Współpraca w przedsiębiorstwie: systemy do wdrożenia i narzędzia do użycia

Nieodebrane wiadomości i e-maile. Zbliżające się terminy. Niekończące się powiadomienia. Dni zaległości do nadrobienia.

Nowoczesne środowisko pracy z pewnością zachęca do doskonałości, ciężkiej pracy, wytrwałości i wyjątkowego wkładu. Opiera się na pracy zespołowej, kreatywności i ciągłym byciu „w kontakcie” w celu współpracy nad zupełnie nowymi, unikalnymi rozwiązaniami.

Jak się jednak okazuje, dziesiątki aplikacji, narzędzi i platform na kilku urządzeniach prowadzą do wypalenia menedżerów i ich zespołów, a najbardziej ucierpią duże, rozproszone firmy.

Innymi słowy, chcesz nadal wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafisz, ale toniesz w zbyt wielu różnych narzędziach do współpracy. Istnieje rozwiązanie: podejście oparte na współpracy w przedsiębiorstwie, które umożliwia zarządzanie projektami, udostępnianie informacji, współpracę w czasie rzeczywistym i jednoczesne tworzenie przyjaznego środowiska pracy.

Ten przewodnik poprowadzi Cię przez systemy i platformy współpracy w przedsiębiorstwie oraz najskuteczniejsze sposoby ich wdrożenia w Twojej firmie.

Czym jest współpraca w przedsiębiorstwie?

Współpraca w przedsiębiorstwie to system komunikacji, współpracy, zarządzania projektami i wymiany informacji pomiędzy pracownikami dużych firm, niezależnie od ich lokalizacji.

To właśnie ułatwia zespołom współpracę na rzecz pożądanych celów i wyników bez barier, silosów i biurokracji. Przyspiesza realizację zadań.

Na przykład zamiast dzwonić do siebie lub wysyłać e-maile do siebie w celu określenia harmonogramu projektu, współpracownicy mogą skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami, aby omówić i ustalić terminy i kamienie milowe. Zamiast dostarczać dokument ręcznie lub pocztą elektroniczną, członkowie zespołu mogą skorzystać z systemu udostępniania plików, aby robić to wydajniej.

Współpraca w przedsiębiorstwie usprawnia procesy biznesowe, osadzając je w stosie technologii — i sprawdza się w przypadku wszystkich typów dużych organizacji, w tym nowoczesnych miejsc pracy, które chcą w pełni wykorzystać pracę hybrydową lub zdalną.

Korzyści ze współpracy przedsiębiorstw obejmują:

• Ulepszone udostępnianie informacji i transfer wiedzy: Udostępnianie wiedzy — obejmującej szczegóły projektu, dane klientów i prawidłowe wersje plików — działa sprawnie, ponieważ istnieje system, który z łatwością przenosi informacje od jednej osoby do drugiej.
• Ulepszona praca zespołowa i zarządzanie projektami: każda praca, którą należy wykonać, ma jasne rezultaty, harmonogramy, zależności i oczekiwania, dzięki czemu członkowie zespołu mogą nie tylko wspólnie przeprowadzać burzę mózgów, ale także wzmacniać swoją pracę (a nie ją utrudniać).
• Większa produktywność i efektywność: nie ma lepszego sposobu na zwiększenie produktywności niż zapewnienie stałej dostępności dokumentów, opisów projektów, rozmów między zespołami i bogatego kontekstu. W ten sposób każdy może wykonać swoją pracę najlepiej jak potrafi – i to szybko.
• Większe zaangażowanie i morale pracowników: nic dziwnego, że gdy ludzie otrzymują odpowiednie systemy i warunki wspierające ich efektywną, efektywną pracę, są szczęśliwsi w pracy i czują się zmotywowani, aby nadal pokazywać się z jak najlepszej strony.

Jakie systemy składają się na współpracę w przedsiębiorstwie?

Doskonała współpraca w dużych firmach to coś więcej niż tylko wdrożenie oprogramowania do współpracy w przedsiębiorstwie i zakończenie jego pracy. Oto systemy, które będziesz chciał wdrożyć:

Jasne wytyczne dotyczące komunikacji

Podstawą systemu współpracy w przedsiębiorstwie jest posiadanie jasnych protokołów dotyczących tego, jak i kiedy korzystać z określonych kanałów komunikacji . Określa jasne oczekiwania i zapobiega nieporozumieniom, opóźnieniom, zamieszaniu i frustracji.

Co wymaga rozmowy telefonicznej lub wideo? Co jest idealne do szybkiego czatu na Slacku zamiast dłuższego e-maila? Wytyczne dotyczące komunikacji to w rzeczywistości instrukcje dla każdego wewnętrznego kanału komunikacji, które obejmują:

• Metody komunikacji — takie jak spotkania tekstowe, audio i wirtualne .
• Przypadki użycia — na przykład codzienne meldowanie się lub czaty związane z projektami.
• Oczekiwany czas reakcji — np. do końca dnia lub w ciągu 48 godzin.
• Poziomy pilności — czyli to, co może poczekać vs. to, co ma natychmiastowy wpływ.

Oto przykład wytycznych, które usprawniają komunikację i definiują jasne bariery dla każdego kanału:

Współpraca międzyresortowa

Prawdziwa współpraca w przedsiębiorstwie odbywa się na większą skalę niż tylko wewnątrz każdego zespołu. Tak naprawdę jego największą zaletą jest możliwość rozbijania silosów. W ten sposób każdy może pracować na rzecz ogólnych celów firmy, a nie tylko pojedynczych celów zespołowych.

Współpraca międzywydziałowa to połączenie inicjatywy, umiejętności, kreatywności i wyjątkowego rozwiązywania problemów. Wspólne projekty sprawiają, że firma jako całość jest czymś więcej niż sumą jej części. W ten sposób zespoły łączą swoje wysiłki, aby uzyskać wyniki, których nie mogłyby osiągnąć samodzielnie.

Na przykład kampania marketingowa może obejmować zespół ds. płatnych reklam, zespół ds. treści i zespół projektantów. Zamiast chwytania przez każdego wstępnego briefu i stosowania go w swoim własnym silosie, lepszym podejściem jest wspieranie współpracy poprzez meldowanie się, aktualizacje postępów, wkład i wspólne kamienie milowe.

Zamiast powtarzać, gdy wszyscy ukończą swoją pracę, jest miejsce na wczesną iterację — i lepszy wynik końcowy.

Regularne pętle informacji zwrotnej

System komunikacji w żadnej firmie nie jest od razu doskonały, a w tak dużej firmie jak Twoja wyzwanie jest jeszcze większe.

Dlatego warto stworzyć powtarzające się, zawsze aktywne pętle informacji zwrotnej, które pozwolą pracownikom dzielić się przemyśleniami i doświadczeniami w zakresie komunikacji i współpracy. Celem jest dowiedzenie się, gdzie napotykają wąskie gardła i przeszkody, które uniemożliwiają im efektywną pracę i jak najlepszą pracę.

Dostęp do regularnych pętli informacji zwrotnej będzie również pielęgnować zaangażowanie i satysfakcję pracowników, zachęcać ich do rozwoju i wzrostu oraz wspierać kulturę innowacji, pomysłów i włączenia.

Oto niektóre sposoby osadzania pętli informacji zwrotnej w systemie współpracy:

• Ankiety — zarówno zawsze otwarte, jak i dotyczące konkretnych przypadków użycia i okresów
• Ratusze — online i/lub osobiście
• Skrzynki z sugestiami — online i/lub w biurze
• Cykliczne spotkania jeden na jednego – pomiędzy menedżerami i członkami ich zespołów

Kultura „otwartych drzwi”.

Aby uzupełnić regularne pętle informacji zwrotnej, stwórz maksymalne poczucie przejrzystości, zachęcając pracowników na wszystkich poziomach do zgłaszania problemów lub pomysłów związanych z komunikacją.

Oznacza to, że każdy menedżer i lider jest dostępny, aby wysłuchać obaw i punktów spornych, jeśli chodzi o komunikację i współpracę.

Nie tylko zmniejszysz i zapobiegniesz frustracji wynikającej z luk w komunikacji, ale także wzmocnisz zaufanie, wzmocnisz pracę zespołową, zapewnisz przejrzystość i zbudujesz poczucie wzajemnego szacunku. Wspiera to większe dobro wszystkich pracowników i całej firmy.

Uznanie liderów współpracy

Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w zakresie współpracy w przedsiębiorstwie, czy szukasz sposobów na ulepszenie tej opcji po miesiącach lub latach jej wdrażania, jedno jest prawdą: nie ma współpracy w całej firmie bez ludzi w terenie, którzy pełnią rolę mistrzów i promotorów współpracy.

Kiedy pracownik ułatwia skuteczną, usprawnioną komunikację i pracę zespołową, należy to podkreślić i nagrodzić.

To pokaże innym członkom zespołu, a także innym działom, w jaki sposób wysiłki w zakresie współpracy wspierają osiągnięcie celu końcowego. Mało tego: zachęci to również innych, aby zrobili to samo dla swoich zespołów i zespołów, z którymi często współpracują.

15 platform współpracy w przedsiębiorstwach do odkrycia

Chcesz ocenić narzędzia i aplikacje do współpracy w przedsiębiorstwie? Oto podstawowe typy platform, o których należy pamiętać, oraz funkcje, których będziesz potrzebować.

Platformy udostępniania dokumentów i współpracy

Jeśli kiedykolwiek musiałeś sprawdzić, która wersja pliku jest najnowsza (kto tego nie zrobił?), znasz już zalety platformy do udostępniania dokumentów.

Dzięki temu będziesz mieć pewność, że na czyimś dysku lokalnym nie znajdują się losowo aktualizowane pliki — wszystkie znajdują się w tym samym miejscu, z którego każdy zainteresowany może uzyskać dostęp do najnowszej wersji pliku, kiedy tylko jej potrzebuje. Platformy udostępniania plików to także platformy współpracy, co oznacza, że ​​wszyscy możecie pracować nad tym samym dokumentem i śledzić zmiany w czasie rzeczywistym, nie zakłócając ciężkiej pracy innych osób.

Wybierając platformę do udostępniania i współpracy dokumentów, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Google Workspace to prawdopodobnie najbardziej znana platforma do udostępniania plików dla firm i osób prywatnych, co ułatwia jej wdrożenie i przyjęcie. Jego największą zaletą jest łatwość nawigacji i współpracy w podproduktach, takich jak Dysk Google i Dokumenty Google.
• Dropbox Business to rozwiązanie do przechowywania w chmurze, które umożliwia bezpieczne udostępnianie, synchronizowanie i współpracę nad plikami, w tym na komputerach, urządzeniach mobilnych i dowolnej przeglądarce internetowej. Dropbox doskonale nadaje się do wszystkich typów formatów, w tym do edycji plików PDF i filmów.
• OneDrive dla Firm to kolejna dobrze znana platforma do udostępniania plików i współpracy. Wersja biznesowa zapewnia dogłębną kontrolę wersji i uprawnień oraz integruje się z rozwiązaniami komunikacji wewnętrznej.

Platformy komunikacji i współpracy

Gdzie tak naprawdę odbywa się Twoja komunikacja w czasie rzeczywistym — wiadomości błyskawiczne, wideokonferencje i rozmowy telefoniczne oraz sieci społecznościowe?

Jeśli zostawisz wszystko przypadkowi, niektórzy pracownicy wybiorą SMS-y i Facetime, podczas gdy inni będą preferować SMS-y i rozmowy wideo za pomocą WhatsApp.

Efektywna współpraca opiera się na narzędziach komunikacji, z których każdy korzysta domyślnie. To właśnie tam mogą mieć pewność, że zawsze znajdą właściwą osobę lub odpowiedź na swoje pytanie. Zamiast marnować czas i energię na znalezienie i wybór właściwej opcji, ludzie mogą od razu przystąpić do współpracy zespołowej.

Oto najlepsze typy platform komunikacji i współpracy:

• Nextiva to połączona platforma komunikacyjna, która łączy zespoły. Działa od razu z każdym urządzeniem, którego używasz w pracy i umożliwia wykonywanie połączeń, SMS-ów, wideokonferencji, czatów zespołowych i udostępniania plików. Jest przeznaczony dla zespołów zdalnych, hybrydowych i pracujących w biurze, które pragną zaawansowanych i prostych w obsłudze funkcji.
• Slack to narzędzie do współpracy online dla zdalnych zespołów. Można go używać do komunikacji za pomocą wiadomości tekstowych, połączeń wideo i głosowych, a także czatów grupowych. Udostępnianie plików i integracje są uwzględnione.
• Microsoft Teams to aplikacja firmy Microsoft do współpracy zespołowej. Łączy czat w miejscu pracy ze spotkaniami, przechowywaniem plików i integracją z firmami zewnętrznymi i jest przeznaczony zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Narzędzia do zarządzania projektami

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, zarządzanie zadaniami to sposób, w jaki wszystko jest wykonywane. A do tego potrzebne jest narzędzie, które pozwoli Ci zdefiniować projekty i ich harmonogramy , podzielić je na zadania, pilnować terminów, przydzielać i delegować zadania oraz zarządzać zależnościami pomiędzy nimi.

Upewnij się, że wybrane narzędzie umożliwia dostosowywanie dashboardów i widoków, takich jak kalendarze lub tablice Kanban, a także łatwe dodawanie plików, komentarzy i kontekstu specyficznych dla projektu.

Rozważ następujące narzędzia do zarządzania projektami:

• Asana to wszechstronne, przyjazne dla użytkownika i gotowe do zastosowania w przedsiębiorstwie oprogramowanie do zarządzania projektami. Ułatwia nie tylko budowanie projektów i ustalanie terminów, ale także konfigurowanie automatyzacji i niestandardowych reguł w celu ograniczenia żmudnej, powtarzalnej pracy.
• Monday.com to narzędzie do zarządzania projektami dla dużych organizacji poszukujących profesjonalnych funkcji. Oferuje zaawansowane funkcje śledzenia czasu i współpracy, a także integracje premium, zaawansowane raportowanie i analizy wydajności.
• ClickUp to platforma do zarządzania projektami zorientowana na bezpieczeństwo. Zgodność z HIPAA i RODO oznacza, że ​​możesz śledzić projekty zawierające wrażliwe dane w różnych zespołach i lokalizacjach bez obawy o kompromis.

Wyszukiwarki korporacyjne

Oprogramowanie do wyszukiwania dla przedsiębiorstw pozwala znaleźć dokładnie tę informację, kiedy jej potrzebujesz. Można go przechowywać w bazach danych, dokumentach, witrynach internetowych, aplikacjach, intranecie i nie tylko.

Ze względu na produktywność proces wyszukiwania i uzyskiwanie właściwych wyników wyszukiwania musi przebiegać sprawnie i w ciągu kilku chwil, co sprawia, że ​​wyszukiwarka korporacyjna jest podstawowym elementem współpracy i wydajnej pracy.

Oto niektóre z najlepszych opcji dla wyszukiwarek korporacyjnych:

• Glean to dynamiczne rozwiązanie do wyszukiwania korporacyjnego oparte na sztucznej inteligencji. Wykorzystuje wskazówki dotyczące kontekstu, zachowania i języka, aby zapewnić najbardziej trafne i spersonalizowane wyniki, szczycąc się łatwością integracji z systemami.
• Guru to system wyszukiwania informacji w dowolnej aplikacji, z której korzystasz. Może także znajdować luki w wiedzy, a nawet powielać wiedzę, co ułatwia zarządzanie informacjami. Guru łączy wyszukiwarkę AI dla przedsiębiorstw, intranet i firmową wiki w jednej platformie.
• AlphaSense to platforma analizy rynku dla dużych firm i instytucji finansowych. Jego rozwiązanie AI indeksuje i przeszukuje treści publiczne i prywatne, aby usprawnić proces decyzyjny.

Intranety

Intranet to biblioteka informacji i zasobów Twojej firmy. Obejmuje zasoby szkoleniowe, przepływy pracy i procesy firmy, aktualizacje i ogłoszenia, zasady, strukturę organizacyjną, katalog pracowników i wiele innych.

Dobrze zarządzany intranet daje każdemu pracownikowi przejrzystość i punkt odniesienia. Pomaga pracownikom osiągać doskonałe wyniki w pracy. Trudno wyobrazić sobie firmę, która nie potrzebuje intranetu, ale najbardziej potrzebują go osoby pracujące w wielu lokalizacjach, strefach czasowych, na zmianach i przy różnych stylach pracy.

Aby zbudować dostępne centrum wiedzy i zasobów firmy, możesz skorzystać z dowolnej z poniższych opcji:

• Confluence to portal intranetowy służący do dzielenia się wiedzą. Zawiera szablony do różnych zastosowań i elementy kontroli prywatności, które zapewniają bezpieczeństwo Twoich danych. Możesz zintegrować Confluence z tysiącami aplikacji innych firm.
• Blink to rozwiązanie intranetowe dla pracowników pierwszej linii. Jest przyjazny dla użytkownika i odpowiada na specyficzne potrzeby i wyzwania pracowników pierwszej linii i kluczowych pracowników, a treści, rozmowy i kontakty są dostępne za jednym dotknięciem. Jest to idealne rozwiązanie dla pracowników będących w podróży.
• Simpplr to oprogramowanie do intranetu społecznościowego. To nowoczesne narzędzie dla organizacji korporacyjnych chcących poprawić zaangażowanie i komunikację pracowników, często określane jako „Instagram dla miejsca pracy”.

Jak ujednolicona komunikacja usprawnia współpracę w przedsiębiorstwie

Strategia współpracy w przedsiębiorstwie jest wielowarstwowa i stanowi spore przedsięwzięcie.

Istnieje jednak rozwiązanie, które doskonale radzi sobie ze złożonością komunikacji pomiędzy dziesiątkami lokalizacji i setkami, a nawet tysiącami pracowników: ujednolicona komunikacja.

Ujednolicona komunikacja — a co za tym idzie, ujednolicona komunikacja jako usługa ( UCaaS ) — łączy telefon internetowy z komunikacją i współpracą w czasie rzeczywistym, tworząc w pełni funkcjonalną platformę komunikacyjną.

W ten sposób pracownicy mogą robić wszystko, od realizacji wewnętrznych projektów po oferowanie fantastycznej obsługi klienta z poziomu jednej platformy, niezależnie od tego, gdzie pracują.

Korzyści dla przedsiębiorstw

Po drugiej stronie ujednoliconej komunikacji czeka na Ciebie pięć podstawowych korzyści.

Usprawniona komunikacja

Pomyśl o tym wyczerpującym scenariuszu:

Kontaktujesz się ze współpracownikiem za pośrednictwem Slacka, aby zapytać go o problem, przed którym stoisz. W drodze na spotkanie odpowiadają na WhatsApp i proszą o przesłanie e-mailem pliku, z którym się borykasz. Gdy to zrobisz, zadzwonią do Ciebie na telefon biurowy, aby omówić możliwe rozwiązania.

Mija tydzień, a ty kręcisz się w kółko, próbując znaleźć coś, co przypominałoby pełną rozmowę na temat twojego problemu.

Jest lepszy sposób: ujednolicona platforma komunikacyjna, która łączy czat, głos, wideo i udostępnianie plików, dzięki czemu możesz natychmiast uzyskać pełny wgląd w dowolne zadanie, projekt lub problem, nad którym pracowałeś.

Ulepszona współpraca

Kiedy rozbijasz silosy komunikacyjne i przenosisz projekty, pliki i wiadomości na jedną platformę, usuwasz także przeszkody w pracy zespołowej i postępie.

Zamiast powtarzać: „Czy możesz mi przypomnieć, gdzie znaleźć ten dokument?” lub „Znowu nad czym pracujesz w tym tygodniu?” meldowania się, uwolnisz zdolności umysłowe pracowników do interakcji w czasie rzeczywistym, wkładu i postępu.

Zwiększona produktywność

Skupienie pracowników jest cenne. Ostatnie badania wykazały, że przełączanie między aplikacjami i kartami, czyli przełączanie kontekstu, kosztuje pracowników około czterech godzin tygodniowo, czyli około 9% ich rocznego czasu pracy.

Im większa firma, tym bardziej kosztowna staje się ta strata. Skróć czas spędzony na poszukiwaniu właściwej informacji, właściwej osoby lub pełnego kontekstu, ujednolicając zestaw narzędzi do komunikacji i współpracy.

Zwiększona dostępność

Zarządzanie dostępem pracowników do odpowiednich systemów jest trudne, nawet jeśli wszyscy znajdują się w jednym miejscu. Dodaj do tego pracę zdalną lub pracowników, którzy często podróżują, a na pewno zarobisz na ból głowy lub dwa – co tydzień.

Ujednolicona komunikacja zapewnia pracownikom łatwy dostęp i zarządzanie uprawnieniami, niezależnie od tego, w jakiej lokalizacji się znajdują i na jakim urządzeniu pracują. Dzięki UCaaS nawet ich smartfon zamienia się w elektronarzędzie, nad którym pracuje.

Obniżone koszty

Większość rozwiązań UCaaS zastępuje kilka płatnych aplikacji biznesowych. Pomyśl o cenie, jaką płacisz co kwartał lub rok za czat zespołowy, zarządzanie projektami, pomoc techniczną i telefony służbowe.

Skonsoliduj swoje platformy komunikacyjne dzięki uproszczonym cenom UCaaS — zwykle za użytkownika miesięcznie, z praktycznymi poziomami i opcjami aktualizacji/obniżenia wersji na wyższą dostępną w każdym cyklu rozliczeniowym.

Kluczowe cechy

Oto funkcje UCaaS , które sprawiają, że jest to idealny kierunek współpracy w przedsiębiorstwie:

• Ujednolicony interfejs: koniec z przeskakiwaniem między tuzinem narzędzi komputerowych, aplikacjami mobilnymi i kartami przeglądarki. Loguj się codziennie do jednej platformy i pulpitu nawigacyjnego, aby zaspokoić wszystkie swoje potrzeby w zakresie komunikacji i współpracy.
• Zarządzanie obecnością: zastanawiasz się, czy dana osoba jest online? Jaka jest ich strefa czasowa? A co z godzinami pracy lub dostępnością rozmów wideo w celu rozwiązania złożonego problemu? UCaaS umożliwia sprawdzenie dostępności Twoich współpracowników w celu uzyskania dowolnego rodzaju komunikacji, jakiej potrzebujesz w danym momencie.
• Bezproblemowa integracja: chcesz nadal korzystać z CRM, centrum pomocy i kalendarza cyfrowego — i robić to płynnie? Rozwiązania z zakresu ujednoliconej komunikacji integrują się z takimi rozwiązaniami jak Salesforce, Zendesk, Kalendarz Google i wieloma innymi, dzięki czemu możesz pracować nieprzerwanie.
• Funkcje mobilne: Pracuj z dowolnego miejsca. Twój komputer stacjonarny i służbowy telefon nie są już bazą – Twoją bazą staje się wszędzie tam, gdzie masz urządzenie mobilne i stabilny dostęp do Internetu. Prowadź spotkania, udostępniaj pliki i podejmuj decyzje w dowolnym miejscu.

Powiązany artykuł

5 najlepszych dostawców UCaaS: najważniejsze funkcje, przypadki użycia i ceny

Jeśli chcesz ujednolicić współpracę, skorzystaj z Nextiva

Konkluzja? Twoja duża firma, duże zespoły i duże cele potrzebują kuloodpornego sposobu współpracy i komunikacji. Bez tego jesteś na dobrej drodze do wypalenia pracowników i utraty możliwości rozwoju.

Najlepszym rozwiązaniem jest UCaaS, najlepszy sposób na zwiększenie szybkości, usprawnienie przepływów pracy i wydajną współpracę w sposobie wykonywania zadań. Naszą rekomendacją jest oczywiście Nextiva.

Weźmy to za Tricoci , wysokiej klasy firmę kosmetyczną zatrudniającą ponad 1300 pracowników i 200 000 klientów rocznie. Tricoci używa Nextiva do zarządzania całą komunikacją wewnętrzną i klientami, w tym do 3000 połączeń dziennie, codziennych konferencji i spotkań, w pełni funkcjonalnego call center oraz szybkiego dostępu do lokalizacji i salonów w przypadku jakichkolwiek problemów.

UCaaS przeniesie Twoje cyfrowe miejsce pracy na wyższy poziom. Dzięki Nextiva stało się to już możliwe dla ponad 100 000 zespołów. Chcesz mieć pewność, że UCaaS jest odpowiedni dla Twojego przypadku użycia i rodzaju firmy? Aby się tego dowiedzieć, weź udział w naszym quizie dotyczącym gotowości do ujednoliconej komunikacji .