Co to jest „otwarta faktura”?

Faktury „otwarte ” i „ zamknięte faktury ” to terminy często używane w biznesie i księgowości.

Ale czym one właściwie są? Dlaczego są ważne? A jakie są rodzaje otwartych faktur?

Na status faktur wpływa wiele czynników. Pozwól nam wyjaśnić różnice i jak możesz na nie wpłynąć.

Definicja otwartej faktury

Otwarta faktura (znana również jako faktura zaległa ) to po prostu faktura wystawiona przez sprzedawcę/dostawcę, ale jeszcze nie zapłacona (lub w pełni opłacona) przez kupującego/klienta.

Faktura jest uznawana za fakturę zamkniętą po całkowitym przetworzeniu i opłaceniu.

Płatność faktur może pozostać otwarta z wielu powodów, dobrych i złych. Niektóre z nich omówimy poniżej.

Ale najpierw przyjrzyjmy się fakturom.

Czym są faktury?

Na najbardziej podstawowym poziomie faktura (czasami nazywana rachunkiem lub zakładką ) jest dokumentem wyszczególniającym koszty i warunki płatności za sprzedane usługi lub produkty.

Jest on wysyłany przez sprzedawcę /usługę/dostawcę do kupującego /użytkownika usługi i zawiera informacje o obu stronach. Określa również, kiedy i gdzie należy dokonać płatności. To są warunki płatności.

Samo słowo „faktura” pochodzi z połowy XVI wieku. ' Invoy ', które pochodzi od francuskiego słowa ' envoyer ', które oznaczało ' wysłać '.

We współczesnym języku angielskim faktura jest technicznie „ fakturą sprzedaży ” dla sprzedającego i „ fakturą kupującego ” dla kupującego.

Dlaczego faktury mają znaczenie

Faktury nie tylko zawierają szczegółowe informacje o zakupach i sprawnym przebiegu transakcji, ale także zawierają dane wykorzystywane do płacenia podatków lub rozstrzygania sporów handlowych.

Monitorowanie Twoich faktur to duża część Twojej (lub Twojego działu księgowości) pracy z odbiorcami .

Źle zorganizowany proces fakturowania negatywnie wpłynie na przepływ gotówki i sprawi, że będziesz narażony na brak zaległych faktur.

Ważny jest również sposób wystawiania faktur.

Na przykład wysyłanie skonsolidowanych faktur może ułatwić życie działowi księgowości Twoich klientów. Może to ostatecznie wzmocnić lojalność klientów i terminowe płatności.

Usprawnij proces przetwarzania faktur dzięki automatyzacji

Przetwarzanie faktury obejmuje wiele etapów, w tym procesy zatwierdzania, płatności, monitowanie (wysyłanie przypomnień na otwartych fakturach) i faktury not korygujących (notatki, które oznaczają zmiany wartości faktur).

Możesz zaoszczędzić sobie (lub swojemu działowi rozliczeń z dostawcami) dużo pracy, automatyzując wiele z tych kroków.

5 powodów dla otwartej faktury

Istnieje wiele powodów, dla których firmy mogą mieć otwarte faktury. Poniżej znajduje się pięć najczęstszych.

1. Częściowa płatność

Częściowe płatności faktur mogą nastąpić celowo lub przypadkowo.

Na przykład wiele firm pracuje nad projektami, w których nie żądają jednorazowej płatności za usługę lub zamówienie.

Zamiast tego proszą o część płatności z góry, a resztę po zakończeniu projektu.

Ten rodzaj transakcji może mieć miejsce z wielu powodów. Jest to szczególnie cenne, gdy usługi firmy trwają przez dłuższy czas – obie firmy będą wtedy świadome, że zachęta zostanie zniesiona, jeśli cała płatność poprzedza zakończenie pracy.

Może to być również spowodowane tym, że ostateczna całkowita wartość projektu może być trudna do oszacowania na wczesnym etapie współpracy lub dokładne usługi, które mają być świadczone później, zależą od wczesnego wykonania.

2. Błąd na fakturze

Może występować problem z niektórymi informacjami na fakturze, takimi jak numer faktury, pozycje, dane bankowe, a nawet podana data itp.

W większości przypadków dział księgowości Twojego klienta po prostu powiadomi Cię o błędzie, który możesz następnie poprawić i zwrócić.

W wielu przypadkach spowoduje to opóźnienie w wysyłaniu płatności.

3. Sporna umowa

W innych sytuacjach może wystąpić otwarta faktura, ponieważ klient jest niezadowolony ze świadczonych usług lub nawet kwestionuje dotrzymanie umowy biznesowej.

W tym scenariuszu dział księgowości mógł otrzymać tylko polecenie zapłaty całej kwoty. A może doszło do nieporozumienia między firmami i sprzedawca obiecał zniżkę na saldo końcowe.

W niektórych sytuacjach dostawca może już oczekiwać i uzgodnić, co jest należne na rachunku. W innych może być konieczne podjęcie kroków w kierunku sporu.

4. Czas przetwarzania działu księgowości

Każda firma jest inna. Dział księgowy firmy, z którą współpracujesz, może zająć więcej czasu na przetworzenie i przeniesienie środków niż inne.

Może to sprawić, że otwarta faktura będzie trwała dłużej niż oczekiwałeś. Jako sprzedawca jedynym realnym sposobem radzenia sobie z tym problemem jest skontaktowanie się z klientem i śledzenie faktury.

Ponaglanie lub automatyczne monitowanie to jedna z metod śledzenia zobowiązań. Możesz również poprosić klienta o powiadomienie Cię, kiedy otwarta faktura stanie się fakturą zamkniętą.

5. Czas realizacji płatności

W przeciwieństwie do bezpośrednich płatności gotówką, dostarczenie płatności za zakupy drogą elektroniczną wymaga czasu.

Czas trwania każdej płatności zależy od dostawcy przetwarzania płatności i wypłacanej kwoty.

W większości przypadków przelewy bankowe są natychmiastowe.

Jednak banki mogą opóźniać niektóre transakcje, zwłaszcza jeśli są one na znaczną lub stosunkowo nietypową dla tej firmy kwotę. To po prostu część procesu due diligence banków i nie ma powodu do niepokoju.

Czas potrzebny na przetworzenie płatności również wydłuży się, jeśli jest to płatność międzynarodowa.

Wniosek

Otwarte faktury są bardziej powszechne niż myślisz.

Faktury same w sobie są technicznie zawsze otwartymi lub zamkniętymi fakturami. Możesz nawet celowo przypisać otwartą fakturę do konta klienta, aby zapewnić elastyczność płatności i uzyskać przewagę nad konkurencją.

Jednak w praktyce otwarte faktury są zwykle wynikiem problemu z procesem płatności lub częściowej umowy o płatność.

Mogą wystąpić z różnych powodów, w tym błędów, sporów lub problemów z przetwarzaniem płatności.

Jednym ze sposobów na zmniejszenie prawdopodobieństwa niechcianych otwartych faktur jest udoskonalenie najlepszych praktyk przetwarzania faktur, podobnie jak automatyzacja.

Opanowując kontrolę nad otwartymi fakturami, możesz poprawić przepływ gotówki w swojej firmie. Na dłuższą metę stanowi to podstawę sukcesu i rozwoju Twojej firmy.