Dlaczego potrzebujesz przewodnika po stylu (i jak go zrobić)

Styl – masz go? Nie mam tu na myśli mody, chociaż też mnie to interesuje. Ale konkretnie, czy Twoja organizacja ma przewodnik po stylu? A ty go używasz?

Wieki temu, kiedy pracowałem w redakcji czasopism, jednym z moich pierwszych zadań było stworzenie przewodnika po stylu publikacji. To nie było coś, co rzucono mi jako nowemu pracownikowi; był to raczej projekt z własnej inicjatywy. Wszedłem do biura i szybko zdałem sobie sprawę, że nie ma czego szukać w przypadku pytań dotyczących dzielenia wyrazów, doboru wyrazów lub wielkich liter. Postanowiłem to szybko naprawić.

Dlaczego sobie to robię? Bo bez tego nie wyglądalibyśmy profesjonalnie. Wyobraź sobie, że czytasz czasopismo (w wersji papierowej lub online) i połowa tytułów artykułów jest pisana wielką literą w ten sposób , a druga połowa w ten sposób. Widzisz, co mam na myśli? Można by się zastanawiać, czy był jakiś rym lub powód różnicy, czy też wydawca był po prostu nieprofesjonalny.

Co to jest przewodnik po stylu?

Przewodnik po stylu to dokument, który definiuje, odwołuje się i kieruje stylem Twojej firmy. Pomyśl o tym jako o pisemnej marce. Być może masz już książkę stylów, która prezentuje kolory, logo Twojej firmy oraz sposób wykorzystania różnych marek i obrazów – minimalne rozmiary, prześwity itp. Przewodnik po stylach – dla twoich pisarzy – jest jego uzupełnieniem.

Przewodniki po stylach będą konsultowane głównie przez osoby na stanowiskach związanych z marketingiem i komunikacją. Ale każdy, kto wysyła jakąkolwiek korespondencję – w tym sprzedawcy wysyłający e-maile – powinien się z nią zapoznać.

Co znajduje się w przewodniku po stylu?

Przewodnik po stylach to mapa drogowa do Twojego stylu komunikacji. Zwykle przewodnik po stylu obejmuje wszystko, od sposobu, w jaki piszesz nazwę firmy i produktów wielką literą, przez terminologię używaną w branży, po twoje stanowisko w sprawie używania przecinka oksfordzkiego. Inne kwestie: czy piszesz cyfry, czy cyfry, czy w akronimie umieszczać kropki po każdej literze i czy można używać skrótów. Możesz chcieć, aby twoi pisarze używali ok, OK lub okay; przewodnik po stylach poinformuje ich, którego użyć.

Może również zawierać notatkę na temat głosu, tonu i osobowości Twojej firmy – aby twoi scenarzyści wiedzieli, czy granie słowami jest w porządku, czy też muszą być poważne i proste. Poinformuj ich, czy używanie slangu jest w porządku i czy są zabronione słowa lub nazwy marek.

Przewodnik nie musi być tomem. Jasne, może być długa i wyczerpująca – obejmująca wszystkie scenariusze. Ale może to być również pojedyncza strona przedstawiająca najważniejsze punkty.

Tak długo, jak masz jakąś dokumentację, jesteś na dobrej drodze.

Dlaczego tego potrzebujesz

Wspomniałem o tym trochę na początku, ale istnieje kilka powodów, dla których potrzebujesz przewodnika.

Najważniejsza jest spójność. Chcesz, aby cała kopia, która wychodzi z Twojego biura, wzmacniała Twoją markę w określony, przemyślany sposób. Niespójności rozpraszają czytelnika i sprawiają, że Twoja firma wygląda na nieco niedbałą.

Przewodnik stylistyczny pomaga również zachować profesjonalizm – aby każde słowo, którego używasz, było przemyślane, przemyślane i odpowiednio interpunkowane. I ułatwia życie twoim pisarzom.

Kto potrzebuje przewodnika po stylu?

Tworzenie przewodnika po stylu to nie tylko luksus gigantycznych firm korporacyjnych. Nie jest to również wymóg samego tworzenia start-upów. Jest to coś, o czym firmy każdej wielkości powinny pomyśleć i stworzyć. Przewodnik będzie używany wewnętrznie i powinien być również udostępniany niezależnym współpracownikom (twoi redaktorzy będą Ci wdzięczni).

Tworzenie przewodnika po stylu

Jeśli nie masz przewodnika po stylach, to świetnie. Dlatego o tym mówimy. Możesz zacząć już teraz.

I żebyś nie myślał, że zajmie ci to wieki, nie musi. Nie musisz materializować tego znikąd. Możesz polegać na wypróbowanych i prawdziwych zasobach.

Najpierw wyznacz osobę lub zespół, który będzie właścicielem przewodnika. Prawdopodobnie jest to ktoś z zespołu ds. marketingu lub komunikacji.

Następnie zastanów się, jaki jest Twój styl. Jesteś swobodny czy korporacyjny? Kolokwialne czy zapinane na guziki? W tym miejscu możesz trochę poetycko woskować – wracając do osobowości firmy, misji i korzeni. Warto również wziąć pod uwagę swoich klientów i sposób, w jaki lubią z nimi rozmawiać.

Teraz zacznij robić granulki. Zastanów się, czy skłaniasz się ku jednej szkole myślenia – na przykład, co sądzisz o średnikach? Zdania zaczynające się na „i”? Paprochy?

Na tym etapie możesz zwrócić się do ekspertów – takich jak podręcznik Associated Press (AP), na którym opierają się gazety, lub Chicago Manual of Style (CMOS) – aby pomogli ci ustalić ramy. W rzeczywistości, w przypadku braku zasobów, możesz skierować swoich pracowników do jednej z tych stron internetowych i nazwać ją dobrą. (Wybierz jednak jedno lub drugie. AP i Chicago są różne.)

Następnym krokiem jest utworzenie krótkiej listy słów specyficznych dla branży i firmy. Rzeczy, które często pojawiają się w Twojej komunikacji. Może to obejmować żargon, skróty i zwroty branżowe, których należy używać i odpowiednio interpunkować.

Stamtąd wypełnij dodatkowe elementy, które wydają się odpowiednie dla Twojej firmy. Na przykład możesz dołączyć glosariusz każdego terminu, który może być cytowany w Twojej komunikacji. Możesz dodać zasady dotyczące cytowań, etyki w raportowaniu i inne najlepsze praktyki. Lub możesz trzymać się podstaw i zachować prostotę i zwięzłość.

Jak wymusić swój styl

Ktoś musi być policjantem, aby sprawdzić, czy Twój zespół przestrzega tego przewodnika po stylu. nie będę kłamać; nie jest to najprzyjemniejsza część pracy. Ale jeśli twoim celem jest spójność w komunikacji, jest to konieczne. Ważne jest, aby każdy członek Twojego zespołu – każdy, kto będzie pisał lub komunikował się – znał głos Twojej marki i trzymał się go.

Kiedy po raz pierwszy wprowadzasz nowy przewodnik (lub aktualizację), zorganizuj wewnętrzne szkolenie, aby upewnić się, że wszyscy znają zasady dotyczące stylu. Wszyscy nowo zatrudnieni powinni zapoznać się z przewodnikiem. W przypadku określonych członków zespołu, którzy będą często z tego korzystać (często w rolach komunikacyjnych), możesz przeprowadzić quiz.

Twoi redaktorzy powinni trzymać egzemplarz przewodnika w pobliżu i otwarty – i sprawdzać z nim całą treść.

Na koniec, okresowo sprawdzaj swoją kopię (sprawdzaj, sprawdzaj… zobacz, ile jest możliwości wyboru?) i szturchnij powtarzających się przestępców. Tak, to może oznaczać niezręczną rozmowę z dyrektorem generalnym lub nowym stażystą. Odkryłem, że lekceważenie przewodnika po stylu nie dyskryminuje w rankingach.

Uwaga na temat projektowania

Nie wszystkie przewodniki stylistyczne zawierają uwagi dotyczące projektu. Wiele z nich zawiera dużo tekstu, mnóstwo gramatycznych nakazów i zakazów oraz ortografii. Ale jeśli chcesz stworzyć kompleksowy przewodnik – coś, na czym mogą polegać zarówno twoi pisarze, jak i ilustratorzy – rozważ rozszerzenie swojego przewodnika o notatki na temat projektów, kolorów firmowych, rodzin czcionek i użycia logo.

Gdzie przechowywać przewodnik po stylu

Na początku mojej kariery druk wciąż był rzeczą – właściwie rzeczą . Oznaczało to, że stworzymy te przewodniki stylistyczne, wydrukujemy i oprawimy kilka egzemplarzy, a następnie umieścimy je na wspólnej półce z zasobami, aby pracownicy mogli z nich skorzystać w razie potrzeby. Oznaczało to, że kręciły się przez jakiś czas i stały się przestarzałe (więcej o tym za chwilę).

Obecnie możesz tworzyć te dokumenty i przechowywać je we wspólnych witrynach, takich jak firmowy intranet lub strona typu wiki. I aktualizuj je łatwo i regularnie. (Datuj swoje aktualizacje.)

Jak często należy aktualizować przewodnik stylistyczny?

Przewodnik stylistyczny to żywy dokument, który można i należy aktualizować. Jak często? Część mnie chce ci powiedzieć, abyś stale ją aktualizował i poprawiał. Ale to doprowadzi ciebie i twoich pracowników do szaleństwa.

Aby zachować zdrowie psychiczne, rozważ coroczne gruntowne czyszczenie z okresowymi aktualizacjami co sześć miesięcy. Twoja coroczna kontrola może, ale nie musi, być poważnym przeglądem; czasami po prostu potwierdzasz wcześniejsze wybory. Daje to trochę swobody, aby ludzie mogli przetworzyć wszelkie zmiany i przyzwyczaić się do nich bez niekończącej się rewizji zasad.

Przykłady przewodników po stylu

Wiele uczę się na przykładzie, więc zakończę, dzieląc się niektórymi z najlepszych. Te przykłady mogą cię zainspirować do tego, co uwzględnić (lub nie) we własnych wskazówkach:

• The Economist – szczególnie podoba mi się tekst wprowadzający. Wyznacza etap tego, co nadchodzi – nakreślając nadrzędne zasady stylu, których przestrzega publikacja. Dalej znajduje się alfabetyczny słowniczek terminów.
• Elementy stylu – Prawie do końca tego postu wspomniałem o tym klasyku Strunk and White, ale nie zapomniałem. William Strunk napisał ją w 1918 r., a EB White poprawił ją i zaktualizował w 1959 r. Książka ta, używana przez legiony dziennikarstwa i anglistyków, autorów książek, skrybów czasopism i autorów tekstów internetowych, jest prawdopodobnie przodkiem przewodników stylistycznych.
• The New York Times ma swój własny zestaw zasad, takich jak praktyka łączenia tytułów grzecznościowych z nazwiskami (przykład: Mr. O'Neal). Czasami może wydawać się to przestarzałe, ale to zdecydowanie ich styl. Rozpoznajesz artykuł w Timesie , kiedy go czytasz.

Pamiętaj, że nie wszystkie przewodniki po stylach są, cóż, stylowe. Ważniejsze jest dyktowanie zasad i trzymanie ich w pliku tekstowym niż upiększanie przewodnika. Ale jeśli masz czas i zasoby, możesz sprawić, by Twój przewodnik po stylu był czymś, nad czym ludzie naprawdę chcą się zastanawiać. Oto kilka przykładów pięknych przewodników, które łączą słowa i design.