Co to jest centrala PBX? Ostateczny przewodnik po systemach wymiany oddziałów prywatnych

W miarę jak Twoja firma rozwija się ze start-upu w dobrze prosperującą firmę zatrudniającą pracowników, będziesz chciał zapewnić swoim pracownikom łączność telefoniczną. Aby to zrobić, znajdziesz się w badaniu systemów Private Branch Exchange (PBX).
W tym przewodniku przedstawiamy wszystkie najważniejsze informacje o nowoczesnych rozwiązaniach PBX. Nawet jeśli nigdy wcześniej nie zarządzałeś centralą PBX, będziesz mógł przeskakiwać do części, które są dla Ciebie ważne.

Co to jest centrala PBX?

PBX to skrót od Private Branch Exchange, która jest prywatną siecią telefoniczną, która pozwala użytkownikom rozmawiać ze sobą. Różne komponenty sprzętowe współpracują ze sobą, zapewniając łączność z siecią telefoniczną.
PBX obsługuje wewnętrzną sieć telefoniczną firmy. System PBX zarządza trasowaniem i zaawansowanymi funkcjami połączeń dla połączeń przychodzących i wychodzących.

Konfiguracja centrali PBX to niełatwe zadanie. Firma prosi o pomoc jednego lub kilku administratorów systemów z wieloletnim doświadczeniem w branży telekomunikacyjnej. Potrzebna byłaby również fizyczna przestrzeń do umieszczenia systemu PBX w biurze, na przykład szafa lub serwerownia.
Aby lepiej docenić funkcje i zalety komercyjnej centrali PBX, musimy najpierw omówić cały system telefoniczny.

Zostań operatorem telefonicznym z centralą PBX

Tradycyjny system telefoniczny jest znany jako Plain Old Telephone System lub w skrócie POTS . Opiera się na skręconej parze przewodów od lokalnej firmy telefonicznej do budynku. POTS jest prosty, niezawodny i niewiele się zmienił od 140 lat.
Dostawcy usług telefonicznych łączą rozmowy z innymi osobami za pomocą publicznej komutowanej sieci telefonicznej ( PTSN ) w protokole ISDN (Integrated Services Digital Network). PSTN umożliwia klientowi Verizon dzwonienie do klienta AT&T, a także lokalną łatkę połączeń.
Zapewnienie firmie usługi telefonicznej może być kosztowne. Typowy tradycyjny biznesowy rachunek telefoniczny może z łatwością sięgać tysięcy miesięcznie za zaledwie sto linii.
Musi być lepszy sposób.

Centrala PBX umożliwia firmie obsługę wewnętrznego systemu telefonicznego i korzystanie z mniejszej liczby linii telefonicznych firmy telefonicznej. Najlepsze systemy PBX mogą zarządzać pocztą głosową, automatycznymi sekretarkami i nagranymi wiadomościami. Obejmuje to również numery wewnętrzne dla wszystkich w firmie.

Oparta na chmurze centrala PBX przeprojektowała sposób, w jaki firmy obsługują połączenia telefoniczne, oferując znaczną aktualizację wcześniejszych ograniczeń. Wcześniej centrale PBX były zastrzeżone i bardzo trudne w utrzymaniu.

Obecnie systemy PBX znacznie się rozwinęły. Nie będąc już zależnym od lokalnej firmy telefonicznej, połączenia są wykonywane przy użyciu technologii Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Zamiast łączy analogowych, trunking SIP może ustanowić łączność za ułamek kosztów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Voice over IP? Nasz przewodnik po VoIP dla początkujących pomoże Ci zrozumieć tajniki VoIP.

Systemy PBX umożliwiają liderom IT utrzymywanie istniejących urządzeń z całkowicie cyfrowym szkieletem poprzez przypisywanie różnych numerów telefonów firmowych do różnych numerów wewnętrznych. Alternatywnie, chmurowa centrala PBX łączy w sobie to, co najlepsze z obu światów, z w pełni zarządzanym wdrożeniem systemu telefonicznego.

Teraz, gdy znamy cel centrali Private Branch Exchange, poznajmy zalety nowoczesnej centrali PBX w komunikacji biznesowej.

Korzyści systemu PBX dla firm

Nie każdego dnia firmy chcą specjalnie skonfigurować swój system telefoniczny . Coś w tym musi być, żeby przenieśli usługę telefoniczną do chmury .
Duże i małe firmy korzystają z imponujących możliwości centrali PBX. Oto najważniejsze powody, dla których firmy korzystają z centrali PBX:

1. Zarządzaj i wykonuj połączenia według określonego, wcześniej zaprogramowanego harmonogramu. Możesz wybrać kierunek „rozgałęzienia” oraz ustawić własne reguły w drzewie sieci PBX. Operatorzy mogą w razie potrzeby ograniczyć lub zezwolić na wybieranie numerów międzynarodowych, aby uniknąć wysokich kosztów.
2. Z łatwością przenoś połączenia między użytkownikami i działami. Nawiązuj i utrzymuj połączenia bez przerywania połączeń. Możesz skutecznie przekazywać połączenia za pomocą ciepłego transferu lub zimnego transferu. Tak czy inaczej, możesz niezawodnie przekazywać połączenia.
3. Dostosuj powitania za pomocą nagranych wiadomości, w tym wybór muzyki dla Twojej firmy. Ta funkcja to fantastyczny sposób na powiadomienie klientów o problemie ze sprzedażą lub usługą.
4. Prowadź call center , które pomoże Ci zarządzać zespołem sprzedaży lub działem obsługi klienta. Choć kosztowna, centrala PBX może wstrzymywać połączenia przychodzące i wychodzące w kolejce w oparciu o swoje fizyczne ograniczenia. Oparta na chmurze centrala PBX może obsłużyć więcej rozmówców i rozesłać ich do wybranych osób lub zespołów.
5. Połącz wiele lokalizacji biurowych z tym samym systemem telefonicznym, aby pracownicy mogli ze sobą rozmawiać. Zamiast zarządzać oddzielnymi systemami telefonicznymi, do obsługi tego kierowania połączeń użyłbyś centrali PBX.

Powiązane: Co to jest protokół inicjowania sesji (SIP) i jak działa?
Obecnie firmy dążą do skonfigurowania swoich central PBX jako systemu telefonicznego w chmurze z zarządzanymi funkcjami PBX w wielu lokalizacjach i wśród wielu użytkowników. Takie podejście pozwala na największą elastyczność w przystępnej cenie.

Rodzaje systemów telefonicznych PBX

Systemy telefoniczne PBX istnieją w kilku różnych odmianach, które pasują do niemal każdej potrzeby biznesowej. Wraz z migracją aplikacji biznesowych do chmury, podobnie jak centrale PBX.

Oto kilka kluczowych różnic w skrócie:

Istnieje kilka opcji do rozważenia dla Twojej centrali PBX: hostowana, lokalna i hybrydowa.

Hostowana centrala PBX

Hostowana PBX jest również nazywana Cloud PBX, Virtual PBX lub IP PBX. Często jest częścią ujednoliconej platformy komunikacyjnej, która umożliwia łączenie i kierowanie linii wewnętrznych i zewnętrznych w ramach jednego systemu.

Dzięki hostowanemu systemowi PBX możesz zarządzać wszystkimi telefonami swoich pracowników z poziomu przeglądarki internetowej. Ponieważ jest hostowany w chmurze, a nie na fizycznym serwerze, z systemu może korzystać prawie każde urządzenie w dowolnym miejscu na świecie z połączeniem internetowym, w tym komputery, telefony komórkowe i telefony IP.

Po prostu podłącz nowe lub istniejące urządzenia i gotowe. Możesz dostosować funkcje PBX, takie jak przekazywanie połączeń, nagrywanie połączeń, transkrypcja poczty głosowej, przekierowywanie połączeń, automatyczne sekretarki, interaktywna odpowiedź głosowa (IVR), zawieszanie muzyki, przekazywanie połączeń i inne z portalu internetowego.

Możesz przejść przez konfigurację online w ciągu kilku minut, a nie tygodni. Ponieważ bezpośrednio zarządzasz tą opartą na chmurze centralą PBX, wszystkie urządzenia są pod Twoją kontrolą. Konserwacja jest wliczona w miesięczny koszt, więc nie jesteś zależny od konsultanta lub wewnętrznego specjalisty IT w celu rozwiązania problemów.

Większość nowoczesnych systemów IP PBX oferuje dodatkowe funkcje, których nie znajdziesz w systemach stacjonarnych. Na przykład centrala VoIP PBX może łączyć się z oprogramowaniem CRM Twojej firmy, kierować połączenia przychodzące na telefony komórkowe, obsługiwać duże połączenia konferencyjne i integrować się z innymi kanałami komunikacji, takimi jak SMS lub wideokonferencje.

Co więcej, oparta na chmurze centrala PBX jest bardziej opłacalna niż system lokalny. Jego funkcje są regularnie aktualizowane i nie musisz tracić czasu na konfigurowanie i konserwację infrastruktury sieciowej.

Lokalna centrala PBX

Lokalna centrala PBX to wewnętrzny system komunikacji do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących. Jest to tradycyjna metoda stosowana od pokoleń i zasadniczo jest automatyczną wersją ręcznej centrali.

Lokalne systemy PBX wymagają serwera na miejscu i ręcznego okablowania do każdego telefonu służbowego. Skutkuje to stosunkowo wysokimi kosztami początkowymi wynoszącymi około 1000 USD za linię oraz bieżącymi okazjonalnymi opłatami za konserwację (konsultacje).

Lokalne systemy PBX były kiedyś jedyną opcją, ale obecnie są one ograniczone i nieopłacalne dla większości firm. Podstawowa technologia, na której zbudowano systemy PBX — telefony stacjonarne — z każdym rokiem staje się coraz mniej istotna. Tradycyjnemu systemowi PBX brakuje wielu zaawansowanych funkcji, które oferuje nowoczesny biznesowy system telefoniczny.

Są też bardziej narażeni na zagrożenia bezpieczeństwa. Według FCC niektóre oszustwa telefoniczne są wymierzone w niewinnych pracowników korzystających ze starszych systemów PBX do przekazywania kosztownych połączeń międzynarodowych.

Jako właściciel firmy, pytanie, które chcesz sobie zadać, brzmi: „Czy nasza centrala PBX przynosi największą wartość każdego roku? Czy wydajemy zbyt dużo na zarządzanie nim?” Jeśli chodzi o amortyzację zasobów, lokalne systemy PBX są kosztowne w utrzymaniu, skalowaniu i konfiguracji.

Hybrydowa centrala PBX

Hybrydowa centrala PBX dostosowuje lokalny system PBX do użytku z telefonią VoIP. Wykorzystuje technologię zwaną SIP trunking, aby świadczyć usługi głosowe dla firmowego systemu PBX. Ta wielokanałowa usługa głosowa jest dostępna bez zmiany innych funkcji PBX. Wraz z rozwojem firmy dodajesz więcej kanałów bez konieczności instalowania okablowania wymaganego przez system lokalny.

Dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na całkowity remont, konfigurowanie hybrydowej centrali PBX z najwyżej ocenianym dostawcą SIP trunk jest godną opcją. Zapewnia Twojej centrali PBX nową skalowalność i niższe koszty komunikacji przy użyciu tego samego sprzętu.

Jednak pomimo tych zalet systemy hybrydowe są nadal ograniczone wymaganiami lokalnej centrali PBX. Wymagają wstępnej konfiguracji, miejsca na serwerze i bieżących kosztów utrzymania IT. Chociaż jest to dobra opcja do przejścia ze starego systemu na technologię VoIP, niewiele firm odniosłoby korzyści z zainstalowania nowego systemu hybrydowego.

Porównanie PBX: lokalna a hostowana PBX

Porównanie lokalnych i hostowanych systemów PBX może pomóc w dokonaniu właściwego wyboru dla Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy poszukujesz systemów PBX dla siebie, czy dla klienta, możesz od razu rozpoznać korzyści.

Przyjrzyjmy się teraz zaletom i wadom każdego typu centrali PBX.

Plusy i minusy lokalnej centrali PBX

Plusy i minusy centrali PBX hostowanej w chmurze

W przypadku start-upów, małych firm i przedsiębiorstw w 2023 r. i później hostowana centrala PBX jest preferowanym sposobem skonfigurowania usługi telefonicznej dla Twojej firmy. Zaoszczędzisz sobie mnóstwo stresu i budżetu.

Powiązane: Czy Hosting VoIP jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Jak wybrać odpowiedni typ centrali PBX dla swojej firmy

Jeśli decydujesz, którego systemu PBX użyć, najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest przyjrzenie się systemowi, który już posiadasz.

W przypadku organizacji z istniejącym lokalnym systemem PBX sensowna może być inwestycja w system hybrydowy. Spowoduje to dostosowanie istniejącego sprzętu PBX do korzystania z VoIP, co zapewni lepszą jakość połączeń, bezpieczeństwo i zaawansowane funkcje.

Dla firm zaczynających od zera bez systemu telefonicznego oczywistym wyborem jest system hostowany. Został stworzony do nowoczesnej pracy i ma funkcje do pracy zdalnej oraz niemal nieskończoną skalowalność.

Firmy, które zdecydują się na hostowaną centralę PBX lub system hybrydowy z SIP trunking, mogą obniżyć koszty telekomunikacyjne o 60%.

Istnieje powód, dla którego oczekuje się, że łączna roczna stopa wzrostu komunikacji w chmurze wyniesie 13% do 2031 r. Jest to nowoczesny system, który pomaga wprowadzić komunikację małych firm w XXI wiek.

Wybierając dostawcę VoIP, szukaj tych cech.

• Niezawodność. Nowoczesna centrala PBX jest bezwartościowa, jeśli jest offline. Standardem branżowym jest czas sprawności na poziomie 99,99% lub wyższym, a w zależności od planu często można uzyskać umowę dotyczącą poziomu usług (SLA) gwarantującą dostępność.
• Koszt. Wybierz dostawcę, który oferuje plany pasujące do Twojego budżetu.
• Bezpieczeństwo. Poszukaj dostawcy z monitoringiem i audytami 24/7/365, takimi jak SOC 2 lub certyfikat ISO/IEC 27001. Rozważ dodatkowe funkcje, takie jak szyfrowanie połączeń.
• Elastyczność. Nowoczesne systemy współpracują zarówno z fizycznymi telefonami stacjonarnymi VoIP, jak i telefonami programowymi, z których można korzystać na komputerach czy smartfonach.
• Wspierać się. Jeśli coś pójdzie nie tak, potrzebujesz zespołu, któremu możesz zaufać. Nextiva ma wielokrotnie nagradzaną obsługę klienta i 94% satysfakcji klienta .

Związane z: Plusy i minusy systemu telefonicznego opartego na chmurze (+ najlepsze praktyki)

Dostosuj centralę PBX do swojej firmy — nie na odwrót

Bez względu na to, jaką centralę PBX wybierzesz, powinieneś dążyć do tego, aby spełniała ona potrzeby Twojej firmy. Sposób, w jaki pracujemy, bardzo się zmienił w ciągu dwóch dekad. Czy Twoja centrala PBX nie powinna nadążać za Tobą?

Jednym z podstawowych wniosków jest to, że nie można decydować tylko na podstawie ceny naklejki systemu telefonicznego dla firm.

Oceń trajektorię rozwoju Twojej firmy oraz zakres komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Nikt nie zna Twojej firmy lepiej niż Ty sam.