Co to jest nota kredytowa (i jak to działa)?

Noty kredytowe są ważną częścią fakturowania. W wielu krajach są one również wymogiem prawnym.

W idealnym świecie nie byłoby żadnych błędów ani problemów z zamówieniami i fakturami…

Ale jak wszyscy wiemy, w biznesie okoliczności i zamówienia bardzo się zmieniają. Noty kredytowe pomagają nam zarządzać tym i prowadzić przejrzysty zapis księgowy.

Co to jest nota kredytowa?

Nota kredytowa (czasami nazywana notą kredytową ) to dokument podobny do paragonu, wystawiany, gdy faktury lub zamówienia zawierają błędy lub po prostu wymagają zmiany.

Może być wykorzystany na całą lub częściową wartość faktury. Jego celem jest korekta historii kredytowej między stronami bez usuwania istniejącej faktury i tworzenia nowej.

Pomaga utrzymać dokładną sekwencję faktur i ścieżkę audytu.

Czy nota kredytowa to zwrot pieniędzy?

Nota kredytowa jest podobna do zwrotu pieniędzy, ale nie do końca. Nota kredytowa jest zarówno potwierdzeniem, jak i dowodem należnego kredytu, natomiast zwrot to bezpośrednia spłata kredytu.

Nota kredytowa jest również bardziej prawdopodobna, aby w sposób dorozumiany oznaczać dalsze transakcje między dwiema stronami, podczas gdy zwrot pieniędzy nie.

Noty kredytowe są wystawiane z różnych praktycznych powodów. Niekoniecznie są one związane z kwestiami jakości, chociaż mogą je obejmować. Zwroty są zazwyczaj wydawane z prostszych powodów niezadowolenia z usług lub towarów.

Jaka jest różnica między notą kredytową a notą debetową?

Noty kredytowe i debetowe są podobne, ale nie takie same. Główna różnica polega na tym, że noty kredytowe są wystawiane przez sprzedającego, podczas gdy noty debetowe (czasami nazywane notami debetowymi ) wystawia kupujący.

Noty debetowe są zwykle wysyłane przed otrzymaniem faktury, natomiast noty kredytowe są wysyłane po otrzymaniu faktury.

Pierwsza z nich reprezentuje również formalne żądanie kredytu skierowane do sprzedawcy (który może jeszcze go zakwestionować), ale druga oznacza uznanie przez sprzedawcę należnego kredytu.

Dlaczego i kiedy używana jest nota kredytowa?

Notę kredytową można wystawić przed lub po dokonaniu płatności. Harmonogram odzwierciedla moment w procesie fakturowania, w którym pojawia się problem.

Zwykle jest wydawany z jednego z następujących powodów:

Błąd faktury

Może to być po prostu nieprawidłowa cena na fakturze, niepoprawne produkty lub zamówienia, błąd związany z rabatem lub podatkiem VAT.

Błąd zamówienia

Jeśli zamówienie klienta jest uszkodzone lub nieprawidłowe. Może się to różnić od całkowicie złej kolejności do kilku drobnych problemów z tym.

Zmiana kolejności

Niezależnie od tego, czy z przyczyn wewnętrznych (np. decyzje zarządu), czy zewnętrznych (np. decyzje klienta kupującego), kupujący może zmienić lub anulować zamówienie już opłacone lub złożone.

Niezadowolenie klienta

Oczekiwania klientów mogą nie odpowiadać temu, co otrzymują. Być może produkt został nieprawidłowo wymieniony lub opisany przez sprzedawcę lub nie spełniał oczekiwań jakościowych.

Przykładowy scenariusz wystawienia noty kredytowej

Construction Co. właśnie zamówił trzy duże ciężarówki z platformą u swojego stałego dostawcy, Truck Ltd. Zautomatyzowana faktura na kwotę 150 000 USD została wystawiona przez Truck Ltd i przesłana do Construction Co.

Niestety, kwota faktury nie zawierała 10% rabatu obiecanego przez sprzedawców Truck Ltd.

Zanim ktokolwiek wykrył błąd, płatność jest pomyślnie dokonywana przez zespół księgowy Construction Co. (który nie wiedział o problemie z rabatem). Truck Ltd. uświadamia sobie swój błąd wkrótce po tym i wystawia notę ​​kredytową na kwotę nadpłaconej przez Construction Co (15 000 USD).

Nota kredytowa jest również rejestrowana przez obie strony wewnętrznie, aby ich konta były zbilansowane. Następnym razem, gdy Construction Co dokona zakupu od Truck Ltd., nota kredytowa jest umarzana wraz z fakturą – 15 000 USD jest odejmowane od kwoty kredytu.

Jak wystawiasz notę ​​kredytową?

Noty kredytowe są wystawiane przez i do działów księgowości – czyli tymi samymi kanałami wystawiane są zwykłe faktury.

Zazwyczaj są one bezpośrednio powiązane z konkretną fakturą, więc najlepiej jest przechowywać je w tych samych łańcuchach e-mailowych (jeśli pozwala na to oprogramowanie księgowe).

Czasami można je powiązać z przyszłą fakturą (jak w powyższym przykładzie). Ten drugi scenariusz rozgrywa się, gdy jest to wygodniejsze, ponieważ regularnie dochodzi do wielu transakcji między stronami.

Noty kredytowe w rachunkowości

To, jak dokładnie wprowadzasz noty kredytowe na swoje konta, zależy od używanego systemu księgowego.

W księgach jednorazowych wartość noty korygującej należy po prostu wpisać na rachunek klienta. W księgowości dwukrotnej księgowana jest zarówno jako uznanie w należnościach jak i obciążenie w przychodach.

Jakie informacje należy umieścić na nocie kredytowej?

Informacje na nocie kredytowej powinny być podobne do tych na fakturze. To zawiera:

• Szczegóły kontaktu
• Szczegóły daty
• Numer powiązanej faktury
• Warunki płatności

Czy nota kredytowa może mieć datę ważności?

Noty kredytowe mają daty ważności. Będzie to wymienione w ich warunkach płatności. Odbiorca ma zwykle 12 miesięcy na wykorzystanie salda kredytu.

Wniosek

Nota kredytowa jest niezbędnym narzędziem zapewniającym przejrzystość procesu księgowego Twojej firmy.

Bez niego oryginalna faktura musiałaby zostać usunięta, a następna faktura wystawiona w jej miejsce, gdy pojawią się problemy. Spowodowałoby to zamieszanie w procesach księgowania i audytu.

Noty kredytowe są wystawiane z wielu powodów. Obejmują one od pomyłki w wysokości podanej faktury do niezadowolenia klientów z ich zakupu.

Są dowodami, których często wymagają organy ds. postępowania finansowego (w tym w Wielkiej Brytanii). Stanowią one również ważną gwarancję odzyskania środków nabywcy.

Jako dokumenty nie różnią się od faktur. Jedna różnica polega na tym, że można je wystawić przed lub po przetworzeniu płatności.