10 modelos de e-mail que ajudam você a dizer “desculpe” pela resposta tardia

Não seja muito duro consigo mesmo se às vezes você se esquecer de responder seus e-mails imediatamente.

Todo mundo sabe que a vida fica agitada, mas quando se trata de e-mails profissionais recebidos de um colega ou cliente, você terá que admitir seu atraso em algum momento.

Nem toda empresa pode lidar com comunicação assíncrona, especialmente se você estiver trabalhando diretamente com clientes ou fornecedores externos.

Portanto, se você está obrigado a enviar um e-mail, há uma maneira de criar uma resposta tardia de maneira sincera e discreta. Se você acabou de se lembrar de um e-mail que adiou na semana passada (ou no mês passado!), tente não se preocupar. Aqui estão alguns modelos de e-mail que você pode usar para ajudá-lo a dizer “desculpe” pela resposta tardia.

1. Explique que você está ocupado
2. Mostre que você se importa
3. Dando más notícias
4. Peça desculpas com antecedência
5. Não peça desculpas

"Me desculpe pela resposta atrasada; Estive Ocupado Com X”

Se você recebeu um e-mail de um colega — até mesmo de um superior — ou de um cliente importante, não há necessidade de pedir demissão para evitar o constrangimento de uma resposta tardia. Mesmo se você esquecer de enviar um documento urgente ou fornecer informações muito necessárias, é melhor tarde do que nunca. Se um projeto teve várias partes móveis e, no shuffle, um e-mail foi adiado por muito tempo ou esquecido, confesse e tente um destes:

Minhas desculpas pela resposta tardia. Estive ocupado procurando seus [documentos, dados, arquivos, etc.] solicitados e sua mensagem se perdeu na confusão. Enfim, tudo está anexado. Por favor, deixe-me saber se eu perdi alguma coisa.

Desculpe pelo atraso na resposta. Nosso [inserir o cargo do colega ou superior] esteve na estrada esta semana, e eu gostaria de dar uma olhada nos documentos que você solicitou para garantir que a qualidade seja de primeira. Entrarei em contato com você quando ele voltar na próxima semana. Desculpe por voltar para você tão tarde. O projeto demorou um pouco mais do que eu esperava e queria ter certeza de que estava enviando a melhor versão dele. Agora está anexado. Prometo que isso não vai acontecer de novo!

Para agilizar o processo, responda diretamente em uma ferramenta mais síncrona, como sua plataforma de mensagens compartilhadas. Isso garantirá que a resposta caia diretamente no colo deles e não seja esquecida.

"Desculpa pelo atraso da minha resposta; Como vai tudo com X?”

Se você recebeu um e-mail amigável de um colega ou cliente que você valoriza e esqueceu de responder, considere se desculpar mostrando a eles que você se importa com eles e continuando o relacionamento. Em vez de simplesmente pedir desculpas e divagar sobre por que você não respondeu antes, pense em algo específico que eles lhe disseram ou algo que eles gostariam de mostrar que você tem os interesses deles em mente. Tente um destes:

Obrigado por sua nota atenciosa alguns [dias, semanas, meses] atrás. As coisas têm sido agitadas do meu lado, mas eu ainda adoraria recuperar o atraso. Você ainda está [trabalhando no projeto X/lançando a campanha X/fazendo uma viagem ao X]? Mal posso esperar para ouvir mais sobre isso quando nos encontrarmos.

Desculpe pelo silêncio do rádio – muita coisa está acontecendo na [empresa]. Se você tiver tempo esta semana, eu adoraria [pegar um café, fazer uma ligação] e conversar sobre seu [projeto, iniciativa, promoção, viagem]. Mal posso esperar para falar mais em breve!

Eu gostaria de ter enviado isso para você antes, mas parabéns pela [promoção, campanha de sucesso, lançamento de novo produto, etc.]! Eu adoraria levá-lo para [café, almoço, bebidas] para comemorar. O que é um bom momento esta semana?

“Eu esperava responder mais cedo, mas tenho medo de ter más notícias”

Talvez sua procrastinação fosse realmente uma esperança secreta de que a situação se dissipasse no éter para que você nunca tivesse que responder. Às vezes, um e-mail não respondido requer uma resposta que você não tem estômago para dar. Ou você tem que dizer a alguém que um projeto desmoronou ou informar a um candidato a emprego que o cargo foi preenchido por outra pessoa. De qualquer forma, as más notícias devem ser dadas e devem ser dadas por você. Se você deixou alguém em suspense e agora precisa decepcioná-lo, veja como fazer isso gentilmente:

Desculpe pelo atraso na resposta. Eu esperava responder mais cedo, mas temo ter más notícias. [Você não conseguiu o emprego/Decidimos não continuar com o projeto X]. No entanto, eu tinha grandes esperanças de [trazer você / ver este projeto ganhar vida], e então definitivamente vou mantê-lo em mente se algo mudar no futuro próximo. Muito obrigado por sua paciência e espero que nossos caminhos se cruzem novamente.

Desculpe pela resposta tardia - as coisas finalmente se acalmaram. Infelizmente, desde a última vez que conversamos, a empresa decidiu [ir com outra agência, trazer nossos esforços internamente, adiar a contratação para a função]. Nós realmente apreciamos ter a chance de falar com você e saber como você pode nos ajudar com o projeto X. Adoraria manter contato caso surja outra oportunidade no futuro.

As minhas mais sinceras desculpas pela demora na resposta. Espero que as coisas tenham corrido bem com você desde a última vez que nos falamos! Depois de pensar sobre isso, nossa equipe não acha que isso funcionará para o atual [função, projeto] – estamos procurando [alguém que possa entrar no escritório, uma agência que possa acomodar X]. No entanto, temos [uma vaga para a função X, uma necessidade de serviço X]. Isso é algo que você está aberto a explorar conosco?

Peça desculpas antecipadamente

Se você recebeu um e-mail, mas sabe que levará algum tempo para dar uma resposta adequada ou fornecer algumas informações solicitadas, é aconselhável pedir desculpas antecipadamente. Tente uma resposta como esta:

Só queria confirmar o recebimento do seu e-mail. Pode levar algum tempo para [responder/fornecer adequadamente o que você solicitou] e peço desculpas por isso. Por favor, tenha paciência comigo e eu vou voltar para você assim que puder.

Esse tipo de honestidade proativa o levará longe.

Talvez você não precise dizer que sente muito

É claro que nem toda resposta de e-mail atrasada exige um pedido de desculpas. Se um conhecido casual entrou em contato com a rede, mas você ficou muito ocupado com assuntos mais urgentes para responder, talvez não precise se desculpar. Agradecer ao remetente por entrar em contato e expressar seu interesse em se conectar é suficiente se você estiver respondendo dias ou até semanas depois. Você pode até se safar reconhecendo o tempo decorrido, com algo como:

Muito obrigado por entrar em contato algumas semanas atrás! Se você ainda estiver interessado em se conectar para tomar um café, estou disponível nas noites de terça e quinta-feira. Qualquer um desses funciona para você? Mal posso esperar para saber sobre seu [projeto/posição/empresa atual] quando nos encontrarmos.

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