Co to jest planowanie scenariusza? Dlaczego powinieneś się tym przejmować i co musisz wiedzieć

Według raportu firmy Gartner Hype Cycle, od planowania scenariuszy dzielą nas mniej niż dwa lata od osiągnięcia stabilnego i spójnego poziomu wykorzystania przez instytucje szkolnictwa wyższego (pełna treść dostępna dla klientów Gartnera). Jeśli Twoja mała firma nie wdrożyła jeszcze tej metodologii zarządzania, wkrótce zechcesz do niej dołączyć.

Jeśli nie masz doświadczenia w planowaniu scenariuszy, ten przewodnik jest dla Ciebie przydatny. Aby zapewnić Ci dodatkową pomoc, stworzyliśmy szablon, który pomoże Ci w planowaniu scenariuszy.

Planowanie scenariuszy to metodologia zarządzania, która pomaga organizacjom uzyskać prognozowanie strategiczne poprzez przewidywanie i analizę możliwych wyników. Na potrzeby tego przewodnika scenariusz to narracja o tym, jak może wyglądać przyszłość, stworzona w procesie mającym na celu zachęcenie do strategicznego myślenia.

Planowanie scenariuszy jest ważne, ponieważ daje organizacjom możliwość wymyślenia i „przetestowania” różnych strategii biznesowych, ważenia ryzyka i przygotowania się do podejmowania kluczowych decyzji w oczekiwaniu i/lub w okresach niepewności.

Podobną koncepcją do planowania scenariuszy jest planowanie awaryjne, które organizacje mogą wykorzystać, aby pomóc im w przestawieniu się w przypadku nagłej zmiany. Planowanie scenariuszy pomaga firmom przewidywać bardziej stopniowe zmiany, takie jak utrata przychodów lub rozszerzone skutki pandemii COVID-19.

Jeśli ostatnie kilka lat nauczyło czegokolwiek liderów małych firm, to tego, że nie możemy przewidzieć przyszłości. Nikt nie przewidywał, że w 2020 r. gospodarka zamiera, restauracje i sklepy stacjonarne zostaną zmuszone do zamknięcia, a pracownicy zaczną masowo pracować w domu.

Szybko do 2022 roku, a niepewność stała się nową normą, wraz z pojawieniem się nowych wariantów COVID, niepokojami politycznymi i globalnym łańcuchem dostaw w kryzysie. Teraz, gdy liderzy małych firm wiedzą, że mogą spodziewać się nieoczekiwanego, korzyści płynące z planowania scenariuszy są wyraźniejsze niż kiedykolwiek.

Planowanie scenariuszy daje liderom małych firm możliwość przeprowadzenia burzy mózgów z pracownikami i interesariuszami oraz przekształcenia tych spostrzeżeń i zaleceń w zasoby, do których firma może się odwołać w przyszłości. Wypełnienie szablonu planowania scenariusza, takiego jak ten poniżej, to jeden ze sposobów, w jaki małe i średnie firmy mogą projektować scenariusze i obliczać odpowiedzi, które są skuteczne i wykonalne:

Pobierz teraz: Szablon planowania scenariusza [Darmowe pobieranie]

Planowanie scenariuszy jest najskuteczniejsze, gdy jest oparte na współpracy, więc rozważ zorganizowanie warsztatu planowania scenariuszy, podczas którego pracownicy pracują w zespołach, aby wyobrazić sobie scenariusze i odpowiednio wypełnić szablon. Można również rozważyć zaproszenie interesariuszy do udziału lub uzyskanie ich wkładu poprzez rozmowę kwalifikacyjną, co jest jedną z sugestii zawartych w Podręczniku planowania scenariuszy firmy Gartner (pełna treść dostępna dla klientów firmy Gartner).

Planowanie scenariuszy przynosi korzyści każdej organizacji, która jest podatna na zmiany. Chociaż pandemia COVID-19 nie jest jedynym powodem, dla którego firmy rozważają planowanie scenariuszy, jest to wydarzenie katalizatora, które ujawniło konieczność przygotowania się na każdą sytuację.

Szkolnictwo wyższe, zasoby ludzkie i planowanie społeczności/zagospodarowanie nieruchomości to trzy przykłady obszarów, które mogłyby skorzystać na planowaniu scenariuszy w ogóle, ale szczególnie w świetle globalnego kryzysu zdrowotnego i wyzwań, jakie on stworzył.

Wyższa edukacja

Nie można zaprzeczyć, że pandemia COVID-19 zmieniła krajobraz szkolnictwa wyższego. W samych Stanach Zjednoczonych liczba zapisów spadła o 5,1%, podczas gdy 84% studentów przeniosło swoje zajęcia online.

Szkolnictwo wyższe to jeden z obszarów, w którym administratorzy musieli nie tylko działać szybko, aby złagodzić krótkoterminowe skutki pandemii, ale także tworzyć strategie uwzględniające jej długoterminowe skutki. Pod koniec semestru wiosennego 2020 r. liderzy z Purdue University Fort Wayne (PFW) rozpoczęli trzytygodniowy proces planowania scenariuszy, aby ustalić, czy mogą bezpiecznie ponownie otworzyć kampus i utrzymać środowisko niskiego ryzyka do instruktażu osobistego w 2020 r. -2021 rok szkolny. Zebrali 22 grupy zadaniowe złożone ze 140 wykładowców i pracowników, aby rozważyć zalety i wady ośmiu różnych scenariuszy. Dzięki ich wspólnym wysiłkom kampus PFW pozostał otwarty przez cały rok szkolny 2020-2021.

Dr Jeffrey Malanson, dyrektor ds. planowania strategicznego i wdrażania w PFW, przypisuje planowanie scenariuszowe za zapewnienie wykładowcom i pracownikom możliwości wniesienia wkładu, a także za sposób, w jaki umożliwiło kierownictwo działanie na podstawie tego wkładu w celu stworzenia znaczącej zmiany społecznej. Jednym z takich wyników inicjatywy planowania strategicznego PFW jest PFW Prepared, strona internetowa, która zapewnia studentom, wykładowcom i pracownikom regularnie aktualizowane dane dotyczące przypadków, kwarantanny i szczepień.

PFW to doskonały przykład sposobów, w jakie instytucje szkolnictwa wyższego mogą wdrażać planowanie scenariuszy. Ponieważ uczelnie i uniwersytety nadal kierują się zdalnym uczeniem się i zakłóceniami w życiu kampusu, planowanie scenariuszy powinno być wdrażane jako stała inicjatywa.

Zasoby ludzkie

Według Instytutu Certyfikacji Zasobów Ludzkich (HRCI), efektywne planowanie scenariuszy zależy od przygotowanej przyszłej siły roboczej. A kto jest lepiej przygotowany do przewodzenia w opracowywaniu strategii proaktywnej siły roboczej niż specjaliści HR?

Carla Patton, dyrektor ds. ludzi w RAPP, mówi: „Ważne jest, aby dział HR myślał nieszablonowo, badał trendy i analizował, co dzieje się na świecie, co może wpłynąć na miejsce pracy i jego pracowników”. Wśród tych trendów jest powszechny niedobór talentów, który wpłynął na wysiłki rekrutacyjne w całym kraju. Kiedy poprosiliśmy 300 rekruterów o ocenę trudności w znalezieniu, przyciągnięciu i rekrutacji osób poszukujących pracy w skali od jednego (wcale nie trudne) do siedmiu (bardzo trudne) w ramach naszego badania strategii rekrutacji 2021, większość (65%) wybierz pięć lub więcej.

Planowanie scenariuszy może być wykorzystywane jako część procesu planowania strategicznego HR, który firma Gartner definiuje jako sposób, w jaki liderzy HR planują ryzyka i szanse biznesowe poprzez ustalanie priorytetów i przydzielanie zasobów inicjatywom HR. Planowanie scenariuszy może pomóc specjalistom HR określić obecne i przyszłe potrzeby kadrowe poprzez opracowanie wielu scenariuszy.

Według amerykańskiego Biura Zarządzania Personelem aspekt opowiadania historii w planowaniu scenariuszy oferuje firmom bardziej jakościowy sposób rozważenia przyszłych wyników dla ich pracowników niż tylko patrzenie na trendy w oparciu o dane ilościowe.

Planowanie scenariuszy może pomóc specjalistom HR, pozwalając im między innymi zastanowić się, jak przyszłe warunki wpłyną na ich organizację, ocenić konsekwencje dla ich siły roboczej i wymagań kompetencyjnych oraz opracować strategie wypełniania luk w umiejętnościach.

Planowanie społeczne i zagospodarowanie nieruchomości

Według raportu Wantman Group (WGI) z 2021 r., tradycyjne procesy planowania społeczności nie zostały zaprojektowane tak, aby radzić sobie z krytycznymi niepewnościami. Jeszcze przed pandemią społeczności na całym świecie doświadczyły „nadzwyczajnych zmian na kilku frontach, od potoku przełomowych technologii po rekordowe wydarzenia związane z klimatem”.

Jak brakowało tradycyjnych procesów planowania? Transport konwencjonalny i planowanie zagospodarowania terenu opierały się na trendach z przeszłości , aby przewidzieć przyszłość. Planiści regionalni mierzyli ruch i popyt na mieszkania, korzystając z danych z wcześniejszych wzorców wzrostu i migracji. Ale procesy te uwzględniały tylko dane ilościowe, które nie odzwierciedlają znaczących zmian kulturowych, które zaszły w ciągu ostatnich kilku lat.

Podobnie jak w przypadku planowania strategicznego HR, planowanie scenariuszy dodaje bardzo potrzebny element jakościowy do bardziej tradycyjnych metod planowania stosowanych przez deweloperów w ich planach i projektach. Pomaga zainteresowanym stronom i uczestnikom procesu planowania społeczności skoncentrować się na prawdopodobieństwie wystąpienia pewnych trendów, a także na poziomie ryzyka określonych obszarów geograficznych lub populacji w przypadku zdarzenia takiego jak powódź lub inne ekstremalne warunki pogodowe.

Powyższe zdjęcie pochodzi z Highwoods Preserve Parkway w Tampa na Florydzie: „Przyszłościowe rondo”. Była to część prac nad przeprojektowaniem skrzyżowania, w ramach których WGI opracowało kilka scenariuszy natężenia ruchu w celu określenia optymalnego projektu, a także przyszłego rozwoju ronda.

Planowanie scenariuszy może pomóc planistom społecznościowym i deweloperom poprzez stworzenie namacalnego planu, polityki lub projektu produktu popartego zarówno badaniami ilościowymi, jak i jakościowymi. Może również pomóc zespołom w testowaniu warunków skrajnych istniejących projektów, wyobrażając sobie wiele scenariuszy i alternatywnych przyszłości.

Po kilku ostatnich latach korzyści płynące z planowania scenariuszy stały się bardziej oczywiste nie tylko dla małych i średnich firm, ale także dla dostawców oprogramowania. Oto kilka systemów obsługujących tę metodologię:

Oprogramowanie CRM

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) umożliwia interakcję z klientem, wsparcie i zarządzanie relacjami. Chociaż planowanie scenariuszy nie jest typową funkcją platform CRM, niektórzy dostawcy oferują funkcję modelowania scenariuszy, która umożliwia użytkownikom projektowanie i eksplorowanie scenariuszy w oparciu o trendy ekonomiczne i społeczne. Zapytaj przedstawiciela, czy jest to coś, co oferuje ich platforma przed zakupem oprogramowania CRM lub przejrzyj naszą bazę danych, aby dowiedzieć się więcej.

Oprogramowanie do zarządzania finansami

Oprogramowanie do zarządzania finansami służy do śledzenia i analizy stabilności finansowej organizacji, a także przewidywania ich przyszłych wyników finansowych. Funkcje obejmują planowanie finansowe, prognozowanie, budżetowanie, planowanie scenariuszy, konsolidację i narzędzia do współpracy.

Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem

Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem pomaga organizacjom mierzyć poziomy ryzyka w trwających projektach i procesach oraz generować znaczące spostrzeżenia i plany działań w celu ograniczenia ryzyka. Oprogramowanie oferuje narzędzia do dokumentowania zadań związanych z ładem korporacyjnym, ryzykiem i zgodnością, a także zapewnia zgodność tych elementów z celami biznesowymi.

Planowanie scenariusza wymaga znacznego zaangażowania czasu i wysiłku. Istnieje również fakt, że podczas gdy my przygotowujemy scenariusze dotyczące niepewności, czynniki wpływające na plany mogą zmieniać się z dnia na dzień. Oznacza to, że planowanie scenariuszy powinno być ciągłą inicjatywą, a nie tylko jednorazową burzą mózgów.

Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze w stanie zaangażować się w planowanie scenariuszy, oto kilka alternatyw:

Organizuj regularne spotkania zespołu: nawet jeśli nie wymyślasz możliwych scenariuszy, nadal dobrze jest regularnie spotykać się z pracownikami i interesariuszami w celu omówienia stanu Twojej firmy. Spotkania te będą również dobrą okazją do przeprowadzenia burzy mózgów nad wszelkimi wątpliwościami, które pojawiają się w rurociągu, niezależnie od tego, czy chodzi o zaopatrzenie w nadchodzący projekt, czy o dyskusję, w jaki sposób Twoja firma chce poradzić sobie z egzekwowaniem wytycznych dotyczących zdrowia publicznego w Twojej okolicy.

Porozmawiaj z rówieśnikami w swojej branży: Kiedy nawiązujesz relacje z właścicielami podobnych małych firm, możesz odbijać od siebie pomysły i dowiedzieć się, jak reagują na trudności.

Zaoszczędź na czarną godzinę: planowanie scenariuszy może pomóc w ustaleniu szczegółów zdarzenia, które skutkuje utratą dochodów, jednak dobrym pomysłem jest zainwestowanie w fundusz awaryjny, jeśli masz taką możliwość, aby Twoja firma miała coś do zrobienia wycofać się, jeśli odbije się to finansowo.

Potrzebujesz pomocy w planowaniu scenariuszy?

Jeśli Twoja firma jest gotowa wypróbować planowanie scenariuszy, pobierz nasz darmowy szablon.

Metodologia badania

Badanie strategii rekrutacyjnej Capterra 2021

Badanie Capterra Recruiting Strategy Survey zostało przeprowadzone w lipcu 2021 r. Zebraliśmy 300 odpowiedzi od pracowników zajmujących się rekrutacją u pracodawców w USA. Celem tej ankiety było dowiedzenie się, jak bardzo firmy zmagają się z rekrutacją i zatrudnianiem oraz jakie rozwiązania, które wzięły pod uwagę, aby poprawić wyniki rekrutacji i zatrudniania.