Jak napisać komunikat prasowy: 11 wskazówek dotyczących świeżej kopii

Chociaż komunikaty prasowe są istotną częścią marketingu internetowego i komunikacji cyfrowej, trudno je napisać, a niewiele osób rozumie ich strukturę. Z tego powodu wiele firm i marketerów zatrudnia ekspertów lub dziennikarzy do pisania dla nich komunikatów prasowych. Jednak zrozumienie formatu i sposobu napisania komunikatu prasowego jest ważne, abyś mógł rozpoznać dobry komunikat prasowy, gdy go zobaczysz.

Wtedy zawsze możesz ocenić treść komunikatu prasowego i odnieść większy sukces w promowaniu wizerunku marki i nowych produktów.

Chociaż komunikaty prasowe mogą wydawać się obce, wszystkie zawierają określone elementy, które powinny być obecne w każdym wydanym komunikacie prasowym.

Jak powiedział Robert Wyne, wybitny współpracownik Forbesa, komunikaty prasowe „są z natury formalne, podobnie jak poezja, tweety, felietony i inne komunikaty pisane. Każdy ma ograniczenia. Szefowie kuchni pracują na 8-calowej patelni, aby stworzyć omlet, a najlepsi wiedzą, jak wybrać najlepsze składniki i wymieszać je, aby uzyskać pikantne wrażenie. Pisarze mogą sezonować swoje wyroki w ramach zwolnienia”.

Kiedy wiesz, co zawrzeć w komunikacie prasowym i jak go ustrukturyzować, Twój materiał PR będzie bardziej oficjalny, wiarygodny i użyteczny dla czytelników. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy planujesz samodzielnie pisać komunikaty prasowe, czy zatrudnić kogoś innego, aby zrobił to za Ciebie.

Śledź dalej, ponieważ dzielimy się 11 krokami wymaganymi do stworzenia fachowo przygotowanej informacji prasowej.

Co to jest komunikat prasowy?

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie firmy lub organizacji, które dzieli się wiadomościami z mediami i opinią publiczną. Jest to formalny dokument służący do rozpowszechniania istotnych informacji w prostym, jednostronicowym formacie. Celem komunikatu prasowego jest przyciągnięcie uwagi mediów i opinii publicznej.

Kiedy warto skorzystać z komunikatu prasowego?

Jako oficjalny dokument medialny komunikaty prasowe powinny być zarezerwowane dla wydarzeń wartych opublikowania. Jeśli jest używany zbyt często w przypadku nieistotnych aktualizacji, Twoje wydania mogą zostać zignorowane.

Komunikaty prasowe są powszechnie używane w przypadku następujących rodzajów ogłoszeń lub wydarzeń:

• Premiery produktów
• Istotne zmiany w serwisie
• Zatrudnianie lub odchodzenie kadry kierowniczej firmy
• Ogłoszenia o dofinansowaniu
• Z ostatniej chwili
• Imprezy publiczne i prywatne
• Wielkie otwarcia i przełomy

Komunikaty prasowe a ogłoszenia firmowe

Niewprawnemu czytelnikowi informacja prasowa może wydawać się wymyślnym określeniem na ogłoszenie firmy. Chociaż komunikat prasowy jest technicznie ogłoszeniem, z dziennikarskiego punktu widzenia jest postrzegany jako podstawowe źródło, które można cytować.

Źródłem oficjalnych informacji są komunikaty prasowe. Jeśli firma udostępnia te same wiadomości w inny sposób, na przykład na Twitterze lub blogu, prawdopodobnie będzie odsyłać do oficjalnego komunikatu prasowego.

Ponieważ mają bardziej formalną strukturę, komunikaty prasowe różnią się od innych rodzajów ogłoszeń również tym, że mają być udostępniane przez media.

11 kroków do napisania komunikatu prasowego

Bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz, komunikaty prasowe mają kluczowe znaczenie. Są idealnym medium do informowania mediów, Google i czytelników, gdy w Twojej firmie wydarzyło się coś nowego i ekscytującego. Korzystaj z komunikatów prasowych, aby ogłaszać partnerstwa, premiery produktów, nowych pracowników i nie tylko.

Jeśli Twoja firma nigdy wcześniej nie napisała komunikatu prasowego, nie martw się. Nasze 11 podstawowych wskazówek przeprowadzi Cię przez ten proces.

1. Użyj właściwego języka wydania

Przesyłając informację prasową do serwisu informacyjnego, musisz poinformować go, kiedy chcesz, aby została opublikowana. Jeśli jesteś gotowy, aby Twój komunikat prasowy został teraz opublikowany, użyj słowa „DO NATYCHMIASTOWEGO PUBLIKACJI” u góry.

Jeśli jednak musisz wstrzymać wydanie do określonej daty (jest to powszechne w przypadku wprowadzania produktów na rynek), obok określonej daty umieść „WSTRZYMAJ WYDANIE DO”.

Jest to ważny fragment Twojego artykułu prasowego, ponieważ informuje czytelników i dziennikarzy, kiedy chcesz zobaczyć swój artykuł w Internecie lub w druku. Daje Ci również kontrolę nad tym, kiedy komunikat prasowy trafia do mediów, co może mieć ogromny wpływ na powodzenie Twoich działań związanych z komunikatem prasowym.

2. Używaj logo i kolorów swojej firmy

Branding w komunikacie prasowym ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby czytelnicy wiedzieli, co reprezentuje Twoja marka. Aby komunikaty prasowe miały większy wpływ i były rozpoznawalne, użyj logo i kolorów swojej firmy w sekcji nagłówków.

Zobacz, jak firma Motional, zajmująca się autonomiczną jazdą, dodała swoje logo na początku niedawnego komunikatu prasowego:

3. Dołącz słowa kluczowe do nagłówków komunikatów prasowych

Podobnie jak w przypadku innych rodzajów treści online, w nagłówkach komunikatów prasowych należy umieścić słowa kluczowe SEO. Ułatwi to wyszukiwarkom znalezienie i uszeregowanie informacji prasowej, zapewniając jednocześnie, że media i czytelnicy zrozumieją, o czym jest informacja prasowa.

Pamiętaj: nie chcesz przesadzać ze słowami kluczowymi – po prostu uwzględnij je w sposób naturalny, tak jak w przypadku innych treści.

Sprawdź, jak Apple to robi, w komunikacie prasowym opublikowanym 6 grudnia 2022 r. W takim przypadku możesz bezpiecznie założyć, że słowa kluczowe, na które kieruje Apple, obejmują „Ceny App Store”:

Kolejną kwestią jest wielkość liter w nagłówkach. Jeśli przestrzegasz oficjalnej pisowni wielkimi literami w stylu AP, wszystkie słowa w nagłówku powinny być pisane wielką literą, z wyjątkiem przyimków i słów krótszych niż cztery litery.

Jak widać na powyższym przykładzie, Apple pisze tylko wielkie rzeczowniki. Jednak opublikowali komunikat prasowy na swojej stronie internetowej. Gdyby opublikowali komunikat prasowy na oficjalnej stronie informacyjnej, lepszym rozwiązaniem byłoby wybranie tytułu pisanego wielkimi literami.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, nagłówki powinny mieć mniej niż 160 znaków. Dłużej niż to, a czytelnicy mogą stracić zainteresowanie, a ty ryzykujesz obcięcie nagłówka przez Google.

Twój nagłówek musi wzbudzić zainteresowanie bardzo ograniczonej grupy demograficznej – dziennikarzy. Chociaż możesz chcieć pisać dla swoich klientów, informacja prasowa jest przeznaczona dla prasy. Upewnij się, że nagłówek jest rzeczowy, zawiera informacje i przyciąga uwagę.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci pisać skuteczniejsze nagłówki komunikatów prasowych:

• Używaj liczb : liczby są łatwiejsze do zrozumienia niż niejasne opisy. Na przykład, czy wolisz przeczytać: „Wzrost sprzedaży w czwartym kwartale” czy „Wzrost sprzedaży o 40% w czwartym kwartale”?
• Pomyśl o komunikacie prasowym jak o artykule w gazecie: jeśli przeczytasz listę nagłówków artykułów prasowych i nagłówków komunikatów prasowych, prawdopodobnie nie będziesz w stanie ich odróżnić. Pisząc nagłówek komunikatu prasowego, myśl jak dziennikarz i wywrzyj jak największy wpływ przy ograniczonej przestrzeni.
• Użyj czasu teraźniejszego: Nawet jeśli coś już się wydarzyło, komunikat prasowy powinien mówić o tym w czasie teraźniejszym, zwłaszcza w nagłówku. Zamiast „Firma X zatrudniła nowego dyrektora generalnego” zmień go na „Firma X zatrudni nowego dyrektora generalnego”.
• Unikaj języka sprzedaży: Zachęcanie ludzi do zakupu czegoś od Twojej firmy w komunikacie prasowym może być kuszące. Jednak komunikaty prasowe służą do udostępniania informacji, a nie do promowania produktów. Jeśli dzielisz się informacjami o wprowadzeniu nowego produktu na rynek, nagłówek powinien mówić o tym, dlaczego produkt jest ważny, a nie dlaczego ktoś powinien go kupić.

4. Napisz akapit podsumowujący

Każda informacja prasowa zawiera akapit podsumowujący umieszczony po nagłówku. To pokrótce podsumowuje twoje ogłoszenie. Ponadto większość tych podsumowujących akapitów mieści się w przedziale od jednego do pięciu zdań. Niektóre są nawet sformatowane jako wypunktowane punkty.

Ten mały akapit ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga czytelnikom natychmiast zrozumieć, czy wejść w interakcję z komunikatem prasowym, czy przejść dalej, aby znaleźć coś, co lepiej odpowiada ich potrzebom. Może również pomóc zapracowanym dziennikarzom zrozumieć, dlaczego Twój komunikat prasowy jest ważny i zdecydować, czy chcą go opublikować.

Oto przykład, jak wygląda dobry akapit podsumowujący, z niedawnego komunikatu prasowego Forda:

Zauważysz, że Ford zawiera podsumowanie w jednym zdaniu kursywą, aby pomóc mu się wyróżnić.

Rozważ napisanie tego akapitu jako ostatniego, aby mieć pewność, że pozostanie podsumowaniem. W ten sposób nie zawierasz żadnych nowych informacji.

Pomocne może być również dodanie jednego lub dwóch słów kluczowych w tym akapicie, w zależności od długości streszczenia. Łatwo zapomnieć nazwę firmy w nagłówku, więc upewnij się, że jest w podsumowaniu, jeśli ją pominiesz.

Na koniec, mając ograniczoną ilość informacji do uwzględnienia, upewnij się, że każde zdanie jest tak jasne i zwięzłe, jak to tylko możliwe. Masz tylko kilka zdań, aby przekonać czytelników, że Twój komunikat prasowy jest wart ich czasu.

5. Podaj miasto, województwo, miesiąc, dzień i rok

Chociaż komunikaty prasowe są przeznaczone dla szerokiego grona odbiorców, ważne jest również, aby powiązać je z lokalizacją geograficzną. Oznacza to uwzględnienie informacji o Twojej lokalizacji. Pisząc komunikat prasowy, dodaj miasto, województwo, miesiąc, dzień i rok publikacji.

Oto przykład z tego samego komunikatu prasowego Forda:

Te informacje dodają kontekst do Twojego komunikatu prasowego i pomogą czytelnikowi zorientować się, kiedy informacja się pojawiła. Co więcej, aktualne miasto i data publikacji pomagają czytelnikom rozpoznać komunikat prasowy jako aktualny i aktualny.

6. Stwórz swój pierwszy akapit

Pierwszy akapit, znany również jako „wiodący” komunikat prasowy, powinien zawierać główny cel komunikatu prasowego.

Istnieje sześć elementów, które musisz uwzględnić tutaj:

• Kto: O kim jest komunikat prasowy? Kim jest firma lub główni gracze zaangażowani w ten dokument?
• Co: Jaki jest temat komunikatu prasowego? Dlaczego czytelnicy powinni się tym przejmować?
• Dlaczego: Dlaczego wysyłacie informację prasową? Jak to wpływa na Twoich klientów lub czytelników?
• Kiedy: Kiedy ma miejsce temat komunikatu prasowego?
• Gdzie: Gdzie znajduje się Twoja firma? Jeśli jest wydarzenie, o którym ludzie powinni wiedzieć, gdzie się ono odbywa?
• Jak: W jaki sposób temat Twojej informacji prasowej zapewnia wartość? Jak to pomaga twoim czytelnikom?

Uwzględnienie tych informacji pozwoli czytelnikowi lepiej się zorientować i pomoże mu zrozumieć cel Twojego komunikatu prasowego.

Sprawdź, jak NASA uwzględnia wszystkie te elementy w komunikacie prasowym wydanym 11 grudnia 2022 r.:

NASA odpowiada na każde pytanie:

• Kto? Statek kosmiczny Orion należący do NASA
• Co? Splashdown statku kosmicznego Orion
• Dlaczego? Pokazuje postęp misji powrotu na Księżyc
• Gdy? 11 grudnia 2022 r. o godzinie 9:40 czasu PST
• Gdzie? Ocean Spokojny, na zachód od Baja California
• Jak? Ogłasza rekordową misję kosmiczną

7. Opracuj treść komunikatu prasowego

Treść komunikatu prasowego powinna rozszerzać treść pierwszego akapitu. Każdy akapit powinien mieć nie więcej niż trzy lub cztery zdania. Podziel odpowiednio treść, ale upewnij się, że każdy akapit jest spójny i dobrze wypływa z poprzedniego akapitu.

W tych akapitach podzielisz się faktami na temat swojego komunikatu prasowego. Na przykład, jeśli ogłaszasz nowy produkt, udostępnisz szczegółowe informacje o jego funkcjach. Jeśli jednak zatrudniasz nowego dyrektora generalnego, udostępnij kilka podstawowych informacji na temat nowej osoby.

Treść komunikatu prasowego powinna zawierać cytat, jeśli to możliwe. Jeśli jest ktoś znaczący, kto może udzielić istotnego, wartościowego komentarza, należy go dodać. Da to Twoim czytelnikom obiektywny pogląd na Twoją informację prasową, a jeśli cytujesz ekspertów, sprawi, że Twoja informacja prasowa będzie się wyróżniać jako wiarygodna.

Rozważ ten przykład z komunikatu prasowego American Airlines. Linia lotnicza przeniosła się do nowego terminala na lotnisku JFK i otrzymała wycenę od gubernatora Nowego Jorku:

Możesz także rozważyć dodanie dodatkowych treści multimedialnych, takich jak zdjęcia lub filmy. Należy jednak ograniczyć to do dwóch fragmentów treści. W niektórych przypadkach, na przykład w przypadku wysyłania komunikatu prasowego pocztą elektroniczną, lepszym rozwiązaniem może być dołączenie łącza do źródła zamiast wstawiania go do komunikatu prasowego. Na przykład umieść link do filmu, który czytelnik może znaleźć na YouTube, zamiast zwiększać rozmiar komunikatu prasowego.

8. Podsumuj przekonującym ostatnim akapitem

Potraktuj swój ostatni akapit jako miejsce na uwagi końcowe. Jeśli wprowadzasz nowy produkt, umieść tutaj dostępne produkty. Możesz również umieścić znak towarowy produktu i wszelkie istotne informacje, które nie pasują do ciała.

Ten akapit powinien dać czytelnikowi wszystkie informacje, których potrzebuje, aby zrozumieć „kolejne kroki”. Nawet jeśli te szczegóły dotyczą tego, gdzie znaleźć nadchodzące wydarzenie lub jak skontaktować się z nowym menedżerem HR.

9. O firmie (informacje standardowe)

Po paragrafach treści powinieneś dodać informacje o swojej firmie, zwane szablonem. W tym miejscu możesz podzielić się niektórymi zaletami i osiągnięciami swojej firmy, ale nie przedłużaj tego, ponieważ narazisz się na ryzyko, że zabrzmi to tak, jakbyś twardo sprzedawał swoją firmę.

Informacje szablonowe mają na celu przekazanie dziennikarzom ogólnych informacji, które mogą zawrzeć w swoich artykułach na temat Twojej firmy. Da to ich czytelnikom więcej kontekstu i sprawi, że Twoja firma będzie bardziej profesjonalna i rozpoznawalna. Informacje standardowe rzadko się zmieniają, więc możesz używać tego samego tekstu w kółko. Po prostu dwukrotnie sprawdzaj jego dokładność za każdym razem, na wypadek gdyby coś się zmieniło.

Oto przykład z tego samego komunikatu prasowego American Airlines:

Zwróć uwagę, że zawiera informacje o firmie zarówno dla American Airlines, jak i British Airways. To dlatego, że informacja prasowa dotyczy obu firm. Jeśli piszesz informację prasową na temat partnerstwa biznesowego, powinieneś zawrzeć podstawowe informacje o wszystkich zaangażowanych firmach.

10. Dodaj swoje aktualne informacje kontaktowe

Po przeczytaniu Twojej informacji prasowej dziennikarze lub potencjalni klienci mogą chcieć wiedzieć, jak się z Tobą skontaktować. Dlatego tak ważne jest, aby w komunikacie prasowym zawrzeć aktualne dane kontaktowe.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, podaj swój adres e-mail, numer telefonu oraz link do strony internetowej i profili społecznościowych Twojej firmy. Upewnij się, że informacje, które podajesz, są aktualne, aby ludzie nigdy nie mieli problemów z skontaktowaniem się z Tobą.

11. Zwiąż to kokardą

Na końcu komunikatu prasowego należy umieścić słowo KONIEC lub trzy znaki funta (###). To powie twoim czytelnikom, że dotarli do końca i nic więcej nie nadchodzi.

Szybkie wskazówki dotyczące lepszych komunikatów prasowych

Znając ogólną strukturę komunikatu prasowego, będziesz lepiej przygotowany do rozpoznania dobrego komunikatu prasowego, gdy go zobaczysz. Aby Twoje komunikaty prasowe były jeszcze lepsze, oto kilka dodatkowych wskazówek:

1. Pisanie

• Pisz w trzeciej osobie: Jeśli nie używasz bezpośredniego cytatu, słowa „ja”, „my” i „ty” nie mają miejsca w komunikatach prasowych. Profesjonalny głos ma kluczowe znaczenie i sprawi, że Twój komunikat prasowy będzie bardziej autorytatywny.
• Napisz do swoich czytelników: komunikaty prasowe są przeznaczone dla czytelników. Postaw się na ich miejscu, aby lepiej zrozumieć ich perspektywę i obawy.
• Mów zwięźle: komunikaty prasowe powinny mieć jedną stronę lub od 400 do 500 słów.
• Nie owijaj w bawełnę: komunikat prasowy nie jest miejscem na nieefektywną komunikację. Jasno przedstaw swój punkt widzenia i usuń wszelkie słowa, wyrażenia lub podejścia, które nie od razu wyjaśniają Twój punkt widzenia.
• Ogranicz liczbę przymiotników do minimum: Przymiotniki rozpraszają uwagę i są trudne do odczytania. Ogranicz je, aby uzyskać jaśniejsze i wydajniejsze komunikaty prasowe.
• Zachowaj obiektywizm: Czytelnicy lepiej reagują na informację prasową, która zawiera niezbędne szczegóły produktu/wydarzenia bez przesady. Im bardziej obiektywny i neutralny może być Twój komunikat prasowy, tym lepiej.
• Pozbądź się żargonu: żargon sprawia, że ​​komunikat prasowy jest trudny do zrozumienia i niedostępny dla wielu czytelników. Wytnij go, kiedy tylko jest to możliwe.
• Uważnie czytaj i edytuj: Przeczytaj uważnie komunikat prasowy, aby uniknąć kosztownych błędów. Błędy ortograficzne, gramatyczne lub rzeczowe mogą sprawić, że komunikat prasowy będzie wyglądał nieprofesjonalnie. Przed opublikowaniem przeczytaj na głos komunikat prasowy, aby upewnić się, że brzmi poprawnie.

2. Dystrybucja

• Nie syndykuj: kiedyś preferowana metoda dystrybucji komunikatów prasowych, syndykacja jest teraz martwa. Podczas gdy niektóre marki wydają co miesiąc tysiące dolarów na dystrybucję swoich komunikatów prasowych, eksperci tacy jak Time Grice od tego czasu stwierdzili, że „nie ma żadnej wartości w dystrybucji komunikatów prasowych dla celów SEO”. Zamiast stosować takie podejście, podziel się swoim komunikatem prasowym z lokalnymi mediami. Będziesz cieszyć się lepszym zwrotem z inwestycji, a Twoje komunikaty prasowe zyskają większą popularność.
• Kontynuacja przez telefon lub e-mail: Po wysłaniu komunikatów prasowych do lokalnych mediów skontaktuj się telefonicznie lub e-mailem. Ten osobisty kontakt może pomóc utrwalić Twoją informację prasową na radarze dziennikarzy i ułatwić im zapamiętanie.
• Publikuj na swojej stronie internetowej: Podczas gdy udostępnianie w mediach publicznych jest celem komunikatów prasowych, powinieneś również publikować je na własnej stronie. Wiele firm tworzy dedykowaną stronę „aktualności”, na której znajdują się wszystkie ważne informacje lub dostosowuje swoje komunikaty prasowe do publikowania na blogu.

3. Optymalizacja

• Uwzględnij odpowiednie słowa kluczowe: te słowa kluczowe powinny być możliwe do przeszukiwania i odpowiednie dla Twojej informacji prasowej.
• Nie przesadzaj: Przesadzanie ze słowami kluczowymi sprawi, że Twój komunikat prasowy będzie wyglądał jak spam, gęsty, czego nie chcesz. Nie przesadzaj, bo ryzykujesz wyłączenie czytelników.
• Korzystaj z multimediów: Elementy multimedialne, takie jak filmy lub obrazy, mogą fantastycznie wzbogacić Twoją informację prasową. Używaj ich jednak oszczędnie, aby nie przytłoczyć tekstu.

Lepsze informacje prasowe zaczynają się tutaj

Wiedza o tym, co jest potrzebne do napisania świetnej informacji prasowej, może zapewnić lepszą kontrolę nad wizerunkiem Twojej marki. Niezależnie od tego, czy piszesz je w firmie, czy zatrudniasz do tego kogoś innego, zrozumienie, czego szukasz, może prowadzić do większego sukcesu.

Potrzebujesz świetnej informacji prasowej? Zaufaj naszym specjalistom od copywritingu i PR w Express Writers, którzy stworzą dla Ciebie wysokiej jakości PR. Zapoznaj się z naszym sklepem z materiałami, aby zobaczyć, co możemy Ci zaoferować.