SMS-y VoIP: jak to działa, najlepsze praktyki i najlepsi dostawcy

Jeśli chcesz skontaktować się z klientami, którzy nie odbierają Twoich połączeń, musi istnieć lepszy sposób na dotarcie do nich. Podobnie możesz potrzebować planu awaryjnego, aby dotrzeć do potencjalnych klientów lub powiadomić pracowników, którzy nie mogą lub nie mogą odebrać telefonu.

W takich sytuacjach z pomocą przychodzi SMS-y Voice over Internet Protocol (VoIP). Możesz wysyłać wiadomości tekstowe za pośrednictwem swojej firmowej usługi VoIP , otrzymywać wiadomości do właściwych osób i jednocześnie zachować zgodność z przepisami.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o wysyłaniu SMS-ów z numeru VoIP, o tym, jak to działa i jak dokładnie możesz z niego korzystać.

Co to jest SMS-y VoIP?

SMS-y VoIP to metoda wysyłania i odbierania wiadomości SMS za pośrednictwem numeru telefonu udostępnionego przez dostawcę VoIP. Może to być numer stacjonarny lub bezpłatny. Możesz używać istniejącej (lub nowej) usługi VoIP do wysyłania i odbierania wiadomości tekstowych w tym samym systemie, co połączenia telefoniczne w firmie.

Nie musisz sięgać po urządzenie mobilne ani mieć dedykowanego służbowego telefonu komórkowego. Potrzebujesz tylko funkcji SMS i MMS włączonych w Twojej firmowej usłudze VoIP.

Jak działa SMS-y VoIP

SMS-y VoIP działają przy użyciu wirtualnego numeru telefonu. Możesz przypisać ten numer do użytkownika lub grupy użytkowników i włączyć wysyłanie wiadomości tekstowych przez połączenie internetowe, takie jak Wi-Fi.

Gdy użytkownicy chcą wysłać wiadomość tekstową, po prostu otwierają aplikację do czatu zespołowego i dodają numer telefonu lub wybierają istniejący kontakt. Gdy ktoś odpowie, ten sam użytkownik lub grupa użytkowników zostanie powiadomiona.

Za kulisami Twój system VoIP korzysta z tej samej technologii, której używałby do wykonywania połączeń telefonicznych lub wysyłania wiadomości błyskawicznych. Pakiety informacji (wiadomości tekstowe, obrazy, filmy itp.) są kierowane z Twojego systemu w chmurze na numer telefonu komórkowego odbiorcy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o technologii stojącej za SMS-ami VoIP?

Powiązane: Co to jest VoIP? Przewodnik dla nowicjuszy dotyczący transmisji głosu przez protokół IP

Różnice w SMS-ach i MMS-ach

Usługa krótkich wiadomości tekstowych (SMS): dostępna od 1992 r. funkcja wysyłania wiadomości tekstowych w postaci zwykłego tekstu o długości do 160 znaków, dostarczana użytkownikom telefonów komórkowych. Kiedy większość ludzi najczęściej odnosi się do wiadomości tekstowych, ma na myśli wiadomości SMS.

‼Usługa wiadomości multimedialnych (MMS): MMS został wprowadzony w 2002 roku, bazując na możliwościach SMS, umożliwiając użytkownikom telefonów komórkowych wysyłanie zdjęć, klipów audio, wideo i większych limitów znaków w wiadomościach. MMS obsługuje małe pliki o rozmiarze do 300 KB na praktycznie wszystkich współczesnych smartfonach.

Sposoby jednoczesnego korzystania z VoIP i SMS-ów

Istnieje wiele sposobów korzystania z SMS-ów VoIP i nie ma sztywnych zasad określających, kiedy nie można korzystać z tej usługi. Podkreśliliśmy typowe scenariusze, w których możesz skorzystać z funkcji wysyłania SMS-ów VoIP.

1. Obsługa klienta

Jeśli potrzebujesz, aby klienci przesłali zdjęcia lub dodatkowe informacje do celów pomocy technicznej, poproszenie ich o zrobienie zdjęcia, przesłanie go na adres e-mail, pobranie i przesłanie za pomocą łącza pomocy technicznej jest procesem czasochłonnym. Klient, który wezwał pomoc, wykonuje teraz całą ciężką pracę i jest sfrustrowany. Zamiast tego możesz wysłać im SMS-a z linkiem, aby mogli bezpośrednio przesłać zdjęcie.

Ta funkcja wysyłania SMS-ów VoIP wykorzystuje tę samą technologię, co połączenie, z którym się łączysz, zapewniając płynną obsługę Twoim klientom.

Dużą zaletą jest także możliwość wysyłania zdjęć za pomocą wiadomości MMS. Kiedy na przykład inżynierowie terenowi są na miejscu u klienta, mogą wysyłać zdjęcia bezpośrednio do inżynierów technicznych w celu zdiagnozowania problemów, eliminując potrzebę przynoszenia sprzętu z powrotem do biura i skracając całkowity czas naprawy.

2. Monitorowanie potencjalnego klienta

Średni współczynnik odpowiedzi na marketing SMS wynosi aż 45%. To znacznie w porównaniu ze współczynnikiem odpowiedzi w przypadku marketingu e-mailowego wynoszącym 6% i konwersją poprzez zimne połączenia telefoniczne wynoszącą 2%.

Po rozmowie z potencjalnym klientem lub gdy użytkownik pobierze zasób, wyślij mu wiadomość tekstową, zamiast podnosić słuchawkę lub dodawać go do następnej kampanii e-mailowej. Gdy rozłączysz się po rozmowie telefonicznej, wybierz kontakt z książki adresowej i zacznij pisać spersonalizowaną wiadomość tekstową. Nie jest potrzebne żadne specjalne oprogramowanie — wystarczy aplikacja VoIP .

Przełoży się to nie tylko na wyższy współczynnik otwarć (w końcu czytamy wszystkie nasze teksty), ale także dasz odbiorcy możliwość kliknięcia w link, aby dowiedzieć się więcej o Twojej ofercie lub usłudze.

3. Przypomnienia o spotkaniach

Gdybyś miał możliwość zmniejszenia liczby opuszczonych spotkań, przyjąłbyś to z otwartymi ramionami, prawda?

Rezerwowanie wizyt przez klientów lub pacjentów to jedno, a przychodzenie na wizytę to inna sprawa. Możesz używać SMS-ów VoIP do automatyzacji lub wysyłać ręczne przypomnienia na tydzień, dzień lub godzinę przed spotkaniem, zmniejszając prawdopodobieństwo niestawienia się.

Kiedy prowadzisz rozmowę na żywo z pacjentem i rezerwujesz następną wizytę, zmniejsz prawdopodobieństwo, że zanotuje on błędną godzinę lub datę, wysyłając wiadomość SMS w trakcie rozmowy.

Podobnie możesz uprościć etapy rezerwacji powtarzających się spotkań. Gdy pacjent musi regularnie umawiać się na nową wizytę, możesz wysłać mu link SMS-em, aby mógł wybrać termin wizyty. Oszczędzasz czas na wykonywaniu połączeń, które się nie łączą, a pacjenci mogą umawiać się na wizyty w swoim czasie.

4. Odpisz po nieodebranych połączeniach

Ile razy otrzymałeś powiadomienie o nieodebranym połączeniu, tylko po to, aby oddzwonić i nikt nie odebrał? Tenis z tagiem telefonicznym lub pocztą głosową – jakkolwiek to nazwiesz – jest bezproduktywny.

Może się też zdarzyć, że nie wiesz, od kogo pochodzi nieodebrane połączenie. Więc oddzwaniasz, nikt nie odbiera i wcale nie jesteś mądrzejszy.

Zamiast tego możesz wysłać SMS-a potwierdzającego nieodebrane połączenie i zapraszającego osobę dzwoniącą do oddzwonienia w sugerowanych godzinach. Możesz mieć przerwę między 13:00 a 14:00 lub możesz się z Tobą kontaktować tylko podczas nocnej zmiany.

Lub, jeśli jesteś zajęty inną rozmową, wyślij SMS-a z informacją, że jesteś aktualnie zaręczony i oddzwonisz, gdy tylko będziesz mieć okazję. Możesz nawet skonfigurować automatyczne odpowiedzi, dzięki czemu w przypadku nieodebranego połączenia osoba dzwoniąca automatycznie otrzyma wiadomość tekstową.

Ograniczenia w korzystaniu z wiadomości SMS z numerami VoIP

Podobnie jak w przypadku wszystkich technologii, istnieją pewne ograniczenia, o których musisz wiedzieć.

Oto sześć rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy wysyłanie SMS-ów VoIP jest odpowiednie dla Twojej małej firmy lub przedsiębiorstwa:

• Limity szybkości wysyłania SMS-ów : nie możesz wysyłać nieograniczonej liczby SMS-ów.
• Funkcja SMS: Nie wszyscy dostawcy usług VoIP obsługują funkcję SMS.
• Duże rozmiary plików: duże obrazy i filmy większe niż 1 MB nie są obsługiwane.
• Limity znaków: wiadomości dłuższe niż 160 znaków są dzielone na wiele wiadomości.
• Krótkie kody SMS: krótkie kody SMS nie zawsze są obsługiwane.
• Zgoda odbiorcy: Firmy muszą prowadzić rejestr zgody na wysyłanie wiadomości tekstowych w celach komercyjnych, takich jak kampanie marketingowe.

Korzyści z SMS-ów VoIP

Chociaż mogą istnieć pewne ograniczenia w korzystaniu z wiadomości SMS z numerami VoIP, korzyści je przewyższają.

Do kluczowych zalet należy zapewnienie lepszej, bardziej spersonalizowanej obsługi klienta oraz wprowadzenie wielokanałowego podejścia do procesów sprzedaży i wsparcia. Jednocześnie zwiększasz produktywność, osiągając takie same lub lepsze wyniki przy mniejszej liczbie połączeń i kliknięć.

• Wyższa satysfakcja klienta : Śledź i usprawniaj procesy wsparcia, sprzedaży i spotkań, wprowadzając formę pisemną obok werbalnego kanału komunikacji.
• Uproszczone SMS-y grupowe do pracowników : wysyłaj wiadomości jeden do wielu, zamiast informować współpracowników o problemach lub ofertach pojedynczo.
• Spersonalizowana obsługa klienta : integruj się z systemami CRM, systemami sprzedaży biletów lub dowolnym oprogramowaniem z otwartymi interfejsami API, aby dostosowywać oferty i wykorzystywać w wiadomościach informacje, takie jak nazwiska klientów, nazwy firm i istniejące produkty.
• Większe zaangażowanie w sprzedaż : Rozpocznij pozyskiwanie klientów wychodzących z wysokim współczynnikiem zaangażowania.
• Niższe koszty komunikacji : wysyłaj wiadomości masowo, aby osiągnąć ten sam wynik, co wielokrotne rozmowy telefoniczne z pojedynczymi osobami.

Jak skonfigurować SMS-y VoIP

Wykonaj te cztery kroki, aby rozpocząć wysyłanie SMS-ów ze swojego firmowego numeru telefonu:

Krok 1. Wybierz dostawcę VoIP.

Najpierw musisz wybrać dostawcę usług telefonicznych VoIP. Upewnij się, że mają doświadczenie z klientami korzystającymi z systemów telefonicznych VoIP i usług SMS. Jeśli masz już dostawcę VoIP, zapytaj, czy ma przykładowych klientów, którzy również korzystają z opcji SMS.

Jeśli nie masz dostawcy VoIP i obecnie rozważasz przejście z tradycyjnego systemu telefonicznego do chmury, jest to idealny moment, aby upewnić się, że przejdziesz do jednego dostawcy zarówno w zakresie połączeń, jak i wysyłania SMS-ów.

Krok 2. Zdobądź nowy numer lub zachowaj dotychczasowy.

Po wybraniu operatora czas pomyśleć o numerach telefonów. Masz tutaj dwie możliwości:

1. Użyj nowego numeru wirtualnego : uzyskaj nową linię telefoniczną dla swoich kampanii wychodzących.
2. Przenieś swój istniejący numer telefonu : zachowaj swój obecny numer, przenosząc go między sieciami (konfiguracja może zająć kilka tygodni).

Przenoszenie numeru polega na poproszeniu starego operatora o zwolnienie numeru ze swojej infrastruktury, a nowego operatora o migrację numeru do jego infrastruktury. W zależności od historii Twojego numeru telefonu i miejsca, w którym się aktualnie znajduje, może to przyspieszyć lub opóźnić proces. Przygotowując się do zachowania istniejącego numeru, porozmawiaj ze swoim nowym operatorem.

Krok 3. Ukończ rejestrację 10DLC.

Następnym krokiem jest dokończenie rejestracji 10DLC. Jest to 10-cyfrowy kod odnoszący się do spersonalizowanego 10-cyfrowego numeru telefonu przeznaczonego do zastosowań związanych z komunikacją biznesową i wysyłaniem wiadomości tekstowych.

Korzystanie z takiego numeru wiąże się jednak z przepisami dotyczącymi zgodności. Firmy muszą uzyskać zgodę Rejestru Kampanii, zanim będą mogły wysyłać wiadomości. Proces rejestracji 10DLC składa się z dwóch części:

• Rejestracja marki : firmy muszą identyfikować się w sieciach przewoźników.
• Rejestracja kampanii : firmy muszą podać przykłady wysyłanych wiadomości i przedstawić dowód, że konsumenci wyrazili zgodę na otrzymywanie ich wiadomości tekstowych.

Po skonfigurowaniu 10DLC możesz rozpocząć wysyłanie SMS-ów z linii VoIP.

Krok 4. Rozpocznij wysyłanie SMS-ów ze swojego systemu VoIP.

W aplikacji Nextiva przejdź do Wiadomości i postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

• Stuknij SMS, a następnie + .
• Wybierz kontakt(y) z listy kontaktów lub wprowadź numer(y) telefonu w polu Do.
• Dodaj wielu odbiorców, aby utworzyć grupową wiadomość SMS.
• Naciśnij ikonę spinacza do papieru po lewej stronie pola tekstowego, aby wysłać obraz (JPG, PNG, BMP lub GIF mniejszy niż 1 MB) lub plik audio (.mp3, .wav lub .mp4).
• Wpisz wiadomość i naciśnij Wyślij .

Poznaj najlepszego dostawcę VoIP dla firm

Niezależnie od tego, czy chcesz poprawić obsługę klienta, czy zmniejszyć liczbę nieodebranych spotkań, wysyłanie SMS-ów VoIP to idealne rozwiązanie zarówno dla małych firm, jak i przedsiębiorstw.

Szukając dostawcy SMS-ów VoIP, potrzebujesz kogoś, kto już tam był i to zrobił. Nextiva współpracuje ze wszystkimi głównymi dostawcami usług telefonicznych, dzięki czemu wiadomości tekstowe są dostarczane niezawodnie i za pomocą prostego interfejsu.

Wybierając Nextiva do biznesowych SMS-ów i VoIP, zyskujesz:

• Transkrypcje poczty głosowej : odbierz wiadomość e-mail lub SMS z dokładną transkrypcją poczty głosowej.
• Biznesowe wiadomości tekstowe : wymieniaj wiadomości SMS z klientami i członkami zespołu za pomocą aplikacji komputerowej lub mobilnej.
• Integracja aplikacji : synchronizuj komunikację biznesową z popularnymi narzędziami CRM, obsługą klienta i współpracą zespołową.

W ten sposób wszyscy pracownicy mogą uzyskać numery telefonów obsługujące SMS-y i wymieniać SMS-y za pomocą aplikacji mobilnych, internetowych i stacjonarnych NextivaONE.

Często zadawane pytania