Eu tentei a regra 1-3-5 para ficar em cima da minha agenda

Se você de alguma forma se deparou com esta postagem no blog, isso só pode significar uma coisa – você está cansado de gurus da produtividade tentando vender seus cursos on-line por US $ 4,99 por pop.

Ironicamente, estou aqui para falar sobre uma coisa semelhante. Mas, há uma reviravolta nisso - eu realmente tentei uma técnica de produtividade útil e vou contar tudo sobre como foi, de graça.

Depois de lutar para me manter produtivo por dias a fio, vasculhei a internet incansavelmente em busca de dicas úteis de produtividade que eu poderia tentar como escritor. Mas, sem sucesso, fiquei sentado na frente do meu computador olhando para o abismo e esperando que pelo menos algumas palavras aparecessem na minha frente.

Foi quando minhas esperanças foram atendidas com a regra 1-3-5 – um método de produtividade que ajuda você a manter sua agenda em dia, com tempo de sobra.

Naturalmente, eu estava cético no início, mas eu tive que tentar.

Este é o meu relato de como foi todo o processo, com todos os insights, prós e contras e o veredicto final sobre a utilidade da técnica de produtividade da regra 1-3-5.

O que é a regra 1-3-5?

Descrever a regra 1-3-5 é relativamente fácil, mas colocá-la em prática pode ser um desafio devido à natureza intangível dessa técnica de produtividade.

Em essência, o 1-3-5 significa:

• 1 grande,
• 3 médio , e
• 5 pequenas tarefas.

À primeira vista, parece que você está pedindo uma refeição completa em um restaurante – você tem suas principais refeições alternadas, aperitivos, saladas, bebidas e sobremesas. E todos eles têm um tamanho de porção predefinido.

Então, quando você inspeciona mais essa técnica de produtividade, percebe que é exatamente isso que é – uma refeição completa destinada a preencher seu apetite por produtividade.

Ou seja, a regra 1-3-5 afirma que, para se manter produtivo durante um dia útil, você terá que bloquear suas atividades e responsabilidades por:

• Prioridade,
• Tamanho, e
• Dificuldade.

A 1 tarefa grande

A grande tarefa é sua prioridade para o dia.

Se você estiver trabalhando em um ambiente corporativo, a tarefa geralmente se refere a:

• Finalizando um projeto,
• Cumprindo um prazo,
• Lidar com uma reunião importante, ou
• Enfrentando o principal desafio do dia.

Claro, há uma infinidade de exemplos, mas você entende a essência – o problema que o irrita ao longo do dia é aquele que você deve terminar imediatamente.

Brian Tracy, autor de um dos melhores livros sobre produtividade, muitas vezes se referia à maior tarefa do dia como “ o sapo ”.

Ele usou o termo “ comer o sapo ” como forma de explicar que a melhor maneira de se manter produtivo é enfrentar primeiro a maior tarefa do dia e só depois passar para as próximas tarefas ou projetos do dia.

As 3 tarefas médias

Uma vez que sua tarefa grande e prioritária esteja fora do caminho, você pode passar para o próximo bloco de responsabilidades – as 3 tarefas médias. As tarefas médias geralmente representam as atividades que estão intimamente ligadas à tarefa grande.

Por exemplo, se você estiver organizando uma grande reunião para discutir as condições de um novo contrato, as tarefas médias implicariam:

• Chamando ou notificando as partes,
• Configurando a sala de conferências ou criando um espaço de trabalho virtual e
• Fornecer aos participantes as informações necessárias que pertencem à agenda da reunião.

Dependendo da natureza da 1 tarefa grande, você terá que fazer uma lista de marcadores para determinar qual das 3 tarefas médias terá que ser concluída primeiro e elaborar uma ordem geral de conclusão.

As 5 pequenas tarefas

Finalmente, você passa para as 5 tarefas menores, que geralmente são descritas como “tarefas incômodas”.

Sua descrição não é um reflexo de sua importância geral – mas mostra sua relevância quando comparada às tarefas salientes e médias.

Se o seu dia de trabalho permitir, você pode mudar pequenas tarefas e concluí-las quando tiver um momento para respirar.

A regra 1-3-5 não o impede de mover essas tarefas para o próximo dia útil - mas apenas se você souber que terá tempo suficiente para completá-las, juntamente com as novas 5 tarefas menores.

Por que a regra 1-3-5 é útil?

Em teoria, essa regra de produtividade parece ótima – você divide seu dia com base em suas prioridades, faz uma lista do que deve fazer e depois faz.

Mas, como tudo isso funciona na prática e por quê?

Bem, a maioria das pessoas depende de listas de tarefas, que são eficientes.

No entanto, se a linha de trabalho em que você está é muito exigente, é provável que você não tenha tempo suficiente para terminar tudo o que se propôs a fazer em um dia útil.

Na verdade, as estatísticas modernas mostram que aproximadamente 59% de todas as listas de tarefas são concluídas durante o dia e 41% das tarefas são deixadas para flutuar na dimensão “nunca termina”.

A regra 1-3-5 funciona porque não há pressão sobre o usuário para concluir tudo. Além disso, a regra valoriza a priorização mais do que qualquer outra coisa, e a pirâmide 1-3-5 serve mais como uma instrução do que como uma obrigação. Também permite clemência quando se trata de mudar o cronograma com base na urgência.

Colocando em prática a regra 1-3-5: minhas observações

Então, depois de coletar todos os dados e me convencer de que sabia tudo sobre a regra 1-3-5, decidi tentar no dia seguinte, já que estava prestes a embarcar em um novo projeto de escrita.

Aqui está o meu relato de como esses dias se desenrolaram.

Dia 1: Ignorância

Como você pode deduzir pelo título, o primeiro dia foi um pesadelo para mim.

Acordei, liguei meu laptop e comecei a escrever um rascunho para todas as minhas responsabilidades do dia. O principal objetivo daquela temida segunda-feira era fazer pesquisas para um projeto que deveria ter pelo menos 5.000 palavras.

Naturalmente, não fiquei nem um pouco empolgado — mas sabia que o resto das tarefas que tinha que fazer naquele dia eram simples:

• Entre em contato com a equipe de design e peça para eles criarem uma ilustração de capa para o meu próximo blog,
• Faça uma reunião de colegas de trabalho com um novo funcionário,
• Discuta o projeto de arquitetura com um colega e
• Crie um conceito visual do que vou escrever.

Parece fácil, certo? Muito viável e altamente factível.

Bem, uma vez que meu vizinho de cima começou a fazer um buraco no meu teto e acidentalmente perfurou o cabo ethernet, tudo mudou.

Como foi meu primeiro dia de prática da regra 1-3-5

A primeira coisa de manhã, eu tinha que fazer as malas, ir ao café local e fazer minha pesquisa lá.

No entanto, estava bastante lotado e quase se tornou impossível realizar minhas reuniões lá. Até fazia sentido que um bando de estudantes do ensino médio entrasse no local nos minutos seguintes com um enorme desejo de ver quem poderia falar mais alto.

Dominado pela ansiedade, eu estava prestes a desistir e encerrar o dia, mas então a premissa da regra 1-3-5 me ocorreu – “ Termine sua tarefa importante e passe para as próximas de acordo.”

Juntei meus pensamentos (e minhas 125 abas abertas) e comecei a ler. Assim que me concentrei na tarefa prioritária e eliminei a ansiedade de não terminar as outras tarefas, percebi que um fardo enorme foi tirado do meu peito.

Com o passar do dia, a cafeteria foi ficando menos cheia e pude conduzir a reunião com o novo colega e até mesmo criar um rascunho do meu trabalho com base na pesquisa realizada.

Quando eram 17:00, percebi que não havia terminado tudo o que havia planejado, mas o conceito de “sem rotina” da regra 1-3-5 me permitiu transferir as tarefas inacabadas para as seguintes dia e ir dormir em paz.

Aqui está a minha representação Plaky do 1-3-5:

Para supor, a construção de um rascunho e a condução da reunião de colegas de trabalho me levaram uma hora cada, enquanto a pesquisa se estendia ao longo do dia inteiro.

O dia ficou assim, visto pelas lentes do Clockify:

Dia 2: Realização

Lá vamos nós de novo – café, laptop e eu contra a máquina.

Mas primeiro, decidi separar as primeiras 2 horas e meia do meu tempo de trabalho para cuidar das tarefas que não terminei ontem.

Tive uma reunião com um colega para discutir os conceitos e os rascunhos dos nossos projetos seguintes, que durou cerca de uma hora.

Depois, criei pistas visuais para me ajudar no processo de escrita, que incluía notas e gráficos.

Uma vez que isso estava fora do caminho, era hora de mudar meu foco para minha tarefa mais importante do dia – escrever a introdução e a primeira seção do meu projeto de escrita.

Como foi meu segundo dia praticando a regra 1-3-5

O que notei imediatamente foi que o processo de escrita parecia um pouco peculiar – saudável, para ser exato. Em outras palavras, não experimentei o estresse da escrita de “nunca terminarei isso a tempo”.

Eu tive que admitir que a regra 1-3-5 deu alguns frutos neste caso.

Sabendo como se desenrolaria meu dia e os horários que me aguardavam, já podia vislumbrar o ritmo e a estrutura do meu texto. Quando criei anteriormente as dicas visuais, também levei 10 minutos para bloquear meu dia com base nas atividades e tarefas que precisava fazer. Eu não experimentei tal nível de organização até experimentar esta técnica.

Percebi que tinha que deixar de fora o horário entre 15h e 17h para fazer pesquisas adicionais, mas também tinha uma reunião de equipe das 11h30 às 12h30, o que me deixou com uma janela de 2 e meia hora para se concentrar apenas na escrita.

Naturalmente, o “modo prazo” entrou em ação porque eu me condicionei a pensar que a escrita tinha que ser feita naquele dia – e funcionou.

Escrever a introdução e fazer pesquisas adicionais me levou cerca de 4 horas e meia, e as tarefas inacabadas combinadas com a reunião de equipe duraram cerca de 3 horas e meia.

Para mais esclarecimentos, aqui está minha entrada de calendário Clockify para o dia:

Dia 3: Aceitação

Impulsionado pela recém-descoberta fé na regra 1-3-5, eu tinha decidido conquistar no dia seguinte, sem saber que uma tempestade perfeita estava prestes a acontecer.

A tarefa mais importante do dia era escrever o corpo do texto, idealmente 1.000 palavras.

No entanto, tudo mudou quando criei meu rascunho 1-3-5 para o dia com as seguintes informações:

• Minha conta bancária foi bloqueada e tive que resolver o mais rápido possível,
• Eu tive que agendar uma reunião para discutir a arte de um blog anterior em que trabalhei,
• Eu tive outra reunião de equipe,
• Eu tive que sair do meu apartamento entre 13:00 e 15:00 (o vizinho ataca novamente), e
• Eu tive que fazer pesquisas adicionais .

Mas, não me preocupei, porque o 1-3-5 estava lá para me resgatar.

Bem, meio que foi, mas não realmente - vou explicar o porquê.

Como foi meu terceiro dia praticando a regra 1-3-5

Essencialmente, usei as duas horas que meus vizinhos do andar de cima geralmente gastam reformando para ir ao banco e fazer pesquisas no café - felizmente, sem alunos do ensino médio desta vez.

Quando voltei, sabia que tinha que me concentrar na escrita e adiar a outra reunião por pelo menos 2 horas, para que eu pudesse escrever alguma coisa. Fiquei mais tempo durante o dia para compensar as horas no banco, mas esse foi o tempo que reservei para a reunião – e se encaixou perfeitamente.

Infelizmente, não escrevi o número de palavras que pretendia – mas sabia que teria menos obrigações nos dias seguintes, o que consequentemente me permitiria focar apenas na escrita.

A corrida bancária durou cerca de 2 horas e a reunião da equipe durou cerca de uma hora, o que totalizou aproximadamente 3 horas. Quando o modo de foco entrou em ação, escrevi por cerca de 2 horas e depois tive uma reunião com a equipe de design.

Além de responder e-mails, o dia inteiro foi mapeado assim:

Os seguintes dias: Finalização

Quando minha agenda agitada chegou ao fim, eu não tinha nada para fazer além de escrever.

Portanto, os dias seguintes consistiram em me esforçar muito para não perder a cabeça enquanto escrevia 1.000 palavras por dia.

É claro que houve interrupções ocasionais – ajudando e recebendo ajuda de colegas, respondendo e-mails e participando de workshops e discussões online.

Eu podia sentir e colher os benefícios de seguir a regra 1-3-5.

Honestamente, existem empregos e profissões em que esse método pode moldar muito a cultura de trabalho de uma pessoa – como empregos de alta exigência com uma infinidade de tarefas diárias.

Quanto a mim, confira meus 2 centavos sobre os prós, contras e conclusões que encontrei sobre a regra 1-3-5 nas linhas a seguir.

Os prós da regra 1-3-5

Infelizmente, não pude experimentar os efeitos dessa regra em toda a sua glória, pois não tinha tantas tarefas por dia quanto alguns outros indivíduos teriam.

No entanto, eu poderia dizer que as ferramentas organizacionais que acompanham o uso dessa técnica realmente ajudaram a aliviar alguns dos fardos que todos nós experimentamos diariamente.

Pelo que descobri na prática, o 1-3-5 permite mapear seu dia com antecedência, contorná-lo quando receber novas tarefas e fazer malabarismos entre eles. Quando algo não sai do seu jeito, você sempre pode mudar algumas coisas e tornar sua agenda mais confortável.

Além disso, mapear seu dia e organizar suas responsabilidades de maneira oportuna afetará muito suas habilidades de rastreamento e gerenciamento de tempo, em geral.

Os contras da regra 1-3-5

Como você pode ver, os benefícios da regra 1-3-5 não são totalmente visíveis quando você tem algumas tarefas importantes em um dia e nenhuma tarefa menor.

Além disso, o 1-3-5 não pode realmente ajudá-lo a se concentrar, a menos que você realmente decida que é hora de fazer algo.

É por isso que é recomendado que você use métodos adicionais para ajudá-lo a manter o foco, juntamente com o 1-3-5.

Por exemplo, muitos especialistas sugerem ouvir música de videogame durante o trabalho. As trilhas sonoras originais dos videogames foram projetadas para manter o jogador em “transe” e totalmente ocupado com a jogabilidade – mas pesquisas mostraram que o mesmo efeito pode ser alcançado em um ambiente de trabalho, se você escolher sua trilha sonora com sabedoria.

Por exemplo, a música do “chefe principal” pode ser usada enquanto você está lidando com a 1 tarefa grande, e você pode usar as trilhas sonoras de fundo de “construção de tensão” para tarefas menores. É divertido e melhora o seu foco!

Minha avaliação geral da regra 1-3-5

Da minha curta experiência, concluí que a principal atração por trás da regra 1-3-5 é a falta de fatores obrigatórios.

Essa técnica de gerenciamento de tempo não o limita aos dogmas de trabalho tradicionais.

Mesmo que você provavelmente esteja trabalhando em um turno de 8 horas, a divisão de tempo e responsabilidades depende de você e de sua habilidade organizacional – para melhor ou para pior.

Também notei que esta regra pode ser aplicada a questões não relacionadas ao trabalho. Se você está saindo de férias e está tentando reunir muitas atividades em uma viagem de uma semana, o método 1-3-5 certamente pode ser benéfico.

Além disso, não há necessidade de modelos sofisticados quando você precisa mapear seu dia - você pode ser tão antiquado quanto quiser e anotar tudo o que precisa em um pedaço de papel.

Avaliação final : ★★★★☆

Considerações finais sobre a regra 1-3-5

Em essência, eu recomendaria a regra 1-3-5 para todos – funcionários, estudantes e qualquer pessoa que tenha medo de trabalhar demais. Ele ajuda você a ficar por dentro das coisas, elaborar o melhor plano de ação e terminar tudo a tempo.

Eu não diria necessariamente que é a melhor técnica/regra de gerenciamento de tempo que existe – mas serve ao propósito. É uma maneira organizada e claramente estruturada de se reunir durante períodos confusos – e, no final do dia, faz você sentir que seu tempo de trabalho valeu a pena.

️ Existem muitas técnicas e métodos de gerenciamento de tempo para experimentar. Se você conhece um que seja diferente do 1-3-5, informe-nos em [email protected] e podemos incluir seus pensamentos em um de seus próximos blogs. Além disso, se você gostou de ler este post, compartilhe-o com alguém que possa achar útil.