Co sprawia, że ​​zwycięski stos technologii finansowych?

To, co umieścisz w swoim stosie technologii finansowych, umożliwi Twojemu zespołowi. Właściwy zestaw narzędzi może zadecydować o sukcesie lub porażce — potrzebujesz szybkich prawidłowych informacji i nie chcesz, aby Twoja technologia stanowiła przeszkodę w wykonaniu zadania. Rozmawialiśmy z Johanem Stridem, dyrektorem FP&GA w firmie Juni, aby dowiedzieć się, co składa się na stos technologiczny zespołu finansowego i co należy uwzględnić podczas tworzenia własnego.

‍

Jak zbudować odpowiedni stos technologiczny dla swojej firmy

Odwzorowanie potrzeb biznesowych jest kluczem do zbudowania udanego stosu technologii finansowych. Rodzaj firmy, z którą pracujesz, i jej złożoność będą miały bezpośredni wpływ na to, w jakie oprogramowanie powinieneś zainwestować.

Prowadzisz prostą organizację, jeśli masz proste potrzeby księgowe i strukturę podmiotu prawnego, na przykład jeden podmiot prawny sprzedający jeden lub dwa produkty. Powinieneś wybrać rozwiązanie, które to zaspokoi, będzie łatwe w konfiguracji i bardziej opłacalne dla Twojej firmy. W miarę rozwoju będziesz musiał obsłużyć więcej procesów i wymagać większej liczby funkcji.

Dla porównania, patrzysz na zupełnie inny stos technologii, jeśli masz kilka podmiotów, wiele różnych produktów, kilka strumieni przychodów lub wiele walut. Będziesz potrzebować bardziej zaawansowanego rozwiązania, którego wdrożenie zajmie więcej czasu i będzie bardziej skomplikowane w obsłudze, ale ostatecznie zapewni Ci bardziej wszechstronny zakres funkcji, które spełnią Twoje potrzeby.

Krótko mówiąc, to, co sprawi, że Twój zwycięski stos technologii będzie indywidualny dla Twojej firmy. Oto nasze spojrzenie na to, co należy uwzględnić w stosie technologii na różnych etapach działalności biznesowej – i co mamy w naszym.

‍

Zarządzaj codziennymi procesami za pomocą ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) to oprogramowanie, które zarządza codziennymi procesami poprzez gromadzenie i organizowanie kluczowych informacji biznesowych w celu zaspokojenia potrzeb księgowych. ERP jest niezbędny dla rozwijającej się firmy, ponieważ gromadzi w jednym miejscu informacje finansowe z całej firmy. Zrozumienie funkcjonowania firmy w różnych działach ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego planowania finansowego, a Twój system ERP może w tym pomóc.

Używamy pakietu Oracle NetSuite, ponieważ najlepiej odpowiada on naszym potrzebom jako kompleksowe rozwiązanie skalowalne. Możesz skorzystać z ERP, takiego jak Quickbooks, Xero w Wielkiej Brytanii lub Fortnox w Szwecji, jeśli masz bardziej bezpośrednie potrzeby biznesowe.

Twój ERP jest sercem stosu technologii finansowych, niezależnie od wielkości Twojej firmy. Wraz z rozwojem firmy rozważ zakup systemu ERP, który integruje się z innymi elementami stosu technologicznego, takimi jak rozliczenia płatnicze i oprogramowanie FP&A, aby ułatwić zarządzanie udostępnianiem i centralizacją danych. ERP może wspierać zarządzanie zapasami, zarządzanie zamówieniami i rozliczanie klientów, zarówno w samym ERP, jak i poprzez integrację z innymi narzędziami.

Należy pamiętać, że oprogramowanie ERP zazwyczaj nie jest stworzone do wizualizacji i analizy. Możesz chcieć wprowadzić drugie oprogramowanie, takie jak rozwiązanie FP&A, jeśli jest to istotna potrzeba.

‍

Spójrz w przyszłość z FP&A

Planowanie i analiza finansowa (FP&A) jest niezbędna w zarządzaniu finansami firmy, tym bardziej w obecnej sytuacji gospodarczej.

W przypadku prostej firmy może wystarczyć pobranie danych, scalenie ich z programem Excel i budowanie na nich. Ale jeśli chcesz skorzystać z automatyzacji, zwiększonych możliwości prognozowania i lepszej wizualizacji, możesz zainwestować w oprogramowanie FP&A.

Odpowiednia technologia może pomóc w zarządzaniu danymi i wykorzystywaniu ich do modelowania przyszłych scenariuszy dla Twojej firmy. Podobnie jak w przypadku większości automatyzacji finansowych, odpowiednie oprogramowanie FP&A może pomóc Ci uwolnić czas od ręcznego przetwarzania danych i zamiast tego pozwolić Ci skupić się na analizie.

Wybraliśmy Pigment, który oferuje bezproblemowe raportowanie, wizualizację i modelowanie wraz z możliwościami współpracy. Pomaga nam również łączyć dane z naszego ERP z danymi z innych źródeł. Wybierając oprogramowanie FP&A, poszukaj takiego, które integruje się z innymi platformami, aby zapewnić bezproblemowy przepływ danych do analizy i pracy.

Główną zaletą doskonałego narzędzia FP&A jest modelowanie. Chcesz zobaczyć swoją historię finansową, jak wygląda obecnie i jak może wyglądać w przyszłości w oparciu o różne scenariusze.

Jednym z typowych przypadków użycia, który korzysta z FP&A, jest praca budżetowa. Dzięki odpowiedniemu narzędziu możesz przeglądać dane historyczne wraz z perspektywicznymi widokami swojego modelu. Ponadto możesz zaprosić współpracowników z różnych zespołów do wyrażenia opinii podczas tworzenia budżetu. Aspekt współpracy i jedno źródło prawdy ogranicza błędy i sprawia, że ​​proces jest bardziej wydajny.

Narzędzie FP&A może również pomóc w wizualizacji finansów za pomocą określonych tabel lub widoków, co jest przydatne dla zespołów o niestandardowych potrzebach, które chcą widzieć swoje dane w określony sposób.

‍

Obsługuj konta płatne na dużą skalę

Rozrachunki z dostawcami (AP) to zazwyczaj coś, czym zarządzasz w swoim ERP. Istnieją jednak integracje lub funkcje, których możesz poszukać, które ułatwią ten proces.

Śledzenie zobowiązań na dużą skalę może wymagać czasu i wysiłku, które zwiększają się wraz z rozwojem firmy lub dywersyfikacją oferty produktów. Wraz ze wzrostem liczby faktur od dostawców rośnie również obciążenie pracą. Oprogramowanie do rozliczeń, które może zautomatyzować ten proces, jest doskonałym narzędziem do dodania do stosu technologii.

Używamy Fast Four, integracji AP dla NetSuite. Fast Four automatyzuje obsługę faktur dostawców, skanując ich szczegóły za pomocą OCR, który konwertuje obraz tekstu na inny format. Przetłumaczenie faktury na dokument zrozumiały dla naszego systemu ERP zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza cenny czas, który w przeciwnym razie zostałby poświęcony na ręczne wprowadzanie informacji. Fast Four zapewnia również lepszą kontrolę, udostępniając macierz zatwierdzania faktur od dostawców. Każda faktura jest zatwierdzana przez jedną lub więcej osób wyższego szczebla w zależności od charakteru, działu lub kwot.

Zanim wybierzesz sposób obsługi zobowiązań, musisz wybrać swój ERP. Jeśli jesteś mniejszą firmą korzystającą z systemu ERP, takiego jak Xero lub Fortnox, i masz niewielką liczbę faktur, stosunkowo łatwo jest je tam obsłużyć. Jednak w przypadku firm z bardziej złożonym rozwiązaniem ERP użycie OCR do tłumaczenia faktur zmniejszy obciążenie ręczne.

Kluczem do pomyślnego wykorzystania narzędzia OCR do obsługi zobowiązań jest prawidłowe uporządkowanie danych podstawowych w systemie ERP. Aby to uzupełnić, stwórz dobre procesy podczas wdrażania dostawcy, aby pomóc uzyskać prawidłowe informacje bankowe i podatkowe na fakturze, umożliwiając płynny przepływ pracy.

‍

Poznaj wydajność dzięki analizie biznesowej

Analiza biznesowa (BI) pomaga identyfikować trendy w danych. Oprogramowanie BI jest cennym narzędziem, ale jeśli prowadzisz małą działalność, możesz zacząć od wybrania prostego rozwiązania.

Firma może mieć różne dane pochodzące z wielu źródeł. Jedno oprogramowanie, które łączy je wszystkie w użyteczne informacje, może pomóc w analizie danych. Prawidłowo używane oprogramowanie BI to doskonały sposób na kompleksowe zrozumienie wydajności, od łańcucha dostaw po sprzedaż.

Używamy Metabase do obsługi analizy biznesowej, która pomaga nam wizualizować dane i tworzyć łatwe do zrozumienia pulpity nawigacyjne, które są udostępniane w całej firmie.

Juni Insights to kolejny sposób przeglądania danych e-commerce. Od przepływów pieniężnych i wydatków na reklamę po analitykę Amazon i Shopify, Juni może działać jako jedyne źródło prawdziwych informacji na temat wszystkich Twoich finansów e-commerce, aby pomóc Ci podejmować lepsze decyzje.

Chociaż można modelować i tworzyć perspektywy wybiegające w przyszłość, większość narzędzi analizy biznesowej zazwyczaj nie jest do tego przeznaczona. Zamiast tego dobre narzędzie Business Intelligence pomoże Ci spojrzeć na aktualne trendy danych i śledzić cele. Jeśli masz złożone potrzeby w zakresie modelowania finansowego, powinieneś rozważyć narzędzie FP&A.

‍

Uzupełnij luki w Excelu

Excela nie należy lekceważyć. To podstawa każdego zespołu finansowego, niezależnie od tego, na jakim etapie rozwoju się znajdujesz.

W przypadku mniejszych zespołów Excel może być wystarczającym narzędziem do FP&A i doskonałym uzupełnieniem Twojego ERP. W przypadku większych zespołów jest nadal wszechstronny i idealny do głębokiego zanurzenia się w liczbach. Od FP&A po zarządzanie wydatkami — Excel może mieć swoje miejsce w stosie technologii.

‍

Usprawnij zarządzanie umowami

Kontrakty są niezbędne w codziennej działalności, ale zarządzanie nimi nie musi być skomplikowane.

Możesz łatwo obsługiwać umowy ręcznie, jeśli prowadzisz mniejszą firmę. Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba interesariuszy, którzy muszą przestrzegać odpowiednich procedur prawnych. Posiadanie narzędzia usprawniającego przepływy pracy i koordynację interesariuszy może zaoszczędzić czas i ułatwić współpracę.

PandaDoc ułatwia nam tworzenie, zarządzanie i podpisywanie umów. Udostępnianie dokumentów i uzyskiwanie podpisów cyfrowych jest łatwe. Posiadanie biblioteki szablonów umów ułatwia współpracę i zapewnianie zgodności.

‍

Popraw zarządzanie przepływami pieniężnymi z Juni

Juni zostało stworzone, aby pomóc zespołom finansowym zwiększyć widoczność i poprawić produktywność dzięki większej kontroli. Nasze karty wirtualne, konta wielowalutowe oraz integracje z księgowością i reklamą zapewniają jednolity widok Twoich finansów. Ponadto uzyskaj lepszą widoczność przepływów pieniężnych i transakcji dzięki wglądom i narzędziom analitycznym. Uzyskaj kontrolę nad swoimi transakcjami dzięki niestandardowym ustawieniom powiadomień i przeglądom transakcji poprzez przypisanie kart do menedżerów. Juni może pomóc Ci zwiększyć przepływ gotówki dzięki zwrotowi wszystkich kwalifikujących się wydatków i uzyskać dostęp do elastycznego kapitału z przedłużonymi warunkami*.

Niezależnie od tego, co wybierzesz dla swojego stosu technologicznego, najważniejsze są potrzeby Twojej firmy. W miarę rozwoju Twojej firmy ważne jest, aby stale oceniać, czy Twoja technologia nadal działa dla Ciebie, czy też musisz zainwestować w nowe programy. W końcu technologia jest po to, aby ułatwiać i ułatwiać pracę.

*Obecnie dostępne tylko dla firm zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii. Kwalifikowalność, linia kredytowa i zwiększenie linii kredytowej zależą od wniosku, przeglądu i sytuacji finansowej. Gwarantowane 37-dniowe terminy płatności, z możliwością przedłużenia do 60 dni. Obowiązują warunki umowy.