10 melhores softwares de reunião gratuitos para eficiência no escritório

Embora eu ache que há muitas reuniões que qualquer um poderia resumir em um e-mail, é importante se reunir com seus colegas de trabalho ou outras pessoas de interesse quando os assuntos exigem um toque mais pessoal.

Por exemplo, se eu precisar responder a algumas perguntas sobre um projeto, é provável que não precise organizar uma reunião inteira para obter essas respostas - posso apenas conversar, enviar e-mail ou falar com meus colegas. Por outro lado, discutir o futuro estratégico desse projeto com meus superiores exigiria uma reunião devido à longa discussão de e-mail que ocorreria de outra forma.

Coordenar reuniões é bastante fácil com o software de planejamento de eventos de hoje, sejam todos locais ou espalhados em diferentes continentes. Com o software, você pode evitar confusão sobre horários, datas e locais das reuniões, bem como o assunto das próprias reuniões. Sem software, você terá que confiar na memória deles, que não é tão confiável, pois lembramos 10% do que lemos e 20% do que aqui.

Você e sua equipe podem usar essas ferramentas de reunião para acessar todas as informações necessárias para garantir uma reunião eficaz, onde todos levam algo com eles

Software de reunião acessível e gratuito

Para agilizar suas reuniões, compilei uma lista de nove opções de software de reunião que vão desde o planejamento da reunião até a execução e tudo mais.

Os aplicativos foram escolhidos com base no tamanho da lista de recursos, recursos móveis, facilidade de uso, recursos de integração e preços.

Os limites de preço para aplicativos precisavam atender a pelo menos um destes critérios:

• Livre
• Pelo menos um nível "por mês por usuário" não superior a US$ 15
• Um nível com uma taxa mensal no valor de não mais de US $ 1.000 por ano.

Esses aplicativos estão listados em ordem alfabética em cada seção:

• Software de agendamento e planejamento
• Software de anotações
• Software de videoconferência

Essas três seções foram escolhidas para apresentar o que você precisará para preparar e executar uma reunião eficaz.

Software de agendamento e planejamento

1. Google Agenda

O Google Agenda é totalmente gratuito, a menos que você esteja procurando armazenamento extra em nuvem e e-mail para grandes empresas que desejam marcar e centralizar suas operações no Google. Felizmente, isso não é um problema se você não precisar de toda a largura de banda extra da edição Business paga.

O Google Agenda é uma ferramenta de agendamento social e personalizável. Você não apenas pode enviar convites de reunião aos participantes, mas também pode adicionar locais, códigos de cores para reuniões e agendar lembretes para a reunião. Outros recursos incluem convites por e-mail, compartilhamento de agenda e recursos de anotações no Google Docs. Mais sobre isso mais tarde.

O Google Agenda está disponível em qualquer navegador da Web e é sincronizado com seus aplicativos de calendário móvel nativos para Android, iOS e Blackberry.

Procurando soluções com recursos comparáveis? Comece com essas alternativas do Google Agenda.

2. GoToMeeting

GoToMeeting é o aplicativo final da minha lista. O GoToMeeting inclui todos os recursos de reunião necessários, incluindo agendamento, videoconferência, anotações, gravação de reuniões, anotações e recursos de apresentação (documentos, planilhas e apresentações de slides).

Essa conveniência tem um preço. O GoToMeeting não cobra por usuário como alguns dos aplicativos nesta lista, mas cobra uma taxa mensal fixa com base no nível que você escolher.

A versão Starter inclui recursos básicos, como videoconferência em HD, compartilhamento de tela e discagem de áudio para dez participantes por US$ 19 por mês. Pro leva ainda mais longe por US $ 29 por mês, incluindo todos os recursos do Starter, bem como ferramentas de desenho, gravação, aplicativos móveis e salas de reuniões pessoais online para até cinquenta participantes. Finalmente, o nível Plus oferece tudo listado acima, bem como um diretório de participantes ativo para cem participantes por US$ 49 por mês.

O GoToMeetings também oferece um aplicativo gratuito de planejamento de reuniões que oferece recursos de compartilhamento de tela e audioconferência para até três participantes por vez.

Precisa encontrar soluções de software com recursos semelhantes? Essas alternativas do GoToMeeting podem ser o que você está procurando.

3. Calendly

Calendly é uma ferramenta de agendamento de reuniões que o ajudará a pular os “e-mails de ida e volta”.

Esta ferramenta integra-se com a maioria dos programas de calendário, incluindo Google Calendar, Outlook e calendário do iCloud. O que diferencia este aplicativo do agendamento padrão em aplicativos de calendário são os recursos inteligentes que detectam diferenças de fuso horário, definem tempos de buffer entre reuniões para evitar sobreposições e limitam o número de reuniões agendadas em um dia.

Este programa também é versátil em sua integração com outros aplicativos existentes, como Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack e MailChimp.

O Calendly oferece uma opção gratuita, além de duas atualizações pagas. O nível gratuito oferece todos os recursos básicos listados acima, mas não possui personalização de marca, métricas e relatórios e integrações de aplicativos externos, com exceção de aplicativos de calendário.

Seus níveis Premium (US$ 8 por mês por usuário) e Pro (US$ 12 por mês por usuário) oferecem todos os recursos listados, mas o Pro não possui a integração e o suporte do Salesforce que a versão Premium oferece.

Se você deseja explorar produtos com recursos semelhantes, essas alternativas do Calendly são um ótimo ponto de partida.

Software de anotações

1. Evernote

O Evernote é um aplicativo colaborativo de anotações, perfeito para reuniões. Os usuários podem copiar informações importantes durante as reuniões, enquanto os observadores podem comentar e discutir notas em tempo real.

Além de fazer anotações, o Evernote também inclui recursos de lista de tarefas, incorporação de imagens, recorte de páginas da web e salvamento de e-mails diretamente em suas anotações.

O Evernote está disponível gratuitamente com todos os recursos básicos listados acima, mas a falta de um preço vem com um limite de upload de 60 MB.

Os outros dois níveis (Plus: $ 34,99 por ano e Premium por $ 69,99 por ano) oferecem todos os recursos básicos, bem como limites de upload mais altos, suporte ao cliente, navegação no histórico, integração de PDF e Word e apresentações de notas. Eles também têm aplicativos móveis para telefones iOS, Android e Windows.

Quer encontrar soluções de software com recursos comparáveis? Essas alternativas do Evernote podem ser o que você está procurando.

2. Documentos Google

Ajuda ter um sistema integrado que vem com o uso de aplicativos todos do mesmo provedor. Não há problemas de compatibilidade. É por isso que eu pessoalmente uso o Google Docs para a maior parte das minhas anotações.

Quando estava treinando para me tornar um especialista em tecnologia da Apple, fazia anotações furiosamente durante o treinamento, enquanto adicionava recursos visuais e outros auxílios ao texto usando os recursos de pesquisa do aplicativo. Ajuda ter o maior mecanismo de pesquisa do mundo como seu aplicativo de anotações.

O Google Docs não é apenas um software de anotações. É um processador de texto completo, mas os recursos sociais que acompanham o uso dos aplicativos do Google Suite o tornam uma alternativa comparável aos programas tradicionais de anotações, como o Evernote. A melhor parte do Google Docs é o preço gratuito, desde que você não precise de muito espaço para milhares de documentos ou arquivos grandes.

No entanto, se suas reuniões usam muitas apresentações e vídeos grandes que exigem muito armazenamento, uma conta paga é o melhor caminho a seguir.

Também ajuda que este aplicativo seja tão fácil de usar no formato de aplicativo móvel no iOS e Android.

Quer explorar soluções de software com recursos semelhantes? Essas alternativas do Google Docs são um bom ponto de partida.

3. Bloco de notas Zoho

O Zoho Notebook é um aplicativo exclusivo de anotações.

Foi construído especificamente para telefones celulares Android e iOS (embora tenham lançado uma versão desktop para Mac). O Zoho Notebook não apenas faz anotações, mas também possui cartões pré-formatados para listas de tarefas e ainda possui um recurso interessante de anotações de áudio. Esse recurso é perfeito para planejar e conduzir reuniões quando suas mãos estiverem ocupadas com outras tarefas.

O Zoho Notebook organiza todas as suas notas em pilhas de cartões de notas com base em assuntos e temas personalizados. Isso torna muito mais fácil encontrar anotações para reuniões específicas, em vez de longas listas de documentos.

A melhor parte do Zoho Notebook é seu preço gratuito nas lojas de aplicativos Android, iOS, Windows e Mac.

Interessado em produtos com características semelhantes? Essas alternativas do Zoho Notebook podem ser o que você está procurando.

4. Todoist

Este software de reunião gratuito é meu aplicativo favorito pessoal.

Como alguém que tem problemas para se organizar, seja em uma reunião ou na minha mesa, Todoist tem sido uma grande ajuda para mim (e para outras pessoas no Capterra também!). Este aplicativo é perfeito para manter as reuniões organizadas, bem como detalhar informações acionáveis ​​após uma reunião específica.

Com o ToDoist você pode definir lembretes e agendar tarefas para serem feitas antes, durante e depois das reuniões para que você nunca perca nenhuma solicitação importante. Eu uso o Todoist para agendar qualquer tarefa que meu editor me dê em reuniões, bem como projetos pessoais que eu quero concluir em tempo hábil e esse lembrete extra faz toda a diferença.

Meu recurso favorito deste aplicativo é a facilidade de uso no celular. Tudo o que faço no meu desktop é refletido automaticamente no meu smartphone através da nuvem. Isso torna a configuração de tarefas muito conveniente, especialmente se eu não tiver acesso ao meu computador no momento.

Todoist tem três níveis: gratuito, premium e empresarial.

Eu uso a opção gratuita, que me permite agendar tarefas, acompanhar a conclusão, priorizar tarefas e definir lembretes. No entanto, há um limite. A opção gratuita só permite agendar oitenta projetos de uma só vez e convidar apenas cinco pessoas por projeto.

A próxima camada, Todoist Premium, também é voltada mais para indivíduos do que para equipes inteiras, mas aumenta o limite de projetos ativos para duzentas e as pessoas por projeto para vinte e cinco. Alguns benefícios adicionais do premium incluem lembretes baseados em localização, backups automáticos de sua lista de tarefas e uploads de arquivos. Tudo isso está disponível por US $ 28,99 por ano.

Por fim, Todoist Business é feito para uma equipe, o que significa que todos os recursos disponíveis do Premium são expandidos junto com alguns recursos diferentes. Todoist mantém o limite de projetos ativos em duzentos, mas aumenta o número de pessoas por projeto para cinquenta.

A camada Business também inclui gerenciamento de equipe, faturas, suporte de software prioritário e rastreamento de login. Essa opção é mais adequada para equipes grandes, enquanto equipes menores de dez ou quinze ou menos podem usar a opção Premium. Todoist Business custa US$ 28,99 por usuário por ano.

Todoist está disponível para Windows, Mac, Android e iOS.

Quer encontrar produtos com características semelhantes? Essas alternativas do Todoist são um bom lugar para começar.

Software de videoconferência

1. Google Hangouts

O Google Hangouts é o último dos produtos do Google Suite nesta lista. A melhor parte de usar o Google Hangouts é sua estabilidade. Devido ao seu tempo de atividade de 99%, você raramente, ou nunca, terá que se preocupar com a falta de acesso ao software. O Google Hangouts Meet inclui seus recursos padrão de bate-papo por vídeo em grupo, como bate-papo ao vivo e transferências de arquivos, mas também inclui apresentações de documentos e planilhas.

O Google Hangouts não tem uma opção gratuita, ao contrário de outros produtos do Suite. A opção básica do Hangouts Meet começa em US$ 5 por usuário por mês. A esse preço, os usuários obtêm 30 GB de armazenamento em nuvem, controles de segurança e administração e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.

A camada Business inclui todos esses recursos, mas aumenta seu armazenamento em nuvem para ilimitado e adiciona recursos de arquivamento, relatórios de atividade do usuário e integração em programas de email como o Outlook.

Procurando soluções com recursos comparáveis? Essas alternativas do Google Hangouts podem ser o que você precisa.

2. Skype para Empresas

O Skype é o maior nome em aplicativos de bate-papo por vídeo, em grande parte por causa da qualidade do produto (embora valha a pena procurar alternativas ao Skype também).

O Skype é gratuito para usuários individuais e se suas reuniões consistem em você e apenas um outro cliente ou colega de trabalho, não há necessidade de atualização. No entanto, assim que suas videoconferências cruzarem o limite para reuniões de grupo, você terá que atualizar para o Skype for Business.

Como o Skype for Business é de propriedade da Microsoft, ele oferece a solução em conjunto com todos os aplicativos do Office 365, como Word, Excel e PowerPoint. Essas ferramentas também são úteis ao realizar reuniões como auxílios visuais por meio do compartilhamento de tela.

O recurso mais impressionante do Skype for Business é o recurso “Meetings Broadcast”, que permite reuniões online em massa para até dez mil pessoas. Isso significa que este software de reunião não é apenas uma ferramenta eficaz de videoconferência, mas também tem o potencial de funcionar como um aplicativo de transmissão de eventos.

O preço é baseado nas taxas do Office 365, que incluem: Plano Online 2 (apenas o aplicativo Skype for Business) por US$ 5,50/por usuário/mês com compromisso anual, Office 365 Business Essentials (Skype for Business mais versões online dos aplicativos do Office) por US$ 5 por usuário por mês com compromisso anual e Office 365 Business Premium (Skype for Business e todos os aplicativos do Office) por US$ 12,50 por usuário por mês.

O Skype for Business está disponível para telefones Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry e Windows.

3. Folga

O Slack é uma poderosa ferramenta de bate-papo que faz mais do que apenas enviar mensagens. O sistema organizacional do Slack permite que você crie grupos separados destinados a tarefas e equipes específicas. Esses grupos são perfeitos para planejar reuniões com colegas de trabalho ou realizar sessões de bate-papo durante uma videoconferência.

O Slack tem três níveis de preços. A primeira é a opção para equipes novas no Slack, que eles oferecem gratuitamente. Eles arquivarão até dez mil mensagens no plano gratuito e oferecerão chamadas de vídeo/voz para uso individual.

Sua próxima opção é o nível Standard por US$ 6 por mês por usuário ativo. este plano vem com um arquivo ilimitado, integração ilimitada de aplicativos e chamadas de vídeo e voz em grupo.

O último plano, Plus, oferece tudo no plano Standard, juntamente com suporte de software 24 horas por dia, 7 dias por semana, armazenamento de arquivos de 20 GB por membro da equipe, tempo de atividade garantido de 99% e exportação completa de arquivos de mensagens. Além disso, custa US $ 12,50 por mês por usuário.

O Slack está disponível para Windows, Mac, Android e iOS.

Curioso sobre software semelhante? Confira essas alternativas do Slack para produtos com recursos comparáveis.

Outros recursos de planejamento de reuniões e gerenciamento de eventos

O Capterra não apenas fornece listas de softwares recomendados, mas também fornecemos muito conteúdo acionável para reuniões e planejamento de eventos em nosso blog de gerenciamento de eventos. Aqui estão alguns outros recursos que irão ajudá-lo com ambos:

• 5 dicas para planejar a reunião virtual definitiva
• O melhor guia sobre como iniciar seu negócio de planejamento de eventos
• 4 ferramentas de videoconferência de código aberto para pequenas empresas
• Os 10 melhores livros que todo gerente de eventos deveria ler

Existem outros aplicativos de planejamento de reuniões que você acha que deveriam estar nessa lista? Ou deve ser removido?

Qual é o aspecto mais importante do planejamento da reunião? Existem segredos para o planejamento de reuniões que são constantemente esquecidos? Deixe-me saber seus pensamentos na seção de comentários abaixo!