Co to jest wirtualny numer telefonu i jak to działa?

Twój starszy system telefoniczny już go nie ogranicza. W związku z rosnącą liczbą osób pracujących zdalnie tradycyjne telefony stacjonarne po prostu nie nadążają za potrzebami Twojej firmy.

Musi istnieć lepszy sposób na zarządzanie komunikacją biznesową, prawda? Jest!

Wyjaśnimy wszystkie tajniki wirtualnych numerów telefonów dla Twojej firmy i co powinieneś wiedzieć o ich działaniu.

• Co to jest wirtualny numer telefonu?
• Jak działa numer wirtualny?
• Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?
• Różnice między wirtualnymi a zwykłymi numerami telefonów
• Korzyści z wirtualnego numeru

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer telefonu, który nie jest powiązany z fizyczną lokalizacją. Numery wirtualne mogą być używane do wykonywania lub odbierania połączeń na dowolnym telefonie, takim jak telefony stacjonarne VoIP, telefony komórkowe lub telefony programowe. Jest idealny dla pracowników w biurze lub tych, którzy pracują w domu.

Możesz wybrać, które urządzenia odbierają połączenia z wirtualnego numeru telefonu, i zmieniać je w razie potrzeby. Wirtualne numery telefonów zapewniają również zwiększoną anonimowość na telefonach stacjonarnych, którą ludzie mogą znaleźć w katalogach internetowych.

Wirtualne numery telefonów mają kluczowe znaczenie dla przyjmowania połączeń od klientów z całego świata, niezależnie od tego, gdzie znajdują się ich biura. Daje im płynne linie komunikacji z klientami. Nie potrafią odróżnić wirtualnego od standardowego numeru telefonu.

Jak działa numer wirtualny?

Wirtualne numery telefonów nie wymagają karty SIM ani adresu fizycznego. Zamiast tego numery wirtualne akceptują połączenia za pośrednictwem protokołu Voice Over Internet Protocol (VoIP). Zasadniczo jest to ta sama sprawdzona technologia używana do wykonywania połączeń i wiadomości tekstowych za pośrednictwem iMessage, WhatsApp lub Google Voice.

Twoje rozmowy telefoniczne są digitalizowane i łączone przez Internet i tradycyjne sieci telefoniczne. Stosujemy proces zwany przenoszeniem numerów, aby zapewnić, że możesz mieć przy sobie numer telefonu służbowego niezależnie od dostawcy VoIP.

W rezultacie do nawiązywania połączeń potrzebujesz tylko szybkiego i niezawodnego połączenia danych — 4G LTE lub Wi-Fi. W ten sposób wirtualne numery telefonów umożliwiają odbieranie połączeń z telefonu komórkowego.

Jak uzyskać wirtualny numer telefonu

Nie ma wątpliwości, że wirtualne numery telefonów są korzystniejsze niż tradycyjne numery stacjonarne. Pracują dla małych firm z personelem zdalnym, a także dla większych firm, które muszą zarządzać komunikacją w swoich centrach telefonicznych.

Istnieją 3 rodzaje wirtualnych numerów telefonów:

1. Lokalne numery telefonów — te numery są oparte na określonych obszarach geograficznych, znanych również jako centra stawek lub numery kierunkowe.
2. Numery bezpłatne – są to numery specjalne, które zaczynają się od 800, 888, 866 i inne, które pozwalają dzwonić bez żadnych opłat ani opłat.
3. Numery próżności – te liczby to chwytliwe, zapadające w pamięć liczby, takie jak 1-800-KWIATÓW. Chciałbyś je kupić i przenieść.

Pamiętaj, że możesz zachować swój dotychczasowy numer telefonu i zabrać go ze sobą do wirtualnego systemu telefonicznego. W miarę rozwoju firmy możesz wybierać nowe numery lub wymieniać się innymi, kiedy tylko chcesz.

Po zainstalowaniu wirtualnego systemu telefonicznego będziesz żałować, że nie masz go wcześniej. Twój zespół będzie cieszyć się wolnością, elastycznością i oszczędnościami, jakie zapewnia wirtualny numer telefonu.

Gdy zdecydujesz, jaki typ wirtualnego numeru telefonu chcesz, możesz kupić wirtualny numer telefonu od dostawcy VoIP, takiego jak Nextiva.

Jaka jest różnica między wirtualnym numerem telefonu a zwykłym?

Tradycyjne numery telefonów są zwykle instalowane i udostępniane przez lokalną firmę telefoniczną. Większość ludzi nie wie, że jest właścicielem numeru, a nie firma telekomunikacyjna. Firmy telefoniczne zazwyczaj przypisują linie telefoniczne do adresu, w którym jest zainstalowany.

Tradycyjne linie telefoniczne wymagają połączenia linii telefonicznych w całym budynku z każdym telefonem stacjonarnym. Instalacja linii telekomunikacyjnych nie zawsze jest łatwa i wykonalna w każdym biurze.

Jednak wirtualny numer telefonu jest niezależny od lokalizacji i nie jest powiązany z jedną lokalizacją. Działa dla pracowników w biurze i poza nim, ponieważ korzystają oni z tej samej centrali PBX w chmurze.

Oznacza to, że Twój wewnętrzny lub wirtualny zespół może odbierać połączenia z wirtualnego numeru w biurze, w domu lub na swoim telefonie komórkowym. Możesz też wybrać, kto odbiera połączenia przychodzące z wirtualnego numeru telefonu, w zależności od dostępności personelu.

Korzyści z wirtualnego numeru

Teraz, gdy masz lepsze pojęcie o tego typu numerach telefonów, nadszedł czas, aby zdecydować, czy Twoja firma go potrzebuje.
Oto kilka przydatnych korzyści, które powinieneś wiedzieć o wirtualnych numerach telefonów.

1) Wyeliminuj drogie dodatki i opłaty dzięki lokalnym numerom telefonów

Ludzie mogą korzystać z wirtualnego systemu telefonicznego z dowolnego miejsca na świecie bez ponoszenia wysokich opłat za połączenia. Możesz zaoferować bezpłatny numer telefonu lub zniżkę na lokalny numer telefonu, który może docenić dzwoniący na całym świecie.
Zastosujmy to w praktyce i powiedzmy, że prowadzisz kampanie marketingowe w Stanach Zjednoczonych. Możesz poprosić klientów, aby zadzwonili na Twój bezpłatny numer — wirtualny numer telefonu, który nie kosztuje ich dodatkowo za wykonanie połączenia.
Bezpośrednie wybieranie wewnętrzne (DID) wskaże im konkretną osobę, z którą muszą porozmawiać, dzwoniąc pod numer wirtualny, który utworzyłeś dla ich miasta lub kraju. Zostaną one skierowane do Twojego zespołu sprzedaży, niezależnie od tego, czy znajdują się w różnych krajach. A najlepsze: Twoi potencjalni klienci nie zauważą żadnej różnicy.
Porada od specjalistów: jeśli dzwonisz do potencjalnych klientów w dużym obszarze miejskim, takim jak Waszyngton, DC, Phoenix, Los Angeles lub Seattle, możesz wybrać lokalny numer wirtualny.

2) Popraw satysfakcję dzwoniących dzięki automatycznej sekretarce

Dostawcy usług telefonicznych w chmurze, tacy jak Nextiva, obejmują automatyczną sekretarkę. Automatyczna sekretarka wita dzwoniących i zapewnia proste menu umożliwiające dotarcie do właściwej osoby. Ta funkcja zapewnia, że ​​dzwoniący nie tracą czasu na wyjaśnianie swojego problemu niewłaściwej osobie.
Na przykład, jeśli ktoś zadzwoni na Twój wirtualny numer, aby uzyskać pomoc w sprawie rozliczeń, jego połączenie zostanie skierowane do agenta z Twojego zespołu finansowego. Nie będą musieli przechodzić przez kilka osób, aby dotrzeć do agenta najlepiej przygotowanego do pomocy.
Tradycyjne systemy telefoniczne nie zawierają tych zaawansowanych funkcji routingu połączeń. W przypadku starszych systemów telefonicznych możesz potrzebować kosztownej lokalnej centrali PBX, menedżera IT i dużo pracy, aby pozyskać klientów. Dla nikogo to nie jest zabawne.
Cloud PBX wraz z wirtualnymi numerami telefonów to droga do zrobienia.

3) Uwolnij się od biura plus nowoczesna poczta głosowa

Tradycyjny numer telefonu łączy się z jednym telefonem biurkowym. Co się dzieje, gdy osoba przy tym biurku jest poza biurem? Nie masz wyboru, musisz wysłać je na pocztę głosową. Niektóre badania sugerują, że klienci nie oddzwonią do Ciebie, jeśli dotrą do Twojej poczty głosowej.
Liczby wirtualne rozwiązują ten problem. Możesz wyłączyć połączenie z telefonem stacjonarnym i poprosić innych agentów o odbieranie połączeń na ich telefonach komórkowych lub przekierowywanie ich do innego dostępnego agenta. Ta funkcja zmniejsza prawdopodobieństwo, że rozmówcy padną ofiarą poczty głosowej i nigdy więcej nie będą słyszani.
Ale jeśli nadal lądują na skrzynce głosowej, wciąż jest nadzieja. Wirtualny system telefoniczny dokonuje transkrypcji wiadomości i przesyła ją do Ciebie w ciągu kilku sekund. Czy to robocaller, czy powołanie w szkole twojego dziecka? Dzięki poczcie głosowej na e-mail będziesz wiedział.
Powiązane: 35 podstawowych funkcji systemu telefonu biurowego: Przewodnik dla kupujących 2020

4) Pracownicy mogą oddzielić firmę od swojego telefonu osobistego

Wirtualny numer telefonu przydaje się nie tylko w przypadku połączeń przychodzących. Możesz używać tego samego numeru do wykonywania połączeń wychodzących — czy to do klientów, czy współpracowników. I ukrywa Twój identyfikator dzwoniącego , gdy to robisz.
Ta nowatorska funkcja sprawia, że ​​wirtualne numery telefonów są idealne dla pracowników zdalnych. Ponad 38% firm ma członków zespołów pracujących zdalnie; następuje ciągłe odejście od pracy biurowej.

Zdalni pracownicy nie muszą instalować telefonu stacjonarnego w swoim biurze domowym ani używać telefonu komórkowego do odbierania połączeń biznesowych. Wirtualny numer telefonu maskuje identyfikator dzwoniącego, co daje im większą kontrolę i spokój podczas dzwonienia do kontaktów.
Nie muszą się martwić, że klienci znają Twój prywatny numer. Możesz wybrać godziny pracy dla wirtualnego numeru telefonu, aby odbierać połączenia przychodzące lub przekierowywać je do poczty głosowej.