Jak sprawić, by 8-godzinny harmonogram dnia pracy działał?

W ciągu ostatnich 10 lat widzieliśmy artykuły i opinie ekspertów o tym, jak przyszłością są harmonogramy pracy freelancerów. To, że praca, którą wykonujemy, się zmienia, a zwłaszcza pracownicy wiedzy, nie widzą korzyści z 8-godzinnego dnia pracy, który został wymyślony dla pracowników fabryki. Jednak nadal są pracownicy, którzy nie mogą stosować się do chwalonych 3 do 4 godzin pracy. Struktura, która zawiera 9-do-5, faktycznie działa dla ogromnej liczby osób.

Dziś jesteśmy tutaj, aby rzucić bardziej pozytywne światło na godziny od 9 do 17, dlaczego to działa lepiej dla niektórych (w tym dla mnie) i jak możesz stworzyć swój własny 8-godzinny harmonogram dnia pracy, który zapewnia tyle samo równowagi i wolność jako elastyczna.

Co sprawia, że ​​elastyczne godziny pracy są tak popularne

Chociaż są wielbiciele zarówno w obozie od 9 do 17, jak i w obozie o elastycznych godzinach, ten drugi zwykle wydaje się bardziej atrakcyjny. I słusznie:

• Możesz stworzyć swój własny harmonogram;
• Nie musisz wymuszać produktywności przez 8 godzin z rzędu;
• Dzień pracy wydaje się krótszy;
• Czujesz się jak szef swojego czasu.

I choć wszystko to jest prawdą, nie oznacza to, że tradycyjne godziny pracy to starożytność, która już nie działa. Elastyczność harmonogramu daje większą swobodę i swobodę tym, którzy potrafią po mistrzowsku zarządzać swoim czasem. Podczas gdy „od 9 do 5” odpowiada tym, którzy potrzebują wyraźnych granic między pracą a życiem i nie mogą całkowicie polegać na własnej motywacji.

W obronie „od 9 do 5”

Oczywiście nie jesteśmy tu po to, by bawić się w adwokata diabła. Dla niektórych osób tradycyjny model pracy po prostu nie działa i jest w porządku. Jesteśmy tutaj, aby przedstawić przypadek każdemu, kto uważa, że ​​„od 9 do 5” działa lepiej dla nich niż elastyczny harmonogram.

Oto główne zalety klasycznego 8-godzinnego harmonogramu pracy:

1. Skupienie jest łatwiejsze do utrzymania
2. Twoje granice są wyraźniejsze
3. Ludzie dokładnie wiedzą, kiedy się z Tobą skontaktować
4. Jest mniej nadgodzin
5. Twoja równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest lepsza

Teraz. przyjrzyjmy się nieco bardziej szczegółowo każdemu z nich.

1. Skupienie jest łatwiejsze do utrzymania

Osobiście uważam, że ciężko jest pracować 3 godziny, potem mieć godzinę lub dwie przerwy, załatwiać sprawy, a potem wracać do kolejnego 3-godzinnego bloku pracy przy biurku. Kiedy próbowałem pracować jako wolny strzelec w bardziej elastycznym harmonogramie, od razu dostałem retrospekcje z czasów, gdy byłem nauczycielem.

Moje dzienne nauczanie składało się z 5 godzin rzeczywistego nauczania, przeplatanego wymaganymi „przerwami”, podczas gdy uczniowie mieli inne zajęcia. W takich przypadkach wypełniałem swój czas ocenianiem testów, pomagałem w pracach administracyjnych lub pisaniu planów lekcji.

Zwykle zdarzało się, że robiłem 25% testów oceniających, kiedy miałem iść do klasy i „przełączyć się” na tryb nauczania. Oznaczało to skupienie się na szalenie odmiennym zadaniu i upewnienie się, że nie grzebię się, próbując dostać się do strefy. I po tych 45 minutach wróciłem do pokoju nauczycielskiego, z głową wirującą od pytań dzieci, przykładów z podręczników i wrażeń, próbując ponownie skoncentrować się na ocenianiu prac. To by mnie znacznie spowolniło i skończyłbym na zabraniu pracy do domu.

W skrócie – zmieniałem konteksty, gdy tylko znalazłem się w strefie. A przy każdym nowym zadaniu potrzebowałem trochę czasu na skupienie się, bo miały tak inny charakter.

Dla mnie byłoby znacznie lepiej, gdybym mógł odbyć wszystkie zajęcia plecami do siebie, z przerwą na lunch, a potem móc wykonać inną pracę lub wrócić do domu.

Jak 8-godzinny dzień pracy pomaga w przełączaniu kontekstu

Mając tak dużą „blokadę” czasową, żeby to nazwać, wiesz, że masz tyle czasu, aby dokończyć zadania na dany dzień. Nie przewidujesz momentu, w którym będziesz musiał przestać pracować, aby pójść do banku, kupić zakupy lub zrobić lunch. A po załatwieniu spraw, powrót do „trybu biurka” będzie wymagał ponownego skupienia się, co zasadniczo kosztuje czas.

Uwaga: zmiana kontekstu z jednego rodzaju pracy na inny jest czasami nieunikniona, tak jak konieczność płacenia rachunków w czasie pracy z powodu godzin pracy banku. Jednak elastyczny harmonogram oznacza, że ​​Twoje środowisko pracy będzie się zmieniać wraz z każdym nowym zadaniem w ciągu dnia. A wejście do strefy dla każdego innego zadania oznacza, że ​​na początku każdego nowego zadania spędzasz trochę czasu, próbując skupić się na zupełnie nowym kontekście.

2. Twoje granice są wyraźniejsze

Pracując w normalnych godzinach, w biurze, czujemy się bardziej zrelaksowani i chętni, by zegar wybił koniec dnia pracy. A jeśli jesteś typem osoby, która ma trudności z wychodzeniem z pracy na czas, to bardziej sztywny harmonogram pracy jest mniejszym złem.

Wiemy, że czas pracy się skończył, a nasze mózgi zaczynają przechodzić w tryb „życia osobistego”. O ile nie ma potrzeby pracy w nadgodzinach, reszta dnia jest bezpłatna na inne zajęcia.

Dzięki elastycznemu harmonogramowi pracy nigdy tak naprawdę nie masz „wolnego czasu”. Zwykle przez większość dnia dana osoba wypełniała swoje zadania, aby dopasować swój poziom energii. Co samo w sobie jest świetne dla produktywności, ale naprawdę zaciera granicę między czasem pracy a czasem wolnym. Nigdy nie możesz się w pełni zrelaksować.

3. Ludzie dokładnie wiedzą, kiedy się z Tobą skontaktować

Jeśli Twoje godziny pracy są rozproszone w ciągu dnia, a Twój harmonogram zmienia się codziennie, zmieni się również Twoja dostępność dla innych osób. Może to stać się problemem z informowaniem przyjaciół i rodziny, kiedy nie mogą się z tobą skontaktować, dzięki czemu możesz uzyskać nieprzerwany czas pracy.

Może na przykład będziesz wolny przez 2 godziny rano w poniedziałek, potem we wtorek, godzinę rano i 2 po południu, a następnie kolejną godzinę wieczorem. Potrzebowałbyś sposobu na cotygodniowe informowanie klientów, przyjaciół i rodziny, co wymaga więcej wysiłku i planowania.

Tak więc, jeśli zewnętrzne rozrywki są dla Ciebie szczególnie dużym problemem, lepiej sprawdzi się 8-godzinny dzień pracy. Możesz po prostu ustawić swój status na „Nieobecny”, wyłączyć powiadomienia telefoniczne, umieścić znak na drzwiach lub inny, dopóki nie skończysz pracy. Dostępność będzie jasna dla wszystkich wokół ciebie.

4. Nadgodzin jest mniej

Teraz wspomnieliśmy, jak przełączanie kontekstu powoduje pewną stratę czasu. Wejście do strefy z określonym zadaniem zajmuje nam zwykle 20 minut. A im więcej razy się zmieniamy, tym dłużej trwa ponowne skupienie.

Cały ten stracony czas sumuje się na koniec dnia, co może potencjalnie powodować zaleganie z pracą. Lub luźny harmonogram sprawia, że ​​nadgodziny wydają się mniej obciążające. Wkrótce zaczynasz pracować do późnych godzin nocnych.

5. Twoja równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest lepsza

Globalna równowaga między życiem zawodowym a prywatnym to zbiór wielu różnych czynników. Ale tutaj zajmiemy się godziną zakończenia pracy. Oczywiście, gdy jest mniej nadgodzin, a granice są wyraźniejsze, łatwiej jest utrzymać równowagę między pracą a życiem.

• Przy 8-godzinnym dniu pracy masz jasno określony czas odcięcia;
• Nie musisz być czujny przez cały dzień, czekając na kolejny blok czasu pracy;
• Mniejsze prawdopodobieństwo, że inne czynności będą „wdzierać się” w Twój czas pracy (np. prowadzenie sklepu spożywczego trwa dłużej niż planowałeś i zmienia cały harmonogram);

Z godzinami pracy nakrapianymi przez cały dzień, nie ma prawdziwych granic. Możesz wykonywać swoje zadania po obiedzie, relaksując się z rodziną lub po siłowni. Zajęcia zwykle zarezerwowane na czas wolny. Rozbijając czas pracy, przerywasz także czas odpoczynku i oba te elementy się przeplatają, bez względu na to, jak bardzo starasz się je zrównoważyć.

Osobiście trudno mi spędzać poranki powoli i spokojnie, robiąc kawę i śniadanie i mówiąc, pisząc w dzienniku, gdy się budzę. Lubię zaczynać pracę w ciągu 15 minut po wstaniu (ponieważ pracuję zdalnie), więc mogę wszystko skończyć do 15:00.

Poczucie, że zegar wybija 3:01, a ja wiedząc, że dzień pracy się skończył… nie ma nic lepszego.

Porozmawiajmy więc o tym, jak możesz zrobić 8-godzinny dzień pracy dzięki produktywności, a nie męczeniu się.

Jak zrobić działający 8-godzinny harmonogram

W tej sekcji omówimy kroki, które możesz podjąć, aby stworzyć produktywny harmonogram obejmujący 8 kolejnych godzin pracy.

Znajdź swoje optymalne godziny pracy

Jeśli masz taką możliwość, wybierz, kiedy nastąpi Twój 8-godzinny czas pracy – czy to rano, czy po południu.

Pracujemy z różnymi poziomami energii. Wolę zaczynać pracę o 7 rano i kończyć o 15, ponieważ późnym popołudniem moja koncentracja znacznie spada. Jednocześnie mam współpracowników, którzy lepiej pracują w późnych godzinach, ponieważ mają czas na odpoczynek w ciągu dnia i dokończenie innych zajęć.

Zidentyfikuj swoich marnotrawców czasu i zajmij się nimi

Łatwiej będzie Ci radzić sobie z wszelkimi rozproszeniami, które pojawiają się na Twojej drodze, gdy wiesz, co najbardziej Ci przeszkadza.

Czy często otrzymujesz połączenia telefoniczne, wiadomości na czacie lub inne powiadomienia z telefonu lub aplikacji? Czy jesteś winny zwlekania przez YouTube lub Instagram? Czy rozpraszacze są związane z pracą, czy osobiste?

Sposób, w jaki poradzisz sobie z przerwą, będzie zależał od:

• jego rodzaj (związany z pracą lub osobisty);
• Jak długo cię to rozprasza;
• Ile czasu zajmuje Ci odzyskanie koncentracji;
• Jeśli jest to coś, co można obsłużyć za pomocą aplikacji (np. Aplikacja do blokowania telefonu dla ostrości).

W każdym z tych przypadków musisz najpierw spędzić dzień na regularnej pracy, robić notatki, gdy się rozpraszasz, i analizować wyniki na końcu. To jeden z najlepszych sposobów na poprawną identyfikację pożeraczy czasu.

Zachowaj kartę czasu pracy lub grafik

Dużą rolę w utrzymywaniu zdrowego 9-5 jest odpowiedzialność. W takim przypadku chcesz przede wszystkim odpowiadać przed sobą.

Aby czerpać wszystkie korzyści z 8-godzinnego dnia pracy, musisz wiedzieć, kiedy zaczyna się i kiedy kończy. To jedyny sposób na zachowanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Można to zrobić na dwa sposoby: prowadzenie karty czasu pracy lub prowadzenie grafiku.

Prowadzenie karty czasu

Karty czasu to bardziej ogólny sposób śledzenia czasu. Po prostu rejestrujesz, gdy rozpoczynają się Twoje godziny pracy, i ponownie rejestrujesz, gdy się kończą. Proste.

Swoistą resztę harmonogramu można obsłużyć w aplikacji kalendarza, liście rzeczy do zrobienia, platformie do zarządzania projektami itp. Karta czasu może wtedy wyglądać tak:

Karta czasu ma na celu odnotowanie początku i końca 8-godzinnego dnia pracy oraz ilości nadgodzin. To wszystko służy do obliczenia, ile możesz zarobić tygodniowo. Clockify ma również wbudowany kalkulator w wersji przeglądarki, co czyni ten proces jeszcze mniej kłopotliwym. Nie jest wymagane oddzielne pobieranie oprogramowania.

Prowadzenie grafiku

Jeśli jednak potrzebujesz mocniejszego zrozumienia swojego harmonogramu, nie mogę polecić wystarczająco szczegółowego grafiku. Najprzydatniejszą opcją byłoby zachowanie cyfrowego grafiku, ponieważ jest łatwy w użyciu, opcja automatycznego wypełniania, tworzenia szablonów i ogólnie po prostu oszczędza czas.

Na przykład Clockify pozwala na kilka sposobów stworzyć 8-godzinny harmonogram pracy.

• Jeśli robisz to bezpośrednio z samej aplikacji, możesz sporządzić grafik na podstawie tego, ile codziennie pracujesz nad każdym projektem. Jest to świetne, jeśli Twoje projekty trwają dłużej niż tydzień i nie potrzebujesz ścisłego harmonogramu godzinowego.

• Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowych ram, możesz wybrać integrację Kalendarza Google Clockify (lub skorzystać z wbudowanego widoku kalendarza aplikacji). Zapisywanie zadań w Kalendarzu Google sprawia, że ​​Twój harmonogram jest precyzyjny, a kolorowe bloki dają natychmiastowe wyobrażenie o tym, jak przebiega Twój dzień – na przykład, które zadania powtarzają się lub kiedy robisz przerwy.

Na powyższym obrazku widać, jak pomimo 8-godzinnego harmonogramu zadania są wystarczająco zróżnicowane, aby zagwarantować produktywny dzień z rozsądnym przełączaniem kontekstu.

Jako bonus, dzięki zegarowi Clockify w kalendarzu możesz dokładnie określić czas każdego zadania w kalendarzu.

Karty czasu pracy i karty czasu pracy są zatem absolutną koniecznością dla samoodpowiedzialności i zachowania produktywności. Kiedy wiesz, jak spędzasz swoje godziny, ułatwia to podejmowanie przyszłych decyzji dotyczących harmonogramu.

Ta integracja Clockify z Kalendarzem Google działa najlepiej w przypadku osób przyklejonych do swoich pakietów aplikacji Google. Używa Zapier i działa bezproblemowo, niezależnie od tego, czy polegasz na urządzeniu mobilnym, komputerze stacjonarnym czy przeglądarce.

• Wreszcie, co nie mniej ważne, niektórzy z nas lubią powracać do „starych sposobów” pióra i papieru. Możesz więc oczywiście pominąć całą tę zabawę i po prostu wypełnić fizyczny kalendarz siedząc przy biurku lub samodzielnie stworzyć kalendarz dziennika.

Najłatwiejszym sposobem na rozpoczęcie śledzenia czasu za pomocą fizycznego harmonogramu jest znalezienie gotowych szablonów (chyba że tworzenie własnych jest czymś, co również sprawia Ci przyjemność!). Istnieje wiele świetnych źródeł do wyboru, a nawet posunęliśmy się tak daleko, aby stworzyć niektóre z naszych własnych szablonów grafiku pracy, w zależności od tego, jakiego rodzaju harmonogramu potrzebujesz:

• Miesięczny;
• Dwutygodniowy;
• Co tydzień;
• Codziennie;
• Cogodzinny.

Wszystkie grafików można pobrać i wydrukować w formacie Word, Excel, Dokumenty Google, Arkusze i .pdf.

Wyrób sobie nawyk śledzenia czasu

Aby 8-godzinny dzień pracy funkcjonował i był tak zrównoważony, jak tego potrzebujesz, musisz poważnie potraktować śledzenie czasu.

Robiąc notatki, kiedy i jak się rozpraszasz (o czym mówiliśmy), kiedy są godziny szczytu i kiedy wykorzystujesz przerwy, gromadzisz dane niezbędne do optymalizacji przepływu pracy.

Patrząc na liczby obiektywnie, a zwłaszcza traktując je jak analityka (bez poczucia winy lub wyrzutów sumienia z powodu błędów), możesz narysować wzorce, przyczyny i skutki pewnych zachowań. Nagle będziesz lepiej oceniać, kiedy najlepiej robić przerwy na posiłki, w jakich godzinach pragniesz mediów społecznościowych i nie tylko. To jak naukowiec, który uwalnia pełny potencjał swojej wspaniałej sztucznej inteligencji… z wyjątkiem tego, że jesteście oboje.

Potraktuj siebie jako naukowca i kawałek dopracowanej, najnowocześniejszej maszyny, która wymaga wyważenia. Śledzenie czasu leży u podstaw odkrywania jego sekretów.

Ciesz się przerwami bez skrupułów

Tylko dlatego, że masz harmonogram na 8 godzin, nie oznacza to, że nie możesz cieszyć się wieloma przerwami. Warto jednak zauważyć, że nie możesz spędzić przerwy na lunch oglądając cały film. Wtedy byłby to elastyczny harmonogram.

Przy 8-godzinnym dniu pracy (lub dowolnym dłuższym bloku pracy) zaleca się robić 5-minutową przerwę co 25 minut pracy lub 10-minutową co 50 minut (tzw. metoda Pomodoro).

Oczywiście nie jest to podejście uniwersalne. Podobnie jak w przypadku tego harmonogramu, chodzi o to, aby znaleźć coś, co Ci odpowiada. Wypróbuj kilka różnych metod pracy/przerwy i zobacz, która z nich zapewnia Ci produktywność, ale także pozostawia miejsce na relaks i zresetowanie. Oto niektóre z tych wyborów (z przewodnikami!):

• Zjedz tę żabę!
• Pierwsze kroki z techniką Pomodoro
• Matryca Eisenhowera
• 18 najskuteczniejszych technik zarządzania czasem

Po znalezieniu idealnej techniki zarządzania czasem możesz z większą pewnością radzić sobie z harmonogramem.

Nie zmuszaj się do wypełniania każdej chwili z tych 8 godzin

Świętuj dni, w których kończysz pracę w mniej niż 8 godzin. I staraj się nie ulegać pokusie rozpoczęcia nowego zadania lub zmiany harmonogramu, aby wkuć się w jeszcze jedną czynność związaną z pracą. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy przestać pracować, a 8-godzinny harmonogram to świetne miejsce, aby to przećwiczyć.

Ponieważ elastyczny harmonogram zaciera granicę między pracą a czasem wolnym, ten tradycyjny zmusza Cię do wcześniejszego zakończenia wszystkiego, co się da. W ten sposób będziesz mieć więcej czasu dla siebie. Jak ujął to kanadyjski profesor psychologii Jordan Peterson, w wywiadzie na temat toksycznej produktywności:

„Szukasz poprawy, ale szukasz trwałej poprawy. A zatem, jeśli będziesz zbyt mocno naciskał, niszczysz zrównoważony rozwój z biegiem czasu”.

Tak więc, wprowadzając 9-do-5, chcesz niezawodności i zrównoważonego rozwoju, które może zapewnić – jest wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, o ile dobrze planujesz. Aby poprawić swoją produktywność w tych ramach, musisz przyjąć strukturę, ale także cieszyć się wolnym czasem, gdy skończysz wcześniej.

Wniosek

To, że zmierzamy w kierunku mniej sztywnych godzin pracy, nie oznacza, że ​​całkowicie wyjdzie z mody. Od 9 do 5 może zapewnić strukturę, niezawodność, oczekiwania i dyscyplinę, których niektórzy ludzie bardzo potrzebują i szukają w swoim życiu. Nie każdy nadaje się do pracy sporadycznie przez cały dzień i to jest w porządku. Musimy znormalizować wybór 8-godzinnego dnia pracy, bo to przynosi pewne korzyści. Podobnie jak w przypadku wielu rzeczy dotyczących wydajności pracy, chodzi o osobiste preferencje.