3 korzyści z wdrożenia automatyzacji przepływu pracy dla kancelarii prawnych

Automatyzacja procesów, zwłaszcza rutynowych, może przekształcić Twoją kancelarię, oszczędzając czas prawników na zadaniach administracyjnych.

Chociaż automatyzacja procesów nie jest niczym nowym, jest nowością dla wielu przedstawicieli branży prawniczej, która w przeszłości tradycyjnie niechętnie przyjmowała nowe technologie. Teraz jednak coraz więcej kancelarii decyduje się na automatyzację zadań.

Według ankiety przeprowadzonej przez Capterra 2021 Legal Management Survey* 74% firm prawniczych już próbowało zautomatyzować rutynowe lub administracyjne zadania.

Większość firm, które zdecydowały się na automatyzację zadań, zgłasza poprawę procesów i wydajności w swoich kancelariach.

Przyjrzyjmy się trzem korzyściom, których doświadczają prawnicy, tacy jak Ty, dzięki automatyzacji, oraz sposobom, w jaki można uzyskać podobne korzyści, korzystając z oprogramowania do zarządzania praktykami prawniczymi, oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi i oprogramowania do fakturowania prawnego.

1. Poświęć więcej czasu na praktykę prawa

Jeśli chodzi o integrację automatyzacji w Twojej firmie, Gartner zaleca w pierwszej kolejności skoncentrowanie się na elementach pracy o niskim ryzyku i dużej liczbie prac (pełne badania dostępne dla klientów).

A większość z tych zadań o niskim ryzyku i dużej ilości pracy będzie prawdopodobnie rutynowymi zadaniami administracyjnymi, które zabierają dużo czasu prawnikowi. W rzeczywistości 86% prawników twierdzi, że poświęca zbyt dużo czasu na zadania administracyjne, a za mało na praktykę prawniczą.

Automatyzując zadania, takie jak przyjmowanie klientów, planowanie i przydzielanie zadań zespołom i osobom, możesz zaoszczędzić czas firmy i zaoferować swoim klientom lepsze wrażenia, co również oszczędza pieniądze.

„Wymagania godzinowe podlegające rozliczeniu nagradzają nieefektywność” — powiedział Tim Nitsch, prawnik i partner w KCO Legal, Inc. w Naperville, IL. „... Automatyzacja będzie sposobem na zwiększenie wydajności i rentowności kancelarii prawnych”.

Formularz zgłoszeniowy nowego klienta w oprogramowaniu PracticePanther Legal ( źródło )

Zainteresowany oprogramowaniem do zarządzania praktyką prawniczą? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących oprogramowanie do zarządzania praktykami prawnymi, aby ułatwić wyszukiwanie.

2. Oszczędzaj czas dzięki zarządzaniu dokumentami

Dokumentacja, zwłaszcza w branży prawniczej, to wszystko. Bez odpowiednich i uporządkowanych dokumentów kancelaria może się rozpaść i stracić zaufanie klientów.

Prawnicy rozumieją, jak ważne jest dobre zarządzanie dokumentami, dlatego sporządzanie dokumentów (39%) oraz przechowywanie/archiwizowanie dokumentów (34%) należą do trzech najważniejszych zadań, które kancelarie chcą najpierw zautomatyzować.

I nie bez powodu — zarządzanie dokumentami, choć ważne, może być żmudne i szczególnie podatne na błędy ludzkie.

„Automatyzacja nie tylko daje firmom prawniczym więcej czasu na skupienie się na swoich podstawowych usługach, ale także pomaga ograniczyć błędy w organizowaniu i składaniu [dokumentów]” – powiedział Nachum Balofsky, przedstawiciel ds. marketingu w kancelariach Cibik & Cataldo.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania dokumentami, digitalizujesz swój system archiwizacji, pozostawiając mniej miejsca na błędy i ułatwiając znalezienie poszukiwanego dokumentu.

Precyzyjnie ułatwia użytkownikom zatwierdzanie umów ( źródło )

Zainteresowany oprogramowaniem do zarządzania dokumentami prawnymi? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi, aby ułatwić wyszukiwanie.

3. Otrzymuj odpowiednią kwotę na czas

Nieopłacani prawnicy to niezadowoleni prawnicy — automatyzując niektóre rutynowe procesy związane z rozliczeniami i fakturowaniem, możesz zaoszczędzić czas w dziale księgowości i upewnić się, że prawnicy otrzymują to, na co zasługują.

Czterdzieści pięć procent firm prawniczych twierdzi, że rozliczenia i fakturowanie to najważniejsze zadanie, które chcą zautomatyzować. I na szczęście dla nich jest to całkiem łatwe.

Zmniejsza to miejsce na błędy ludzkie, co sprawia, że ​​zarówno prawnicy, jak i klienci są zadowoleni.

Pamiętaj tylko, że automatyzacja nie jest rozwiązaniem na zawsze: wszelkie zadania, które zdecydujesz się zautomatyzować, powinny być monitorowane i dostosowywane w razie potrzeby.

„Nigdy nie będzie żadnego „ustaw i zapomnij” — i nie powinno być — powiedział Rick DeMedeiros, założyciel DeMedeiros Injury Law w Atlancie. „Decydenci powinni zawsze sprawdzać, czy automatyzacja zamienia się w aktywa firmy, a nie w zobowiązanie”.

Konfigurowanie rozliczeń cyklicznych w Rocket Matter ( źródło )

Zainteresowany legalnym oprogramowaniem rozliczeniowym? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących legalne oprogramowanie rozliczeniowe, aby ułatwić wyszukiwanie.

Automatyzacja na każdą kieszeń

Automatyzacja może zwiększyć produktywność Twojej kancelarii, dlaczego więc więcej firm prawniczych nie wskakuje na modę na automatyzację? Jedną z głównych barier automatyzacji jest cena: 46% firm prawniczych zgłasza, że ​​nie automatyzuje zadań, ponieważ rozwiązania są zbyt drogie.

Automatyzacja każdego z Twoich przepływów pracy może nie być realistyczna dla Twojej firmy prawniczej, dlatego ważne jest, aby starannie wybierać i rozumieć różne opcje oprogramowania.

Przed inwestycją w oprogramowanie do automatyzacji:

1. Określ swoje potrzeby
2. Określ swój budżet
3. Określ swoje podejście (np. zainwestujesz w pakiet oprogramowania czy a la carte?)

Na przykład nie musisz inwestować w oddzielne rozwiązania dla oprogramowania do zarządzania praktyką prawniczą, oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi i oprogramowania do fakturowania prawnego. Mają tendencję do nakładania się na siebie, ale mają pewne różnice.

Oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą jest zwykle rozwiązaniem typu catchall, oferującym między innymi funkcje zarządzania sprawami, fakturowania prawnego i zarządzania dokumentami. Jednak te rozwiązania są również bardziej kosztowne, co może nie mieć sensu dla budżetu Twojej kancelarii.

Z drugiej strony oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi i oprogramowanie do fakturowania prawnego oferuje bardziej skoncentrowane funkcje i jest zwykle bardziej przystępne cenowo dla małych firm lub małych budżetów. Jeśli nie potrzebujesz rozwiązania, które zrobi wszystko, być może zdecydujesz się skoncentrować swoje wysiłki w zakresie automatyzacji tylko na rozliczaniu lub tylko na zarządzaniu dokumentami.

Przed automatyzacją, podobnie jak w przypadku jakiejkolwiek nowej technologii, musisz zrozumieć potrzeby swojej firmy i krytycznie zastanowić się nad zadaniami, które chcesz zautomatyzować, oraz o tym, jak automatyzacja wpłynie na powiązane przepływy pracy.

Jeśli dopiero zaczynasz rozważać automatyzację w swojej kancelarii i czujesz się przytłoczony możliwościami, pamiętaj, że dobrze jest zacząć od małej i automatyzować stopniowo, a nie od razu.

W rzeczywistości jest to zachęcane.

Sprawdź Centrum zasobów prawnych firmy Capterra, aby zapoznać się z innymi powiązanymi treściami

ZABIERZ MNIE TAM

Metodologia

Ankieta Capterra 2021 Legal Management Survey została przeprowadzona w maju 2021 roku wśród 401 prawników (z których 240 było prawnikami), aby dowiedzieć się więcej o automatyzacji kancelarii prawnych, bezpieczeństwie i innych praktykach. Respondenci byli sprawdzani pod kątem zatrudnienia na pełny etat w małych (od jednego do 14 adwokatów) i średnich (15-49 adwokatów) firmach prawniczych. Ankieta wykluczyła praktykujących samotnie bez pracowników.

Uwaga: aplikacje wybrane w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznawanych w momencie publikacji za wiarygodne.