10 sposobów na zakończenie wiadomości e-mail w celu uzyskania pożądanej odpowiedzi

1. Pielęgnowanie związku
2. Okazywanie wdzięczności
3. Wysyłanie przypomnienia
4. Przewidywanie dobrych rzeczy, które nadejdą
5. Łamanie normy
6. Personalizacja swojego podpisu
7. Zakończenie pytaniem
8. Prośba o spotkanie
9. Krótkie i zwięzłe profesjonalne zakończenia e-maili
10. Półprofesjonalne podpisy e-mail

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Hubspot Email Marketing - Platforma do automatyzacji marketingu
4. MailerLite — kreator stron docelowych
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do klientów, współpracowników czy pracowników, sposób zamknięcia wiadomości e-mail ma duży wpływ na to, czy otrzymasz oczekiwaną odpowiedź.

Zamiast wpisywać ten sam podpis e-mail we wszystkich wiadomościach (np. pozdrawiam, pozdrawiam, pozdrawiam itp.), musisz dostosować każde zakończenie w zależności od kontekstu , w jakim chcesz dotrzeć do wiadomości e-mail.

Dlaczego to jest ważne? Właściwe podpisy nie tylko wskażą koniec wiadomości, ale także zrobią na czytelniku duże wrażenie i zmotywują go do działania . Na przykład możesz zakończyć wiadomość e-mail pytaniem, które prosi odbiorcę o odpowiedź, zamiast po prostu odłożyć wiadomość na bok po jej przeczytaniu.

W tym artykule przyjrzymy się najlepszym sposobom zakończenia profesjonalnej wiadomości e-mail w celu uzyskania odpowiedzi od różnych odbiorców.

Ale najpierw oto kilka najlepszych praktyk, o których należy pamiętać podczas tworzenia zamknięć wiadomości e-mail.

• Formatuj zakończenia na podstawie rodzaju odbiorców: Formatuj zakończenia wiadomości e-mail na podstawie rodzaju odbiorców, z którymi się komunikujesz, takich jak nowi i cykliczni klienci B2C i B2B, koledzy zawodowi, menedżerowie lub kadra kierownicza i inni.
  
  
• Używaj krótkich i zwięzłych zakończeń: Istnieją pewne uniwersalne taktyki kończenia wiadomości e-mail, których możesz użyć niezależnie od celu, ale po prostu upewnij się, że zakończenia są zawsze krótkie i zwięzłe.
  
  
• Bądź bezpośredni w swoich intencjach: niezależnie od tego, czy chcesz wysłać przypomnienie, notatkę z gratulacjami, czy wyrazić wdzięczność, upewnij się, że jesteś bardzo bezpośredni w swoich intencjach, aby uniknąć wszelkich nieporozumień.
  
  
• Zapewnij użytkownikom różne sposoby łączenia się: ćwicz dobre zarządzanie kanałami, tworząc podpisy e-mail, które oferują użytkownikom różne sposoby łączenia się z Twoją marką na różnych platformach, takich jak media społecznościowe, poczta e-mail, telefon, witryna internetowa itp. rozpoznawalność marki, upewnij się, że korzystasz z narzędzia do tworzenia logo, aby stworzyć profesjonalne logo, podziel się hasłem biznesowym itp.
  
  
• Zawsze sprawdzaj pisownię: niezależnie od tego, jak szczere jest zamykanie wiadomości e-mail, osoby czytające wiadomość nie uwierzą, że włożyłeś prawdziwy wysiłek w jej napisanie, jeśli jest wypełniona literówkami. Ponadto wypełnione błędami wiadomości e-mail nie wzbudzają zbytniego zaufania odbiorców co do zdolności do poświęcenia się i zorientowania na szczegóły w przypadku dalszej współpracy.

Wskazówka dla profesjonalistów: użyj narzędzia takiego jak Grammarly, aby sprawdzić pisownię przed wysłaniem wiadomości e-mail.

• Organizuj spotkania z członkami zespołu w celu omówienia wiadomości e-mail

Tworząc nowe zakończenie e-maila lub jakąkolwiek inną część e-maila, zawsze najlepiej, aby inne osoby obejrzały go przed wysłaniem.

Zbierając członków swojego zespołu lub pracowników z całej firmy, aby wspólnie przeglądać i omawiać wiadomość e-mail, możesz lepiej zorientować się, czy jest ona rzeczywiście tak idealna, jak początkowo sądziłeś.

Jedną z wielkich rzeczy do rozważenia podczas takich spotkań jest ich wirtualne prowadzenie. Pozwala to wszystkim na dystansowanie się społecznie i zapewnia, że ​​pracownicy zdalni i hybrydowi są w stanie uczestniczyć.

Dodatkowo podczas spotkania możesz użyć oprogramowania do nagrywania ekranu komputera , aby nagrać to, co wszyscy mówili.

Wracając i przeglądając komentarze i krytykę kolegów po spotkaniu, możesz mieć pewność, że skutecznie włączysz wszystkie ich opinie do ostatecznej wersji roboczej wiadomości e-mail.

Teraz, gdy masz już pewne pojęcie o najważniejszych sprawdzonych metodach pisania skutecznych zakończeń wiadomości e-mail, oto 10 sposobów na zakończenie wiadomości e-mail, aby uzyskać właściwą odpowiedź .

Sklasyfikowałem je na podstawie Twoich intencji:

1. Pielęgnowanie związku

Jedną z pierwszych rzeczy, które należy zrobić przed podjęciem decyzji o najlepszym zakończeniu wiadomości e-mail, jest określenie, jaki rodzaj relacji masz z odbiorcą.

Na przykład, gdy kontaktujesz się z zupełnie nieznajomym, musisz brzmieć formalnie, ale nie wydajesz się zbyt spięty.

Jednakże, jeśli masz długą i przyjemną relację z korespondentem, zbyt formalne zachowanie prawdopodobnie zaszkodziłoby tej relacji. W takim przypadku musisz dodać bardziej znajomy i ciepły e-mail.

Jeśli nie jesteś pewien, jak formalnie musisz być, weź wskazówkę od drugiej osoby wysyłającej e-maile. Sprawdź, czy wolą zachować profesjonalizm, czy też korzystają z bardziej nieformalnego rejestru i zrób to samo.

Oto kilka świetnych przykładów zakończenia e-maili pielęgnujących relacje:

• Kontynuuj dobrą walkę.
• Pozostań super!
• Doceniam wszystko, co robisz!
• Dopóki nie usłyszę od ciebie, mam nadzieję, że masz się dobrze.

Innym świetnym sposobem na pielęgnowanie relacji jest dołączenie „wiadomości PS” z linkiem do markowych treści, takich jak kursy utworzone na platformach kursów online , podcasty w katalogach podcastów, link do mema niedawno udostępnionego na Facebooku, angażująca promocja TikTok najnowszy produkt oferowany przez Twoją markę i wiele więcej.

Zamiast pozostawiać pozytywne wrażenie w umysłach subskrybentów, możesz również dać im coś, co pozwoli bardziej intymnie zaangażować się w twoją markę, gdy nadal są w takim namyśle. To świetna taktyka budowania ambasadorów marki i ewangelicznych marketerów.

Sprawdź poniższy przykład, który pokazuje zakończenie e-maila, który ma na celu pielęgnowanie relacji z klientem.

źródło: Prawa skrzynka odbiorcza

Ten e-mail stanowi ogromną wartość dla odbiorcy, sprawdzony sposób na pokazanie swoim klientom, że ich doceniasz i wspierasz ich wysiłki w realizacji ich celów. Dzięki takim zakończeniom łatwo zobaczyć, jak można przekonać klientów do podjęcia pożądanego działania.

2. Okazywanie wdzięczności

Okazywanie wdzięczności w wiadomościach e-mail to świetny sposób na poprawę wskaźników odpowiedzi. Wszyscy doceniają podziękowania, ale nie używaj tego typu zamknięć, jeśli wynik, którego pragniesz, nie jest pewny, w przeciwnym razie może się wydawać, że jesteś narzucający się lub nachalny.

Oto kilka typowych przykładów zamykania wiadomości e-mail, które wyrażają wdzięczność:

• Dziękujemy za uwagę: jest to zakończenie zależne od kontekstu, gdy otrzymasz jakąś pomoc.
• Świetna współpraca z Tobą: użyj tego typu zakończenia wiadomości e-mail, aby zakończyć część współpracy i stworzyć podstawę do ewentualnej przyszłej korespondencji.
• Z góry dziękujemy za współpracę: używaj tego tylko wtedy, gdy masz wystarczającą pewność, że otrzymasz pozytywną odpowiedź.

Używanie zakończenia wiadomości e-mail jako sposobu na zwrócenie uwagi lub podkreślenie wdzięczności odbiorcy to świetna opcja w każdym środowisku zawodowym. Według badań wiadomości e-mail, które kończą się jakąś odmianą „dziękuję”, uzyskują o 62% wyższy odsetek odpowiedzi niż te bez niego.

źródło: Boomarangapp

3. Wysyłanie przypomnienia

W większości przypadków ludzie skanują wiadomości e-mail w poszukiwaniu głównych punktów, a jeśli musisz wysłać przypomnienie, pamiętaj, aby podsumować główne punkty i wyróżnić wezwanie do działania, jak w poniższych przykładach:

• Nie zapomnij o [konkretnej akcji]
• Znowu proszę [pożądane działanie]
• Tylko krótkie przypomnienie [wezwanie do działania]

Pamiętaj tylko, aby była krótka i rzeczowa. Krótsze zakończenia wiadomości e-mail są bardziej skuteczne i wykazano, że mają wyższy wskaźnik odpowiedzi, co pokazuje poniższy obraz:

źródło: Snov.io

4. Przewidywanie dobrych rzeczy, które nadejdą

Jak widzieliśmy do tej pory, podpisy na e-maile mogą być również skutecznymi wezwaniami do działania , zwłaszcza gdy kończysz e-mail pytaniem.

Ale możesz to również osiągnąć, korzystając z poniższych przykładów, aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi.

• Nie mogę się doczekać, kiedy wkrótce się połączysz: ten rodzaj zakończenia jest idealny, jeśli nie masz pewności, jakiego medium będziesz używać do komunikacji w przyszłości.
• Cieszę się, że mogę pracować z Tobą nad [konkretnym projektem]: ten e-mail na końcu pokazuje potencjalnych klientów, że poważnie myślisz o współpracy z nimi.
• Nadzieja na miejsce w kalendarzu: jeśli jeszcze nie rozpocząłeś współpracy, ten e-mail zamykający jest idealnym sposobem na okazanie zainteresowania potencjalnymi klientami bez pośpiechu i irytowania ich.

Ten rodzaj zakończenia zwiększa szanse, że odbiorca wiadomości e-mail skupi się na nadchodzącym projekcie lub zadaniu w bardziej pozytywny sposób, dzięki czemu jest bardziej prawdopodobne, że odezwie się do Ciebie z pozytywną odpowiedzią.

5. Łamanie normy

Jeśli czujesz się komfortowo, łamiąc normę, możesz docenić humorystyczne zamykanie e-maili, które mogą służyć jako atrakcyjne narzędzie do zwiększania współczynników odpowiedzi.

Oto kilka zabawnych sposobów na zakończenie wiadomości e-mail:

• Ta wiadomość została wykonana w 100% z przetworzonych elektronów
• Dzięki, zobaczę siebie
• Pisane dużymi kciukami na małym telefonie

źródło: Brafton

Wszystko, co możesz zrobić, aby odejść od norm i konwencji, sprawi, że Twoja wiadomość będzie bardziej zapadała w pamięć odbiorcy. To z kolei pomoże zwiększyć Twoje szanse na otrzymanie od nich odpowiedzi.

6. Personalizacja swojego podpisu

Większość ludzi korzysta z szablonów wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas i zautomatyzować wiele procesów marketingowych i sprzedażowych .

Jeśli zrobisz to samo, po prostu upewnij się, że wdrożysz przynajmniej trochę personalizacji w swoich kampaniach e-mailowych.

Może to być tak proste, jak użycie podpisu, który umożliwia dodanie nazwy odbiorcy. Udowodniono, że używanie czyjegoś imienia i nazwiska w wiadomości e-mail buduje zaufanie i pomaga lepiej zapamiętać Twoją rozmowę.

Alternatywnie użyj szablonu, w którym możesz dodać spersonalizowaną wiadomość i/lub wezwanie do działania, aby czytelnik podjął jakiś rodzaj działania.

Możesz także spersonalizować swoje zakończenia e-maili według czasu wysłania, jak w poniższych przykładach:

• Miłego weekendu (na maile wysłane w piątek).
• Mam nadzieję, że Twój weekend idzie dobrze (w przypadku e-maili wysłanych w sobotę lub niedzielę).
• Baw się dobrze na wakacjach!

Kiedy personalizujesz swoje wiadomości e-mail, przekazujesz czytelnikowi, że je doceniasz. Pokazuje im, że zależy Ci na tym, aby poznać ich imię, urodziny, preferencje itp.

Niezależnie od szczegółów z ich życia, które możesz wykorzystać, aby odbiorcy poczuli się jak VIP-y, a nie tylko kolejny e-mail w Twojej bazie danych, pomoże Ci zwiększyć zaangażowanie i uzyskać od nich pozytywną odpowiedź.

7. Zakończenie pytaniem

Oprócz dodania wezwania do działania do zamykaczy e-maili, możesz również dodać pytanie do ostatnich zdań e-maila. Ponieważ jest to ostatnia rzecz, którą przeczyta odbiorca wiadomości e-mail, będzie ona najświeższa w jego pamięci.

Możesz dodatkowo wykorzystać to, dodając coś, co skłoni czytelnika do podjęcia działania.

Na przykład możesz zacząć od pytania, które ujawnia ich potrzeby lub cele (związane z tematem omawianym w e-mailu), a następnie dodać zaproszenie do wypróbowania Twoich produktów lub usług (jako idealne rozwiązanie ich problemu).

Na przykład: „ Czy masz jakieś problemy z procesem wdrażania oprogramowania? ”, lub „ Czy potrzebujesz pomocy w zwiększeniu współczynnika konwersji? ”

Oto przykład takiego e-maila kończącego się na Hunter.io:

źródło: Hunter.io

Tego typu pytania zwiększają prawdopodobieństwo, że odbiorca wiadomości e-mail odpowie na Twoją wiadomość, w przeciwieństwie do zwykłego zakończenia wiadomości e-mail z normalnym zakończeniem, takim jak „ Z pozdrowieniami ”.

8. Prośba o spotkanie

Zawsze, gdy potrzebujesz informacji lub odpowiedzi od odbiorców wiadomości e-mail, pamiętaj, że większość ludzi skanuje wiadomości e-mail, a nie czyta każde zdanie.

Dlatego ważne jest, aby wyróżnić ważne informacje, aby ułatwić przekazanie wiadomości i uzyskanie pożądanej odpowiedzi.

Świetnym sposobem na to jest dodanie „PS ”. linia, aby powtórzyć swój punkt widzenia. Prosząc o spotkanie , pamiętaj, aby uwzględnić te dwie ważne rzeczy:

• Co w tym dla nich niesie – jaką wartość dostaną
• Krótki czas, o który prosisz

Na przykład „ PS Nasza usługa może zwiększyć ruch w Twojej witrynie nawet o 27% w ciągu zaledwie 30 dni. Wystarczy 15 minut ze mną, a odejdziesz z solidną strategią ” .

Korzystanie z wiadomości e-mail kończącej się w ten sposób podczas wezwania na spotkanie zwiększy szanse na otrzymanie właściwej odpowiedzi.

9. Krótkie i zwięzłe profesjonalne zakończenia e-maili

Nigdy nie zawiedziesz się z krótkimi, zwięzłymi zakończeniami e-maili, takimi jak te w poniższych przykładach:

• Najlepsze: to krótkie i słodkie, powszechnie uznawane potwierdzenie.
• Pozdrawiam: nigdy nie możesz się pomylić z tym prostym podpisem e-mail.
• Pozdrawiam/Pozdrawiam: Ten jest idealny, jeśli chcesz brzmieć nieco bardziej profesjonalnie.
• Z poważaniem: Chociaż jest to nieco archaiczne, nadal jest to profesjonalne potwierdzenie, którego można użyć do każdego e-maila.
• Jak zawsze: zakończenie tego e-maila zapewnia odbiorcom, że wasze relacje pozostają niezmienione, dając im poczucie stabilności.

Ten rodzaj zakończenia pokazuje odbiorcy, że Twój związek jest ciepły, profesjonalny i stabilny. To świetny sposób na uspokojenie kogoś i zwiększenie prawdopodobieństwa, że ​​odpowie w równie ciepły i profesjonalny sposób.

10. Półprofesjonalne podpisy e-mail

Oprócz przykładów przedstawionych powyżej możesz również używać półprofesjonalnych podpisów e-mail. Są to całkowicie adekwatne zamknięcia i działają szczególnie dobrze, jeśli zakończenie wiadomości e-mail nie zależy w dużej mierze od kontekstu wiadomości lub rodzaju relacji, jaką masz z odbiorcą.

Oto kilka przykładów uniwersalnych podpisów e-mail, które są neutralne, ale nadal przyjemne.

• Dzięki!: To półprofesjonalne zakończenie świetnie nadaje się do zgrywania e-maili, w których prosiłeś o coś od odbiorców.
• Na zdrowie!: To uniwersalne potwierdzenie jest odpowiednie w sytuacjach, w których nawiązałeś już więź z odbiorcą wiadomości e-mail.
• Później!: Kolejne przypadkowe potwierdzenie, które najlepiej zastosować na ludziach, których już znasz, w przeciwnym razie ryzykujesz, że Twoje podpisy zostaną źle zinterpretowane.

Im bardziej luźna jest twoja relacja z odbiorcą wiadomości e-mail, tym bardziej odpowiednie jest używanie takich podpisów e-mail.

Według badań, tego typu zakończenia są niezwykle skuteczne - ustępuje tylko zakończeniom wiadomości e-mail, które wyrażają wdzięczność, jak pokazuje poniższy wykres:

źródło: Nauka

Wniosek

Proszę bardzo. 10 sposobów na zakończenie profesjonalnych wiadomości e-mail i uzyskanie właściwej odpowiedzi od odbiorców w każdej sytuacji.

Od teraz możesz wysyłać spersonalizowane podpisy do różnych scenariuszy i osób zamiast tego samego ogólnego podpisu. I jeśli nie wysyłasz masowych wiadomości e-mail, takich jak zimne wiadomości typu outreach itp., jest to coś, co zostanie bardzo docenione przez odbiorców wiadomości e-mail.

Do Ciebie. Jakich innych końcówek wiadomości e-mail używasz, aby uzyskać właściwą odpowiedź od odbiorców? Udostępnij w komentarzach poniżej!