VoIP dla organizacji non-profit: najważniejsze funkcje i korzyści dla organizacji pozarządowych

Liderzy organizacji non-profit często martwią się tym, jak rozwijać relacje z darczyńcami i wolontariuszami, wypełniać swoją misję i kontrolować koszty.

Jedną z najbardziej wpływowych decyzji, jakie możesz podjąć, jest Twój system telefoniczny.

Niestety tradycyjne usługi telefoniczne nie są projektowane z myślą o organizacjach non-profit.

Ze względu na nieporęczny sprzęt, nieelastyczne przekierowywanie połączeń i ograniczone możliwości, tradycyjne systemy telefonii stacjonarnej często przynoszą więcej problemów niż korzyści organizacjom, które polegają na napiętych budżetach i wsparciu wolontariuszy.

Jeśli zastanawiasz się nad modernizacją systemu telefonicznego, ale nie wiesz od czego zacząć, idealnym rozwiązaniem może być protokół Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Połączenia są realizowane za pośrednictwem chmury, a nie fizycznych linii telefonicznych w celu wykonywania i odbierania połączeń telefonicznych. Wszystko czego potrzebujesz to połączenie z Internetem.

Czytaj dalej i dowiedz się, dlaczego tak wiele organizacji non-profit przechodzi ze starych telefonów na systemy VoIP.

Dlaczego organizacje non-profit porzucają swoje tradycyjne systemy telefoniczne?

Przestarzałe systemy telefoniczne mają wiele ograniczeń, które utrudniają produktywność organizacji non-profit i relacje z klientami. Oto niektóre z najważniejszych powodów, dla których organizacje decydują się na przejście na technologię VoIP.

1. Wysokie koszty operacyjne

Początkowa inwestycja w lokalny system PBX oraz bieżąca konserwacja i aktualizacje sprawiają, że tradycyjne systemy telefoniczne są znacznie droższe niż alternatywy VoIP.

Płacenie miesięcznych opłat za każdy telefon stacjonarny również szybko zwiększa wydatki. Ponieważ większość organizacji non-profit ma niezwykle napięty budżet, te bieżące koszty niepotrzebnie odciągają fundusze od rzeczywistych wysiłków i przeznaczają je na koszty operacyjne.

2. Brak elastyczności i skalowalności

Ponieważ tradycyjne systemy telefoniczne opierają się na fizycznych liniach telefonicznych i sprzęcie, w miarę rozwoju Twojej organizacji non-profit dodawanie lub usuwanie rozszerzeń staje się trudne.

Na przykład, jeśli otwierasz nowe biuro lub musisz szybko skonfigurować telefony na potrzeby tymczasowej zbiórki pieniędzy, koszty wymiany okablowania i zakupu sprzętu szybko się sumują, ograniczając skalowalność.

3. Ograniczona zdolność obsługi połączeń

Większość starszych systemów telefonicznych opiera się na z góry określonej liczbie fizycznych linii telefonicznych. Jeśli wszystkie te linie są zajęte bieżącymi połączeniami, wszelkie dodatkowe połączenia przychodzące ustawiają się w długich kolejkach, są blokowane, kierowane do poczty głosowej lub rozłączane.

Stanowi to poważny problem dla małych przedsiębiorstw i organizacji pozarządowych, ponieważ często oznacza utracone datki i rozczarowanych zwolenników kluczowych inicjatyw w okresach wzmożonego ruchu.

4. Słaba integracja z CRM

Ponieważ starsze systemy komunikacyjne działają w izolacji od innych systemów, dane dotyczące połączeń nie są automatycznie wypełniane w systemie CRM ani w innych systemach.

Bez wbudowanej integracji Twój zespół musi ręcznie śledzić i rejestrować wszystkie interakcje podczas połączeń — jest to nieefektywny proces podatny na błędy ludzkie. Cenne dane nieuchronnie przedostają się przez szczeliny, co prowadzi do chaotycznych doświadczeń dla kibiców.

5. Względy bezpieczeństwa

W przypadku starszych usług telefonicznych cały sprzęt i infrastruktura znajdują się w biurach, co potencjalnie utrudnia ich ochronę. Intruzi lub wypadki mogą zagrozić serwerom, a brak aktualizacji infrastruktury może narazić wrażliwe dane Twojego klienta na ryzyko.

Rozwiązania VoIP oferują szyfrowanie połączeń, aby zapobiec niepożądanemu podsłuchiwaniu komunikacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku organizacji zorientowanych na przyczynę.

Powiązany artykuł

Czy VoIP jest bezpieczny? Kompletny przewodnik po bezpieczeństwie VoIP i szyfrowaniu połączeń

6. Ograniczone raportowanie i analizy

Większość starych systemów telefonicznych udostępnia niewiele danych o połączeniach lub nie udostępnia ich wcale, a jedynie podstawowe dzienniki połączeń przychodzących/wychodzących i ich czas trwania.

Bez szczegółowych informacji – takich jak godziny szczytu, nieodebrane połączenia i pochodzenie połączeń – prawie niemożliwe jest zidentyfikowanie obszarów, w których należy ulepszyć lub podjęcie decyzji opartych na danych w celu zwiększenia gromadzenia funduszy i zasięgu.

Usługa telefoniczna oparta na chmurze jest lepszą opcją dla organizacji non-profit odpowiedzialnych pod względem podatkowym. Oferuje wiele możliwości z nieograniczoną skalowalnością, ulepszoną obsługą połączeń i zaawansowanymi integracjami.

Korzyści VoIP dla organizacji non-profit

Przełączając się na system telefoniczny VoIP dla organizacji non-profit , Twoja organizacja może pokonać te wyzwania, jednocześnie odblokowując następujące rewolucyjne korzyści.

Niedroga komunikacja

Systemy telefoniczne VoIP mają zazwyczaj niższą konfigurację i niższe koszty bieżące niż tradycyjne linie telefoniczne, co czyni je idealnymi dla organizacji non-profit z napiętymi budżetami.

Nie wymagając fizycznego sprzętu ani rozbudowanego okablowania, organizacje non-profit mogą zaoszczędzić na kosztach konserwacji i infrastruktury.

Możesz uniknąć kosztownych inwestycji w centralę PBX i opłat za linię, a ponieważ VoIP korzysta z połączenia internetowego , wystarczy Twoja istniejąca sieć. Ta znacząca redukcja kosztów zapewnia ulgę budżetową, której organizacje non-profit desperacko potrzebują.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli Twoja organizacja jest zwolniona z podatku , możesz kwalifikować się do jeszcze większych oszczędności. Zapytaj, jak możesz pominąć płacenie podatku obrotowego lub akcyzy związanego z usługą VoIP.

Telefony przystosowane do pracy zdalnej

Dostawcy usług VoIP wspierają pracowników zdalnych, umożliwiając członkom zespołu pozostawanie w kontakcie nawet wtedy, gdy są w terenie lub pracują z domu.

Dzięki temu użytkownicy nie muszą już korzystać z fizycznych telefonów biurowych. A dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak przekazywanie połączeń, telefony programowe i aplikacje mobilne, Twój zespół może kontaktować się ze sobą w razie potrzeby.

Większe zaangażowanie darczyńców

Organizacje mogą używać systemów VoIP do kontaktów informacyjnych i rozmów uzupełniających, informując darczyńców i angażując ich w swoje sprawy. Dzięki natychmiastowemu dostępowi do profili rozmówców podczas rozmów Twój zespół może lepiej nawiązywać istotne kontakty ze swoimi zwolennikami.

Wykazano , że bezpłatne numery zwiększają zaufanie konsumentów, a dzięki tym numerom dużym darczyńcom możesz porozmawiać z Twoim zespołem na temat tego, gdzie wysłać swoje środki.

Działania następcze są usprawnione poprzez rejestrowanie interakcji bezpośrednio w systemie CRM, co zapewnia poziom personalizacji, który pomaga zwiększyć lojalność i bezpieczeństwo darczyńców.

Dodano możliwość wysyłania wiadomości SMS

Młodsze grupy demograficzne wolą wysyłać SMS-y niż dzwonić, dzięki czemu wiadomości SMS są skutecznym narzędziem do angażowania nowych i potencjalnych darczyńców.

Zintegrowane wiadomości SMS wypełniają luki w komunikacji dla zwolenników, którzy preferują wiadomości tekstowe zamiast połączeń i e-maili. Szybkie masowe SMS-y mogą natychmiast powiadomić tysiące zwolenników, aby pobudzić do natychmiastowego działania, co jest przydatne w przypadku zbiórek pieniędzy w ostatniej chwili lub aktualizacji wydarzeń.

Ulepszona współpraca zespołowa

Funkcje takie jak czaty grupowe, wideokonferencje i udostępnianie plików usprawniają współpracę w zespole, prowadząc do efektywniejszego zarządzania projektami.

Konsolidując komunikację głosową, wideo i tekstową w jedną platformę, zespoły pracujące na odległość mogą współpracować spójnie i elastycznie. Ujednolicone systemy jednoczą pracowników i wolontariuszy, usprawniając pracę zespołową.

Oto, w jaki sposób Social Vocational Services of California, wspierające osoby dorosłe z niepełnosprawnością rozwojową lub intelektualną, wykorzystuje firmowy system telefoniczny do niezawodnego i spójnego łączenia personelu oraz koordynowania programów z rodzinami i opiekunami w 80 lokalizacjach.

Przeczytaj także: Jak Nextiva pomaga United Way zebrać 2,6 miliona dolarów w ramach wirtualnych teletonów

10 najważniejszych funkcji VoIP dla organizacji non-profit

Aby naprawdę zmienić komunikację swojej organizacji non-profit, poszukaj systemu VoIP, który zawiera następujące kluczowe funkcje.

1. Automatyczna sekretarka

Automatyczna wirtualna recepcjonistka wita przychodzących rozmówców, oferuje opcje menu, takie jak „Naciśnij 1, aby przekazać datki” i prawidłowo przekierowuje połączenia. Automatyczna sekretarka zapewnia całodobową ochronę przy minimalnych kosztach pracy, dzięki czemu nigdy nie przegapisz połączenia, nawet po godzinach pracy lub w przypadku niedoborów personelu.

Przepływ połączeń nie musi być skomplikowany. Twój zespół może dostosować je do godzin dostępności lub specjalnych wydarzeń związanych ze zbiórką pieniędzy.

2. Przekierowywanie połączeń

Inteligentne przekierowywanie połączeń określa, dokąd powinny być kierowane połączenia w oparciu o Twoje preferencje i potrzeby.

Możesz przekierować określone połączenia na pocztę głosową, skierować najważniejszych darczyńców do przedstawicieli konta lub przekazać pilne wiadomości na telefony komórkowe. W przypadku wzrostu liczby połączeń możesz na bieżąco dostosowywać kierowanie połączeń lub przygotowywać reguły routingu na specjalne wydarzenia.

3. Połączenia konferencyjne i spotkania wideo

Wybierz system telefoniczny oparty na chmurze, który umożliwia konferencje audio lub wideo, udostępnianie ekranu i inne opcje łączenia się w czasie rzeczywistym, umożliwiając Twojemu zespołowi współpracę z dowolnego miejsca bez problemów logistycznych i kosztów podróży.

Dzięki hostowanej platformie VoIP, takiej jak Nextiva, nie musisz płacić za dodatkowe oprogramowanie do obsługi spotkań ani usługi połączeń konferencyjnych — są one wliczone w cenę.

4. Telefony programowe mobilne i stacjonarne

Softphoney umożliwiają pracownikom i wolontariuszom korzystanie z urządzeń mobilnych jako rozszerzeń systemu VoIP, zapewniając łączność w dowolnym miejscu. Pracownicy mogą być produktywni niezależnie od tego, gdzie się znajdują — w biurze, w domu czy w terenie.

5. Poczta głosowa na e-mail

Transkrypcje poczty głosowej eliminują potrzebę ręcznego wybierania numeru i sprawdzania wiadomości. Alerty e-mailowe powiadamiają pracowników o nowych wiadomościach głosowych, a konwersja mowy na tekst zapewnia treść w formie pisemnej bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, co pozwala na szybki przegląd.

Pomaga to Twojemu zespołowi szybciej reagować i gwarantuje, że żadne wiadomości nie przedostaną się przez szczeliny.

6. Komunikacja SMS

Zintegrowane SMS-y ułatwiają komunikację ze zwolennikami za pośrednictwem preferowanych przez nich kanałów komunikacji – telefonu, e-maila lub SMS-a.

Docieraj do szerszego grona odbiorców, wysyłając SMS-y z przypomnieniami o wydarzeniach, potwierdzeniami darowizn i innymi powiadomieniami bezpośrednio z systemu telefonicznego Twojej firmy.

7. Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)

Jedną z głównych cech systemu telefonicznego VoIP jest możliwość interakcji z rozmówcami za pomocą poleceń głosowych lub wprowadzania danych z klawiatury, zapewniając opcję samoobsługi w zakresie dostępu do informacji lub wykonywania określonych zadań.

Dostosuj menu IVR, aby uprościć zadania, takie jak:

• Prośba o oddzwonienie
• Uzyskiwanie wskazówek lub szczegółów wsparcia
• Dowiedz się, jak zostać wolontariuszem
• Uzyskiwanie informacji o płatności

Co więcej, IVR zapewnia możliwość samoobsługi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bez konieczności wiązania pracowników. Gromadzenie podstawowych informacji od razu pomaga w skuteczniejszym kierowaniu rozmówców do przedstawiciela, usprawniając obsługę klienta.

8. Analiza połączeń i raportowanie

Solidna analityka połączeń zapewnia szybki wgląd w liczbę połączeń, czas oczekiwania, połączenia porzucone, sygnały zajętości i inne.

Raporty o trendach ujawniają wzorce użytkowania, co pozwala na lepsze planowanie zasobów — dowiedz się, które źródła połączeń zapewniają najlepszy zwrot z inwestycji i proaktywnie identyfikuj problemy, zanim wpłyną one na KPI.

9. Integracja z CRM

Połączenie systemu CRM i systemu telefonicznego umożliwia automatyczne rejestrowanie połączeń i wyświetlanie ekranów z informacjami o rozmówcach, zapewniając pracownikom natychmiastowy dostęp do profili rozmówców podczas połączeń.

CRM automatycznie rejestruje interakcje, przechowując dokumentację w jednym rozwiązaniu.

10. Nagrywanie rozmów i transkrypcja

Nagrywanie rozmów stwarza cenne możliwości, takie jak rozwiązywanie sporów, szybsze wdrażanie nowych pracowników dzięki przykładowym rozmowom, zmniejszanie ryzyka odpowiedzialności i trwałe rejestrowanie specjalnych ogłoszeń lub rozmów kwalifikacyjnych.

Transkrypcje umożliwiają przeszukiwanie treści, a sztuczna inteligencja może analizować interakcje, aby zwiększyć wydajność zespołu.

Najwyżej oceniani dostawcy VoIP dla organizacji non-profit

Oceniając rozwiązania VoIP, należy wziąć pod uwagę dostawców zaprojektowanych z myślą o organizacjach non-profit, takich jak:

1. Nextiva

Znana ze swojej niezawodności i kompleksowych rozwiązań komunikacyjnych, Nextiva to kompletny zestaw narzędzi obejmujący komunikację głosową, wideo, tekstową, komunikatory internetowe i integrację z CRM.

Nextiva wyróżnia się jako czołowy dostawca, którego celem jest wzmacnianie produktywności organizacji non-profit i relacji społecznych . Jej wiodąca w branży platforma pokonuje dotychczasowe ograniczenia komunikacyjne dzięki zaawansowanym funkcjom VoIP, łatwej integracji z CRM, nieograniczonej skalowalności i najwyższej niezawodności.

Jako platforma oparta na chmurze, Nextiva eliminuje również zagrożenia bezpieczeństwa i koszty konserwacji, które nękają przestarzałe systemy. Prawdziwa skalowalność oznacza łatwe dostosowywanie się do kampanii lub gwałtownych wzrostów bez zakłócania usług i niespodziewanych kosztów.

Ocena G2: 4,5 na 5 (2896 opinii klientów)

2. KrispCall

Znany z przyjaznego dla użytkownika interfejsu i przystępnej ceny, KrispCall zapewnia ujednoliconą platformę do połączeń, SMS-ów i integracji z CRM, co czyni go wszechstronnym wyborem dla organizacji non-profit o zróżnicowanych potrzebach komunikacyjnych.

Ocena G2: 4,4 na 5 (21 opinii klientów)

3. Telzio

Telzio oferuje proste, skalowalne rozwiązania VoIP, kładąc nacisk na prostotę i przejrzystość cen, zapewniając w pełni funkcjonalny system telefoniczny z nieograniczoną liczbą użytkowników i numerów wewnętrznych.

Ocena G2: 4,2 na 5 (3 opinie klientów)

4. Vonage

Vonage Business łączy rozwiązania UCaaS z funkcjami contact center, mając na celu usprawnienie połączeń pomiędzy organizacjami a ich klientami. Organizacje non-profit mogą wybrać poziom usług na podstawie liczby użytkowników, potrzebnych funkcji połączeń i wymagań dotyczących integracji.

Ocena G2: 4,3 na 5 (437 opinii klientów)

5. 8×8

Priorytetem 8×8 jest zapewnienie bezpieczeństwa, zgodności i dostępności komunikacji w ramach zintegrowanych systemów UCaaS i CCaaS. Organizacje non-profit mogą centralizować kanały zaangażowania, korzystając jednocześnie z zaawansowanych analiz w celu maksymalizacji wydajności zespołu. Jednak 8×8 brakuje wielu funkcji oferowanych przez Nextiva.

Ocena G2: 4,1 na 5 (656 opinii klientów)

Twoja organizacja non-profit zasługuje na lepszy system telefoniczny

Przestarzałe systemy telefoniczne stanowią problem, zwłaszcza dla organizacji non-profit i organizacji pozarządowych borykających się z problemem braku gotówki. Mogą prowadzić do utraty szans na rozwój i zaangażowanie, ograniczając wpływ organizacji non-profit na środowisko i działalność humanitarną.

Jednak przechodząc na bogatego w funkcje dostawcę VoIP zunifikowanej komunikacji, organizacje osiągają oszczędności, elastyczność, mobilność i solidne możliwości obsługi połączeń.

Przechodząc do Nextiva, organizacje non-profit mogą unowocześnić komunikację i działać wydajniej, a przeprowadzka jest łatwa.

Niezawodna usługa Nextiva gwarantuje brak zerwanych połączeń lub zaburzoną jakość połączeń — co jest koniecznością w przypadku inicjatyw związanych ze zbieraniem funduszy i dotarciem do innych osób. Nextiva wspiera te potrzeby operacyjne dzięki VoIP klasy korporacyjnej , przystępnym cenom i praktycznemu wsparciu wdrożeniowemu.

Organizacje non-profit zwracają się do Nextiva, aby wzmocnić znaczące relacje. Nielimitowane rozmowy telefoniczne i SMS-y w całym kraju zapewniają łączność w jednym miejscu.

Intuicyjna obsługa połączeń inteligentnie kieruje każdą interakcję, aby dopasować ją do potrzeb klientów, wolontariuszy i partnerów. Po przeniesieniu komunikacji do chmury będziesz mógł wydać swoje ograniczone zasoby na realizację swojej misji.

Uzyskaj solidne funkcje, intuicyjną obsługę i wyjątkową niezawodność w przystępnej cenie. Pozbądź się problemów związanych ze starymi systemami telefonicznymi, wkraczając w przyszłość dzięki rozwiązaniu VoIP firmy Nextiva, które zostało stworzone specjalnie dla organizacji non-profit.

Najważniejsze jest to, że Nextiva pomaga dzisiejszym organizacjom non-profit rozwijać się i utrzymywać. Twoja organizacja, wolontariusze i społeczność będą Ci wdzięczni.