Jak wygrać dzięki planowaniu finansowemu

Zalety i korzyści planowania finansowego

Finanse to złożony temat dla właścicieli małych firm. Codzienne zarządzanie fluktuacjami gotówki, terminowe płacenie dostawcom i ściganie należności samo w sobie może być pracą na pełny etat. Znalezienie czasu na zaplanowanie przyszłych finansów jest wyzwaniem, ale jeszcze większym wyzwaniem jest konsekwentny i zyskowny rozwój bez starannego planowania finansowego i zarządzania przepływami pieniężnymi.

Dlatego tak wiele dużych przedsiębiorstw posiada dedykowane zespoły planowania finansowego i analizy. Zespoły FP&A poświęcają swój czas na prognozowanie, budżetowanie i analizę finansów firmy, aby wesprzeć decyzje, które dyrektorzy finansowi podejmują w celu osiągnięcia celów firmy.

Mała firma niekoniecznie ma luksus posiadania własnego zespołu FP&A z właścicielem noszącym wiele różnych czapek, więc jesteśmy tutaj, aby pomóc. Oto przegląd tego, czym jest podstawowe planowanie finansowe i jak możesz wdrożyć procesy w swojej firmie, aby ułatwić sobie życie i przenieść firmę na wyższy poziom.

Proces planowania finansowego

Krótko mówiąc, planowanie finansowe sprowadza się do dwóch pytań – gdzie zamierzasz wydać swoje pieniądze i skąd je weźmiesz? Aby wiedzieć, na co zamierzasz wydać pieniądze, musisz mieć cel, w którym chcesz, aby znajdował się Twój biznes.
Aby wiedzieć, skąd weźmiesz pieniądze, musisz wiedzieć, ile będziesz ich potrzebować, kiedy będziesz ich potrzebować i ile możesz zapłacić za dostęp do gotówki.

Poniżej znajduje się seria kroków, które mogą pomóc w procesie planowania finansowego. Użyjemy firmy e-commerce o nazwie Uncle Tom's Umbrellas Ltd, aby przedstawić niektóre kroki w praktycznych przykładach.

Pierwszy krok: wyznacz cel

Pierwszym krokiem w każdym planowaniu finansowym jest wyznaczenie celu, do którego należy dążyć. Cele planowania finansowego mogą obejmować wszystko, od osiągnięcia progu rentowności, przez pomyślną sprzedaż firmy, po osiągnięcie rocznego celu przychodów, aż po zatrudnienie określonej liczby osób. Niezależnie od celu, musisz upewnić się, że jest on INTELIGENTNY – to znaczy Konkretny, Mierzalny, Osiągalny, Odpowiedni i Oparty na Czasie. W przypadku planowania finansowego, biorąc pod uwagę trudności w przewidywaniu przyszłości, dobrze jest mieć cel dotyczący finansów w perspektywie średnioterminowej (1-5 lat). Poza tym trudno jest stworzyć ostateczne plany finansowe ze względu na możliwość nieoczekiwanych zmian.

Przykład parasoli wuja Toma:

Wujek Tom chciałby sprzedać swoją firmę za 100 mln funtów w ciągu 10 lat, ale obecnie sprzedaje 120 tys. funtów parasoli rocznie i osiąga 12 tys.

Sprzedaż firmy za 100 milionów funtów nie jest w tej chwili zbyt osiągalna, więc zamiast tego wujek Tom postanowił wyznaczyć realistyczny cel zwiększenia sprzedaży ze 120 tysięcy funtów rocznie do 1,2 miliona funtów rocznie w ciągu najbliższych 2 lat.

Chciałby również, aby jego biznes był bardziej dochodowy, więc chciałby zwiększyć marże zysku netto z 10% do 20%.

Drugi krok: spójrz wstecz

Planowanie finansowe ze swej natury jest perspektywiczne. Aby jednak planować na przyszłość, musisz wiedzieć, co masz dzisiaj – musisz ocenić i zrozumieć swoje bieżące operacje finansowe. Aby to zrobić, ważne jest, aby mieć dostęp do dobrych danych finansowych. Najlepiej byłoby zrozumieć swoją sytuację finansową w 3 sprawozdaniach finansowych:

(a) Twój zysk i strata – to pomoże Ci zrozumieć rentowność Twojej firmy. Powinno to pomóc odkryć, w jaki sposób można zarządzać kosztami, w jaki sposób sprzedaż i rentowność są ze sobą powiązane, marże brutto, marże netto itp.

(b) Twoje przepływy pieniężne – to pokazuje rzeczywistość przepływów pieniężnych. Możesz sprzedawać dużo towarów w grudniu, ale jeśli kupiłeś te towary 2 miesiące temu i są one sprzedawane na 30-dniowych warunkach fakturowania, możesz otrzymać gotówkę dopiero w styczniu. Zrozumienie interakcji między transakcjami operacyjnymi a rzeczywistymi przepływami pieniężnymi jest kluczem do zrozumienia Twojej firmy.

(c) Twój bilans – bilans zawiera zrzut ekranu Twojej firmy w danym momencie. Ile gotówki jest w firmie, ile jesteś winien, ile inni są winni i jakie aktywa posiada.

Wujek Tom przeprowadził analizę swojej firmy, pobierając wszystkie dane dotyczące sprzedaży ze swojej strony internetowej, Amazon i eBay. Sporządził też kilka raportów na temat swoich płatności ze swojego konta bankowego, karty i dostawców usług płatniczych i znalazł kilka interesujących rzeczy.

Kupuje i płaci za swoje parasole w lipcu, ale zaczyna sprzedawać dopiero w październiku, kiedy nadchodzi deszcz, więc zawsze boryka się z kilkumiesięcznym niedoborem gotówki, kiedy wchodzi na swój drogi debet.

Przez kilka tygodni nie może też uzyskać dostępu do pieniędzy ze sprzedaży, ponieważ są one powiązane z jego kontami handlowymi. Nigdy nie ma dużo gotówki na koncie i często musi czekać, aż pieniądze wpłyną na opłacenie rachunków, więc nie może zainwestować w marketing tyle, ile by chciał.

Obecnie kupuje każdy parasol za 5 funtów od swojego dostawcy, co wydaje się zbyt drogie. Zastanawia się, czy byłby w stanie obniżyć cenę zakupu, składając większe zamówienia, ale nie ma teraz możliwości składania większych zamówień ze względu na ograniczenia gotówkowe.

Trzeci krok: Rozpocznij planowanie

Po ustaleniu, gdzie chcesz być i gdzie jesteś, możesz zacząć dodawać gołe kości tego, czego potrzebujesz, aby się tam dostać. Najlepiej zacząć dzielić cele biznesowe na mniejsze, łatwe w zarządzaniu części. Znacznie łatwiej jest zaplanować sprzedaż z 10 000 GBP do 20 000 GBP miesięcznie niż z 10 000 GBP do 100 000 GBP.

Podziel duże dane finansowe na bardziej przystępne liczby – jak Twoja firma musiałaby wyglądać, aby sprzedać za 10 milionów funtów w ciągu 2 lat? Może się okazać, że wycena firmy e-commerce na 10 milionów funtów wymagałaby 10 milionów funtów rocznej sprzedaży lub 2 milionów funtów zysku netto. Rozbicie tego na dane miesięczne pozwoli Ci następnie stworzyć infrastrukturę operacyjną, która będzie potrzebna do obsługi takich poziomów.

W tym miejscu dodajemy finansowe mięso do kości biznesplanu, abyś mógł urzeczywistnić swoje cele biznesowe.

Pamiętaj o uwzględnieniu sezonowości kosztów i sprzedaży. Jest wysoce nieprawdopodobne, że koszty i przychody pojawią się jednocześnie lub że przychody spadną równomiernie w ciągu roku. Zastanów się, kiedy otrzymasz gotówkę, a kiedy będziesz musiał ją wydać. Większość firm zazwyczaj musi wydać gotówkę, zanim ją otrzyma, więc mają dużo pieniędzy związanych z biznesem – to się nazywa kapitał obrotowy.

Co najważniejsze, pamiętaj, aby również dołożyć trochę gotówki na nieprzewidziane wydatki. Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest jednym z największych wyzwań każdej firmy i nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć przyszłości. Dostawy mogą być opóźnione lub klienci mogą spóźnić się z płatnościami. Zawsze rozsądnie jest uwzględnić bufor na wypadek, gdyby pojawiło się coś nieoczekiwanego.

Wujek Tom decyduje, że może wykupić kartę, która zapewni mu 45 dni kredytu na jego codzienne wydatki. To pozwoli mu znacznie lepiej zarządzać swoimi miesięcznymi przepływami pieniężnymi, spłacając jeden rachunek na koniec miesiąca zamiast codziennych wypływów. Pozwoli to również uwolnić trochę gotówki na zwiększenie wydatków marketingowych o 20%, co powinno również doprowadzić do 20% wzrostu sprzedaży.

Obecny magazyn wujka Toma pracuje na pełnych obrotach, więc zdaje sobie sprawę, że będzie potrzebował większego magazynu, który będzie kosztował więcej w czynszu i kosztach personelu. Jednocześnie będzie mógł zamówić więcej parasoli i obniżyć cenę zakupu z 5 GBP za parasol do 3 GBP za parasol. Biorąc pod uwagę, że jego cena sprzedaży wynosi 10 GBP, poprawiłoby to jego marżę brutto z 50% do 70%.

Kiedy już opracuje koszty infrastruktury, parasoli i marketingu, będzie mógł wytyczyć drogę do celu, jakim jest sprzedaż 1,2 miliona funtów w ciągu najbliższych 2 lat, jednocześnie określając, gdzie mogą być jego niedobory finansowe. Być może będzie musiał wpłacić trochę własnych pieniędzy lub wziąć pożyczkę. Możliwe też, że zwiększona sprzedaż przy wyższej marży poprawi jego przepływ gotówki, więc nie będzie potrzebował więcej pieniędzy.

Ostatni krok: wykonaj i zaktualizuj

Masz plan. Teraz nadszedł czas, aby wprawić koła w ruch. Jednak, jak w przypadku każdego planu, sprawy prawie na pewno nigdy nie potoczą się dokładnie tak, jak się spodziewasz. Niezależnie od tego, czy jest to paniczny, kryzys finansowy, burza opóźniająca wysyłkę, czy pożar w magazynie – napotkasz wiele wybojów na drodze. Niezbędne jest utrzymanie planu przy życiu. Sprawdzaj je, aktualizuj o nowe informacje, a zawsze będziesz o krok do przodu.

O wiele łatwiej jest poradzić sobie z niedoborem kapitału obrotowego w wysokości 100 tys. funtów, gdy już uwzględniłeś niedobór w wysokości 90 tys.

W pierwszym roku jego planu wrzesień jest szczególnie deszczowy, a wujek Tom sprzedaje więcej parasoli, niż się spodziewał. Musi szybko dostosować swój plan finansowy, aby uwzględnić kupowanie większej ilości akcji i ich sprzedaż.

Będzie potrzebował kolejnego magazynu, większej liczby pracowników i większego marketingu, więc musi szybko zaktualizować swój plan i przenieść gotówkę z innych obszarów, w których zamierzał ją wydać.

Podsumowanie i jak zacząć zarządzać swoimi finansami

Rozpoczęcie planowania finansowego dla firmy może być trudnym zadaniem, ale o wiele łatwiej jest podzielić je na mniejsze etapy. Poświęcenie czasu na zbudowanie planu finansowego jest opłacalne bez względu na to, na jakim etapie znajduje się Twoja firma. Jeśli chcesz ułatwić sobie zarządzanie finansami, sprawdź Juni, platformę finansową stworzoną dla przedsiębiorców cyfrowych, która da Ci pełny obraz Twojego biznesu.