Dlaczego potrzebujesz kreatywnego procesu przepływu pracy

Wszyscy tam byliśmy. Kończymy nasz kawałek projektu i wysyłamy go w górę łańcucha do przeglądu przez następną osobę w kolejce. Oni, wraz ze swoimi przełożonymi, uważają, że więcej rzeczy jest złych niż dobrych, a to wraca z mnóstwem próśb o zmiany.

Ta horrorowa historia jest wystarczająco trudna. Bez względu na to, jak bardzo jesteśmy profesjonalni i doświadczeni, wciąż trudno jest rozerwać naszą pracę na strzępy. Jest jeszcze trudniej, gdy ta pętla informacji zwrotnych nigdy się nie kończy – kiedy nic nigdy nie jest wystarczająco dobre, nikt nigdy nie daje ostatecznego potwierdzenia i jest to niekończący się cykl poprawek.

Być może jeszcze bardziej przerażający jest podobny scenariusz: ty, twój szef i zespół jesteście zachwyceni kierunkiem, w jakim zmierza projekt i jesteście gotowi, by wypuścić go w świat – ale po jedenastej godzinie dowiadujesz się, że ktoś z zupełnie innego, ale mimo to ważnego dział musi to podpisać. I oczywiście chcą wszystko zmienić. Jesteś oślepiony.

Czy któraś z tych sytuacji kiedykolwiek Ci się przydarzyła? Naprawdę mam nadzieję, że nie. Ale rzeczywistość jest taka, że ​​prawdopodobnie doświadczysz ich w pewnym momencie kariery kreatywnej lub marketingowej. W dzisiejszych czasach w naszych kuchniach jest wielu przysłowiowych kucharzy. Każdy ma swoją opinię i chce się nią dzielić, ale nie zawsze są zorganizowani co do tego, kiedy i gdzie udzielają informacji zwrotnych.

W tym przypadku przydatne może być ustanowienie procesu kreatywnego przepływu pracy.

Podstawowe zasady

Zanim przejdę do szczegółów, podzielę się kilkoma przemyśleniami:

Po pierwsze, nie ma tutaj uniwersalnego środka. Każda organizacja i zespół jest inny.

Po drugie, pomimo twoich najlepszych starań, aby ustalić proces i uzyskać przekupstwo od wszystkich zaangażowanych, rzeczy (i ludzie) pójdą nieuczciwie. Uzurpują sobie proces, przeskoczą w górę łańcucha lub spóźnią się z informacją zwrotną.

Nie można oczekiwać, że kreatywny proces przepływu pracy będzie doskonały i doskonale wykorzystany. Ale posiadanie podstawowych ram jest przynajmniej punktem wyjścia.

Co to jest kreatywny przepływ pracy?

W najprostszym ujęciu kreatywny przepływ pracy to proces, w ramach którego Twoja organizacja lub zespół generuje, zatwierdza i podpisuje elementy. Obejmuje określenie, kto jest odpowiedzialny za co – i kiedy – w Twojej organizacji. Jest to dokument, który pokazuje hierarchię i/lub przepływ ruchu, od koncepcji przez poprawki do finalizacji. „Proces kreatywnego przepływu pracy” można również nazwać „operacjami kreatywnymi” lub „zarządzaniem przepływem pracy”. Może odnosić się do mediów cyfrowych lub drukowanych, a także do sztuki lub słów.

Dlaczego potrzebujesz kreatywnego procesu przepływu pracy?

Krótka odpowiedź brzmi: oszczędność czasu, pieniędzy i bólów głowy.

Te hipotetyczne scenariusze, które opisałem na początku, przynoszą frustrację i mnóstwo dodatkowej pracy. W najlepszym przypadku kończy się to scenariuszem takim jak ten, który opisałem – nadmierna liczba danych wejściowych i zmian, które trzeba przebrnąć, aby dowiedzieć się, czyje komentarze mają pierwszeństwo przed resztą. W najgorszym przypadku może to sparaliżować Ciebie i Twój projekt oraz uniemożliwić wysyłkę.

Wywodzę się z dziennikarstwa prasowego. Na tej arenie istnieją realne konsekwencje niedoprowadzenia spraw na czas. Moją ciągłą walką było dostarczanie naszego magazynu do drukarni w terminie. Uzgodniliśmy datę przybycia naszych plików – zaplanowany czas w prasie, który był zarezerwowany tylko dla nas. Nasze materiały musiały dotrzeć na czas. Jeśli przegapiliśmy naszą randkę, ktoś inny skoczył do przodu i dostał się do prasy przed nami. Jasne, istniała możliwość płacenia drukarni opłaty za pośpiech, co czasami robiliśmy – ale budżet nie pozwalał na to co miesiąc. Oprócz niedotrzymania terminów drukarskich pojawiły się inne konsekwencje, takie jak zdenerwowani czytelnicy narzekający na otrzymanie czerwcowego magazynu w sierpniu lub zniechęceni reklamodawcy, których reklamy zależne od czasu pojawiały się tak późno, że stały się dyskusyjne.

To prawda, że ​​w dzisiejszym cyfrowym świecie internetowym łatwiej jest przegapić terminy i nadal być w porządku. Technologia chmury pozwala nam aktualizować nasze strony internetowe i reklamy praktycznie w dowolnym czasie iz dowolnego miejsca. Ale nadal są konsekwencje – jak ktoś, kto musi pracować do późna i wprowadzać te aktualizacje. Przeszukiwanie pozornie niekończących się rund edycji, próbując pogodzić, które należą do kogo, a które są najważniejsze z całej grupy, jest szalone jak diabli. To takie rzeczy, które sprawiają, że dział kreatywny chce wyrwać sobie włosy z głowy – lub zrezygnować.

Nie twierdzę, że proces zarządzania przepływem pracy rozwiąże wszystkie te problemy, ale z pewnością może pomóc w usprawnieniu działań i określeniu oczekiwań wszystkich zainteresowanych. I to jest ważny początek.

Kiedy potrzebny jest kreatywny proces przepływu pracy?

Jako minimum polecam ustanowienie systemu przepływu pracy dla dużych projektów, takich jak przeprojektowanie strony internetowej, wprowadzenie nowych produktów i wydarzenia. Ale więcej mocy dla ciebie, jeśli możesz również stworzyć mini-proces dla mniejszych wyników, takich jak e-maile do klientów i posty w mediach społecznościowych.

Podobnie jak w przypadku planowania kalendarza redakcyjnego, posiadanie przejrzystego procesu przepływu pracy pomaga dostosować się i dotrzymać terminów. Ten plan może pomóc Ci wytrwać w zadaniu i zmniejszyć ryzyko, że ludzie potkną się o siebie, aby zrobić to samo. Jeśli zostanie to zrobione dobrze, powinno również pomóc zachować kontrolę nad różnymi wersjami treści. Wszystkie te usprawnienia mogą pomóc Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas, a może nawet pieniądze.

Jak skonfigurować kreatywny proces przepływu pracy w swojej organizacji

Jestem fanem praktycznej nauki, więc teraz przejdźmy przez ćwiczenie. Chwyć notatnik i długopis i zabierzmy się do pracy nad nakreśleniem elementów kreatywnego przepływu pracy w Twojej organizacji.

• Krok pierwszy: Nakreśl hierarchię swojego zespołu
  Kto w Twoim zespole musi dokonać przeglądu? Kto ma ostateczne ostateczne podpisanie? Czy są inne zespoły lub członkowie zespołu, którzy muszą dołączyć? To wszystko są ważne szczegóły do ​​zidentyfikowania. Zapisz nazwiska kluczowych osób i zespołów, które powinny wziąć udział. Umieść gwiazdkę obok ostatecznego recenzenta. I zauważ, że to naprawdę musi być jedna osoba. Zatwierdzenie przez komisję nie jest dozwolone. To tylko spowoduje więcej bólów głowy.
• Krok drugi: dokładnie oceń osobowość swojej organizacji
  To jest trochę bardziej subiektywne. Ale jak funkcjonuje twój zespół? Naprawdę?

Tak naprawdę każda osoba – i zespół – funkcjonuje inaczej. Aby skonfigurować przepływ pracy, który faktycznie zadziała, musisz dokładnie przyjrzeć się naturalnemu działaniu zespołu, a następnie postępować zgodnie z tym modelem. Chcesz zbudować okrągły otwór na okrągły kołek, zamiast wprowadzać inną geometrię, która po prostu nie będzie działać. Chcesz mieć pewność, że ta nowa warstwa dla operacji będzie płynąć i dobrze pasować – a zatem będzie używana.

Pomyśl więc o swoim zespole. Czy składasz się z grupy indywidualnych współpracowników i introwertyków? A może Twój zespół współpracuje i jest wielkim fanem interakcji w czasie rzeczywistym? Zrób te notatki.

• Krok trzeci: ustal, gdzie będą odbywać się przeglądy – oraz jak i kiedy
  Cofnij się o krok i zobacz, co odkryłeś. Czy uważasz, że Twój zespół poradzi sobie lepiej dzięki osobistym spotkaniom lub indywidualnym przydzieleniom zadań? Bądź szczery – nie chodzi o to, czego chcesz, ale o to, co jest najlepsze dla zespołu. Na przykład, jeśli wszyscy jesteście introwertykami, prawdopodobnie nie chcecie osobiście planować przeglądu całego zespołu, aby ludzie mogli dzielić się swoimi opiniami – aby nie skończyć w pokoju z kamiennymi twarzami, milczącymi ludźmi, którzy e-mailem później ze swoimi przemyśleniami. … Tak samo, jeśli twój zespół jest bardziej zaangażowany i współpracujący – taki, który niczego nie osiągnie, chyba że jest w pokoju z kimś, kto prosi go o opinię TERAZ – wtedy najlepiej nie wysyłać wiadomości e-mail z prośbą ich do przeprowadzenia przeglądu w swoim czasie. Ponieważ bądźmy szczerzy: to się po prostu nie wydarzy. Zapisz najlepszy sposób zbierania opinii, na przykład przez e-mail lub wspólne spotkanie.

Określ także, jakich narzędzi będziesz używać. Na przykład, czy wolisz przechwytywać notatki cyfrowo, na przykład za pośrednictwem pliku udostępnionego w usłudze takiej jak Dropbox lub SharePoint? A może Twoi recenzenci prześlą swoje opinie e-mailem? Czy powinni to wydrukować i „przekreślić” twoją pracę, a następnie umieścić pliki na twoim biurku? Jeśli spotykasz się osobiście, kto jest notatnikiem odpowiedzialnym za przechwytywanie wszystkich informacji zwrotnych na tablicy lub notatniku?

Potwierdź również godzinę i datę przeglądu. Wyjaśnij, co rozumiesz przez „zamknięcie działalności” lub „koniec dnia”; czy na przykład jest 18:00 czy północ?

Kolejna kluczowa decyzja: czy będą ograniczenia liczby komentarzy, które każda osoba może dodać?

Nie mogę ci odpowiedzieć na wszystkie te pytania. Ale chcę je podnieść, abyś mógł ocenić, co musisz zdefiniować. Ważne jest, aby być szczegółowym i konkretnym w swoich oczekiwaniach.

Połącz to razem: Stwórz swój proces przepływu pracy

Gdy masz już wszystkie te elementy, nadszedł czas, aby połączyć przepływ pracy.

Zacznij od ołówka lub tablicy, ponieważ bardzo prawdopodobne jest, że wszystko się zmieni. Rozpocznij identyfikowanie różnych elementów: kto tworzy treść, kto jest odpowiedzialny za wstępną recenzję i kiedy, kto dokonuje poprawek i do kiedy, kto jest w zespole drugiej recenzji, kto wprowadza ostateczne zmiany i kto jest Twoim ostatecznym -ostatnia osoba podpisująca.

Po utworzeniu wersji roboczej, która Ci się podoba, umieść ją w schemacie blokowym. Możesz użyć narzędzia do wizualizacji, takiego jak Visio lub PowerPoint, aby zilustrować przepływ i hierarchię, a nawet utworzyć podstawową listę w programie Word.

Zdobądź wykup drużyny

Gratulacje! Jesteś na dobrej drodze. Ale jest jeszcze jeden krok, zanim będziesz mógł to wdrożyć i zacząć z niego korzystać: musisz udostępnić przepływ pracy swojemu zespołowi, aby upewnić się, że rozumieją i akceptują warunki i proces. Poproś ich o opinie (ironiczne, prawda?) i w razie potrzeby wprowadź poprawki. Możesz pominąć ten krok, ale jeśli to zrobisz, jest bardzo prawdopodobne, że Twoja ciężka praca pozostanie niewykorzystana i zignorowana. Ludzie lubią ważyć, jak zauważyliśmy.

Wskazówki bonusowe

• Ogranicz liczbę ocen, aby nie przeglądać i nie poprawiać w nieskończoność. Nikt nie lubi czuć się jak chomik w kołowrotku! Postaraj się ograniczyć do dwóch rund poprawek – najwyżej trzech.
• Ustal konwencję nazewnictwa dla poprawionych plików, aby uniknąć zamieszania i nadpisywania pracy. Na przykład dołącz pliki o prostych nazwach, takich jak „v1” lub data, a także inicjały recenzenta.
• Jeśli naprawdę chcesz mieć ochotę, możesz zamienić swój proces przepływu pracy w elementy kalendarza i przypomnienia.

Nie mogę obiecać, że proces kreatywnego przepływu pracy rozwiąże problemy z edycją po jedenastej godzinie i zredukuje cały stres związany z rewizjami, ale powinien przynajmniej ustanowić pewien porządek i granice wokół tego procesu.

Chciałbym usłyszeć od ciebie: jak radzisz sobie z wieloma rundami poprawek?