Co to jest zarządzanie ryzykiem projektu? Oto wszystko, co musisz wiedzieć
Opublikowany: 2022-05-07W tym eksperckim przewodniku po zarządzaniu ryzykiem projektowym dowiesz się, jak łagodzić ryzyko i zapewnić sukces projektu.
Wszyscy mamy tendencję do szukania możliwości porażki za każdym razem, gdy zaczynamy (lub myślimy o rozpoczęciu) czegoś nowego. Ten scenariusz dotyczy również kierowników projektów.
Projekty mogą być ryzykownymi przedsięwzięciami, a jeśli nie są odpowiednio zarządzane, mogą szybko zniknąć z torów. Bez odpowiedniego zarządzania ryzykiem projekty mogą mieć przekroczenie czasu lub kosztów, co skutkuje niedotrzymaniem terminów, nieprzewidzianymi w budżecie wydatkami, a ostatecznie niepowodzeniem.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, najlepszym sposobem radzenia sobie z ryzykiem jest wcześniejsze przygotowanie się na nie i wdrożenie strategii zarządzania ryzykiem, aby je złagodzić. Dlatego dzisiaj „umiejętność zarządzania ryzykiem projektowym” jest podstawową umiejętnością, której poszukują pracodawcy przy zatrudnianiu kierowników projektów.
W tym przewodniku wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu ryzykiem projektu. Zanurz się głęboko i dowiedz się, jak zmniejszyć ryzyko, aby Twoje projekty były na dobrej drodze! Ale najpierw zrozummy sedno ryzyka projektowego.
Co to jest ryzyko projektowe?
Ryzyko projektowe to każdy potencjalny problem, który może negatywnie wpłynąć na pomyślne zakończenie Twoich projektów. Zagrożenia mogą wynikać z czynników wewnętrznych lub zewnętrznych. Na przykład kluczowy dostawca wycofujący się z działalności i kluczowy członek zespołu opuszczający organizację — obaj kwalifikują się jako ryzyko projektowe.
Co to jest zarządzanie ryzykiem projektu?
Zarządzanie ryzykiem projektu to proces identyfikacji, oceny i reagowania na nieoczekiwane zagrożenia, które mogą wpłynąć na cele i postęp projektu.
Mówiąc najprościej, zarządzanie ryzykiem projektowym to proces, który ma na celu zmniejszenie ryzyka projektowego, które już wystąpiło, występuje lub może wystąpić w przyszłości. Koncentruje się na redukcji ryzyka poprzez identyfikację podstawowych przyczyn zagrożeń i minimalizowanie ich skutków, jeśli nie ich całkowitą eliminację.
Dlaczego potrzebujesz zarządzania ryzykiem projektu?
Jako kierownik projektu, identyfikacja i ocena ryzyka jest istotną częścią Twojej pracy. Pomaga ustalić priorytety działań związanych z zarządzaniem projektami. Jeżeli ocena ryzyka wskazuje, że wpływ konkretnego zagrożenia będzie poważny, należy podjąć niezbędne kroki w celu uniknięcia lub złagodzenia tego zagrożenia z wyprzedzeniem.
W przypadku każdego projektu istnieje wiele zagrożeń do rozważenia, ale najbardziej wpływowe są związane z harmonogramem projektu, kosztami, jakością, technologią i zasobami.
| Zaplanuj ryzyko | Możliwość, że projekt nie zakończy się na czas. |
| Ryzyko kosztów | Możliwość, że całkowity koszt projektu przekroczy budżet. |
| Ryzyko jakości | Możliwość, że jakość projektu nie będzie spełniała określonych standardów. |
| Ryzyko technologiczne | Możliwość, że wybrana technologia projektu nie będzie działać zgodnie z wymaganiami. |
| Ryzyko zasobów | Możliwość, że członkowie zespołu nie będą mieli wystarczającej ilości czasu lub umiejętności, aby ukończyć projekt. |
Typowe rodzaje ryzyka związanego z zarządzaniem projektami (z przykładami)
Przejdźmy przez niektóre z najczęstszych rodzajów ryzyka projektowego, które możesz napotkać. Dodaliśmy również przykłady, aby lepiej wyjaśnić zagrożenia.
- Indywidualne ryzyka projektowe: Są to indywidualne zdarzenia ryzyka, które, jeśli wystąpią, mogą wpłynąć na jakość, koszt, czas i/lub zakres projektu. Przykłady obejmują brak wystarczających zasobów do pracy i konieczność radzenia sobie ze zwolnieniami lekarskimi lub zwolnieniami pracowników w szczycie sezonu.
- Ogólne ryzyko projektu: Te ryzyka odnoszą się do wpływu niepewności na cały projekt. Całkowite ryzyko projektu obejmuje sumę poszczególnych ryzyk oraz wszystkie inne źródła niepewności projektu. Przykładami takich niepewności są klęski żywiołowe, wojny i zmiany w polityce rządu.
- Ryzyko zmienności: Ryzyko to jest związane z wahaniami lub niedokładnościami popytu, podaży, jakości, ceny itp., które mogą mieć wpływ na wynik projektu. Przykładami są różne ceny surowców i zmiana dostawcy kluczowego komponentu produktu.
- Ryzyko niejednoznaczności: Ryzyko to wynika z braku jasności w wymaganiach projektu, co może prowadzić do błędnych interpretacji lub błędów. Przykłady obejmują nieprecyzyjne zbieranie wymagań od klientów i różne interpretacje zakresu projektu wśród członków zespołu.
5 kroków do zarządzania ryzykiem projektowym
Ryzyka są nieodłączną częścią każdego projektu. Chociaż niemożliwe jest wyeliminowanie wszystkich zagrożeń, w rzeczywistości możliwe jest ograniczenie ich wpływu poprzez zarządzanie nimi. Poniższe kroki pomogą w kompetentnym ograniczeniu i kontrolowaniu wszystkich potencjalnych zagrożeń projektowych.
1. Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich potencjalnych zagrożeń, które mogą wpłynąć na harmonogram lub cele projektu. Obejmuje dokładną analizę ogólnego planu projektu i określenie wszelkich potencjalnych problemów, które mogą się pojawić.
Jednym ze sposobów na wykonanie tego kroku jest zaplanowanie sesji burzy mózgów z zespołem projektowym i interesariuszami. Po zidentyfikowaniu zagrożeń umieść je w rejestrze zagrożeń. Pomoże Ci to śledzić wszystkie zagrożenia wraz z ich szczegółami, takimi jak czas trwania, wpływ, priorytet i status.
2. Przeanalizuj zidentyfikowane zagrożenia
Po zidentyfikowaniu zagrożeń zacznij je analizować, aby zrozumieć, w jaki sposób i w jakim stopniu mogą wpłynąć na Twój projekt. Skoncentruj się na ilościowej i jakościowej analizie ryzyka. Ilościowa analiza ryzyka przypisuje wartość liczbową prawdopodobieństwu ryzyka, podczas gdy jakościowa analiza ryzyka służy do identyfikacji i oceny ryzyk, których nie można określić ilościowo. Oba pomagają zidentyfikować zagrożenia, które wymagają natychmiastowej uwagi.
Oceniając ryzyko, należy wziąć pod uwagę trzy kluczowe czynniki: prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia ryzyka), wpływ ryzyka (konsekwencje wystąpienia zdarzenia ryzyka) oraz podatność na ryzyko (zakres, w jakim można kontrolować zdarzenie ryzyka). Pomogą one zrozumieć ogólny poziom ryzyka projektu i odpowiednio zaplanować środki łagodzące.
3. Stwórz plan odpowiedzi
Teraz, gdy masz lepsze zrozumienie potencjalnych zagrożeń związanych z projektem, nadszedł czas na opracowanie planu reakcji. Plan reakcji powinien zawierać sposób, w jaki zareagujesz na każde zidentyfikowane ryzyko o wysokim priorytecie. Plan powinien być również osiągalny, praktyczny i dostosowany do konkretnych potrzeb projektu.
Transfer, łagodzenie, unikanie i akceptacja to cztery różne sposoby reagowania na ryzyko. W oparciu o swoją tolerancję ryzyka utwórz plan reakcji, aby przenieść, złagodzić, uniknąć lub zaakceptować potencjalne ryzyko projektowe.
4. Wdróż plan reagowania
Po opracowaniu planu reakcji czas na jego wdrożenie. Będzie to wymagało ścisłej koordynacji między członkami zespołu a interesariuszami. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w projekt są świadomi zagrożeń i wiedzą, co muszą zrobić, aby je złagodzić.
Aby skutecznie wykonać plan, wyznacz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za każdy krok, aby zapewnić ciągłość i brak zamieszania. W miarę postępu projektu uważnie obserwuj ryzyko i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany w planie reakcji.
5. Monitoruj i oceniaj ryzyko
Zarządzanie ryzykiem nie jest czynnością jednorazową; jest to ciągły proces, który należy regularnie powtarzać. Dlatego nigdy nie należy przestawać monitorować i oceniać ryzyka projektowego. Ciągłe monitorowanie pozwoli Ci śledzić postęp środków łagodzących, upewnić się, że są one skuteczne, i w razie potrzeby wprowadzić niezbędne korekty.
Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania ryzykiem projektu
Jeśli chodzi o zapewnienie sukcesu projektu, oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania ryzykiem, których należy przestrzegać:
- Miej jasne zrozumienie ryzyka związanego z twoim projektem. W ten sposób możesz opracować plan łagodzenia skutków, który jest unikalny dla potrzeb Twojego projektu.
- Przypisz odpowiedzialność za zarządzanie każdym ryzykiem członkowi zespołu projektowego. Pomoże to zapewnić właściwe zarządzanie i monitorowanie każdego ryzyka.
- Opracuj plan zarządzania każdym zidentyfikowanym ryzykiem. Pomoże to Twojemu projektowi pozostać na dobrej drodze i uniknąć potencjalnych problemów.
- Monitoruj ryzyko w całym cyklu życia projektu i w razie potrzeby dostosuj swój plan reakcji. Może to być różnica między pomyślnym a nieudanym wynikiem projektu.
- Bądź przygotowany do podjęcia działań w przypadku zmaterializowania się zdarzenia związanego z ryzykiem. Mając plan, możesz szybko i skutecznie poradzić sobie z pojawiającymi się problemami.
Sukces projektu zależy od zarządzania ryzykiem w odpowiednim czasie
Pamiętaj, dobrze przemyślany plan zarządzania ryzykiem poprowadzi Twoje projekty do sukcesu.
Terminowe zarządzanie ryzykiem pomaga projektom odnieść sukces, identyfikując i łagodząc potencjalne zagrożenia, zanim staną się rzeczywistymi problemami. Przyjmując proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem, możesz uniknąć typowych pułapek i kosztownych opóźnień, które mogą prowadzić do niepowodzenia projektu. Zrewiduj proces zarządzania ryzykiem w całym cyklu życia projektu i spraw, aby Twój projekt stał się wielkim hitem. Twoje zdrowie!
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat zarządzania ryzykiem projektu? Sprawdź te powiązane zasoby:
- 4 Strategie Zarządzania Ryzykiem dla Pomyślnej Realizacji Projektu
- Jak zarządzać ryzykiem: przewodnik dla kierowników projektów
- Jak stworzyć skuteczny plan zarządzania ryzykiem dla swoich projektów
- Przyszłość zarządzania projektami jest hybrydowa
Metodologia badania
Badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy firmy Capterra zostało przeprowadzone w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci zostali przebadani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (od 2 do 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowane).
Ankieta Capterra dotycząca użytkowników zarządzania projektami została przeprowadzona w marcu 2021 r. wśród 422 kierowników projektów w Stanach Zjednoczonych, z których 367 to użytkownicy oprogramowania do zarządzania projektami. Wykwalifikowani respondenci są decydentami lub mają znaczący udział w codziennym zarządzaniu projektami w swojej organizacji. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.