Co to jest telefonia w chmurze i jak działa? (+ 7 korzyści dla Twojej firmy)

Chcesz, aby Twój system telefoniczny był tańszy i pozwalał na więcej? Prawdopodobnie zetknąłeś się z telefonią w chmurze i chcesz wiedzieć, czy może ona pomóc w Twoim konkretnym przypadku użycia.

Jeśli zastanawiasz się nad przejściem z dotychczasowej usługi telefonii służbowej na telefonię w chmurze, jesteś we właściwym miejscu. W tym przewodniku omawiamy wszystko, co musisz wiedzieć, w tym podstawowe informacje o telefonii w chmurze, jej działaniu, korzyściach dla Twojej firmy i wyborze dostawcy telefonii w chmurze.

Wskoczmy od razu.

Co to jest telefonia w chmurze?

Telefonia w chmurze to system telefoniczny działający za pośrednictwem połączenia internetowego. Jest również znane jako hostowane rozwiązanie PBX oparte na VoIP. Pomaga przenieść usługę telefonii biznesowej do chmury.

Telefonia w chmurze usprawnia komunikację biznesową i rozwija się wraz z Twoją firmą. Niezależnie od tego, czy otwierasz nowe biura, zatrudniasz pracowników zdalnych, czy rozwijasz wewnętrzne zespoły, telefonia w chmurze sprawi, że ekspansja będzie łatwa i opłacalna.

Telefonia w chmurze to rodzaj ujednoliconej komunikacji jako usługi (UCaaS). UCaaS to ujednolicony model komunikacji, co oznacza, że ​​łączy różne systemy komunikacji i narzędzia współpracy. Dzięki telefonii w chmurze nie tylko przeniesiesz swoje rozmowy telefoniczne do chmury, ale także połączysz je ze spotkaniami wideo, komunikatorami internetowymi, CRM i procesami biznesowymi we wszystkich obszarach.

Jako część Twojej platformy UCaaS, telefonia w chmurze lepiej połączy Twoje zespoły i sprawi, że Twoi pracownicy będą bardziej skupieni, zaangażowani i zadowoleni ze swoich ról. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez CMBR dla Cisco wykazało, że prawie 8 na 10 pracowników doświadcza zwiększonego poziomu produktywności dzięki możliwościom pracy zdalnej, takim jak czat zespołowy i wideokonferencje.

Jak działa telefonia w chmurze?

Telefonia w chmurze działa za pośrednictwem dostawcy usług VoIP. Kiedy wybierasz numer telefonu, pod który chcesz zadzwonić, przekierowaniem zajmuje się usługodawca. Konwertuje analogowe sygnały głosowe na pakiety danych i przesyła je za pośrednictwem połączenia internetowego. W ten sposób łączy Twój telefon z osobą, do której dzwonisz.

Ze swojej strony możesz zastąpić indywidualne numery wewnętrzne telefonem stacjonarnym VoIP . Zamiast łączyć się z telefonem stacjonarnym, podłączasz telefony do istniejącej sieci. Możesz także skorzystać z softphone'a lub aplikacji zainstalowanej na komputerze, tablecie lub smartfonie. W obu przypadkach dzwonisz z nowoczesnego, łatwego w obsłudze interfejsu i nawiązujesz połączenie w ułamku sekundy.

Ponieważ telefonia w chmurze działa w chmurze, możesz zarządzać swoim firmowym systemem telefonicznym za pośrednictwem internetowego pulpitu nawigacyjnego, aby uzyskać pełną kontrolę nad numerami telefonów, przekazywaniem połączeń, dodawaniem nowych użytkowników i nie tylko.

Powiązane: Integracja telefonii komputerowej: co to jest, korzyści i jak działa

Telefonia w chmurze a tradycyjna centrala PBX: jaka jest różnica?

Dla Twoich pracowników, użytkowników końcowych Twojego systemu telefonicznego, sytuacja między telefonem w chmurze a tradycyjną centralą PBX może nie wyglądać zbytnio inaczej. Gdy zajrzymy pod maskę, odkryjemy zupełnie inną historię.

Jak zobaczysz w następnej sekcji, telefonia w chmurze eliminuje potrzebę posiadania sprzętu fizycznego. Twoi pracownicy mogą komunikować się między sobą oraz z klientami za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Mogą to zrobić wszędzie tam, gdzie mogą skorzystać z Wi-Fi lub połączenia internetowego 4G.

Z perspektywy Twojej firmy rozpoczęcie korzystania z telefonii w chmurze jest proste. Zamiast skomplikowanego i kosztownego procesu łączenia się z publiczną komutowaną siecią telefoniczną (PSTN) , wystarczy dostawca usług VoIP i niezawodne połączenie szerokopasmowe.

Tradycyjna centrala PBX stanowi znacznie większe wyzwanie, zarówno jeśli chodzi o uruchomienie, jak i utrzymanie usługi telefonicznej. Dlatego:

Po pierwsze, jest koszt i wysiłek związany z konfiguracją. Operator telefoniczny musi odwiedzić Twoją lokalizację i zainstalować sprzęt stacjonarny, a Ty zapłacisz zarówno za pracę, jak i sprzęt.

Musisz także utrzymywać konfigurację techniczną sprzętu Private Branch Exchange (PBX) w swojej lokalizacji. Jeśli coś się przegrzeje, zepsuje lub stanie się przestarzałe, musisz to naprawić lub wymienić. Jest to nie tylko kosztowne, ale pozbawia Twój zespół produktywności i koncentracji.

Tradycyjna centrala PBX sprawia, że ​​rozmowy telefoniczne, szczególnie międzymiastowe, są droższe. Oferuje podstawowe funkcje połączeń, co może być kłopotliwe, jeśli chcesz korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak dźwięk HD, poczta głosowa na e-mail lub analiza połączeń.

Jeśli Twoja firma się rozwija, będziesz chciał otworzyć nowe lokalizacje, dodać więcej linii telefonicznych lub wprowadzić możliwość pracy zdalnej. Tradycyjne systemy PBX nie są łatwo skalowalne, ponieważ wymagają dodatkowego sprzętu, konserwacji i kosztów. Nie są też wygodną opcją dla pracowników, którzy podróżują do pracy i chcą zachować produktywność, ponieważ ich numer telefonu jest powiązany z fizycznym telefonem stacjonarnym.

Tradycyjny system PBX może być dobrym rozwiązaniem dla małych firm, których potrzeby biznesowe rzadko się zmieniają i które nie planują rozwoju. Jeśli jednak chcesz się rozwijać i mieć pewność, że konfiguracja telefonu Cię nie spowalnia, pokochasz elastyczność, jaką oferuje VoIP.

Korzyści z telefonii w chmurze

Co problem z systemem telefonicznym oznacza dla Twojej firmy? Możesz stracić klienta, przegapić ważny termin lub zwolnić pracownika z powodu problemów z komunikacją.

To żadna niespodzianka. Sposób, w jaki pracujemy, stał się dynamiczny i zróżnicowany, a aby dotrzymać kroku, potrzebujemy technologii.

Jeśli chcesz mieć pewność, że nigdy nie stracisz klienta, pracownika ani spokoju ducha z powodu problemów z komunikacją, oto korzyści z telefonii w chmurze, które warto poznać.

1) Szybka i łatwa realizacja

Wdrożenie telefonii w chmurze nie wymaga infrastruktury na miejscu. Ta zaleta oznacza, że ​​możesz rozpocząć pracę w ciągu kilku dni, a potencjalnie nawet w ciągu jednego dnia.

Nie trzeba czekać na technika, instalować linii telefonicznych, nie ma opóźnień i nie ma długiego procesu zatrudniania pracownika na pełen etat do skonfigurowania nowego systemu telefonicznego. Twój dostawca telefonii w chmurze zajmie się wszystkim. Błyskawicznie otrzymasz wirtualne numery telefonów i dostęp do dashboardu, dzięki któremu będziesz mógł zarządzać całą usługą telefoniczną.

2) Niższe koszty obsługi systemu telefonicznego w firmie

Istnieje wiele sposobów, w jakie usługi telefonii w chmurze pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze. Możesz zaoszczędzić aż do 65% tradycyjnego rachunku telefonicznego. Telefonia w chmurze chroni Twoją firmę przed umowami serwisowymi, ograniczonymi minutami rozmów, restrykcyjnymi numerami telefonów lokalnych i bezpłatnych oraz koniecznością płacenia za oddzielne biznesowe usługi SMS.

Dzięki telefonii w chmurze nie ma nieoczekiwanych kosztów konserwacji ani rachunków. A jeśli nie masz doświadczenia i chcesz zacząć po jak najniższym koszcie, możesz pominąć kupowanie telefonów VoIP i korzystać z laptopów z zestawami słuchawkowymi za pośrednictwem aplikacji na telefon programowy.

3) Solidne i wydajne funkcje połączeń

Nie mówimy tylko o funkcjach, które dobrze wyglądają na papierze. Zaawansowane funkcje połączeń oferowane w ramach telefonii w chmurze pozwalają pracować mądrze, efektywnie i skupiać się na właściwych zadaniach we właściwym czasie. Możesz uniknąć ręcznych, powtarzalnych zadań i usprawnić współpracę w zespole oraz obsługę klienta.

Oto niektóre z najcenniejszych funkcji zarządzania połączeniami w telefonii w chmurze:

• Automatyczna sekretarka , dzięki której Twój rozmówca dotrze do odpowiedniego zespołu.
• Przekazywanie połączeń , które kieruje połączenia przychodzące na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów.
• Advanced Interactive Voice Response (IVR) , bardziej konwersacyjne podejście do zautomatyzowanej obsługi klienta.
• Przekazywanie połączeń , dzięki czemu możesz przekazywać połączenia na dowolny telefon stacjonarny lub komórkowy.
• Wideokonferencje i udostępnianie ekranu w celu produktywnych spotkań zdalnych.
• Numery bezpłatne , dzięki którym klienci mogą kontaktować się z Tobą z telefonów stacjonarnych bez dodatkowych opłat.
• Numery lokalne , dzięki którym możesz zaistnieć lokalnie, gdziekolwiek chcesz.
• Nagrywanie rozmów jest bezpieczne i niezawodne, dzięki czemu możesz zachować wysoką jakość usług.
• Centrum kontaktowe , które pozwala Twojemu zespołowi obsługi klienta szybciej rozwiązywać pytania.

Co więcej, otrzymasz te funkcje wraz z dźwiękiem HD i jakością połączeń wideo. Jest to ogromna korzyść dla zdalnych zespołów. Nie ma nic gorszego w życiu niż słabo brzmiąca rozmowa konferencyjna.

Powiązane: Co to jest contact center? Definicja, cechy i zastosowania

4) Elastyczność i skalowalność Twojego systemu telefonicznego

Telefonia w chmurze zapewni płynny rozwój. Mówiąc dokładniej, rozwiązanie VoIP pozwoli Ci dodać więcej użytkowników za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

W przypadku tradycyjnej centrali PBX za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika i chcesz przypisać mu linię telefoniczną, musisz dodatkowo płacić. Telefon stacjonarny wymaga okablowania, czego konfiguracja może zająć trochę czasu. Twój rozwój zawsze będzie wiązał się z opóźnieniami i dodatkowymi kosztami, jeśli będziesz polegać na lokalnym systemie telefonicznym.

Centrala PBX oparta na chmurze jest nie tylko skalowalna, ale także łatwa w zarządzaniu. Nie musisz być ekspertem IT. Na przykład, jeśli liczba połączeń gwałtownie rośnie w najbardziej ruchliwych porach roku, możesz łatwo dodawać i usuwać linie. Pomoże Ci to utrzymać satysfakcję klienta dzięki elastycznemu systemowi, który możesz łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb biznesowych.

5) Zwiększona mobilność

Firmy w dłuższej perspektywie coraz częściej przechodzą na opcje pracy zdalnej. Hostowane systemy telefoniczne są idealną odpowiedzią na ten trend.

Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich firmowych linii telefonicznych gdziekolwiek się znajdują, pod warunkiem, że mają połączenie z Internetem. Nie chodzi tylko o odbieranie połączeń telefonicznych; mogą uzyskać dostęp do swojej poczty głosowej oraz skonfigurować lub zmienić przekierowanie połączeń, gdziekolwiek się znajdują.

Telefonia w chmurze to idealne rozwiązanie dla firm, które preferują pracę zdalną, mają biura satelitarne lub mają wiele lokalizacji biur.

6) Uprość pracę dzięki zintegrowanej komunikacji

Komunikacja w chmurze pomaga przechowywać każdą informację i uzyskiwać do niej dostęp na jednej platformie.

Kiedy do rozmów i spotkań używasz oddzielnych systemów, notatki i ważne szczegóły znajdują się w zbyt wielu miejscach. Notatki komputerowe, arkusze kalkulacyjne, karteczki samoprzylepne, notatniki i lista jest długa. Znalezienie przeszłych interakcji może zająć wieki i wytrącić wszystkich z rytmu.

Telefonia w chmurze konsoliduje wszystko w jednym interfejsie użytkownika. Możesz go używać do współpracy ze współpracownikami, zarządzania klientami, analizowania danych w czasie rzeczywistym, zbierania opinii i popychania ważnych projektów do przodu.

Przeniesiesz przepływ komunikacji biznesowej do jednego źródła prawdy i będziesz efektywnie pracować przez cały dzień. Koniec z frustrującymi przerwami i stratą czasu na szukanie kluczowych informacji.

7) Doskonała niezawodność i odporność

Czy możesz sobie pozwolić na bycie niedostępnym dla swoich klientów? Jeśli coś stanie się z siecią energetyczną, jakie będą konsekwencje dla Twojej firmy? Problem z okablowaniem, przegrzanie lub mała burza mogą siać spustoszenie w komunikacji i reputacji.

Renomowane rozwiązania telefonii w chmurze zapewniają dyspozycyjność na poziomie 99,999%, dzięki czemu możesz kontynuować pracę bez względu na to, co się stanie. Posiada również wbudowaną redundancję; w przypadku zakłóceń lub podobnych problemów Twoje połączenia pozostają online i zawsze masz kopię zapasową, z której możesz skorzystać.

Powiązane: Plan gotowości na wypadek katastrofy dla biznesu — strategia działania CIO

Jak wybrać dostawcę telefonii w chmurze

Jeśli chcesz przejść na rozwiązanie telefonii w chmurze, oto, co musisz wziąć pod uwagę podczas oceny dostępnych opcji.

Jakość usług i sprawdzona niezawodność

Wysoka dyspozycyjność i niezawodność są koniecznością. Twój dostawca telefonii w chmurze musi świadczyć usługi redundantne z redundantnymi centrami danych. Funkcje i atrakcyjne ceny są niczym, jeśli Twoje telefony nie będą działać.

Jaki czas pracy zapewnia dostawca? Czy mogą zapewnić dostępność usług telefonicznych? Sprawdź stronę statusu swojego dostawcy. W przypadku Nextiva możesz sprawdzić status.nextiva.com .

Wysoka dostępność jest możliwa dzięki centrom danych zlokalizowanym strategicznie na terenie Stanów Zjednoczonych. Wszystkie wyposażone są w zasilanie awaryjne i posiadają gigabitowe łącza światłowodowe.

Możesz także sprawdzić źródła mediów społecznościowych, takie jak Twitter i Facebook, aby uzyskać bezstronny obraz wiarygodności każdego dostawcy. Wyszukiwanie marki na Twitterze z „@” przed nazwą pomoże Ci przebrnąć przez wszystkie wzmianki o marce.

Co więcej, upewnij się, że Twój dostawca oferuje monitorowanie sieci 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby problemy mogły być oznaczane i rozwiązywane, zanim wpłyną one na Twoją firmę.

Bezpieczeństwo i zgodność branżowa

Następnym krokiem jest upewnienie się, że dostawca telefonii w chmurze spełnia standardy branżowe. Oto kilka certyfikatów, na które warto zwrócić uwagę:

• Zgodność z HIPAA : niezbędne usługi głosowe i faksowe dla dostawców usług opieki zdrowotnej.
• ISO/IEC 20071 : Globalny standard reagowania na zagrożenia bezpieczeństwa.
• Zgodność ze standardem PCI : bezpiecznie obsługuj płatności kartami kredytowymi.
• Zgodność z SOC 2 : plany reagowania na incydenty mające na celu ochronę Twojej prywatności i integralności danych.

Kolejną rzeczą do sprawdzenia jest to, czy wybrany dostawca zapewnia szyfrowanie połączeń. Szyfrowane połączenia oznaczają, że możesz używać protokołu Transport Layer Security (TLS) i protokołu Secure Real-time Transport Protocol (SRTP), aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa każdego połączenia .

Funkcje i integracje

Jakie potrzeby biznesowe zaspokoisz, dodając telefonię w chmurze do swojego zestawu narzędzi? Tutaj właśnie pojawiają się funkcje i integracje systemu telefonicznego.

Czy wykonujesz dużo połączeń wychodzących lub odbierasz wiele połączeń przychodzących? Czy masz wiele lokalizacji biznesowych? Czy Twoi klienci są w USA czy za granicą? Oto kilka z wielu pytań, które należy wziąć pod uwagę, analizując funkcje telefonii w chmurze. Porozmawiaj z potencjalnymi usługodawcami i dowiedz się, jak mogą zaspokoić Twoje potrzeby biznesowe.

Musisz także rozważyć, jak nowy system telefoniczny będzie współdziałał z istniejącymi procedurami i przepływami pracy Twoich pracowników.

Czy potrzebujesz integracji swojego systemu telefonicznego z oprogramowaniem do zarządzania projektami? A co z Twoim CRM-em? Jak łatwe jest wdrożenie i utrzymanie konfiguracji systemu telefonicznego? Ponownie, są to pytania, które należy rozważyć, szukając potencjalnych usługodawców.

Prawdziwy koszt posiadania

Ceny często wyglądają świetnie na papierze. Następnie, gdy zaczniesz korzystać z usługi, otrzymasz nieoczekiwany, niewygodny rachunek, który w niczym nie przypomina tego, co widziałeś podczas rejestracji.

Szukaj przejrzystych cen, które określają wszystko, co jest wliczone w cenę i wszystko, za co będziesz musiał dodatkowo zapłacić. Potwierdź szczegóły cenowe, takie jak:

• Liczba użytkowników, których będziesz mieć w swoim planie.
• Miesięczne lub roczne plany płatności (i rabaty), jeśli są dostępne.
• Czy do prawidłowego działania usługi potrzebny jest jakiś sprzęt?
• Elastyczność w zakresie zmiany planów w miarę zmieniających się potrzeb.
• Koszty połączeń przychodzących i wychodzących (na numery lokalne i bezpłatne).
• Opcjonalne funkcje dodane a la carte.
• Obowiązkowe podatki, dopłaty i inne opłaty.

Upewnij się, że sprawdzane przez Ciebie ceny nie pozostawiają żadnych wątpliwości. Nasza strona z cenami zapewnia pełną przejrzystość tego, co jest, a czego nie obejmuje każda opcja usługi telefonicznej.

Szybka i skuteczna obsługa klienta

Na koniec upewnij się, że zespół obsługi klienta Twojego dostawcy może Ci pomóc, gdy będziesz go potrzebować.

Zapoznaj się z ich opcjami wsparcia. Czy są one dostępne na czacie na żywo? Możesz do nich zadzwonić? Czy musisz czekać 24 godziny lub dłużej, aż otrzymasz odpowiedź e-mailem?

Następnie zastanów się nad odpowiedziami, jakie otrzymujesz na swoje pytania. Czy uwzględniają Twoją konkretną sytuację, czy są ogólne? Czy przedstawiciel pomocy technicznej poświęca swój czas na zrozumienie problemu? Czy łatwo jest zadawać pytania uzupełniające?

Możesz przetestować obsługę klienta dostawcy, biorąc udział w bezpłatnym okresie próbnym, ale możesz też uzyskać solidny pomysł, kontaktując się również jako potencjalny klient. Dzięki temu będziesz mieć solidne pojęcie o tym, w jaki sposób Twój dostawca może pomóc Ci rozwijać i ulepszać cały system komunikacji przez wiele nadchodzących miesięcy i lat.

Przenieś swój system telefoniczny do telefonii w chmurze

Telefonia w chmurze obniży koszty komunikacji, zwiększy produktywność i zwiększy odporność. Działa również jako pojedyncze źródło prawdy w komunikacji biznesowej.

Największe korzyści zyskasz, jeśli wybierzesz niezawodnego, sprawdzonego w boju dostawcę telefonii w chmurze. Usługa telefonii w chmurze Nextiva kosztuje zaledwie 19,95 USD na użytkownika miesięcznie i oferuje funkcje, które usprawnią całą Twoją firmę.

Nie wierz nam na słowo; Recenzje Nextiva mówią same za siebie! Jeśli szukasz nowego systemu telefonicznego, nie szukaj dalej.