Co to jest wirtualny system telefoniczny i jak to działa?

Gdy pracodawcy przechodzą na pracę zdalną, jedną z największych przeszkód jest ich firmowy system telefoniczny. Staromodne systemy telefoniczne są niezgodne z tą nową normą. Członkowie zespołu nie są w biurze, aby odbierać połączenia, ani nie muszą mieć dostępu do telefonu stacjonarnego.

Przejście na pracę zdalną i rozproszoną oznacza, że ​​firmy potrzebują wirtualnego systemu telefonicznego, aby nie były ograniczone fizyczną linią stacjonarną

Czy możesz więc prowadzić swój biznes z wirtualnego systemu telefonicznego? Czy konfiguracja jest zbyt trudna? Jakich funkcji powinienem szukać? Omówimy to wszystko i więcej w tym obszernym przewodniku.

• Co to jest wirtualny system telefoniczny?
• Jak działa wirtualny system telefoniczny ?
• Jaka jest różnica między wirtualnym systemem telefonicznym a centralą PBX?
• Korzyści z używania wirtualnego systemu telefonicznego
• Lista kontrolna kupującego dla następnego wirtualnego systemu telefonicznego
• Często zadawane pytania dotyczące wirtualnego systemu telefonicznego

Co to jest wirtualny system telefoniczny?

Wirtualny system telefoniczny to platforma komunikacyjna, która umożliwia wykonywanie i odbieranie połączeń przez internet i chmurę, a nie przez fizyczną linię stacjonarną. Wirtualny system telefoniczny umożliwia użytkownikom wykonywanie i odbieranie połączeń za pomocą aplikacji komputerowej, telefonu komórkowego lub telefon stacjonarny, wszystko z jednego numeru telefonu służbowego.

Największym powodem, dla którego firmy przenoszą swój system telefoniczny do chmury, jest skorzystanie z zaawansowanych funkcji, które może zapewnić tylko wirtualny system telefoniczny. Umożliwia firmom każdej wielkości zwiększenie produktywności i rozwój zespołu.

Dostawcy wirtualnych systemów telefonicznych utrzymują skalowalną infrastrukturę komunikacyjną dla użytkowników. Dostawcy ci utrzymują skalowalną infrastrukturę komunikacyjną dla użytkowników. Oprócz samej usługi telefonicznej VoIP wdrażają zaawansowane funkcje, takie jak wiadomości tekstowe SMS, numery telefonów służbowych i transkrypcja poczty głosowej.

Mówiąc najprościej, wirtualny system telefoniczny to opłacalny sposób na utrzymanie połączenia całego zespołu. Nowe badania sugerują, że prawie 40% firm ma członków zespołów pracujących zdalnie. Potrzebujesz systemu telefonicznego, który działa w biurze i poza nim.

Jak działa wirtualny system telefoniczny?

Wirtualny system telefoniczny łączy połączenia między bezpłatnymi i lokalnymi numerami telefonów a użytkownikami . Zanim telefon zadzwoni, dzieje się wiele technologicznej magii. Ale najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że Twoja firma nie musi utrzymywać linii ani centrali — dostawca wirtualnego systemu telefonicznego robi to za Ciebie!

Te wirtualne systemy telefoniczne działają poprzez zarządzanie całą infrastrukturą telekomunikacyjną i relacjami z publiczną siecią telefoniczną, lepiej znaną jako PSTN. To tylko dla łączności.

Twój wirtualny system telefoniczny działa przy użyciu protokołu Voice over Internet Protocol (VoIP ), co oznacza, że ​​połączenie telefoniczne odbywa się za pośrednictwem połączenia internetowego, a nie przewodowych linii telefonicznych. Konwertuje połączenia telefoniczne z dźwięku analogowego za pomocą kodeków VoIP, aby osiągnąć najwyższą jakość połączeń.istnieje w rdzeniu wirtualnego systemu telefonicznego — bez względu na rodzaj telefonu, z którego od tego czasu dzwonisz.

W celu uzyskania optymalnej wydajności dostawcy VoIP tworzą nadmiarową sieć centrów danych. W przypadku złych warunków pogodowych komunikacja automatycznie przełącza się na inne serwery bez utraty rytmu.

Podobnie wirtualny system telefoniczny nie kończy się w Twoim budynku. Istnieje w Internecie. Możesz z łatwością przekazywać połączenia z telefonu biurowego na telefon komórkowy. Możesz pracować w kawiarni i odbierać połączenia na komputerze. Jeśli bierzesz wolne, możesz przekierować połączenia do innego współpracownika, a nawet odbierać pocztę głosową w e-mailu.

Na froncie użytkownicy otrzymują mnóstwo nowych możliwości do efektywnej pracy i współpracy. Od momentu nadejścia połączenia przychodzącego możesz przekierować je do automatycznej sekretarki, która jest czasami nazywana drzewem telefonicznym. Mogą również wymieniać wiadomości tekstowe z klientami z tej samej platformy, co ich służbowa usługa telefoniczna .

Telefony stacjonarne działają znacznie inaczej. Jesteś ograniczony do miejsca, w którym instaluje go firma telekomunikacyjna. Łączność można nawiązać tylko za pośrednictwem połączeń przewodowych. Nie można też zignorować rosnących opłat drogowych i opłat miesięcznych. VoIP umożliwia wykonywanie połączeń w dowolnym miejscu, w którym masz dostęp do Internetu — działa dobrze z silnym sygnałem Wi-Fi.

Wirtualne systemy telefoniczne pozwalają Tobie i Twojemu zespołowi korzystać ze zwiększonej niezawodności, lepszej jakości połączeń i bogactwa zaawansowanych funkcji, aby działać lepiej.

Jaka jest różnica między wirtualnym systemem telefonicznym a centralą PBX?

Jeśli nie korzystasz jeszcze z wirtualnego systemu telefonicznego, być może korzystasz z konfiguracji Private Branch Exchange (PBX). To nie jest wyszukane, ale działa.

Private Branch Exchange (PBX) to tradycyjny system telefoniczny wykorzystujący sygnały analogowe. Wirtualne systemy telefoniczne przetwarzają sygnały analogowe na cyfrowe i przesyłają je przez Internet. Oba zapewniają funkcjonalność telefonu, ale na różne sposoby.

Korzyści z używania wirtualnego systemu telefonicznego

Nie wszystkie biznesowe systemy telefoniczne są sobie równe. Potrzebujesz więcej niż standardowa usługa telefoniczna. Oto dlaczego wirtualny system telefoniczny jest preferowaną opcją dla małych firm i przedsiębiorstw.

1. Łatwa konfiguracja

Jedną z największych zalet wirtualnego systemu telefonicznego jest łatwość jego konfiguracji i użytkowania.

Tradycyjne systemy telefoniczne są trudne do skonfigurowania. Musisz poczekać, aż instalator poprowadzi przewody i wytnie dziury w całym biurze. W tym czasie Twój zespół nie będzie mógł wykonywać ani odbierać połączeń telefonicznych. Czy możesz sobie pozwolić na wstrzymanie biznesu?

Wirtualny system telefoniczny działa wszędzie tam, gdzie masz szybkie łącze internetowe. Ponieważ sprzęt telefoniczny jest opcjonalny, możesz zacząć od razu. A kiedy już kupisz telefony VoIP, wystarczy je podłączyć. To wszystko.

Usługa telefoniczna VoIP Nextiva jest idealna dla pracowników zdalnych oraz w biurze. Możesz go skonfigurować samodzielnie, bez pomocy działu IT — to takie proste.

2. Niższe koszty

Zbyt często firmy płacą za rozwiązania i nie wykorzystują ich w pełni. Powoduje to dużo marnotrawstwa. Wirtualny system telefoniczny pozwala wybrać odpowiednią kombinację funkcji i linii, która będzie dla Ciebie odpowiednia.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kompletnego systemu telefonicznego w biurze, czy planu telefonicznego dla małych firm , skorzystasz z rozwiązania wirtualnego.

Wirtualny system telefoniczny Nextiva stanowi bezpośrednią alternatywę dla kilku aplikacji biznesowych od pierwszego dnia. Nie zapominaj, że zaoszczędzisz do 65% w porównaniu z tradycyjnymi systemami telefonicznymi. Wbudowane funkcje pozwalają zaoszczędzić jeszcze więcej. Obniżysz koszty dzięki tym funkcjom premium, które obejmują:

• Automatyczna sekretarka i niestandardowe pozdrowienia
• Przechowuj wiadomości o muzyce i pocieszaj
• Automatyczne kierowanie połączeń na podstawie godzin pracy
• Przekazywanie połączeń do różnych numerów wewnętrznych i lokalizacji
• Szczegółowe dzienniki połączeń przychodzące i wychodzące trendy połączeń
• Zarządzany identyfikator dzwoniącego , aby zachować prywatność numeru telefonu komórkowego
• Nagrywanie rozmów w celu szkolenia personelu
• Niedrogie rozmowy międzynarodowe

Wszystkie te cechy sprawiają, że wirtualny system telefoniczny jest doskonałą opcją dla każdej firmy. To niedroga opcja dla małych firm. Ponadto zawiera wszystkie funkcje połączeń, z których przedsiębiorstwa korzystają od lat.

Powiązane: 9 alternatyw VoIP dla firm do wypróbowania

3. Numery telefonów na żądanie

Jeśli masz zdalny zespół, prawdopodobnie wszystkie numery telefonów mają różne numery kierunkowe i niespójne prefiksy, co utrudnia komunikację. Jeśli jest to dla Ciebie wyzwanie, wyobraź sobie, jak jest dla Twoich klientów.

Wirtualne systemy telefoniczne zapewniają Twojemu zespołowi profesjonalną tożsamość, dzięki której rozmowy stają się lepsze. Masz możliwość korzystania z bezpłatnego numeru, wybierania numeru lokalnego, a nawet całkowitego braku numerów bezpośrednich. Wszystko zależy od Ciebie.

Jeśli potrzebujesz skonfigurować regionalne numery telefonów, możesz. To świetny sposób na zwiększenie skuteczności kampanii telefonicznych .

Niezależnie od przypadku użycia, Twój zespół zawsze może użyć preferowanego numeru telefonu. Zaawansowane kierowanie połączeń może w razie potrzeby przekierować połączenia na ich urządzenie mobilne, pocztę głosową lub inną osobę.

Prywatność ma kluczowe znaczenie dla wirtualnego systemu telefonicznego. Twoi pracownicy mogą ukryć swój identyfikator dzwoniącego, aby wykonywać i odbierać połączenia biznesowe bez ujawniania numerów telefonów komórkowych. Dodatkowo szyfruje połączenia telefoniczne, zapewniając maksymalne bezpieczeństwo VoIP .

4. Elastyczne opcje urządzeń

Systemy telefonii przewodowej wymagają od zespołu odbierania połączeń przez telefon stacjonarny. Otóż ​​to. Dzięki Voice over IP Twój zespół może komunikować się z różnych urządzeń.

Wirtualne systemy telefoniczne przyjmują otwarte, uniwersalne standardy. Ta interoperacyjność oznacza, że ​​możesz odbierać połączenia z dowolnego urządzenia opartego na protokole IP, a nie tylko z telefonu stacjonarnego. Przykładowe urządzenia obejmują:

• Telefony programowe do komputerów stacjonarnych lub laptopów
• iPady i tablety
• Telefony konferencyjne
• Aplikacje na Androida lub iOS
• Bezprzewodowe telefony VoIP

Te standardy pozwalają mieszać i dopasowywać odpowiedni sprzęt do indywidualnych potrzeb. Dyrektor ma inne potrzeby niż przedstawiciel wsparcia. Urządzenia te opierają się na protokole SIP (Session Initiation Protocol), który zapewnia niezawodne połączenia biznesowe.

Najlepsza część? Nasze badania wykazały, że 59% profesjonalistów korzysta już w pracy z co najmniej trzech urządzeń . Nie musisz kupować dodatkowego sprzętu. Działa z urządzeniami komunikacyjnymi, z których już korzystasz.

5. Inteligentne kierowanie połączeń

Z łatwością obsługuj przychodzące połączenia telefoniczne i kieruj je do właściwych osób. Jeśli Twój zespół jest dostępny tylko przez telefon komórkowy, wiesz już, jak frustrujące jest przekazywanie połączeń. Dostawcy usług telefonii wirtualnej eliminują ten problem.

Po pierwsze, możesz przekierować połączenia firmowe na swój główny numer przez automatyczną sekretarkę. Ta funkcja pozwala dzwoniącym wybrać dział lub osobę, do której chcą się skontaktować. Każda firma powinna mieć taką konfigurację.

Po drugie, możesz skonfigurować automatyczne przekierowanie połączeń na podstawie godzin pracy. Jeśli masz sekretarkę, możesz dostosować ją do swojego harmonogramu za pomocą przyjaznego i prostego interfejsu.

Po trzecie, Twój zespół kontroluje ich dostępność. Użytkownicy mogą dostosować przekierowywanie lub wysyłać rozmówców do poczty głosowej. Ta szczegółowa kontrola nad obsługą telefoniczną zwiększa satysfakcję klientów i sprzedaż.

Jeśli potrzebujesz bardziej stromych potrzeb biznesowych, nie szukaj dalej niż call center w chmurze . Umożliwia korzystanie z zaawansowanych funkcji, takich jak routing oparty na umiejętnościach, sztuczna inteligencja, kolejkowanie połączeń i interaktywna odpowiedź głosowa (IVR), aby obsłużyć dowolną głośność połączeń. To wszystko jest też wirtualne!

Przeczytaj więcej: Telepraca: niezbędny zestaw narzędzi do pracy zdalnej

6. Solidna analityka i raportowanie

Które dni tygodnia są najbardziej ruchliwe? Jak wygląda głośność połączeń w okresie świątecznym? Czy musimy zatrudniać więcej agentów? Na te pytania można odpowiedzieć tylko dzięki analizie połączeń i raportowaniu w czasie rzeczywistym.

Te pulpity nawigacyjne mogą pomóc w zarządzaniu liczbą połączeń i powiązaniu ich z wynikami biznesowymi. W przeszłości takie możliwości miały tylko organizacje wielkości przedsiębiorstw. Teraz małe firmy mogą używać analiz do skalowania.

Wirtualne systemy telefoniczne sprawiają, że te dane są łatwe i dostępne. Ma to kluczowe znaczenie, jeśli zarządzasz agentami call center. Możesz ulepszyć indywidualne oceny wyników zespołu . Nie musisz ręcznie śledzić ich czasu ani mikrozarządzać ich czasem na telefonach.

A co najlepsze: możesz przeglądać raporty w czasie rzeczywistym i analizy połączeń za pośrednictwem połączenia internetowego na dowolnym urządzeniu. Ty i Twój zespół będziecie na tej samej stronie.

Powiązane: Technologia i trendy w call center, które każdy lider biznesu musi znać w 2020 roku

7. Zwiększona współpraca zespołowa

To tutaj guma spotyka się z drogą dla zdalnych zespołów. Twój zdalny zespół musi szybko odpowiadać na pytania. Nie możesz dopuścić do wstrzymania projektów z powodu awarii komunikacji.

Zamiast żonglować wieloma aplikacjami do przesyłania wiadomości i komunikacji, masz jedną. Zamiast dzwonić do kolegi, możesz wysłać mu szybką wiadomość tekstową. Jest mniej formalny niż e-mail, a także szybszy. Ponadto nie wysyła pingów do wszystkich innych osób w aplikacji do zarządzania projektami.

Konferencje audio i wideo to podstawa każdego wirtualnego systemu telefonicznego. Jednym kliknięciem możesz zebrać swój zespół i udostępnić połączenie telefoniczne osobom, które nie mają silnego połączenia VoIP. Aby jeszcze bardziej zwiększyć produktywność, możesz scentralizować swoje projekty i współpracę zespołową w Cospace .

To nie tylko dla Twojego wewnętrznego zespołu. Możesz skonfigurować dedykowaną linię konferencyjną dla swoich klientów, aby mogli uzyskać praktyczne zaangażowanie, którego potrzebują. Te wirtualne przestrzenie robocze promują oparte na współpracy podejście do komunikacji biznesowej.

Lista kontrolna kupującego dla następnego wirtualnego systemu telefonicznego

Myśl o aktualizacji systemu telefonicznego może być nieco przytłaczająca. To łatwiejsze niż myślisz. Oto nasze zalecenia, które pomogą wybrać odpowiedni system telefoniczny.

• Akredytacja — czy system telefonii biznesowej spełnia standardy branżowe? PCI, HIPAA i SOC 2 to przykłady zaufanych akredytacji.
• Niezawodność — Jakieś niedawne przestoje w ciągu ostatniego roku lub dwóch? Sprawdź ich stronę statusu oraz Downdetector, aby uzyskać wskazówki dotyczące czasu pracy w rzeczywistym świecie. Szukaj czasu sprawności na poziomie 99,999% lub lepszym.
• Funkcjonalność - to jest ten duży. Określ, które funkcje potrzebujesz, a które chcesz. Dostępne są setki funkcji VoIP. Przewiduj swoje potrzeby w ciągu najbliższych kilku lat.
• Konfiguracja — określ, czy możesz samodzielnie skonfigurować usługę telefoniczną, czy potrzebujesz instalatora? Czy możesz zacząć działać bez wpływu na rutynowe operacje?
• Wsparcie - Jaka jest dostępność i dodatkowy koszt wsparcia. Jak uzyskać pomoc (telefon, e-mail, czat)?
• Reputacja - Sprawdź ich recenzje online. GetVoIP i G2 to dobre źródła do sprawdzenia. Czy większość użytkowników korzysta z usług telefonu wirtualnego?
• Koszt — koszt jest prawie zawsze czynnikiem, więc przejrzyj opłaty miesięczne, opłaty jednorazowe i dodatki. Weź pod uwagę oszczędności wynikające z pozbycia się lokalnej centrali PBX.
• Sprzęt — czy możesz wybrać gotowe do użycia telefony VoIP i wysłać je do swojego zespołu? Czy pochodzi od renomowanego producenta?

Aby zaoszczędzić trochę czasu, uzyskaj indywidualną wycenę usługi telefonicznej firmy Nextiva. Ta szczegółowa wycena pomoże Ci dokonać właściwego wyboru.

Wiemy już, że system wirtualny oferuje więcej korzyści niż telefony stacjonarne. Postępując zgodnie z tą listą kontrolną, możesz skupić się na obsłudze klientów wszędzie tam, gdzie pracuje Twój zespół.

Często zadawane pytania dotyczące wirtualnego systemu telefonicznego

Poniżej odpowiedzieliśmy na najczęściej zadawane pytania dotyczące wirtualnych systemów telefonicznych. Oczywiście, jeśli masz bardziej szczegółowe pytania, daj nam znać !

Jaki jest najlepszy wirtualny system telefoniczny?

Spośród dziewięciu wirtualnych systemów telefonicznych, US News & World Report ocenił Nextiva #1. Nextiva uzyskała najwyższą ocenę pod względem wydajności, niezawodności, zakresu funkcji i obsługi klienta. Ponadto Nextiva jest najlepiej ocenianym systemem telefonicznym wymienionym na GetVoIP spośród ponad 1600 recenzji klientów.

Sprawdź więcej opinii o Nextiva . Nic dziwnego, że został oceniony najlepiej.

Jak skonfigurować wirtualny system telefoniczny?

Możesz skonfigurować wirtualny system telefoniczny w zaledwie czterech krokach:

1. Wybierz biznesowy abonament telefoniczny.
2. Przypisz swoje numery telefonów.
3. Nagraj pozdrowienia z telefonu.
4. Rozpocznij nawiązywanie i odbieranie połączeń.

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący konfiguracji usługi telefonu wirtualnego .

Jakich numerów telefonów mogę używać w wirtualnym systemie telefonicznym?

Wirtualny system telefoniczny obsługuje wszystkie przypisane numery telefonów, które posiadasz. Aby użyć istniejącego firmowego numeru telefonu, musisz go przenieść w ramach procesu zwanego przenoszeniem . Zajmuje to około 1-4 tygodni, w zależności od obecnego dostawcy usług telefonicznych.

Możesz także wybrać wirtualny numer telefonu podczas dodawania lub zmieniania numerów wewnętrznych. Podobnie możesz użyć lub usunąć te numery telefonów, jeśli już ich nie chcesz.

Możesz również korzystać z numerów bezpłatnych z wirtualnym systemem telefonicznym, ale ich przeniesienie trwa nieco dłużej. Skontaktuj się z dostawcą VoIP, aby dowiedzieć się, jakie są wymagania dotyczące przenoszenia.

Ile kosztuje wirtualny system telefoniczny?

Koszt wirtualnego systemu telefonicznego waha się od 17 USD do 80 USD miesięcznie na użytkownika, w zależności od funkcji. Telefony stacjonarne VoIP kosztują od 75 do 350 USD każdy, w zależności od ich możliwości.

W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów telefonicznych, nie ma umów serwisowych, kosztów IT, awarii związanych z pogodą i przestarzałego sprzętu do konserwacji. Firmy mogą zaoszczędzić do 65% na kosztach komunikacji biznesowej.

Jakie są najważniejsze cechy wirtualnego systemu telefonicznego?

W wirtualnym systemie telefonicznym są setki funkcji, ale oto najważniejsze funkcje dla użytkowników biznesowych:

1. Aplikacje mobilne i desktopowe
2. Zaawansowane zarządzanie połączeniami
3. Dynamiczne kierowanie połączeń
4. Anonimowe odrzucenie połączenia
5. Automatyczna sekretarka
6. Smsowanie
7. Analiza połączeń
8. Przekazywanie połączeń
9. Konferencje jednym kliknięciem
10. Wierność E911

Sprawdź listę ponad 40 funkcji VoIP , które powinieneś znać.

Czy wirtualny system telefoniczny może być używany w domu?

Z wirtualnego systemu telefonicznego można korzystać w domu iw biurze bez konieczności konfigurowania sprzętu. Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie internetowe, aby wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne z Twojej linii biznesowej. Prawie wszystkie połączenia kablowe i DSL mogą obsługiwać potrzeby nowoczesnego systemu telefonicznego VoIP.

Wirtualne systemy telefoniczne dają zdalnym pracownikom swobodę pracy w dowolnym miejscu przy użyciu tylko laptopa, urządzenia mobilnego lub telefonu stacjonarnego. Klienci i współpracownicy nie zauważą różnicy. Połącz go z CRM, aby zwiększyć wydajność i przepływ pracy.

Postępuj zgodnie z naszym przydatnym przewodnikiem , jak skonfigurować VoIP, aby zobaczyć, jakie to proste.

Czy startupy mogą korzystać z wirtualnego systemu telefonicznego?

Firmy na wczesnym etapie rozwoju mogą najwięcej skorzystać z wirtualnego systemu telefonicznego. Podczas dodawania ról sprzedażowych i usługowych musisz upewnić się, że Twój zespół jest dostępny i dostępny dla grup. Startupy mogą dodawać i dostosowywać funkcje do swoich potrzeb biznesowych, takie jak przekazywanie połączeń, śledzenie połączeń i nagrywanie rozmów.

Zastanawiasz się , ile linii telefonicznych potrzebujesz ? To więcej niż myślisz.

Najlepszy wirtualny system telefoniczny jest tutaj

Zmienił się sposób, w jaki pracujemy. Nawet gdy wszyscy wrócą do biura, czy naprawdę będziesz chciał wrócić do ograniczonego, przestarzałego systemu telefonicznego? Raczej nie.

Twój zespół jest gotowy do wyboru systemu telefonicznego stworzonego dla pracowników zdalnych. Nie masz czasu na gry lub udostępnianie GIF-ów. Potrzebujesz go do obsługi połączeń przychodzących z najwyższą niezawodnością. Musi być również śmiertelnie prosty, aby wszyscy mogli z niego korzystać.

Nextiva wyprzedza konkurencję od 2008 roku. To dlatego US News oceniło nas jako numer 1 wśród usług telefonicznych w całym kraju. Zapewniamy firmom uniwersalną platformę komunikacyjną, która rozwija się wraz z nimi.

Ceny wirtualnych systemów telefonicznych są w zasięgu praktycznie każdej firmy, zaczynając od 17,95 USD. Możesz teraz rozpocząć korzystanie z w pełni funkcjonalnej aplikacji mobilnej. Najlepszy wirtualny system telefoniczny jest tutaj — to Nextiva.