Jak napisać ofertę w 10 łatwych krokach [szablony w zestawie]

Opublikowany: 2022-12-07

Co to jest propozycja?

Propozycja to dokument przedstawiający projekt lub usługę w celu wyjaśnienia szczegółów i uzyskania zgody wszystkich zaangażowanych stron. Propozycje zazwyczaj obejmują ogólne podejście do usługi, ważne ramy czasowe i kluczowe rezultaty.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, użyj oprogramowania do składania ofert zamiast pliku PDF. W ten sposób uzyskasz ważne funkcje sprzedaży, takie jak podpisy elektroniczne, kontrola marki i treści oraz pełny wgląd w aktywność przeglądania klienta.

9 ważnych części wniosku

Istnieje wiele różnych sposobów na ustrukturyzowanie oferty. Dzięki naszym badaniom udanych propozycji odkryliśmy, że zwycięskie dokumenty zazwyczaj zawierają następujące kluczowe sekcje:

  1. Okładka

  2. Podsumowanie wykonawcze

  3. Zbliżać się

  4. O nas

  5. Dostarczane produkty

  6. cennik

  7. Zasady i warunki

  8. Studia przypadków (lub społeczny dowód słuszności)

Każda propozycja może inaczej nazwać te kluczowe sekcje lub umieścić je w innej kolejności.

Bez względu na to, które sekcje wybierzesz, pamiętaj o dołączeniu spisu treści. Jeśli korzystasz z Proposify, spis treści jest automatycznie wyświetlany po lewej stronie, dzięki czemu klienci mogą łatwo klikać, aby ponownie przejrzeć różne sekcje. Jak możesz sobie wyobrazić, sekcja cenowa jest często przeglądana kilka razy przed podjęciem decyzji.

    Propozycje vs raporty

    Podczas gdy propozycja służy do przedstawienia nowego projektu lub usługi (klientowi lub wewnętrznie szefowi), raport ma na celu udostępnienie szczegółowych informacji na temat projektu, który już się odbył. Korzystaj z raportów, aby przeprowadzać audyty operacji biznesowych lub dzielić się sukcesem kampanii marketingowej.

    Jak napisać wniosek w 10 prostych krokach

    Postępuj zgodnie z naszym procesem krok po kroku, korzystając z naszego szablonu propozycji reklamy . Chociaż treść przykładów jest specyficzna dla reklamy, ten szablon można łatwo dostosować do dowolnej branży lub typu projektu.

    Krok 1. Poznaj potrzeby i wymagania

    Nie możesz napisać świetnej oferty bez świetnej prezentacji.

    Poświęć trochę czasu, aby zrozumieć, czego potrzebuje Twój klient, jakie są jego cele, czym się martwi i na jakich wynikach zależy mu najbardziej.

    Jeśli przedstawiasz projekt wewnętrznie, pamiętaj, aby porozmawiać z różnymi interesariuszami i członkami zespołu.

    Wskazówki dotyczące odkrywania:

      • Podczas sesji odkrywania zadawaj odpowiednie pytania, aby dowiedzieć się, czy klient jest wart twojego czasu. Czy pasują do Twojego idealnego profilu klienta? Czy są gotowi do wdrożenia Twojego rozwiązania? Ustaw kryteria, aby określić, czy ten potencjalny klient jest gotowy, aby w ogóle otrzymać propozycję dla Ciebie. I pamiętaj, aby z czasem aktualizować swoje kryteria, gdy dowiesz się więcej o swoim idealnym kliencie.

      • Proaktywnie wykrywaj obiekcje i reaguj na nie. Zapytaj klienta o wszelkie obawy, wahania lub sytuacje, w których usługodawcy już go sparzyli. W ten sposób dokładnie wiesz, jakie punkty uwzględnić w swojej propozycji.

      • Uzyskaj ustną zgodę klienta na prezentację i podejście przed złożeniem jej na piśmie wraz z propozycją.

    Krok 2. Utwórz stronę tytułową

    Rozpocznij pisanie propozycji od przekonującej strony tytułowej (znanej również jako strona tytułowa). Oprawa wizualna i styl odgrywają tutaj kluczową rolę — w końcu to twoje pierwsze wrażenie. Jeśli chodzi o tekst, potrzebujesz tylko tytułu oferty i kluczowych informacji, takich jak nazwa Twojej firmy, imię i nazwisko klienta, data i Twoje dane kontaktowe.

    Nasza przykładowa propozycja zawiera jasny, odważny projekt i wszystkie potrzebne szczegóły. Nie ma „jednego sposobu”, aby zrobić to dobrze, o ile postępujesz zgodnie z wytycznymi dotyczącymi marki.

    Wskazówki dotyczące tworzenia stron tytułowych:

    • Nadaj swojemu projektowi tytuł zorientowany na wyniki, który natychmiast spojrzy na całą ofertę i inwestycję z odpowiedniej perspektywy.

    • Pamiętaj, aby wybrać szablon propozycji pasujący do stylu Twojej marki, ponieważ później łatwo będzie zmienić kolory i tekst.

    Krok 3. Napisz list motywacyjny

    Teraz nadszedł czas, aby napisać list motywacyjny. Jest to jedna z najtrudniejszych sekcji propozycji do napisania, ponieważ naprawdę nadaje ton pozostałej części oferty.

    List motywacyjny (znany również jako streszczenie wykonawcze) powinien zawierać więcej informacji niż tylko przegląd. Ta sekcja musi być wystarczająco przekonująca, aby przekonać klienta do przeczytania reszty propozycji.

    Odwołaj się do ich pragnień, uderz w ich kluczowe punkty bólu i spraw, by byli podekscytowani transformacją, którą możesz zapewnić. Upewnij się, że tworzysz przekonujące, trafne komunikaty specjalnie dla każdego kupującego.

    Wskazówki dotyczące pisania listów motywacyjnych:

    • Upewnij się, że kopia jest markowa. Może to oznaczać zabawne i lekceważące lub poważne i oficjalne.

    • Skoncentruj się na wyniku usługi, niezależnie od tego, czy jest to pozyskanie klienta, poprawa bezpieczeństwa obiektu, czy niezapomniane wydarzenie.

    Krok 4. Utwórz biografię firmy

    Zanim przejdziesz do podejścia do projektu i wyceny, dobrze jest opowiedzieć potencjalnemu klientowi trochę o swojej firmie.

    Ta sekcja może zawierać podstawowe informacje, takie jak data założenia i nisza, na której się koncentrujesz, a także prawa do przechwalania się małych firm, takie jak nagrody, średnie wyniki lub zasięg odbiorców.

    Jeśli jest to oferta wewnętrzna, możesz napisać o swoim zespole zamiast o całej firmie.

    W naszej przykładowej propozycji jest jedna strona na biografię firmy i jedna strona na statystyki firmy, które są ważne dla potencjalnego klienta.

    Wskazówki dotyczące pisania biografii firmy:

    • Mimo że ta sekcja jest o Tobie, znajdź sposób, by opowiedzieć o swoim potencjalnym kliencie. Dołącz dane firmy, które pokazują, że możesz zapewnić im wyniki, których szukają.

    • Bądź kreatywny. Czy zamiast ściany tekstu możesz użyć ikon lub statystyk, aby pokazać, kim jesteś?

    • Pamiętaj, aby zapisać tę sekcję jako szablon do ponownego wykorzystania w przyszłych propozycjach. Nie musisz modyfikować tego dla każdego klienta, ale możesz chcieć utworzyć nieco inne biogramy firmy dla różnych usług (jeśli oferujesz bardzo różne usługi).

    Krok 5. Dodaj dowód słuszności społecznej

    Zalecamy umieszczenie dowodu społecznego bezpośrednio po sekcji biografii firmy. W ten sposób używasz słów swoich poprzednich klientów, aby poprzeć miłe rzeczy, które właśnie powiedziałeś o sobie.

    Dowodem społecznym mogą być referencje, mini studia przypadków, recenzje i średnie oceny w gwiazdkach.

    Jeśli wykonujesz prace kreatywne lub budowlane, możesz również dołączyć kilka próbek portfolio.

    Wskazówki dotyczące korzystania z dowodu społecznego:

    • Dopasuj opinię lub recenzję do oferty. Miej bank referencji do wyboru, abyś zawsze mógł wybrać te najbardziej odpowiednie.

    • Bądź zwięzły. Możesz przyciąć lub edytować długie referencje, aby każda zawierała mniej niż 50 słów. W przeciwnym razie potencjalni klienci mogą ich nie przeczytać.

    • Kontynuuj proaktywne zbieranie dowodu społecznego. Poproś zadowolonych klientów, aby napisali referencje lub zrecenzowali Cię online

    Krok 6. Nakreśl główne podejście

    Teraz nadszedł czas, aby sprzedać swoje usługi. Utwórz sekcję podejścia, aby pokazać, co chcesz zaoferować klientowi.

    Jest tak wiele różnych sposobów napisania tej sekcji, ponieważ tak naprawdę zależy to od tego, co przedstawiasz. Możesz podzielić pracę na kategorie z punktorami lub opisami dla każdej kategorii. Możesz też napisać kilka akapitów opisujących proponowane rozwiązanie i dlaczego uważasz, że jest ono najlepsze dla klienta.

    Wskazówki dotyczące pisania sekcji podejścia:

    • Rozważ nadanie tej sekcji unikatowej nazwy, takiej jak Ścieżka projektu , Nasz plan lub Bierzmy się do pracy .

    • Wzmocnij go dodatkowymi szczegółami. Możesz dołączyć listę wyników, bardziej szczegółowy podział zakresu usług lub ilustrację osi czasu z ważnymi kamieniami milowymi.

    • Jeśli nie masz opcji pakietu i podana jest tylko jedna cena, ta sekcja powinna być bardzo szczegółowa. Jeśli dostępne są opcje cen i usług, ta sekcja będzie prostsza, a następna sekcja będzie zawierała podział usług (według opcji pakietu).

    Krok 7. Utwórz tabelę cen

    Pisząc oferty, poświęć dużo czasu i uwagi sekcji cenowej. Wszystkie podane przez Ciebie szczegóły i opcje pomogą klientom lepiej zrozumieć, co otrzymują.

    Zalecamy nazwać tę sekcję „Twoja inwestycja”, ponieważ pomaga ona potencjalnym nabywcom przypomnieć o inwestycji, jaką dokonują w swojej firmie.

    W naszym przykładzie poniżej zobaczysz 3 opcje pakietu na pierwszej stronie sekcji z cenami. Następnie klient może wybrać pakiet na drugiej stronie. Spowoduje to automatyczną aktualizację łącznej ceny oferty pakietowej.

    Wskazówki dotyczące cen ofertowych:

    • Jeśli to możliwe, używaj opcjonalnych cen, takich jak pakiety, długość projektu lub dodatki, ponieważ wiadomo, że te metody pozytywnie wpływają na kursy zamknięcia.

    • Pamiętaj, aby wyjaśnić różne rodzaje kosztów, takie jak koszty godzinowe w porównaniu z kosztami stałymi w przypadku prezentacji dotyczącej zarządzania wydarzeniem.

    Krok 8. Napisz biografie członków swojego zespołu

    W kroku 4 stworzyłeś biografię swojej firmy, aby sprzedawać specjalistyczną wiedzę swojej firmy i udowadniać, że masz wszystko, czego potrzeba, aby odnieść sukces w oferowanej przez Ciebie usłudze.

    Teraz nadszedł czas, aby pokazać klientowi prawdziwych ludzi, z którymi będzie pracował, jeśli zdecyduje się na współpracę z tobą. Pomyśl o tym jako o sekcji „jesteś w dobrych rękach” .

    Uwzględnij twarze, z którymi klient będzie wchodzić w interakcję, pamiętając o określeniu unikalnych talentów Twojego zespołu i tego, co wnoszą do stołu.

    Wskazówki dotyczące pisania biografii zespołu:

    • Dołącz bios tylko dla maksymalnie 6 osób. Możesz napisać biografie dla całej firmy (dla bardzo małej firmy), zespołu wykonawczego lub osób, które będą obsługiwać konto, jeśli propozycja zostanie wygrana.

    • Skorzystaj z tej sekcji, aby pochwalić się nie tylko swoimi referencjami, ale także osobowością. Baw się dobrze, ale jak zawsze trzymaj się marki. Formalna propozycja może pominąć żarty i trzymać się tylko pochwał.

    Krok 9. Dodaj swoją umowę biznesową

    Ta część wniosku powinna zawierać szczegóły umowy, które sformalizują umowę. W ten sposób możesz wysłać ofertę biznesową i nie musisz wysyłać osobnej umowy.

    Możesz mieć wiele stron klauzul prawnych lub proste oświadczenie o pracy.

    Wskazówki dotyczące pisania umów ofertowych:

    • Jeśli opis prac nie jest jeszcze wyjaśniony w treści wniosku, pamiętaj o umieszczeniu go tutaj.

    • Dołącz klauzulę dotyczącą zwrotów, anulowania i modyfikacji projektu.

    • Upewnij się, że Twój zespół prawny pomoże Ci stworzyć sekcję umowy, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że spełnia ona wymagania Twojej firmy.

    Krok 10. Podpisz i wyślij do podpisu

    Na koniec musisz napisać stronę z podpisami elektronicznymi i dodać podpis elektroniczny dla siebie i dla swojego klienta.

    Gdy tylko klient wybierze opcje cenowe, może podpisać propozycję rozpoczęcia projektu.

    Wskazówki dotyczące dodawania podpisów elektronicznych do propozycji:

    • Napisz wiadomość nad podpisem, która pomoże zawrzeć umowę. Porozmawiaj o tym, jak bardzo jesteś podekscytowany rozpoczęciem pracy i wyjaśnij, jakie będą następne kroki po podpisaniu wniosku.

    • Zawsze podpisuj swoje propozycje przed ich wysłaniem! Z naszych badań wynika, że ​​istnieje większe prawdopodobieństwo zamknięcia oferty, jeśli została ona już podpisana przed otwarciem przez klienta.

    • Przejrzyj dane analityczne propozycji, aby dowiedzieć się, jak skontaktować się z klientami. Na przykład, jeśli klient nie otworzył jeszcze oferty pakietowej, przypomnij mu, aby to zrobił. Ale jeśli otworzyli go kilka razy, zapytaj, czy mają jakieś pytania lub czy chcieliby zmodyfikować projekt.

    Wytyczne dotyczące pisania ofert branżowych

    Każda branża ma własną propozycję pisania najlepszych praktyk. Oto kilka wskazówek do rozważenia.

    Oprogramowanie

    Pisząc propozycję oprogramowania, upewnij się, że zawierasz obszerne informacje o tym, jak pomożesz klientowi we wdrożeniu i użytkowaniu oprogramowania. Może to wyglądać jak sesje szkoleniowe personelu, niestandardowe integracje, wdrożenie pilotażowe itp.

    Budowa

    W branży budowlanej prawdopodobnie otrzymasz zapytanie ofertowe od dużych korporacji i agencji rządowych. Upewnij się więc, że sprawdziłeś szczegóły zapytania ofertowego, aby Twoja oferta obejmowała wszystkie wymagane informacje.

    Zazwyczaj musisz dołączyć bardzo szczegółowy podział cen i harmonogramu, a może być konieczne wykazanie, że przestrzegasz wymagań stanowych i okręgowych, czy to w zakresie certyfikacji, ochrony środowiska itp.

    Marketing

    Marketing to przede wszystkim wyniki. Powinieneś dołączyć kilka różnych formatów społecznego dowodu słuszności, takich jak statystyki z wynikami klientów i referencje. Marketing wymaga również dużej kreatywności niezależnie od kanału, więc upewnij się, że prezentujesz kreatywną stronę swojej firmy za pomocą unikalnych nagłówków ofert i obrazów.

    Wydarzenia

    Pisząc propozycję dotyczącą zarządzania imprezami, cateringu lub innej usługi, musisz pamiętać o kilku rzeczach. Po pierwsze, upewnij się, że pozyskujesz referencje od uczestników wydarzenia, a nie tylko od bezpośrednich klientów. Ponadto sekcja cenowa powinna zawierać koszty stałe (takie jak miejsce) i koszty zmienne (takie jak godziny dekorowania wydarzenia przez zespół lub karta barowa miejsca na koniec wieczoru). W przypadku kosztów zmiennych podaj szacunkową wartość o 10% wyższą od Twoich rzeczywistych oczekiwań.

    3 szablony propozycji

    Proposify oferuje dziesiątki szablonów ofert, które pomogą Ci w pisaniu i zdobywaniu ofert. Oto kilka naszych ulubionych.

    1. Wzór oferty pracy budowlanej

    Ten gotowy szablon dla branży budowlanej zawiera wcześniejsze projekty, które mają służyć jako elementy portfolio, szczegółowe podsumowanie projektu z elementami, które klient ma dostarczyć, oraz harmonogram projektu.

    2. Wzór propozycji księgowej

    Chociaż ten szablon został stworzony dla usług księgowych, można go łatwo modyfikować, aby pasował do różnych usług doradczych. Górne sekcje zawierają list wprowadzający, stronę o nas, podsumowanie projektu z celami i podziałem usług oraz szczegółowy kosztorys.

    3. Szablon propozycji cateringu

    Z tym szablonem propozycji cateringu na wydarzenie otrzymasz krótką i słodką stronę wprowadzającą, dłuższą biografię firmy, prezentację żywności, szczegóły wydarzenia (idealne do proaktywnego radzenia sobie z wszelkimi nieporozumieniami lub pomyłkami), tematyczną tablicę nastrojów i próbkę menu .

    Ta propozycja może być dostosowana do innych rodzajów pracy twórczej, takich jak fotografia, dekorowanie sklepów detalicznych lub usługi makijażu.

    Kolejne kroki: napisz własną propozycję

    Aby napisać skuteczną ofertę, musisz zacząć od solidnego zrozumienia potrzeb klienta. W ten sposób możesz umieścić ich pożądane wyniki i transformację z przodu i na środku. Napisz list motywacyjny, streszczenie projektu, biografię firmy i tabelę cenową, aby wyjaśnić, co otrzyma klient, jednocześnie sprzedając swoją firmę jako najlepszego dostawcę rozwiązań.

    Możesz łatwo napisać ofertę, korzystając z naszych szczegółowych, pięknie zaprojektowanych szablonów ofert.

    Gotowy do szybszego zamykania transakcji? Rozpocznij bezpłatny okres próbny Proposify.