3 sposoby na zebranie opinii na temat wyszukiwania oprogramowania

Opinie współpracowników są kluczem do wyboru odpowiedniego oprogramowania biznesowego — dowiedz się, jak zebrać te opinie, korzystając z tych wskazówek.

Organizacje przyjmują nowe oprogramowanie, aby rozwiązać problem. Aby tak się stało, musisz znaleźć odpowiednie oprogramowanie, które spełni Twoje potrzeby. Jednak zmiana oprogramowania wpłynie na wiele osób w Twojej organizacji, nie tylko na bezpośrednich użytkowników. Dlatego ważne jest, aby uzyskać informacje zwrotne podczas wyszukiwania odpowiedniego produktu.

Chociaż możesz już mieć krótką listę opcji oprogramowania, nie pomijaj uzyskiwania opinii od kolegów. Uzyskując dane wejściowe na wczesnym etapie procesu, masz większe szanse na znalezienie odpowiedniego produktu. I ostatecznie poczujesz się bardziej pewny siebie i zadowolony z zakupu oprogramowania.

Dowiedz się, jak uzyskać opinie współpracowników na temat wyszukiwania oprogramowania, korzystając z tych wskazówek.

3 sposoby uwzględniania współpracowników w wyszukiwaniu oprogramowania

1. Traktuj wybór oprogramowania jak sport zespołowy

Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie zespoły, na które wpłynie zmiana oprogramowania i włączyć współpracowników z tych grup w proces podejmowania decyzji.

Może się to wydawać wąskim gardłem w procesie, w którym kierownictwo — lub ktokolwiek jest odpowiedzialny za ostateczną decyzję o zakupie — może ostatecznie podjąć decyzję bez wkładu z zewnątrz. Ale jeśli nie zbierzesz danych zespołowych, ryzykujesz wybór niewłaściwego oprogramowania lub czekanie na ciężką walkę o adopcję.

Potrzebujesz przynajmniej próbki osób, które będą korzystać z oprogramowania na co dzień, osoby zajmującej się finansami, kogoś z kierownictwa, kogoś z doświadczeniem technicznym i kogoś z Twojego zespołu prawnego. Poniżej omówimy więcej o tym, co każda z tych ról może wnieść do rozmowy.

2. Trzymaj się 3 do 5 opcji oprogramowania, aby uniknąć przeciążenia

Istnieje zjawisko znane jako „paraliż wyboru”, które sprowadza się do: Nie dawaj ludziom zbyt wielu możliwości wyboru, albo się odwrócą i niczego nie wybiorą. Ta sama zasada dotyczy uzyskiwania informacji zwrotnych na temat oprogramowania od Twojego zespołu.

Daj im od trzech do pięciu opcji zamiast 20. Unikniesz paraliżu wyboru i podejmiesz decyzję raczej wcześniej niż później. Prawdopodobnie otrzymasz również bogatsze opinie, ponieważ Twój zespół będzie miał więcej czasu na szczegółowe komentowanie kilku opcji niż w przypadku wielu.

Aby rozpocząć tworzenie swojej krótkiej listy, zaloguj się w Capterra i zapisz swoje ulubione produkty w naszym katalogu oprogramowania.

Jeśli masz problem z zawężeniem listy, wypróbuj naszą funkcję porównania: Znajdź kategorię oprogramowania w Capterra, kliknij pole wyboru „Dodaj do porównania” przy konkretnych produktach, które rozważasz, a następnie kliknij „Porównaj teraz”, aby uzyskać skonsolidowany przegląd dla efektywniejszego porównywania produktów.

3. Dostosuj swoje dyskusje do każdej grupy odbiorców

Ludzie z różnych zespołów potrzebują różnych informacji o każdej opcji oprogramowania, ponieważ odnosi się to do ich ról. A ponieważ różne zespoły wnoszą własne zestawy wiedzy specjalistycznej, chcesz, aby te perspektywy były reprezentowane w zbieranych informacjach zwrotnych.

Oto zestawienie tego, co różne grupy mogą chcieć wiedzieć i co mogą zaoferować:

Dział finansowy zapyta, ile będzie kosztować oprogramowanie i jakie są opłaty za utrzymanie związane z każdą opcją. Mogą dzielić się wglądem w budżet oprogramowania w perspektywie krótko- i długoterminowej.

• Co udostępniać: Podaj cenę każdej opcji oprogramowania, koszt utrzymania lub potencjalnych aktualizacji, liczbę płatnych użytkowników oprogramowania i wszelkie inne koszty, jakie Twoja firma może ponieść w związku z przyjęciem każdej opcji.
• O co zapytać: Upewnij się, że opuszczasz tę dyskusję z jasnym zrozumieniem budżetu dostępnego teraz na oprogramowanie i tego, czy budżet ten może się zmienić w ciągu najbliższych kilku lat. Powinieneś także zapytać finanse o ich preferencje dotyczące płatności (np. czy chcą, abyś płacił co roku, co może oznaczać, że otrzymasz zniżkę od dostawcy oprogramowania, czy co miesiąc, aby rozłożyć koszty w czasie).

Dział prawny będzie chciał wiedzieć, czy oprogramowanie ma historię zgodności z przepisami w zakresie bezpieczeństwa danych i przestrzegania umów z klientami. Mogą wskazać każdy język, na który należy zwrócić uwagę podczas negocjacji umowy.

• Co udostępnić: Przynieś szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób oprogramowanie wchodzi w interakcję z danymi i przechowuje je, jakie są jego standardy bezpieczeństwa danych oraz czy jest zgodne z przepisami stanowymi USA i RODO w Wielkiej Brytanii (między innymi odpowiednimi przepisami).
• O co pytać: Ten zespół może pomóc Ci przygotować się na to, o co zapytać dostawcę podczas negocjacji umowy. Mogą również zapewnić wgląd w sygnały ostrzegawcze, których szukają w umowach.

Kierownictwo zapyta, czy wybrane przez Ciebie opcje oprogramowania usprawnią procesy, usprawnią pracę, pomogą osiągnąć cele biznesowe i rozwiązać określone problemy.

• Co udostępniać: Upewnij się, że kierownictwo rozumie, co wybrane opcje oprogramowania mogą, a czego nie mogą zrobić. Nie zmuszaj ich do przedzierania się przez informacje: przedstaw im zalety i wady wysokiego poziomu, koszty i potencjalne wynikające z tego ulepszenia biznesowe.
• O co pytać: Przywództwo może pomóc ci zrozumieć ich priorytety dotyczące nowego oprogramowania, co może pomóc ci zawęzić twoją krótką listę i ostatecznie wybrać najlepszy wybór. Należy zapytać, czy bardziej zależy im na kosztach lub funkcjach, a także ich długoterminowej wersji dla technologii w firmie.

Użytkownicy będą chcieli wiedzieć, w jaki sposób te opcje oprogramowania pomogą im wykonywać ich pracę, a także jak zmienią się bieżące procesy. Mogą zapewnić wgląd w to, które funkcje są niezbędne i jakie funkcje chcieliby mieć w obecnym oprogramowaniu.

• Co udostępniać: przynieś listę zalet i wad dla różnych funkcji dostępnych w każdym rozwiązaniu, wraz z informacjami o tym, w jaki sposób funkcje zwiększają produktywność.
• O co pytać: Dowiedz się o wszelkich problemach, z którymi boryka się Twój zespół, ponieważ nie masz oprogramowania lub Twoje obecne oprogramowanie nie jest najlepiej dopasowane. Poproś użytkowników, aby podzielili się tym, co chcieliby uzyskać dzięki nowemu rozwiązaniu. Aby uzyskać szczegółowe pytania, które należy zadać zespołowi podczas porównywania oprogramowania, skorzystaj z tego przewodnika po rozmowie.

Eksperci techniczni mogą rozmawiać o kwestiach związanych z kompatybilnością, integracjami i implementacją. Mogą również dać wgląd w specyfikacje techniczne opcji oprogramowania.

• Co udostępniać: przynieś informacje o niezbędnych integracjach z innym aktualnie używanym oprogramowaniem. Powinieneś również określić, czy opcje oprogramowania, które rozważasz, są oparte na chmurze, czy na miejscu.
• O co zapytać: Jeśli nie jesteś dobrze zorientowany w technicznych szczegółach opcji oprogramowania, poproś o podsumowanie kluczowych informacji technicznych. Powinieneś także zapytać o wszelkie przewidziane przez nich problemy z wdrożeniem.

Zbieranie znaczących informacji zwrotnych od zespołu prowadzi do lepszych decyzji dotyczących zakupu oprogramowania

Zakup oprogramowania, choć jest dużym osiągnięciem, nie jest końcem. Prawdziwym celem jest udane przejście do wdrażania i używania nowego oprogramowania.

Aby ta zmiana się powiodła, przed zakupem oprogramowania konieczne jest uzyskanie poparcia zespołu. Uzyskanie wstępnej opinii na wcześniejszym etapie procesu, korzystając z tych trzech wskazówek, ułatwi zakup i wdrożenie oprogramowania.