Co to jest komunikacja wewnętrzna? Co musisz wiedzieć

W każdej organizacji silna strategia komunikacji wewnętrznej utrzyma wszystkich na tej samej stronie i nada pierwszeństwo środowisku współpracy. To buduje jedność zespołu i sprawia, że ​​pracownicy czują się docenieni.

Co to jest komunikacja wewnętrzna ? To włączenie. To dbanie o swoich pracowników i sprawianie, by czuli się docenieni za to, co robią na co dzień. To jest klucz do Twojego sukcesu. Celem silnej strategii komunikacyjnej jest zjednoczenie pracowników w przekazie, tak aby pracowali razem jako zespół i podsycali zaangażowanie pracowników. Jeśli zatroszczysz się o swoich pracowników, nastąpi sukces.

"Klienci nie są na pierwszym miejscu. Pracownicy są na pierwszym miejscu. Jeśli zatroszczysz się o swoich pracowników, oni zajmą się klientami." - Richard Branson , założyciel The Virgin Group.

Według badania Gallupa firmy zatrudniające zaangażowanych pracowników są o 21% bardziej rentowne, ponieważ ich pracownicy są o 17% bardziej wydajni.

Wydajność wzrasta, ponieważ Twoi pracownicy z pasją podchodzą do swojej pracy i miejsca, w którym pracują. To prosta praktyczna zasada, którą wszyscy dyrektorzy muszą zrozumieć i nie powinno to dziwić. Wspieranie pracowników prowadzi do lepszej produktywności, co prowadzi do wyższych zysków. Postaraj się jak najlepiej wspierać swoich pracowników.

Obowiązkiem firmy jest służenie klientowi. Obowiązkiem przywództwa jest służenie swoim ludziom, aby ich ludzie mogli lepiej służyć klientowi. Jeśli liderzy nie będą najpierw służyć swoim ludziom, ucierpią klienci i firma.

— Simon Sinek (@simonsinek) 29 marca 2018

Aby wspierać swoich pracowników, musisz wdrożyć odpowiednie praktyki kulturowe. Ludzie w całej organizacji muszą wiedzieć, że współpraca jest koniecznością. Ludzie powinni ze sobą współpracować, zachęcać się nawzajem, odrzucać od siebie pomysły i słuchać perspektyw różnych osób.

Muszą też mieć przed sobą odpowiednie narzędzia. Oprogramowanie do komunikacji i współpracy ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej. Upewnij się, że dajesz pracownikom narzędzia, z których będą faktycznie korzystać, i odpowiednio ich przeszkol, aby nie mieli żadnych barier ani przeszkód.

„Wielce wierzę, że każde narzędzie, które usprawnia komunikację, ma ogromny wpływ na to, jak ludzie mogą się od siebie uczyć”. - Bill Gates , współzałożyciel firmy Microsoft.

W każdej organizacji istnieje wyraźna korzyść z komunikacji wewnętrznej, ale czym jest komunikacja wewnętrzna? A jak możesz to wdrożyć?

Znaczenie komunikacji wewnętrznej

Czym jest komunikacja wewnętrzna?

Komunikacja wewnętrzna to system procesów i wsparcia kulturowego w miejscu pracy, który napędza pracowników do pozostawania w kontakcie, wiedzy i współpracy ze sobą.

Komunikacja wewnętrzna musi być częścią kultury Twojej firmy, aby pracownicy zrozumieli, że współpraca jest nie tylko mile widziana, ale i zachęcana. Twoja strategia komunikacji wewnętrznej wymaga odpowiednich narzędzi, które mają sens dla konkretnej organizacji i jej procesów. Na przykład, jeśli Twoja organizacja jest w pełni zdalna, musi przestrzegać surowych przepisów dotyczących zgodności i działa na arenie międzynarodowej w kilku strefach czasowych, będzie wymagać innych narzędzi i zasad niż organizacja, która tego nie robi.

Strategia komunikacji wewnętrznej jednoczy Twoich pracowników, tworzy pracę zespołową i jest częścią kultury Twojej firmy. Docenianie swoich pracowników, zachęcanie ich do współpracy i angażowanie ich w podejmowanie decyzji prowadzi do silniejszej kultury firmy i lepszych wyników.

Korzyści płynące z doskonałej komunikacji wewnętrznej

Silna strategia komunikacji wewnętrznej przynosi korzyści Twoim pracownikom, sprawiając, że czują się zaangażowani, doceniani i bardziej związani ze swoją pracą.

Ale czym jest komunikacja wewnętrzna w organizacji?

To sposób na zwiększenie produktywności. Mając wszystkich pracowników na tej samej stronie, pracując razem i czując się bardziej doceniani i związani ze swoją pracą, będą bardziej wydajni.

Jeśli uważasz, że Twoja organizacja ma już silną kulturę, pomyśl jeszcze raz.

Według Gallupa tylko 27% pracowników w USA mocno wierzy w wartości swojej firmy. Oznacza to, że znaczna większość pracowników w USA nie czuje pasji do misji swojej organizacji. Nie mają silnego związku ze swoją pracą ani marką, dla której pracują. Prawdopodobnie Twoi pracownicy nie są na tej samej stronie.

Chociaż ta statystyka może otwierać oczy, stanowi również okazję. Jeśli twoja siła robocza jest na równi z innymi, zastanów się, o ile bardziej produktywna może być dzięki niewielkim ulepszeniom strategii komunikacji wewnętrznej.

Lepsza komunikacja wewnętrzna

Aby usprawnić komunikację wewnętrzną, potrzebujesz odpowiednich narzędzi komunikacji wewnętrznej. Aplikacje w chmurze umożliwiają użytkownikom współpracę i komunikację z dowolnego miejsca. Możesz edytować dokument w czasie rzeczywistym, udostępniać pliki i rozmawiać twarzą w twarz na czacie wideo.

Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają zrobić prawie wszystko, a to od Ciebie zależy, czy znajdziesz odpowiednie, aby rozwiązać problemy Twojej konkretnej organizacji. To, co umożliwia rozwój Twojej strategii komunikacji wewnętrznej, zależy od narzędzi i kultury. Ważną częścią tego jest wybór odpowiednich narzędzi, a to zależy od Ciebie i Twoich współpracowników, podobnie jak budowanie odpowiedniej kultury.

Każda osoba pracująca w Twojej organizacji ma ogromny wpływ na kulturę Twojej firmy, zwłaszcza jeśli pracujesz w małej firmie. Niezwykle ważne jest, aby pamiętać o tym podczas procesu rekrutacji. Zatrudnij ludzi, którzy pasują do wartości Twojej marki. Zaproś do współpracy ludzi, którzy naprawdę chcą się uczyć i pasjonują się tym, co robi Twoja organizacja. To jest właśnie to, co sprawia, że ​​zatrudnienie w Twoim miejscu pracy jest dobre.

Komunikacja wewnętrzna prowadzi do lepszego środowiska pracy

Czym jest komunikacja wewnętrzna? Oznacza lepszą kulturę pracy.

Jeśli wprowadzisz swoje wartości kulturowe w proces rekrutacji, po pewnym czasie będziesz mieć dużą liczbę pracowników, którzy będą dokładnie pasować do tego, co chcesz zbudować. Łatwiej będzie sprzedawać ludziom swoje wartości, jeśli zatrudnisz ich, wiedząc, że dobrze do siebie pasują.

Kiedy Twoi pracownicy kupują misję Twojej firmy, zwiększa to zaangażowanie pracowników w Twojej organizacji. Prowadzi to do wyższej produktywności, ponieważ są bardziej związani ze swoją pracą i bardziej pasjonują się Twoją marką. A to prowadzi do lepszej rentowności.

W rzeczywistości wysoce zaangażowane zespoły wykazują o 21% wyższą rentowność niż ich niezaangażowani odpowiednicy. A kiedy zespoły są bardzo zaangażowane, wykazują więcej energii, zwiększoną pasję i cel oraz są bardziej kreatywne w rozwiązywaniu problemów.

Kiedy są bardziej połączeni z Twoją organizacją, rzadziej odchodzą.

Korzyści z komunikacji wewnętrznej i zaangażowania pracowników

Istnieje wiele powodów, dla których potrzebujesz silnej komunikacji i zaangażowania pracowników w całej organizacji, a komunikacja wewnętrzna jest tego ogromnym motorem.

Według białej księgi opublikowanej przez Roberta Waltersa 74% profesjonalistów czuje się zdemotywowanych, gdy pracuje w organizacji, gdy nie pasuje do kultury, a 47% twierdzi, że ma trudności z efektywną pracą. Aż 69% tych pracowników chce jak najszybciej odejść z pracy.

Ale kiedy pracownicy są doceniani i czują się, jakby byli cenioną częścią zespołu, ma to odwrotny skutek. Według Salesforce pracownicy, którzy czują, że ich głosy są słyszane, są 4,6 razy bardziej prawdopodobne, że poczują się wzmocnieni i wykonają swoją najlepszą pracę.

Zaangażowani pracownicy są zmotywowani i pasjonują się tym, co robią. Wierzą w swoją organizację i swoją w niej rolę i chcą zrobić wszystko, co w ich mocy. Kiedy masz cały zespół ludzi, którzy tak się czują, dzieją się tylko dobre rzeczy.

Jak wygląda dziś proces komunikacji wewnętrznej?

Twoja strategia komunikacji wewnętrznej może wymagać zmiany procesów biznesowych. Musisz zachęcać do otwartej komunikacji ze swoimi pracownikami. Daj im znać, że ich głosy mają znaczenie, otwierając się na ich pomysły.

Musisz także podziękować pracownikom za pracę, którą wykonują. Drobne rzeczy, takie jak e-mail całej firmy lub wiadomość na Slack, podkreślająca osobę lub zespół ludzi, mogą być bardzo przydatne. Podobnie jak chwalenie się swoimi pracownikami na platformie rzecznictwa pracowniczego, gdzie ich rówieśnicy mogą dzielić się dobrym słowem ze swoimi sieciami społecznościowymi.

Chcesz stworzyć środowisko, w którym ludzie będą wiedzieć, że są cenieni, ich głosy i sukcesy mają znaczenie, a także mają swobodę dzielenia się pomysłami ze współpracownikami i kierownictwem.

Oceń aktualną strategię i zidentyfikuj bariery

Co powstrzymuje Cię przed wdrożeniem tej kultury firmy? Może to nie jest bariera kulturowa. Może nie masz odpowiednich narzędzi. Jest to powszechny problem, zwłaszcza dla pracowników zdalnych.

Chcesz zidentyfikować różnicę między tym, gdzie chcesz być, a tym, gdzie jesteś teraz. Co cię powstrzymuje? Co robisz teraz, co nie jest zgodne z tym, dokąd chcesz się udać?

Zidentyfikowanie tych wewnętrznych barier komunikacyjnych jest pierwszym krokiem do ich odwrócenia. Niech dyrektorzy i menedżerowie poinformują organizację, że chcesz, aby pracownicy prosili o pomoc siebie nawzajem i menedżerów. Chcesz, aby pracownicy dzielili się pomysłami. Zachęć ich do tego i wdroż swoje procesy i strategię komunikacji.

Zaplanuj ulepszoną strategię komunikacji wewnętrznej

Aby zachęcić ludzi do pracy w środowisku pracy bardziej opartym na współpracy, musisz im przekazać, co próbujesz osiągnąć, a ludzie w Twojej organizacji będą przykładami celu.

Jeśli Twoje miejsce pracy jest bardzo ciasne, a ludzie nie pomagają sobie nawzajem ani nie współpracują, wprowadzenie narzędzi komunikacji wewnętrznej będzie wielką zmianą w kulturze Twojej firmy. Chcesz komunikować swoją strategię komunikacji wewnętrznej od góry do dołu. Poproś zespół zarządzający o poinformowanie pracowników, w jakim kierunku zmierzasz, i poproś wpływowe osoby w całej firmie, aby wcześnie wdrożyły się w Twojej firmie.

Jeśli pracownicy nadal nie czują się komfortowo ze zmianą środowiska współpracy i częściej komunikują się, gdy kierownictwo do tego zachęcają, będą, gdy zobaczą, jak wpływowe osoby w miejscu pracy robią więcej. Zmiana będzie bardziej akceptowana przez pracowników, gdy zobaczą, jak robią to inni pracownicy.

Zachęcaj działy do ​​odbywania cotygodniowych spotkań jeden na jeden między pracownikami a ich menedżerami, aby zachęcić do przejrzystości i pracy zespołowej. Nie powinno to być spotkanie oceniające wydajność. Zamiast tego powinien być sposobem na współpracę, pozostawanie na tej samej stronie i odbijanie pomysłów od siebie.

Działy i organizacja jako całość powinny odbywać otwarte spotkania z resztą działu i resztą organizacji, z szacunkiem, podczas których pracownicy będą znali cele, sposób działania działu lub organizacji, przyszłe inicjatywy i nie tylko.

Przejrzystość sprawia, że ​​pracownicy czują się uwzględnieni i budują silną więź między pracownikiem a organizacją.

Wpisowe od wszystkich zespołów

Wewnętrzna komunikacja biznesowa nie jest podzielona na segmenty. Nie jest podzielony według typów ludzi. Jest to coś, czego chcesz, aby robiła cała Twoja firma. Dlatego potrzebujesz całej swojej firmy, aby wkupić się.

Musisz współpracować z liderami każdego działu, aby poinformować ich o tym, co próbujesz osiągnąć i zastosować się do ich próśb. Jeśli chcesz, aby ludzie współpracowali ze sobą i współpracowali w całej organizacji, wprowadzenie Twojej inicjatywy jest doskonałym punktem wyjścia.

Ludzie mogą być oporni na zmiany. Na przykład, możesz mieć organizację używającą AOL Instant Messenger jako narzędzia do współpracy, mimo że wygaśnie on lata temu i nie był popularny od prawie dwóch dekad. Jeśli nadal działa wewnętrznie w organizacji, która ma wielu pracowników, którzy pracowali od czasów świetności AIM, mogą nadal go używać.

Wprowadzenie nowego narzędzia komunikacji, takiego jak Slack, byłoby dla tych ludzi dużym szokiem. Czy możesz sobie wyobrazić skakanie z AIM na Slack? To zupełnie inny interfejs i jest o wiele więcej funkcji. Ludzie mogą początkowo nie lubić go używać, a niektórzy mogą nawet nie próbować.

Musisz współpracować z tymi ludźmi, aby zachęcić ich do kupna, a nie tylko dawać im nowe narzędzie i oczekiwać, że zaczną regularnie korzystać z niego samodzielnie.

Może istnieją konkretne narzędzia, które lubią bardziej niż inne. Może są cele, które chcą dostosować. Bez względu na to, jakie są ich prośby i pomysły, wysłuchaj ich i przemyśl to poważnie, ale pomóż im również zaakceptować nowe pomysły.

Wybierz i zdefiniuj narzędzia

W wielu przypadkach Twoja strategia komunikacji dotyczy wyłącznie Twoich narzędzi. Ale czym jest komunikacja wewnętrzna i jakich narzędzi możesz użyć, aby ją usprawnić?

Narzędzia, które umożliwiają pracownikom łatwą współpracę i umożliwiają współpracę, to świetne narzędzia komunikacji wewnętrznej. Jeśli osoby w Twojej organizacji nie mogą łatwo współpracować ze względu na ograniczenia narzędzia, które posiadasz, powinieneś rozważyć zastąpienie tego narzędzia.

Istnieje wiele aplikacji w chmurze, które mogą pomóc w komunikacji wewnętrznej, niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy wszyscy pod jednym dachem. Microsoft Teams i Slack doskonale nadają się do przesyłania wiadomości, a Zoom, Skype i Cisco Webex pomagają między innymi w rozmowach twarzą w twarz i prezentacjach za pośrednictwem czatu wideo.

Dzięki Microsoft Office 365 lub G Suite by Google Cloud możesz współpracować na wiele sposobów. Do wyboru jest wiele aplikacji do współpracy z innymi w czasie rzeczywistym przy edycji stron internetowych, filmów, pracy z kontaktami klientów i nie tylko.

Jeśli chodzi o pomaganie pracownikom w dotarciu do tej samej strony i utrzymywaniu wiadomości w obrębie całej siły roboczej, narzędzia wspierające pracowników, takie jak GaggleAMP, są świetnym sposobem na wzmocnienie działań w zakresie komunikacji wewnętrznej.

Korzystając z wewnętrznych kanałów komunikacji, możesz prowadzić dyskusje i udostępniać treści w otoczonym murem ogrodzie, którego nikt spoza Twojej organizacji nie widzi. Jeśli jednak Gaggle Manager (jak lubimy nazywać naszych administratorów) polubi treść udostępnianą przez pracownika, może odebrać ten post i zasugerować go wszystkim pracownikom lub wybrać grupy do udostępnienia na zewnątrz ich platform społecznościowych.

To wielka zaleta w Twojej strategii komunikacji wewnętrznej. Będziesz mógł zobaczyć, jakie treści zdaniem pracowników każdy w organizacji powinien udostępniać. Z biegiem czasu będziesz mieć lepsze wyobrażenie o tym, jakie rodzaje treści lubią pracownicy, dzięki czemu będziesz mógł sugerować posty, które im się podobają, aby zwiększyć ich aktywność w mediach społecznościowych. Będziesz też mieć znacznie łatwiejszy czas na dobieranie treści, ponieważ będą Ci sugerować treści.

Czym jest komunikacja wewnętrzna? To słuchanie innych pracowników, przyciąganie wszystkich do tej samej strony i współpraca przy inicjatywach.

Częsta ocena

Twoja strategia komunikacji wewnętrznej nigdy nie jest kompletna.

Dojdziesz do punktu, w którym będziesz z tego zadowolony i osiągnąłeś to, co chciałeś osiągnąć, ale musisz to kontynuować. Upewnij się, że pozostanie to częścią Twoich wysiłków rekrutacyjnych w całej organizacji. Upewnij się, że nadal działa dobrze w każdym dziale i w całej organizacji.

Chcesz co jakiś czas sprawdzać, jak te i inne obszary działają. W końcu zauważysz zmianę w swojej kulturze, postawie pracowników oraz produktywności i zyskach z komunikacji wewnętrznej.