Audyt stosu technologii: przyjrzyjmy się Twoim narzędziom

Czy zastanawiałeś się kiedyś, czy Twój stos technologii może być przyczyną nieefektywnych operacji?

Twój stos może zawierać najlepsze w branży narzędzia do wspierania marketingu, sprzedaży, obsługi klienta, operacji wewnętrznych i innych kluczowych aspektów działalności. Kiedy jednak spojrzysz na to z perspektywy ekosystemu, musisz zadbać o to, aby wszystkie narzędzia płynnie się ze sobą integrowały, aby wyeliminować nieefektywności.

Cofnijmy się o krok, aby omówić, jakie korzyści audyt stosu technologii może przynieść Twojej organizacji i jak możesz go przeprowadzić.

Co to jest stos technologiczny?

Wszystko, czego używasz do wspierania swoich operacji biznesowych, obejmuje Twój stos technologii.
Od Martech (technologia marketingowa) po oprogramowanie wspomagające sprzedaż, od platform obsługi klienta po systemy komunikacji wewnętrznej – każde narzędzie i oprogramowanie, którego używasz, tworzy Twój stos technologii.

Narzędzia w stosie technicznym

W ciągu ostatnich kilku lat, zwłaszcza wraz ze wzrostem liczby RevOps, nastąpiła znacząca zmiana w sposobie, w jaki firmy traktują priorytetowo efektywność operacyjną. Model koła zamachowego RevOps pomógł nam uzyskać wiedzę niezbędną do osiągnięcia tego celu dzięki kilku prostym strategiom:

1. Lepsza współpraca i wyrównanie między zespołami
2. Mniej znaczy więcej
3. Scentralizowana informacja
4. Optymalizacja procesów
5. Ciągłe szkolenia i rozwój

Dzięki zastosowaniu trzeciego filaru RevOps, czyli technologii, firmy mogą nie tylko zmniejszyć koszty związane ze zbędnymi narzędziami, ale także zwiększyć ogólną synergię i skuteczność swojej strategii GTM.

W tym miejscu z pomocą przychodzi audyt stosu technologii. Przeprowadzając dokładną ocenę stosu technologii, możesz zidentyfikować wszelkie luki lub nadmiary i wprowadzić niezbędne zmiany w celu optymalizacji swoich działań. Nowoczesny stos technologii powinien być usprawniony, wydajny i skalowalny, umożliwiając płynną współpracę i większą produktywność.

Dlaczego potrzebujesz audytu stosu technologii?

1. Odizolowane dane utrudniają współpracę i dostosowanie

Powtarzając to, co powiedzieliśmy wcześniej, samo posiadanie najlepszych narzędzi nie gwarantuje sukcesu. Jeśli Twój ekosystem technologiczny nie integruje płynnie wszystkich narzędzi, może to prowadzić do silosów danych, co powoduje nieefektywność, dublowanie wysiłków oraz marnowanie czasu i zasobów.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest niezbędna do osiągnięcia celów organizacji. Jednakże, gdy każdy dział korzysta ze swojej technologii bez możliwości integracji, utrudnia to dostosowanie i współpracę między zespołami. Może to odwrócić uwagę zespołów od ich długoterminowych celów organizacyjnych, powodując skupienie się wyłącznie na indywidualnych celach wydziałowych.

Co więcej, jeśli zespoły nie uzyskują dostępu do danych z tego samego źródła, określenie ogólnego sukcesu i określenie, które strategie są skuteczne, staje się trudne.

2. Fragmentaryczna podróż klienta

Kiedy powstają silosy danych, a działy w organizacji nie są do siebie dopasowane, tworzy to fragmentaryczną podróż klienta, która może utrudniać efektywną komunikację z klientami. Bez jednolitego obrazu interakcji i punktów styku klienta trudno jest zrozumieć jego potrzeby i preferencje.

Pozbawione tego zespoły sprzedaży i marketingu nie są w stanie zapewnić spersonalizowanych doświadczeń, a klienci oczekujący płynności w punktach kontaktu napotykają zakłócenia, które obniżają satysfakcję i lojalność.

3. Niewykorzystane narzędzia drenują Twój budżet

Masz problem z wyjaśnieniem kwoty, jaką Twój stos technologii zajmuje w rocznym budżecie?

Często skaczemy i inwestujemy w nowe narzędzia, które są albo nowe na rynku (do używania których większość z nas może łatwo zostać przyciągnięta/zmuszona), albo też wiążą się z „produktywnością” lub „efektywnością”. Zamiast patrzeć na to całościowo z perspektywy ekosystemu technologicznego, innymi słowy inwestować w narzędzia, które są wielofunkcyjne i mają możliwości integracji, stale zwiększamy naszą piramidę stosu technologii. Ma to szkodliwy wpływ na budżet organizacji, co może prowadzić do napięć finansowych.

Chociaż niektóre z tych narzędzi mogły wydawać się interesujące, gdy niedawno w nie zainwestowano, z biegiem czasu tracą one swą iskrę i są spychane w ciemny kąt, gdzie nikt nie zawraca sobie głowy ich używaniem. To niedostateczne wykorzystanie można wyraźnie zobaczyć na poniższym wykresie zaczerpniętym z raportu Zylo na temat zarządzania SaaS, który rzuca światło na ilość technologii marnowanej w firmach różnej wielkości.

Źródło: Raport Indeksu Zarządzania SaaS Zylo 2023

4. Złe dane utrudniają postęp

Zapewnienie integralności danych w stosie technologii ma kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji. Ważne jest jednak, aby stawić czoła wyzwaniom związanym z kwestiami bezpieczeństwa i niespójnościami danych, które mogą powodować potencjalne pułapki.

W obliczu rosnącej liczby naruszeń bezpieczeństwa i obaw związanych z prywatnością danych organizacje często czują się zmuszone do przeglądu i wzmocnienia swoich środków bezpieczeństwa w ramach swojego stosu technologii.

Jednocześnie niespójności danych mogą prowadzić do niedokładności w raportach i rozbieżności pomiędzy różnymi narzędziami, co utrudnia uzyskanie jednolitego obrazu danych klientów.

Stanowi to poważne wyzwanie, któremu organizacje muszą nadać priorytet, nie tylko w celu ograniczenia zagrożeń bezpieczeństwa, ale także w celu zapewnienia wiarygodnych i spójnych spostrzeżeń na potrzeby strategicznego podejmowania decyzji.

5. Przestarzała technologia wpływa na skalowalność

Nie można mówić o rozwoju bez optymalizacji.

Technologia odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu procesów i przepływów pracy, ale nie można niedoceniać wpływu niewydajnego stosu technologii na skalowalność.

Jeśli od czasu do czasu nie dokonasz audytu lub przeglądu swojego stosu technologii, ograniczasz się do istniejących zasobów, które mogą nie być tak wydajne i produktywne jak inne, co utrudnia rozwój i skalowalność.

Wyzwanie to dodatkowo potęgują względy bezpieczeństwa i zgodności, ponieważ przestarzałe systemy stają się podatne na zagrożenia. Zajęcie się tymi zagrożeniami bezpieczeństwa związanymi z przestarzałym stosem technologii jest niezwykle istotne, zwłaszcza w dzisiejszym surowym otoczeniu regulacyjnym, w którym zgodność nie podlega negocjacjom.

6. Zmniejszona produktywność i frustracja wśród pracowników

Wyobraź sobie, że próbujesz poruszać się po złożonej sieci narzędzi, marnując cenny czas i zakłócając przepływ pracy. Jest to rodzaj nieefektywności, który może wynikać ze źle zoptymalizowanego stosu technologii.

Na tym frustracja się nie kończy – pracownicy, którzy muszą radzić sobie z nieporęcznymi narzędziami, często doświadczają spadku produktywności i satysfakcji. Często sięgają po wsparcie techniczne, odwracając uwagę od podstawowych obowiązków.

To niezadowolenie nie ogranicza się tylko do organizacji; rozciąga się na interesariuszy, w tym pracowników i klientów, którzy wyrażają swoje niezadowolenie. To jakby usłyszeć zbiorowe westchnienie frustracji z powodu obecnego stanu środowiska technologicznego. Rozwiązanie tych problemów nie dotyczy wyłącznie technologii; chodzi o wspieranie pozytywnej i wydajnej kultury pracy, która oddziałuje na wszystkich zaangażowanych w tę podróż.

Ogólnie rzecz biorąc, dokładny audyt stosu technologii okazuje się strategiczną inwestycją w optymalizację wydajności, redukcję kosztów i wzmocnienie bezpieczeństwa operacji biznesowych.

Jak przeprowadzić audyt stosu technologii?

Teraz, gdy omówiliśmy, czym jest stos technologii i jakie korzyści odniesiesz z jego audytu; przyjrzyjmy się, jak faktycznie przeprowadzić audyt stosu technologii:

1. Kompleksowa inwentaryzacja:

Rozpocznij audyt od sporządzenia kompleksowej listy wszystkich narzędzi aktualnie używanych w różnych działach. Spis ten posłuży jako kamień węgielny do przeprowadzenia szczegółowej analizy całego stosu technologii.

2. Analiza funkcjonalna:

Zapoznaj się z funkcjonalnością każdego narzędzia i poznaj jego rolę, cechy oraz sposób, w jaki przyczynia się do procesów operacyjnych. Analiza ta dostarcza cennych informacji na temat tego, czy narzędzie odpowiada bieżącym potrzebom Twojej firmy.

3. Grupowanie funkcjonalne:

Kategoryzuj narzędzia o podobnych funkcjonalnościach, aby zidentyfikować wszelkie nadmiary i usprawnić operacje. Ten krok pomoże Ci zidentyfikować wszelkie pokrywające się obszary, wyeliminować zduplikowane narzędzia i stworzyć bardziej wydajny ekosystem technologiczny.

4. Ocena wykorzystania:

Oceń wykorzystanie każdego narzędzia i wskaż te, które są niewykorzystane lub w ogóle nie są używane. Zastanów się, jaką wartość te narzędzia wnoszą do organizacji i czy ich funkcjonalności można zastąpić lub zintegrować z bardziej kompleksowymi rozwiązaniami.

5. Ocena integracji:

Sprawdź możliwości integracji każdego narzędzia. Oceń, jak skutecznie współpracują, tworząc jednolity i harmonijny ekosystem technologiczny. Zidentyfikuj wszelkie potencjalne luki lub konflikty w integracji i ustal priorytety narzędzi, które płynnie się uzupełniają.

6. Optymalizacja i wdrożenie:

Po uzyskaniu jasnego zrozumienia roli, funkcjonalności i możliwości integracji każdego narzędzia nadszedł czas na optymalizację stosu technologii w celu dostosowania go do celów organizacji. Wdrażaj strategiczne zmiany, aby mieć pewność, że poprawiony stos nie tylko spełnia Twoje bieżące potrzeby, ale także wspiera przyszłą skalowalność i rozwój.

Jak powinien wyglądać nowoczesny stos technologii?

Podsumowując, dla wydajności i powodzenia operacji biznesowych kluczowe znaczenie ma harmonijnie zintegrowany stos technologii.

Nowoczesny stos technologii wykracza poza zwykły zbiór wiodących w branży narzędzi; jest to ekosystem, który płynnie integruje się w celu wyeliminowania nieefektywności. Jak wspomniano wcześniej, kompleksowy audyt stosu technologii pomaga odkryć nieefektywności ukryte na pierwszy rzut oka i pomaga zainicjować proces budowania skutecznego stosu technologii.

Jak zatem powinien wyglądać nowoczesny stos technologii?

Powinien być usprawniony, wydajny i skalowalny, umożliwiając współpracę, redukując koszty i wzmacniając bezpieczeństwo. Kiedy badamy wyzwania, takie jak izolowane dane, fragmentaryczne ścieżki klientów, niewykorzystane narzędzia, złe dane i przestarzała technologia, oczywiste staje się znaczenie spójnego i zoptymalizowanego stosu technologii. Sprostając tym wyzwaniom, dobrze skontrolowany i nowoczesny stos technologii staje się kamieniem węgielnym doskonałości operacyjnej, torując drogę do trwałego wzrostu i sukcesu.