Kiedy potrzebujesz narzędzia do zarządzania zasobami cyfrowymi

„Kiedy potrzebuję narzędzia do zarządzania zasobami cyfrowymi?” nie jest to pytanie, które jest najważniejsze dla większości marketerów treści… ale powinno.

W jaki sposób śledzisz wszystkie treści, które tworzysz dla swojej firmy? Obejmuje to posty na blogach, filmy, eBooki, oficjalne dokumenty, infografiki, arkusze danych, studia przypadków, memy i tak dalej. Ponadto, w jaki sposób śledzisz wszystkie zasoby – takie jak zdjęcia lub muzyka – które zostały użyte do wytworzenia tych treści?

W Act-On od jakiegoś czasu robimy porządki w naszej bibliotece treści. Ostatnio zdecydowaliśmy się na współpracę z dostawcą zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM), który może inwentaryzować i śledzić wszystkie nasze treści, a także udostępniać je naszym zespołom sprzedaży w oparciu o ich bieżące potrzeby z potencjalnymi klientami.

W tym odcinku podcastu Rethink Karrie Sundbom, starszy menedżer ds. treści w firmie Act-On, przeprowadza wywiad z Cathy McPhillips na temat tego, kiedy marketerzy powinni rozważyć wdrożenie narzędzia do zarządzania zasobami cyfrowymi.

Cathy jest wiceprezesem ds. marketingu w Content Marketing Institute, gdzie kieruje działaniami marketingowymi we wszystkich obiektach CMI, od Content Marketing World po magazyn CCO . Możesz śledzić ją na Twitterze @cmcphillips.

Ciesz się rozmową i mamy nadzieję, że dostaniesz jeden lub dwa dania na wynos, które możesz wnieść do swojej firmy.

Karrie Sundbom : Czy możesz powiedzieć mi trochę więcej o sobie, o CMI i swojej roli w nim?

Cathy McPhillips : Po pierwsze, bardzo dziękuję za przyjęcie mnie. Jesteśmy partnerem Act-On od wielu lat i miło jest poznać niektórych ludzi z Twojej firmy. Pracuję w CMI od około pięciu lat. I kieruję naszym wspaniałym zespołem marketingowym. Na co dzień skupiam się na zwiększaniu liczby subskrybentów poczty e-mail i zachęcaniu ludzi do osobistego udziału w naszych wydarzeniach, w szczególności w Content Marketing World. Nasz zespół zajmuje się wszystkim, od społeczności, przez zarządzanie społecznością, rozwój widowni i automatyzację marketingu, PR i media, a ja osobiście skupiam się również na witrynie contentmarketingworld.com, naszej strategii marketingowej dla każdej z naszych nieruchomości daleko poza Content Marketing World. Mamy edukację, nasz uniwersytet CMI, mamy kolejne wydarzenie, mamy magazyn, więc dużo się u nas dzieje. W pewnym sensie nadzoruję zespół specjalistów od marketingu we wszystkich tych różnych obszarach.

Karrie : Wygląda na to, że zdecydowanie masz pełne ręce roboty i wydajesz się dotykać prawie każdego elementu marketingu, który moim zdaniem wpłynie na rzeczy, o których będziemy dzisiaj mówić, czyli zarządzanie zasobami cyfrowymi. Jesteśmy bardzo podekscytowani. We wrześniu nasz zespół jest zarejestrowany w Content Marketing World. Czy macie jakieś zajawki tego, czego możemy się spodziewać? Czy możesz się czymś podzielić?

Cathy : Czeka cię taka uczta. To mój ulubiony tydzień w roku. Spodziewamy się, że w tym roku około 4000 marketerów z ponad 70 krajów przyjedzie do Cleveland w stanie Ohio. I to jest takie niesamowite wydarzenie. To jak wielkie spotkanie rodzinne, a my po prostu uwielbiamy widzieć wszystkich, z którymi rozmawialiśmy przez cały rok z całego świata. A kiedy po prostu widzisz, jak ludzie widzą się nawzajem i dają te niedźwiedzie uściski, to jest jak: „Jak dobrze cię widzieć!” To takie niesamowite wydarzenie. Można by pomyśleć, że z 4000 osób to takie duże, ale tak naprawdę jest to wielkie i małe wydarzenie na wiele, wiele sposobów.

Karrie : Jestem bardzo podekscytowana, ponieważ dzisiaj rozmawiamy o rzeczach mi bliskich i drogich oraz o problemie, nad którym pracowałam przez kilka lat w Act-On. I to jest zarządzanie zasobami cyfrowymi. Czy możesz krótko wyjaśnić, co to jest?

Cathy : Jestem w twojej łodzi. Pracuję nad tym z członkami naszego zespołu od wielu lat. Nie jestem ekspertem w zarządzaniu zasobami cyfrowymi, ale jestem użytkownikiem i podczas tego procesu nauczyłem się tak wiele, że uznałem to za bardzo przydatne. Aby uzyskać definicję, udałem się do jednego z naszych przyjaciół, zespołu Widen, który definiuje DAM jako zarządzanie, organizację i dystrybucję zasobów cyfrowych, takich jak filmy, obrazy i pliki kreatywne, z centralnego centrum treści. Tak więc potencjalnie posiadanie systematycznego sposobu przechowywania, organizowania oraz znajdowania i ponownego wykorzystywania treści i zasobów.

Karrie : Myślę, że robiliśmy to w oparciu o treść. Ale skoro już o tym wspomniałeś, wszystkie nasze zasoby, takie jak nasze logo, wszystkie nasze zasoby wizualne, nasze szablony, powinny znajdować się w tym samym miejscu. Czy zarządzanie zasobami cyfrowymi istnieje już od jakiegoś czasu? Czy to nowa rzecz?

Cathy : Cóż, taka jest teraz terminologia. Ale myślę, że to trochę jak termin „content marketing”. Istnieje już od dłuższego czasu, ale myślę, że wraz z rozwojem tego terminu i ogromną ilością treści wielu marketerów pomyślało, że nadszedł czas, abyśmy przyjrzeli się uporządkowaniu naszych zasobów i byli mądrzejsi o nasze treści. Tak narodziły się DAM-y. I myślę, że nie ma nic gorszego niż tworzenie tej epickiej zawartości i używanie jej lub rozpowszechnianie jej tylko raz, ponieważ nie śledzisz jej tak, jak powinieneś. I myślę, że w ten sposób to wszystko stało się tą nową rzeczą.

Karrie : Czy robiłeś to, co my, czyli arkusze kalkulacyjne Excela i Dysk Google, dopóki nie wdrożyliśmy niedawno narzędzia? Jak sobie radzicie – i jak sądzicie, jak inne firmy na podstawie tego, co widzieliście, zarządzają swoimi treściami i innymi zasobami?

Cathy : Rozmawiałam z wieloma rozwiązaniami i ludźmi, którzy je stosują. A kiedy mówię, że korzystaliśmy z Excela, Dysku Google, Dropbox, a teraz korzystamy z Boxa, śmieją się i mówią: „Cóż, to normalne”. To właśnie robi wiele osób. To świetny pierwszy krok do wdrożenia DAM. Ponieważ jeśli już wiesz, jak chcesz zorganizować swoje treści, jesteś o wiele bliżej określenia, które rozwiązanie jest dla Ciebie odpowiednie.

Wchodzenie i mówienie „potrzebujemy DAM” bez rozmowy z każdym członkiem twojego zespołu, aby zobaczyć, jak chcą korzystać z systemu, zdecydowanie nie jest właściwym sposobem na zrobienie tego. Myślę więc, że sposób, w jaki ty i ja to robimy, może wydawać się nam nieefektywny, ale prawdopodobnie jest to niesamowity pierwszy krok, aby dostać się tam, gdzie chcesz być.

Karrie : Zgadzam się. Podobnie jak Ty, mamy folder Box, mamy Dysk Google, mamy arkusze kalkulacyjne Excel i staramy się udostępniać je jak największej liczbie osób. Ale wydaje się, że bez względu na to, co robimy, nikt nigdy nie był w stanie znaleźć treści, mimo że wydaje nam się to dość uporządkowane. Czy to problem, z którym również się spotkałeś, a może jednym z bolączek, które skłoniły Cię do większego zainteresowania znalezieniem narzędzia DAM, jest być może brak możliwości znalezienia przez ludzi tego, czego szukają — Ciebie zawsze wysyłasz rzeczy, te same rzeczy w kółko?

Cathy : Właśnie. Myślę, że w pewnym sensie staliśmy się mistrzami wyszukiwania w Dropbox lub e-mailu. Ale rzeczy, które wpisuję, aby faktycznie znaleźć treść, której szukam, to naprawdę dziwne wyszukiwanie. Skąd wiedziałem, że to faktycznie zadziała, jest po prostu bardzo zabawne. Ale dla kogoś innego znalezienie tego, czego szukam, byłoby dla niego naprawdę trudne. Więc mogę znaleźć swoje rzeczy i ty możesz znaleźć swoje, ale jeśli ktoś inny próbuje je znaleźć, to jest to tylko strata czasu. Czasami, gdy piszę post na blogu Content Marketing World i chcę znaleźć zdjęcie prelegenta z Content Marketing World 2015, mówię: „OK, pozwól mi wypuścić mój program, mówili na Środa, środa po południu, OK…. Siedzę i przeglądam te wszystkie zdjęcia. I to jest tak, że musi być łatwiejszy sposób na zrobienie tego.

Mam swój system, ale po prostu nie jest wydajny. A czas to pieniądz. Mimo że dokonujemy dość znacznej inwestycji w zdobycie DAM, z czasem, miejmy nadzieję, będzie to pranie, a następnie oszczędność pieniędzy.

Kari : Absolutnie. I wspomniałeś o czymś, co zrobiłeś, czyli o audycie treści. Czy to dobry pierwszy krok? Może ktoś, kto nawet nie ma arkusza kalkulacyjnego Excel, może zacząć w ten sposób, ale stworzyć audyt i coś w rodzaju listy wszystkiego w formie arkusza kalkulacyjnego?

Cathy : Przeglądamy wszystkie nasze treści, aby zobaczyć, co jest istotne, co jest ponadczasowe, co jest przestarzałe, a patrząc i mówiąc, te przestarzałe – czy są one wystarczająco aktualne, abyśmy mogli zaktualizować niektóre kluczowe punkty i ponownie je opublikować? Czy to jest tak przestarzałe, że nie warto już tego robić? Gdzie możemy przekierować ten adres URL? Czy rzeczy są odpowiednio oznakowane? Obecnie przerabiamy wszystkie nasze kategorie, tworząc nową taksonomię. Nasza taksonomia obejmuje całą naszą stronę internetową, która obejmuje nasze posty na blogu i nasze e-maile. Jeśli rzeczy, które robimy, pochodzą z tych samych kategorii i przygotowujemy się do wdrożenia DAM, mamy już ustalone nasze kategorie. I to powinien być bardzo czysty ruch do DAM.

Niektórzy mogą powiedzieć, aby umieścić wszystko w DAM, a następnie zrobić to w ten sposób. Ale wydaje mi się, że tylko dlatego, że mamy tak dużo treści, po co mielibyśmy wykorzystywać przestrzeń i płacić za przestrzeń, aby to robić, jeśli nie zamierzamy faktycznie używać tego wszystkiego na dłuższą metę?

Karrie : Właśnie. Zasadniczo przypomina to porządki w szafie, zanim zdobędziesz swoje piękne nowe organizery. Czyścisz rzeczy, których nie chcesz wkładać z powrotem.

Cathy : Właśnie. Umieszczasz te stosy na swoim trawniku przed domem, gdzie masz swój dom, oszczędzasz i sprzedajesz. Tak to zrobiliśmy.

Karrie : Jakie rzeczy należy brać pod uwagę przy wyborze narzędzia?

Cathy : Myślę, że jedną z ważnych dla nas rzeczy było upewnienie się, że każdy członek naszego zespołu, który zamierzał korzystać z DAM, był w stanie uzyskać z niego to, czego potrzebował. Nasze treści to nasz najcenniejszy zasób. I w wielu firmach jest to samo. Przeanalizowaliśmy wiele różnych scenariuszy dotyczących organizacji i zarządzania treścią oraz użytkowania, aby upewnić się, że każdy może uzyskać z niej to, czego potrzebuje.

Karrie : Czy są jakieś inne najlepsze praktyki, które przychodzą Ci do głowy poza uzyskiwaniem wpisowego od zaangażowanych stron?

Cathy : Myślę, że bardzo ważne było dla nas, abyśmy porozmawiali z wieloma z nich. Rozmawiałem z ludźmi i niektórzy po prostu powiedzieli: „nie jesteśmy dla ciebie odpowiednim narzędziem”, co uważałem za wspaniałe.

Karrie : Kończąc tutaj trochę, czy jest coś innego, co można polecić osobom, które być może nie są jeszcze gotowe na formalne narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi, inne niż tagowanie? może być gotowy na bardziej formalne narzędzie?

Cathy : Powiedziałabym tylko, że dużo dokumentacji. Arkusze kalkulacyjne sprawdziły się u nas – działamy od 10 lat i korzystamy z arkuszy kalkulacyjnych. I działają. Samo posiadanie systemu i korzystanie z tego samego systemu przez cały zespół jest bardzo pomocne od samego początku.

Karrie : Dużo dziś omówiliśmy. Dostałam naprawdę świetne, przydatne informacje, które wiem, że zabiorę ze sobą. Jak ludzie mogą dowiedzieć się więcej o CMI?

Cathy : Można nas znaleźć na stronie www.contentmarketinginstitute.com. Jest nas kilkudziesięciu w zespole CMI i zobaczmy, mamy dwumiesięcznik Chief Content Officer Magazine. Mamy nasz uniwersytet CMI, który jest kwartalny – mamy kwartalne okresy zapisów. Następna w czerwcu. Organizujemy trzy bezpłatne webinaria w miesiącu. Mamy codzienne posty na blogu, które możesz subskrybować. I wiele więcej.

A naszym flagowym wydarzeniem jest Content Marketing World. Dzieje się to we wrześniu w Cleveland. Większość tego, co mamy na naszej stronie internetowej, jest bezpłatna. Nawet jeśli ludzie nie będą mogli przybyć na to wydarzenie w tym roku, istnieje wiele innych sposobów, którymi chcielibyśmy nawiązać kontakt z podobnie myślącymi marketerami. Więc naprawdę doceniam, że mnie dzisiaj zaprosiłeś. Uwielbiamy z wami pracować.

Karrie : Dzięki, Cathy. Szanuję Twój czas. I wiem, mówiąc w imieniu swoim i naszego zespołu, nie możemy się doczekać, aby spotkać się z wami osobiście we wrześniu na wydarzeniu.

Kasia : Ja też.