3 principais práticas recomendadas de coleções B2B

As coleções business-to-business (B2B) podem ser um desafio.

Se bem gerenciadas, as cobranças não apenas melhorarão seu fluxo de caixa , mas também ajudarão a manter o relacionamento com os clientes .

Também pode contribuir para a construção de sua reputação de fornecedor solidário e profissional em seu mercado.

Abaixo está uma rápida revisão das melhores práticas para cobranças B2B, com base em nossa experiência e conhecimento.

Prática recomendada 1: mantenha o B2B em mente

Os clientes B2B geralmente exigem opções de pagamento flexíveis e sob medida para atender às suas complexas necessidades de negócios. E, ao contrário de suas contrapartes business-to-consumer (B2C ), pode levar muito mais tempo e esforço para adquirir e integrar novos clientes B2B.

Seguir as melhores práticas em relação a contas a receber ajudará você a manter uma boa reputação e manter seus relacionamentos B2B.

O que é contas a receber (AR)?

Contas a receber (AR) é dinheiro devido a uma empresa ou indivíduo por serviços ou produtos já fornecidos.

Em teoria, isso pode incluir uma fatura que não é paga imediatamente. Na prática, geralmente se aplica apenas a pagamentos em atraso, taxas atrasadas ou crédito concedido em planos de pagamento mais complexos ou de longo prazo.

O que é gestão de contas a receber?

O gerenciamento de contas a receber é o processo pelo qual os pagamentos devidos a uma empresa são gerenciados.

Isso inclui como as faturas e outras contas vencidas são registradas, emitidas, processadas, rastreadas e acompanhadas.

Envolve também outras questões de pagamentos, como taxas atrasadas ou custos imprevistos relacionados ao seu serviço, além de entrar em contato com clientes e receber pagamentos.

As empresas estão optando cada vez mais por terceirizar seu gerenciamento de A/R, devido a tarefas manuais complicadas que sobrecarregam as equipes e tiram o foco da inovação.

A gestão de contas B2B é diferente da gestão de contas a receber B2C?

A natureza do negócio B2B significa que o capital de giro e os prazos de pagamento muitas vezes exigem planejamento cuidadoso, ciclos de negócios mais longos e sistemas de crédito especialmente estruturados.

Devido a essas condições, o valor da vida útil de um cliente B2B provavelmente será muito maior do que um consumidor de mercado de massa. Ou seja, você precisa respeitar as diferentes necessidades dos clientes B2B.

Estabelecer uma venda é uma coisa, mas nutrir e manter esses relacionamentos com o cliente concentra-se na experiência do cliente, desde o 'botão de compra' até o faturamento e além.

O mundo B2B é pequeno e as empresas costumam falar. Se apenas alguns tomadores de decisão perceberem negativamente sua política de cobrança ou processo de cobrança de pagamentos, você poderá descobrir que sua empresa adquire a reputação de ser difícil fazer negócios.

Melhor prática 2: comunique-se claramente

A comunicação clara da sua conta e do processo de pagamento deve ser uma das principais prioridades do gerenciamento de contas B2B.

Seja preciso, mas explícito em suas comunicações. Se informações importantes sobre datas de vencimento, taxas atrasadas e o processo de cobrança estiverem escritas em jargão legal em suas letras pequenas de contratos, é provável que sejam perdidas.

Todas as condições de pagamento, prazos e etapas de atraso de pagamento devem estar claramente listadas e disponíveis para o seu cliente.

Certifique-se de mencionar esses detalhes verbalmente ou em outras comunicações no início do relacionamento e apontar onde eles podem ser encontrados. Isso pode até ser incorporado ao processo de cobrança automática.

Prática recomendada 3: siga as etapas de coleta consistentes

No entanto, se o seu cliente não pagou ou respondeu através dos canais normais de comunicação em tempo hábil, as próximas etapas estão em ordem.

6 etapas para as melhores práticas de cobrança de contas a receber

1. Primeiras perguntas básicas que sua empresa deve se fazer

Considere a seguinte lista de verificação no início do seu processo de tomada de decisão:

• A fatura foi enviada por e para a pessoa correta?
• Já tentou entrar em contato direto com o empresário?
• Foi recebida uma resposta inicial?
• Existe um padrão com suas faturas vencidas?

• Este é um período particularmente movimentado para a indústria ou empresa do cliente?
• Existe um plano de pagamento alternativo que você pode oferecer a eles?

2. Outros canais de comunicação

Em muitos países, as comunicações B2B e comerciais são regulamentadas de forma diferente do B2C.

Por exemplo, nos EUA, o Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) restringe os métodos de cobrança de dívidas do consumidor, como ligações repetidas, ligações no trabalho ou revelação de informações sobre a dívida a terceiros.

No entanto, no mundo comercial, as empresas podem entrar em contato com várias pessoas dentro da mesma empresa com chamadas frequentes e usar rastreadores de salto.

O que é o rastreamento de salto?

O rastreamento de salto (também conhecido como rastreamento de devedor ) é o rastreamento de informações sobre devedores que “pularam a cidade”.

O uso de um serviço de rastreamento de saltos ajuda os esforços de cobrança, fazendo o trabalho demorado de pesquisa e coleta de informações necessárias antes de entrar em contato com determinados clientes.

3. Carta de demanda

Se suas linhas de consulta padrão forem ignoradas por um longo período, considere enviar uma carta de solicitação.

O que é uma carta de demanda?

Cartas de demanda são documentos geralmente escritos por advogados em nome da organização. Eles visam resolver um pagamento ou outro tipo de disputa entre empresas (contrato violado, termos quebrados, etc.).

As cartas de demanda são simultaneamente o primeiro passo para a ação legal e um esforço para evitá-la.

Eles detalham a disputa e criam uma trilha de papel que pode ser usada como prova posteriormente, se necessário.

Quanto tempo até que você deve enviar uma carta de demanda?

Isso varia entre os negócios e o relacionamento específico com o cliente. Suas negociações futuras com o cliente podem ser afetadas se você enviá-lo muito cedo.

Como prática recomendada geral, sugerimos aguardar um período de tempo claramente delineado, ou seja, 30, 60 ou 90 dias antes de enviar uma carta de demanda.

4. Cobrança de dívidas

Se seus esforços de cobrança ainda estão falhando, contratar uma agência especializada em cobranças B2B é o próximo passo lógico para muitas empresas.

Muitos preferem seus conhecimentos, pois são mais propensos a entender melhor a natureza da conta e os clientes envolvidos do que aqueles focados em contas de consumidores.

Se for bem-sucedida, essa rota pode resolver a disputa e poupar você e seu cliente de tempo no tribunal.

5. Contencioso

Considere ir ao tribunal apenas quando todos os outros esforços falharem e você estiver altamente confiante de um resultado positivo.

Perder um caso pode não apenas ser caro, mas pode afetar a probabilidade de outros clientes em potencial usarem seus produtos ou serviços.

6. Corte suas perdas?

Contratar um escritório de advocacia pode ser caro e consumir um tempo precioso. Evitar a falácia do custo irrecuperável não é fácil.

Se a recuperação da dívida parece improvável, os esforços internos estão consumindo muitos recursos da empresa ou o acordo será menor do que seus custos legais, pode ser hora de uma empresa anular a dívida.

Desistir é uma decisão difícil, mas significa que você pode gastar mais recursos em clientes que contam.

Conclusão

Gerenciar o processo de cobrança é uma sobrecarga indesejada que drena os recursos da empresa.

Seguir nossas práticas recomendadas de coletas B2B pode ajudar a minimizar esses esforços.

A comunicação clara de seus termos e alinhamento com os processos de seus clientes é essencial. Acompanhamentos diários e documentados ajudarão você a manter uma abordagem profissional, bons relacionamentos e fluxo de caixa.

Isso é crucial porque as coleções B2B são diferentes das coleções do consumidor. Há um pool relativamente pequeno de clientes B2B e possui práticas exclusivas de faturamento e crédito.

Esses pontos não apenas ajudarão você a lidar efetivamente com casos de cobrança, mas também os tornarão menos prováveis ​​de surgir.

Estabelecer parâmetros e processos claros provavelmente resultará em relacionamentos de longo prazo recompensadores com seus clientes.