Komu zaufasz, że wybierze następny kościelny system baz danych?

Czy jesteś gotowy, aby wybrać następny system bazy danych kościoła?

Możesz używać tego systemu przez następne siedem do dziesięciu lat. Twój system bazy danych to elektroniczna podstawa całego kościoła, śledząca członków, wolontariuszy, darowizny i nie tylko.

„Wybór odpowiedniej metody selekcji dla swojej kultury nie może być przeceniony. Dobre dopasowanie może zaowocować ekscytującym i owocnym doświadczeniem przejścia z wysokim wskaźnikiem przyjęcia” – mówi Tavie Allan, COO Think Ministry.

Ale „przypadkowe podejście może spowodować, że (Twój zespół) poczuje się urażony i rozczarowany, a następnie stanie się niezaangażowanymi użytkownikami. Warto zainwestować czas w wybór procesu, który zjednoczy Twój zespół po jego zakończeniu”.

Zazwyczaj widzimy, że kościoły stosują jedno z kilku podejść do wyboru kolejnego systemu baz danych:

• Jedna osoba leci samotnie nad całym procesem poszukiwań i selekcji.
• Tworzy się wewnętrzny zespół, aby wnieść różne perspektywy do procesu podejmowania decyzji.
• Zatrudnia się zewnętrznego konsultanta, który pomaga w podjęciu świadomej decyzji.

Chociaż każde z powyższych podejść może działać, mają one określone zalety i wady, które podzielimy poniżej.

Ale bez względu na to, kto ma za zadanie wybrać następny system bazy danych kościołów, pamiętaj, aby opracować pisemne kryteria, które obejmują Twoje krytyczne potrzeby, systemy, które należy wymienić, istniejące systemy, które chcesz zintegrować z nowym systemem, oraz bieżące problemy zwrotnica.

1. Jednoosobowe podejście

Idziesz, ty

Wybór przez jedną osobę systemu bazy danych kościoła jest bardziej powszechnym podejściem, niż mogłoby się wydawać.

Kiedy przejąłem funkcję administratora kościoła z 15 członkami personelu i cotygodniową obecnością 1500 członków, podjąłem solowy projekt, aby wybrać nasz nowy ChMS. Miałem błogosławieństwo pastora i wybrałem spośród systemów, z którymi miałem już pewne doświadczenie. Uważam, że większość założycieli kościołów robi to w ten sposób.

Plusy

1. Prędkość. Jedna osoba może w odpowiednim czasie przebrnąć przez opcje, spotkania i prezentacje oprogramowania.
2. Prostota. Porównując ze sobą różne opcje bazy danych kościołów, trzeba przyswoić sobie wiele szczegółów. Nadążanie zespołu za wszystkimi tymi szczegółami może być skomplikowane.
3. Zdecydowanie. Jeśli jedna osoba jest odpowiedzialna za decyzję, istnieje tylko jedna opinia i perspektywa do zarządzania.

Cons

1. Odpowiedzialność. Jeśli zignorujesz tę decyzję, dokonując nieświadomego wyboru, będziesz musiał zaakceptować wszystkie konsekwencje i obwiniać za błąd.
2. Brak perspektywy. Jeśli podejmujesz tę decyzję samodzielnie, możesz nie wiedzieć, jakie są potrzeby poszczególnych działów.
3. Stronniczość. Jako osoba fizyczna masz więcej możliwości, aby Twoje osobiste uprzedzenia wpłynęły na ostateczny wybór. Na przykład możesz przywiązywać nieproporcjonalne znaczenie do takich czynników, jak niski koszt, rozpoznawalność marki lub niszowe funkcje, takie jak całodobowa obsługa czatu.

Zalecenie: Podejmij podejście solo tylko wtedy, gdy nie masz innego wyboru z powodu ograniczeń czasowych lub personalnych. Opracuj zestaw wymagań i parametrów do podjęcia tej decyzji. Podziel się tymi kryteriami ze swoim zespołem przed rozpoczęciem procesu selekcji i przed wyborem finalisty. Pozwól zainteresowanym stronom na sprawdzenie wiodącego kandydata przed dokonaniem ostatecznej selekcji.

Jeśli w twoim kościele przeciętnie tygodniowo uczęszcza ponad 500 osób, całkowicie unikaj tego podejścia. Przy takiej wielkości nieuchronnie będą ludzie w twoim kościele, którzy są przygotowani, aby pomóc ci w tym projekcie badawczym. Są szanse, że masz członków zespołu, którzy powinni kształtować decyzję, a prawo weta może być dla nich korzystne, aby uniknąć kosztownego błędu.

2. Podejście zespołowe

Praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa

Odkryliśmy, że zebranie zespołu w celu wybrania następnego ChMS jest najczęstszym podejściem stosowanym przez większe kościoły. Ma to sens z oczywistych powodów: system musi odpowiadać na potrzeby pracowników i wolontariuszy pełniących różne role, w tym zespołu księgowego, zespołu technicznego, zespołu ds. obiektów, ministerstw pierwszej linii i ministerstw ze szczególnymi problemami, takimi jak dzieci i członkowie troska, żeby wymienić tylko kilka.

Czy nie ma więc sensu reprezentowanie kilku z tych różnych zespołów podczas procesu selekcji?

Plusy

1. Większa perspektywa. Im więcej perspektyw zastosowanych w procesie selekcji, może skutkować podjęciem decyzji, która odpowiada potrzebom szerszego grona Twoich pracowników.
2. Wpisowe. Jeśli interesariusze czują, że ich wkład został doceniony i wzięty pod uwagę podczas procesu podejmowania decyzji, jest bardziej prawdopodobne, że dokonają zakupu po dokonaniu wyboru.
3. Płynniejsza implementacja. Po udziale w badaniach, prezentacjach i procesie selekcji Twój zespół selekcyjny powinien mieć wszystko, czego potrzebuje, aby po dokonaniu selekcji przekształcić się w zespół wdrożeniowy.

Cons

1. Osiągnięcie konsensusu. Ustalenie, jakie kryteria są najważniejsze, a co dopiero podjęcie ostatecznej decyzji, będzie wymagało więcej wysiłku i współpracy niż podejście jednoosobowe.
2. Stronniczość departamentów. Należy zadbać o to, aby głos jednego departamentu (na przykład wiodących pastorów) nie miał nieproporcjonalnego wpływu na proces podejmowania decyzji.
3. Rozproszenie personelu. Wiązanie wielu osób przez długą fazę badań może wpłynąć na inne priorytety.

Zalecenie: W większości przypadków jest to podejście, które należy przyjąć, ale staraj się, aby zespół selekcyjny był jak najmniejszy, jednocześnie reprezentując przekrój personelu. Pamiętaj, aby po drodze informować resztę personelu. Nie zaniedbuj sprzedaży wewnętrznej potrzebnej po zidentyfikowaniu kandydata i przed podpisaniem umowy.

Zapoznaj się z tą pomocną infografiką, która ilustruje, jak taki zespół może ze sobą współpracować.

Wybór nowego ChMS

3. Podejście konsultanta

„Gdybyś zechciał, poprowadziłbyś nas przez typowy dzień dla siebie?”

Właściwy konsultant może wnieść doświadczenie i strukturę do tej ważnej decyzji. Nie widzimy tego podejścia tak często, ale zawsze ma to pozytywny wpływ na to, jak obiektywny będzie proces. Konsultant powinien przynieść do Twojego zespołu dobrze zdefiniowany zestaw pytań, aby określić kluczowe kryteria, których potrzebujesz dla swojego nowego systemu. .

Pomogą w ustaleniu priorytetów kryteriów i zmierzeniu systemów kandydatów. Możesz oczekiwać, że dostawcy, którzy współpracują z twoim konsultantem, przyniosą swoją grę klasy A na prezentację — wiedząc, że współpracują z ekspertem — i mogą nawet poprosić inżyniera sprzedaży o prowadzenie demonstracji oprogramowania.

Plusy

1. Określony termin. Dobry konsultant powinien być w stanie określić ostateczny harmonogram dokonania ostatecznego wyboru.
2. Profesjonalizm. Możesz oczekiwać, że dobry konsultant zrobi takie rzeczy, jak wysłanie profesjonalnego zapytania ofertowego (RFP) do potencjalnych dostawców.
3. Zaufanie. Chociaż droga konsultanta może kosztować więcej niż podjęcie decyzji we własnym zakresie, będziesz mieć pewność, że skorzystałeś z pomocy eksperta, aby znaleźć odpowiedni system bazy danych kościoła dla swojego kościoła.

Cons

1. Koszt. Za swoje usługi będziesz musiał zapłacić konsultantowi.
2. Niewidoczne uprzedzenie. Konsultant może wnieść do procesu selekcji własne uprzedzenia, na przykład przyjazne relacje z konkretnymi dostawcami.
3. Zakres. Idąc ścieżką konsultanta, możesz wykluczyć niektórych mniejszych dostawców, którzy nie mają działu propozycji, który odpowiadałby na zapytania ofertowe.

Rekomendacja: Jeśli możesz pozwolić sobie na zatrudnienie doświadczonego konsultanta, to podejście jest doskonałe. Firma lub osoba, którą zatrudniasz, powinna mieć aktualną wiedzę na temat rynku i najlepsze dostępne opcje. Ich wiedza na temat różnych dostawców i systemów może pomóc w uniknięciu wybierania systemów opartych wyłącznie na odczuciach zespołu w związku z kilkoma interakcjami ze sprzedawcą.

Widzieliśmy wiele zapytań ofertowych od kilku znanych grup, które oferują tę usługę, w tym Ministry Business Services i Enable Ministry Partners.

Świadomy wybór to dobry wybór

Niezależnie od tego, czy ostatecznie zdecydujesz się pozostawić tę ważną decyzję jednej osobie, wewnętrznemu komitetowi, czy konsultantowi zewnętrznemu, wcześniejsze ustalenie oczekiwań jest kluczem do wyboru kościelnego systemu bazy danych, który będzie dobrze służył Twojemu kościołowi przez wiele lat.

Aby uzyskać jeszcze głębsze spojrzenie na proces związany z wyborem systemu zarządzania kościołem, zobacz Proces wyboru internetowego systemu zarządzania kościołem: studium przypadku Wallis C. Metts, Jr. Ph.D.

Te artykuły mogą również okazać się przydatne w procesie podejmowania decyzji:

• Przewodnik po cenach oprogramowania do zarządzania kościołem
• Inteligentny przewodnik po kupowaniu oprogramowania do zarządzania kościołem
• Pytania, które należy zadać przed zakupem oprogramowania do zarządzania kościołem
• Kiedy wyznanie ma znaczenie? Wybór odpowiedniego rozwiązania ChMS dla Twojego Kościoła
• Porównanie 5 największych dostawców oprogramowania do zarządzania kościołem