais. Adotar as ferramentas certas para gerenciamento de tempo e projetos é um bom começo. Assim como incentivar seus funcionários a criar tarefas e priorizar tarefas, reservar blocos de tempo para trabalho focado, implementar dias sem reuniões, limitar distrações, ritmo, etc. bem, tempo e esforço. Todos os trocadilhos pretendidos.

Aqui estão 5 dicas eficazes de gerenciamento de tempo para compartilhar com sua equipe agora:

1. Organize e priorize, todos os dias
2. Feche sua caixa de entrada, não é sério
3. Coloque seu calendário para funcionar
4. Marque reuniões curtas, mantenha-as focadas
5. Trabalhe offline quando puder

Organize e priorize, todos os dias

Comece fazendo com que seus funcionários listem o que eles precisam realizar hoje. Divida essa lista no nível da tarefa e avalie qual trabalho precisa ser abordado primeiro (e o que pode esperar). Faça deste um guia de como sua equipe gasta tempo e atenção.

Defina prazos claros e honestos para realizar cada tarefa. Seja ambicioso com seus cronogramas, mas não irracional – isso é apenas pedir estresse mental. Por último, mas não menos importante, faça com que cada membro da equipe cruze fisicamente as tarefas concluídas da lista para se manter motivado durante todo o dia de trabalho.

Faça da organização e priorização do trabalho parte de sua rotina de início ou fim de dia, para que você possa fazer um balanço do que sua equipe realizou a cada dia e mover o trabalho inacabado para a lista de tarefas do dia seguinte. Por fim, não hesite em redefinir as prioridades com base em novas informações e requisitos de negócios em constante mudança.

Dica profissional: a ferramenta Shared To-Dos do Flock ajuda sua equipe a gerenciar todas as suas tarefas em uma lista, estabelecendo funções e prazos que qualquer pessoa pode ver e alterar a qualquer momento.

Feche sua caixa de entrada - não, sério

Poucas coisas na vida podem desviar nossa atenção como aquela irritante notificação de alerta “você tem e-mail”, invocando um reflexo quase pavloviano em humanos para checar e-mails. Lembre-se dessas cinco estatísticas sombrias? Passamos mais tempo verificando e-mails todos os dias do que em nosso trabalho, e cada interrupção consome quase meia hora de nossa atenção. O fato é que o email pode esperar, especialmente quando você está focado em uma tarefa. Ele foi projetado para ser assíncrono e você é mais bem atendido usando bate-papo em equipe, telefone ou videochamadas para conversas em tempo real.

Separe blocos de tempo específicos do dia para verificar e responder a e-mails. Aplique a regra de dois minutos de David Allen: se um e-mail puder ser respondido em menos de dois minutos, responda imediatamente em vez de deixá-lo de lado. Mantenha sua caixa de entrada organizada para acompanhar melhor as tarefas e acompanhamentos pendentes e gaste menos tempo com e-mails. Feche o cliente de e-mail quando terminar e resista à tentação de responder imediatamente a novos alertas de e-mail. Se isso for muito desafiador, considere desativar as notificações push e silenciar seu telefone quando estiver trabalhando.

Coloque seu calendário para funcionar

Use seu calendário para reservar tempo, não apenas reuniões. Programe blocos de tempo de 30 a 60 minutos em seu calendário para segmentar seu dia de trabalho e garantir que você tenha tempo para trabalhar em tarefas prioritárias. Isso permite que os colegas de equipe saibam quando você está ocupado, reduzindo significativamente as interrupções durante o trabalho focado. Tome cuidado para não exagerar — ou eles vão sentir que você não está disponível o tempo todo.

Serviços de calendário modernos, como o Google Agenda, funcionam em vários dispositivos, para que você possa agendar o horário mesmo quando estiver em movimento e sincronizar automaticamente com sua estação de trabalho. Integre o Google Agenda ao Flock para ver todos os seus eventos em um só lugar e agende novos diretamente de um chat ou canal compartilhado. Outro recurso subestimado, mas poderoso, é a capacidade de criar calendários sobrepostos para compromissos pessoais e de trabalho, para que você não faça reservas duplas. Quando possível, agende reuniões consecutivas para que você tenha o resto do dia para trabalhar sem interrupções.

Marque reuniões curtas, mantenha-as focadas

Priorize o tempo de seus colegas de trabalho. Uma longa reunião que foge ao assunto é um desperdício de tempo para todos os participantes e todos ficam para trás em suas respectivas tarefas. Lembre-se de que conversas tangenciais e outros comentários secundários podem ser feitos de forma assíncrona por e-mail ou ferramentas de bate-papo como o Flock. Ao agendar reuniões, reserve-as por menos tempo do que você acha que elas levarão. O tempo extra da reunião incentiva os participantes a esticar as coisas. Por outro lado, criar um senso de urgência pode ajudar todos a permanecer no ponto. Aquela reunião de uma hora? Raspe 15 minutos e veja como fica. Bom? Esprema em 30 minutos! Menos tempo em reuniões equivale a mais tempo para realizar suas tarefas.

Trabalhe offline quando puder

Telefonemas, alertas de e-mail, mensagens de bate-papo, menções sociais e notificações de aplicativos – trabalhamos em um mundo de distrações infinitas e persistentes. Mesmo a menor das interrupções, repetida com bastante frequência, pode custar a você uma quantidade significativa de tempo produtivo. É por isso que trabalhar offline é uma ótima maneira de limitar as distrações e focar sua atenção nas tarefas prioritárias.

Incentive sua equipe a comunicar os horários “disponíveis eletronicamente” uns aos outros, pedindo que liguem ou enviem mensagens de texto se houver uma emergência durante o horário off-line. Incentive também o uso regular da função Não perturbe do Flock, que sinaliza quando um usuário não está disponível e fornece um prazo para quando ele retornará. Isso permite que todos na equipe saibam quando podem esperar respostas rápidas e em tempo real dos colegas de trabalho e quando não deveriam.