Jak zrobić podział swojego dnia pracy (z szablonami)

Proces tworzenia harmonogramu pracy jest codziennie usprawniany. Ponieważ dobry rozkład dnia w pracy posuwa Cię do przodu, a jeszcze lepiej – daje poczucie udanego dnia. Ten krótki, ale słodki przewodnik jest tutaj, aby przedstawić inny sposób podziału dnia, zadań i priorytetów oraz pokazać, jak koncentracja na rzeczach innych niż terminy daje lepsze wyniki.

Zdecyduj o codziennych priorytetach

Nie każde zadanie jest najważniejsze.

Przed rozpoczęciem każdego dnia przejrzyj tę listę rzeczy do zrobienia i znajdź te, które są najważniejsze. Zwykle jest to od 1 do 3 zadań i możesz je łatwo zidentyfikować:

• Inni ludzie polegają na tym, że wykonasz swoją część, aby mogli wykonać swoją;
• Są pilne lub mają szybko zbliżający się termin;
• Wpływają na twoją karierę w dłuższej perspektywie.

Aby to zilustrować – i wszystkie kolejne aspekty Twojego rozkładu dnia pracy – przyjrzymy się przez chwilę mojemu harmonogramowi i temu, jak staram się poznać moje nawyki pracy i stopniowo się poprawiać każdego dnia.

Oto przykład, jak może wyglądać moja lista priorytetów na środę:

Przychodzi nowy pracownik i prowadzę jego mentoring. To jest dobre zarówno dla mnie, jak i dla ich kariery, więc większość mojej energii powinna zostać skierowana na to zadanie. Są też prace, których nie udało mi się dokończyć dzień wcześniej i chociaż termin upływa dopiero w poniedziałek, mogę spróbować dokończyć je dzisiaj. Na koniec jest prezentacja, którą naprawdę chcę zaimponować. Reszta to zwykła praca, którą mogę wykonać bez trudu.

Dlaczego potrzebuję listy priorytetów?

Na przykładzie widzimy, jak wskazanie zadań, które są dla Ciebie najważniejsze, eliminuje „biały szum” innych prac.

Dokładnie wiesz, gdzie wydać najwięcej energii, co z kolei pomaga uniknąć marnowania czasu i stresu związanego z innymi sprawami. Ta lista jest z pewnością niezbędnym pierwszym krokiem każdego dobrego podziału dnia roboczego.

Narysuj sekcję przed pracą

W następnym kroku określ, jakie czynności związane z pracą robisz, aby przygotować się na ten dzień.

Czy piszesz listę rzeczy do zrobienia?

Czy zmieniasz swoje cele na tydzień?

A może kontaktujesz się ze swoimi współpracownikami?

Może robisz sobie kawę i sprawdzasz pocztę.

Wszyscy mamy różne rytuały, które zwiększają produktywność, a nawet mogą się zmieniać z dnia na dzień. A jeśli nie masz rytuału, to jest świetny czas, aby go znaleźć. Oto kolejny rzut oka na mój plan dnia:

Źródło: szablon podziału dni roboczych Clockify

Jak widać z powyższej tabeli, każdy dzień można rozpocząć od różnych zajęć. A na środę przygotowuję się do drugiego priorytetowego zadania – resztek pracy – przeglądając to, co przegapiłem i jak to zrobić.

Dlaczego potrzebuję sekcji „przed pracą”?

Spokojny poranny rytuał pracy to świetny sposób na wprowadzenie w swój dzień. Zamiast zaczynać od najbardziej wymagających zadań, oszczędzasz energię za pomocą czegoś lekkiego i przygotowujesz się mentalnie na nadchodzące zadania.

Wyciągnij sekcję podczas pracy

Następnym dużym fragmentem twojego załamania jest sama praca. Trudniejsze zadania lub mięso i ziemniaki, jeśli wolisz.

Istnieje wiele zasobów dotyczących dzielenia dużych zadań na mniejsze części i planowania ich, więc nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły. Warto jednak o nich wspomnieć.

Możesz:

1. Użyj timeboxu, aby stworzyć wytyczne dotyczące dnia, godzina po godzinie;
2. Użyj macierzy Eisenhowera, aby posortować swoje priorytety;
3. Metoda Get Things Done sprawi, że nie poczujesz się przytłoczony.

Skupiłbym się jednak na podzieleniu tego kawałka pracy na dwa segmenty: przed przerwą na posiłek i po nim.

Jeśli czytałeś niektóre z naszych innych artykułów na temat produktywności, mogłeś zauważyć, jak wspominamy o zarządzaniu poziomami energii w ciągu dnia. I ważne jest, aby rozpoznać, jak zmienia się twoja energia po dobrym obiedzie w pracy. Przede wszystkim zadaj sobie pytanie:

• Jak się czujesz pół godziny do godziny przed obiadem?
• Czy czujesz się naładowany energią po obiedzie?
• Czujesz się śpiący?
• Jak długo po obiedzie zaczynasz odczuwać spadek (lub wzrost) koncentracji?
• Czy zaczynasz odczuwać głód cukru i jak one na ciebie wpływają?

Jedzenie odgrywa dużą rolę w energetycznym rollercoasterze organizmu i zwykle nie zwracamy na to uwagi. Moreso, ponieważ jesteśmy w domu lub na zewnątrz, albo nie wymagamy zbytniego skupienia. Jednak w pracy może stać się szkodą.

Dlaczego potrzebuję sekcji „przed i po posiłku”?

Podział harmonogramu pracy na przed i po obiedzie może pomóc w kilku kwestiach.

Po pierwsze, może ujawnić, jak różne posiłki wpływają na koncentrację. Cięższe spowodują senność, a lżejsze pomogą zachować czujność. W ten sposób możesz na przykład zauważyć, że masz duże spotkanie w czwartek o 15:00 i zdecydować się na rybę z sałatką zamiast steku i ziemniaków, jeśli te drugie zwykle sprawiają, że masz ochotę na drzemkę.

Po drugie, zaczniesz podejmować lepsze decyzje dotyczące planowania. Przesuwanie zadań wokół poziomu energii jest mniej przemyślaną taktyką, ale okazało się, że jest bardzo skuteczna w praktyce.

Po trzecie, zmusza cię, abyś nie zaniedbywał jedzenia jako istotnej części twojego dnia. Zwykle jesteśmy tak zawalani pracą, że zmieniamy pory posiłków, aż jest za późno, albo całkowicie je pomijamy. Grozi to, że staniesz się zbyt głodny i zdecydujesz się na szybką przekąskę, aby ją powstrzymać. Co więcej, będziesz mniej cierpliwy i bardziej sfrustrowany, jeśli nie zrobisz sobie przerwy na posiłek. Co z kolei utrudnia wydajność pracy.

Oto przykład z mojego harmonogramu:

W tej sekcji postanowiłem kontynuować swój poranek z resztkami pracy, póki wciąż mam w pamięci. Zaplanowano spotkanie przed przerwą obiadową, w sam raz na wyciszenie. Podczas lunchu pojawił się nagły problem, ale odłożyłem to na czas po lunchu, aby mieć pewność, że przyjdę do niego wypoczęty. Szkolenie nowego pracownika nastąpiło po mojej kawie, ponieważ zauważyłem, że kofeina niweluje senność po lunchu.

Teraz możesz się zastanawiać, czy możliwe jest osiągnięcie tego rodzaju kalkulacyjnego sposobu myślenia. Odpowiedź brzmi tak, ale dużo pracy i prób i błędów. Zobaczmy, jak.

Jak zwracać uwagę na poziomy energii

Osiągnięcie tego rodzaju organizacji… intuicja, by to nazwać, nie jest niemożliwe. Ważne jest, aby pamiętać, że uczenie się słuchania swojego ciała i wyłapywanie swoich zachowań i nawyków to coś, co musisz aktywnie robić przez cały dzień.

W momencie, gdy zauważysz zmianę w skupieniu lub poziomie energii, zanotuj to, czy to na kartce samoprzylepnej, czy w aplikacji do nagrywania głosu. Na pierwszy rzut oka może wydawać się nieprofesjonalne, że jest to coś nieodpowiedniego dla środowiska pracy, ale potraktuj to jako inwestycję. Im więcej informacji zdobędziesz, tym lepiej będziesz planować zadania na dany dzień.

Dodatkowo poświęć trochę czasu na zbadanie zdrowych przepisów zwiększających wydajność mózgu. To może być świetny dodatkowy eksperyment.

Zanotuj swoje rozproszenia

W tym samym duchu zwracaj szczególną uwagę na swoje najbardziej (nie)powszechne rozrywki.

Mogą wykoleić całe twoje popołudnie i doprowadzić do odłożenia niektórych zadań lub całkowitego zapomnienia o nich. Jeśli masz szczególne problemy z określeniem, co marnujesz czas, możesz zastosować tę samą taktykę, jak w przypadku poziomów energii.

Kiedy robisz podział swojego dnia pracy, postaraj się uchwycić moment, w którym zaczynasz przeglądać media społecznościowe dłużej niż 5 minut, za każdym razem, gdy zgadzasz się pomóc współpracownikowi bez myślenia o własnym obciążeniu pracą lub każdym spontanicznym spotkaniu zwołanym przez Ciebie. menedżer.

Powyżej znajduje się przykład dwóch rozrywek w ciągu dwóch oddzielnych dni. Ich podsumowanie i analiza, jak w naszej tabeli, da Ci niezbędne informacje na temat tego, gdzie marnujesz najwięcej czasu. Możesz więc zacząć pracować nad rozwiązaniami lub sposobami uniknięcia wspomnianych zakłóceń.

Często nie zastanawiamy się, dlaczego lub kiedy się rozpraszamy. Ale użycie takiej metody może znacznie poprawić sposób, w jaki podchodzisz do rozpraszania uwagi i zwiększa Twój sukces w ich eliminowaniu.

Czasami samo zainstalowanie programu do blokowania witryn nie wystarczy.

Uwzględnij czas odnowienia w dniu roboczym

Cooldown w dniu roboczym to przejście między pracą a czasem wolnym. Zawiera zadania, które lubimy nazywać „rytuałami końca dnia pracy”. Tak jak masz poranne rytuały, aby zwiększyć gotowość na cały dzień, więc powinieneś mieć trochę na ułatwienie do końca.

Zwykle kończymy ostatnie zadanie dnia, wyłączamy komputer i zaczynamy się zastanawiać, co dalej (jeśli nie mamy obowiązków, takich jak naczynia, jedzenie, odbieranie dzieci, spotkania itp.). I nawet w tym drugim przypadku przejście jest tak nagłe, że wyłączenie „trybu pracy” zajmuje naszym mózgom sporo czasu.

Dlaczego potrzebuję czasu odnowienia w dniu roboczym?

Mój bliski przyjaciel powiedział kiedyś, że zwykł chodzić do domu przez 40 minut zamiast jeździć na rowerze, ponieważ musiał odejść od frustracji dnia. Ponieważ gdyby wrócił do domu wcześniej, po prostu wprowadziłby to do swojego życia osobistego i „skaziłoby” resztę jego czasu wolnego od pracy.

Podobnie, potrzebujesz kilku minutowych zadań na koniec dnia, aby zasygnalizować swojemu mózgowi, że zaczyna się wyciszać. Rzućmy okiem na te poniżej:

Powyższe obrazy to fragmenty mojego harmonogramu pokazujące zadania na koniec dnia pracy – pisanie podsumowania dnia (po prawej) i sporządzanie szkicu listy rzeczy do zrobienia na następny dzień. Są one tak boleśnie proste, ale bardzo skuteczne w dawaniu ci poczucia zamknięcia. Dzień pracy już za Tobą, teraz czas na odpoczynek.

Szablon podziału dni roboczych Clockify

Fragmenty harmonogramu, którego tu użyliśmy, pochodzą z szablonu, który możesz znaleźć na naszym blogu.

To nie tylko grafik, ale harmonogram skupiający się na podziale dnia, aby zapewnić najbardziej przydatny wgląd w przepływ pracy.

Jeśli chcesz sam spróbować, możesz pobrać szablony PDF z poniższych linków:

Pobierz szablon podziału w dni robocze tutaj.

Pobierz szablon listy priorytetów tutaj.

Pobierz szablon podziału na elementy rozpraszające uwagę w dniu roboczym tutaj.