Jak napisać list z propozycją dla dowolnego przypadku użycia [+ szablony]
Opublikowany: 2023-03-09Co to jest list z propozycją?
List z propozycją ma na celu zachęcenie odbiorcy do przeczytania Twojej propozycji w całości. Może być formalny lub nieformalny i zwykle obejmuje określenie problemu, cele, proponowane rozwiązanie i kolejne kroki. Może również zawierać szczegóły dotyczące budżetu lub harmonogramu projektu.
Listy przewodnie są wysyłane wraz ze wszystkimi rodzajami wniosków, w tym:
Propozycje sprzedaży
Plany biznesowe
Umowy o partnerstwie biznesowym
Odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Propozycje odnowienia projektu lub usługi
Wewnętrzna współpraca i propozycje projektów
Propozycje dotacji
Propozycje badań
Propozycje sponsorskie
Dlaczego potrzebujesz listu z propozycją
Oto ważne powody, dla których nie powinieneś pomijać tego listu:
Ustaw ton — Twój list z propozycją przygotuje scenę dla propozycji. Może wskazywać na wyniki, jakie otrzyma potencjalny klient lub obejmować wymagania RFP, które zostały spełnione.
Podaj kontekst — list z propozycją zawiera kontekst, dlaczego propozycja jest wysyłana. Jest to przydatne niezależnie od tego, czy propozycja została zamówiona, czy niezamówiona, ponieważ dajesz czytelnikowi powód, dla którego znajduje się w jego skrzynce odbiorczej.
Podkreśl kluczowe obszary oferty — możesz użyć listu, aby ujawnić dowolne szczegóły, takie jak referencje, średni wynik klienta, promocja niskiej ceny, szansa rynkowa lub cokolwiek, co najbardziej zainteresuje czytelnika.
Zachęć odbiorcę do przeczytania całej propozycji — Pod koniec dnia świetny list z propozycją powinien służyć jako brama. Dostarcza wystarczającej ilości informacji, aby przekonać czytelnika do poświęcenia Ci niepodzielnej uwagi i przejrzenia całej propozycji.
5 kroków do napisania listu z propozycją
Skorzystaj z tych 5 prostych kroków, aby stworzyć idealny list motywacyjny z propozycją.
Aby uzyskać najlepsze wyniki, powinieneś napisać swoją propozycję przed napisaniem listu. W ten sposób już przeprowadziłeś badania dotyczące potencjalnego projektu, klienta lub pomysłu na biznes.
1. Poznaj swoje cele
Zanim zaczniesz pisać, cofnij się o krok i naprawdę zastanów się, co próbujesz osiągnąć. Czy próbujesz zwrócić na siebie uwagę potencjalnego klienta, o którym wiesz, że trudno będzie go sprzedać? Czy musisz pokazać czytelnikowi, że przestrzegasz ścisłych wytycznych określonych w rządowym zapytaniu ofertowym? A może po prostu ostrzegasz osobę, że propozycja jest gotowa do przeglądu?
Znajomość swoich celów zapewni podjęcie właściwych decyzji w krokach 2, 3 i 4 poniżej.
2. Określ format i stopień formalności
Następnie ważne jest, aby wybrać odpowiedni format i styl listu.
W tym cyfrowym świecie pisane lub drukowane listy z propozycjami są bardzo staromodne. Lepiej jest korzystać z oprogramowania do składania ofert, które umożliwia przechowywanie szablonów wiadomości e-mail, szablonów ofert, dostosowywanie elementów do potrzeb, automatyczne powiadamianie i przypominanie odbiorcom o podpisaniu oferty, śledzenie wyświetleń i nie tylko.
Jeśli chodzi o styl, pamiętaj, aby pisać głosem swojej marki. Forma Twojego stylu pisania powinna również pasować do Twojej branży i oczekiwań odbiorcy.
W większości scenariuszy biznesowych im dłuższa, bardziej złożona i bardziej formalna jest Twoja propozycja, tym dłuższy, bardziej złożony i bardziej formalny będzie również Twój list z propozycją .
3. Zacznij od szablonu lub przykładu
Następnym krokiem jest znalezienie szablonu lub przykładowego listu, który pomoże Ci pokierować procesem pisania. Jest to szczególnie przydatne, jeśli wysyłasz list z propozycją po raz pierwszy i nie masz pewności, co dokładnie uwzględnić.
Poniżej tych kroków znajdziesz 3 szablony listu z propozycjami dla różnych przypadków użycia oraz przykładowy list dla każdego z nich.
Oczywiście możesz również przejść do obrazów Google i wyszukać dokładny typ listu z propozycją, który piszesz, aby znaleźć mnóstwo przykładów.
4. Stwórz list
Teraz czas na pisanie!
Większość listów z propozycjami powinna dotyczyć wszystkich tych punktów (w kolejności):
Pozdrowienia dla odbiorcy
Oświadczenie wdzięczności lub ekscytacji za podzielenie się propozycją
Problem i cele klienta lub projektu
Twoje proponowane rozwiązanie i kluczowe szczegóły
Dlaczego Twoja firma jest gotowa do pomocy
Następne kroki
Twój podpis
Podczas pisania staraj się jak najlepiej dopasować do wybranego stylu i tonu, ale zawsze możesz dostosować go do perfekcji podczas edycji.
5. Sprawdź przed wysłaniem
List z propozycją jest twoim pierwszym wrażeniem. Zrób to dobrze, a istnieje duża szansa, że odbiorca przeczyta Twoją propozycję. Zrozum to źle, a mogą nawet nigdy nie otworzyć twojej propozycji. Dlatego nie należy się spieszyć. Sprawdź swój list z propozycją 2-3 razy iw różne dni, jeśli pozwala na to termin.
Teraz czas na szablony i przykłady listów z propozycjami!
Szablon listu ofertowego nr 1 (oferta sprzedaży)
Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów propozycji, oferty sprzedaży są prawdopodobnie najczęstszym typem. Menedżerowie kont lub kierownicy wysyłają propozycje potencjalnym klientom i klientom w celu przedstawienia usług, oprogramowania i innych rozwiązań. Skorzystaj z tego szablonu, aby stworzyć idealny list pasujący do Twojej propozycji.
Szablon nr 1
[Twoje imię i nazwisko]
[Nazwa firmy lub organizacji]
[Data]
[Nazwisko odbiorcy]
[Firma odbiorcy]
[Cześć lub Drogi (imię odbiorcy),]
[Użyj pierwszego zdania, aby wyrazić swoją wdzięczność lub podekscytowanie możliwością złożenia propozycji.]
[Określ główny problem i cele potencjalnego klienta w jednym do trzech zdań.]
[Opisz proponowane rozwiązanie i dlaczego wybrałeś to podejście w jednym do trzech zdań.]
[Użyj jednego zdania, aby wyjaśnić cenę proponowanego rozwiązania, lub jeśli wolisz nie podawać ceny w liście, zamiast tego wymień konkretne elementy dostawy lub ramy czasowe.]
[W jednym lub dwóch zdaniach opisz, dlaczego Twoja firma najlepiej nadaje się do wdrożenia rozwiązania lub jak zrealizowałeś podobne projekty.]
[Poinformuj potencjalnego klienta o kolejnych krokach, które należy podjąć, takich jak przeczytanie i podpisanie propozycji.]
[Twój podpis i podpis]
Przykład 1
Jane Doe
Oprogramowanie Ace
Cześć Aleks,
Dziękuję za możliwość podzielenia się z Państwem tą propozycją.
Twój mały, ale potężny zespół marketingowy ma trudności z szybkim publikowaniem treści, biorąc pod uwagę ich ograniczone możliwości. Sprawy zbyt długo zacinają się w kolumnie recenzji, a klasyczne oprogramowanie do zarządzania projektami oznacza, że Twój zespół nieustannie szuka zasobów, kopiuje i wkleja treści oraz nie dotrzymuje terminów kampanii.
Ace Software może pomóc Ci osiągnąć cel, jakim jest osiągnięcie celów kampanii i radykalna poprawa produktywności Twojego zespołu.
Polecam naszą subskrypcję Premium i nasz dodatek wdrożeniowy Platinum.
Dzięki jednorazowej opłacie instalacyjnej w wysokości 5000 USD i rocznej opłacie w wysokości 4000 USD Twój zespół będzie mógł szybciej produkować i publikować treści — tak jakbyś zatrudnił dwóch asystentów ds. marketingu.
Ace Software doładowało 320 zespołów zajmujących się treścią, zapewniając średni zwrot z inwestycji na poziomie 600%.
Przeczytaj propozycję i wypisz się, gdy będziesz gotowy. Lub daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania dotyczące zawartości.
Cieszymy się na współpracę z Państwem!
Jane Doe
Kierownik konta
Oprogramowanie Ace
Szablon listu ofertowego nr 2 (wycena projektu)
Składając propozycję lub wycenę dużego projektu, prawdopodobnie będziesz musiał przyjąć bardziej formalne podejście do listu z propozycją. Ten szablon i przykład są idealne, jeśli odpowiadasz na zapytanie ofertowe dla agencji rządowej lub innej organizacji.
Szablon nr 2
[Twoje imię i nazwisko]
[Nazwa firmy lub organizacji]
[Data]
[Nazwisko odbiorcy]
[Firma odbiorcy]
[Cześć lub Drogi (imię i nazwisko odbiorcy,)]
[W pierwszym akapicie wyjaśnij, dlaczego składasz wniosek i komu. Zazwyczaj należy podać podmiot, który wysłał zapytanie ofertowe oraz tytuł, temat lub numer zapytania ofertowego.]
[Opisz podstawową treść i wymagania zapytania ofertowego w trzech do pięciu zdaniach.]
[Opisz zakres usług przedstawionych w ofercie w trzech do pięciu zdaniach.]
[Zaoferuj proponowaną cenę projektu i harmonogram w jednym lub dwóch zdaniach.]
[Wyjaśnij, z kim odbiorca powinien się kontaktować w przypadku pytań lub próśb o poprawki we wniosku.]
[Twój podpis i podpis]
Przykład nr 2
Jane Doe
Budowa Asa
13 lipca 2023 r
Alex Ross, starszy inżynier budownictwa
Gdziekolwiek, Kalifornia
Szanowny Panie Alexie Rossie,
Dziękuję za możliwość przedstawienia tej propozycji. Firma Ace Construction odpowiada na zapytanie ofertowe dotyczące budowy placów zabaw i parków dla Sunny Park, o które poprosiło miasto City of Anywhere w Kalifornii.
Sunny Park RFP wymaga zgłoszeń od wykonawców posiadających doświadczenie w budowie parków, projektowaniu i budowie placów zabaw, kształtowaniu nawierzchni twardych i kształtowaniu krajobrazu. Zapytanie ofertowe wymaga posiadania aktywnej licencji CSLB oraz przestrzegania przyznanego budżetu.
Nasza propozycja jest w pełni zgodna ze wszystkimi aspektami zapytania ofertowego Sunny Park. Proponujemy budowę trzech zacienionych miejsc piknikowych, dwóch placów zabaw dla dzieci w różnym wieku (od 12 miesięcy do 4 lat i od 5 do 12 lat), boiska do różnych nieformalnych sportów rodzinnych, hardscaping z materiałów pochodzących z lokalnych źródeł oraz architektura krajobrazu z roślinami odpornymi na suszę.
Szacunkowa cena projektu dla wszystkich projektów i konstrukcji przedstawionych w naszej ofercie wynosi 900 000 USD, a my spodziewamy się, że ukończony projekt zostanie dostarczony w trzech fazach, tak aby nowe funkcje parku były dostępne do użytku publicznego tak szybko, jak to możliwe.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących treści niniejszej propozycji, proszę o bezpośredni kontakt ze mną.
Dziękuję za uwagę,
Jane Doe
Business Operations Manager, Ace Construction
(555) 555-1234
Szablon listu ofertowego nr 3 (Partnerstwo biznesowe)
Kiedy piszesz list, aby przedstawić propozycję partnerstwa biznesowego, poziom formalności będzie w dużej mierze zależał od osoby lub podmiotu, do którego się zwracasz, oraz od tego, jak dobrze je znasz. Niezależnie od tego, czy jest to formalne, czy nieformalne, poniższy szablon pomoże Ci pokryć Twoje podstawy.
Pamiętaj, że ten szablon można łatwo modyfikować, aby pasował do wewnętrznych propozycji projektów i biznesplanów.
Szablon nr 3
[Twoje pełne imię i nazwisko]
[Nazwa firmy lub organizacji]
[Data]
[Nazwisko odbiorcy]
[Firma odbiorcy]
[Cześć lub Drogi (imię i nazwisko odbiorcy,)]
[Rozpocznij swój list z propozycją od jednozdaniowego opisu, dlaczego jesteś podekscytowany potencjałem pracy z drugą osobą lub dlaczego uważasz, że będzie ona zainteresowana możliwością.]
[Opisz możliwości rynkowe, grupę docelową i analizę luki konkurencyjnej w dwóch do czterech zdaniach.]
[Opisz w dwóch do czterech zdaniach, w jaki sposób Twoja firma będzie konkurować o zwycięstwo.]
[Opisz w jednym zdaniu typ spółki, którą proponujesz (spółka jawna, spółka komandytowa itp.)]
[Wyjaśnij kolejne kroki, które ma wykonać odbiorca, takie jak przeczytanie i podpisanie oferty lub zaplanowanie rozmowy z Tobą w celu omówienia wszelkich pytań.]
[Twój podpis i podpis]
Przykład nr 3
Jane Doe
Uruchomienie Asa
Cześć Aleks,
Bardzo się cieszę, że mogę wysłać Ci tę propozycję partnerstwa biznesowego, ponieważ wiem, że ta branża jest tuż obok. Wierzę, że z twoim doświadczeniem i moją publicznością będziemy w stanie razem dokonać wielkich rzeczy.
Rynek wegańskich mrożonek przeznaczonych bezpośrednio do konsumentów jest pełen drogich produktów, które kosztują od 8 do 11 USD za porcję i są konsekwentnie opisywane w recenzjach jako „nienapełniające”. Nic dziwnego: 400 kalorii to za mało na obiad.
Na podstawie moich badań uważam, że możemy zaspokoić potrzeby (i żołądki) zapracowanych wegan, dostarczając produkty do szybkiego gotowania z opcjami przepisów, które można łatwo łączyć ze świeżymi składnikami pod ręką. Zmniejszy to nasze rozmiary opakowań, koszty i koszty wysyłki, jednocześnie ułatwiając konsumentom dostosowanie przepisów do własnych upodobań i typowych wielkości porcji.
Proponuję spółkę jawną, w którą inwestujemy tyle samo czasu i pieniędzy, a potencjalne zyski lub straty dzielimy po równo.
Prosimy o pełne zapoznanie się z tą propozycją i ustalenie terminu w przyszłym tygodniu na omówienie wszystkich szczegółów.
To, co najlepsze,
Jane Doe
Pisz swoim unikalnym głosem marki i odpowiednią formalnością. Zachęć odbiorcę do przeczytania propozycji i wyjaśnienia kolejnych kroków, które chcesz, aby podjął. Popraw te rzeczy, a zamkniesz tę propozycję w mgnieniu oka.