Jak skonfigurować wirtualny system telefoniczny w 5 prostych krokach

Niezależnie od tego, czy przełączasz się z tradycyjnego telefonu stacjonarnego, czy PBX na wirtualny system telefoniczny, potrzebujesz prostego procesu, który nie sprawi Ci problemów.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​możesz skonfigurować usługę telefonii wirtualnej dla swojej firmy w ciągu kilku minut. Wszystko czego potrzebujesz to niezawodne połączenie internetowe.

Przeprowadzimy Cię przez pięć prostych kroków, aby skonfigurować wirtualny system telefoniczny za pomocą Nextiva.

Co to jest wirtualny system telefoniczny?

Wirtualny system telefoniczny obsługuje przychodzące i wychodzące służbowe połączenia telefoniczne za pośrednictwem połączenia internetowego. Z tego systemu opartego na chmurze można korzystać na komputerze stacjonarnym, laptopie lub urządzeniu mobilnym.

Tom z Nextiva szczegółowo wyjaśnia wirtualne systemy telefoniczne poniżej:

Wskazówka: Przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik po wirtualnych systemach telefonicznych, aby głębiej poznać ich zalety i podstawowe funkcje.

Przejdźmy teraz przez proces konfigurowania wirtualnego systemu telefonicznego.

Jak skonfigurować oprogramowanie systemu wirtualnego telefonu

1) Wybierz plan telefoniczny dla firm

Większość firm nie jest uniwersalna. Usługa telefoniczna musi odpowiadać potrzebom Twojej firmy.

We wszystkich naszych planach telefonicznych dla firm oferujemy mnóstwo funkcji. W zależności od wielkości i potrzeb w zakresie komunikacji biznesowej możesz wybierać pomiędzy planami podstawowymi, profesjonalnymi i korporacyjnymi.

Pamiętaj, że dzięki Nextiva otrzymujesz numer bezpłatny, a także wirtualny numer telefonu (numery, które nie są powiązane ze stałą lokalizacją) w dowolnym numerze kierunkowym. Rozmawiaj tyle, ile chcesz, dzięki nielimitowanym połączeniom na terenie całego kraju . Możesz także przenieść swoje istniejące numery telefonów później.

Jeśli nie masz pewności, który plan kupić, zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby założyć konto i rozpocząć korzystanie z Nextiva. Wybierz plan pasujący do Twojej firmy, a my przeprowadzimy Cię przez proces wyboru wirtualnych numerów telefonów dla Twojego systemu telefonicznego.

Powiązany artykuł

Ile kosztuje biznesowy VoIP w 2023 roku?

2) Przypisz numery wewnętrzne telefonu

Możesz teraz przypisać rozszerzenia członkom swojego zespołu.

Rozszerzenia telefonu umożliwiają użytkownikom nawiązywanie połączeń telefonicznych i przekierowywanie do nich połączeń. Te wirtualne numery są przeznaczone do użytku wewnętrznego, więc nie musisz się nimi martwić.

Zaloguj się do portalu głosowego Nextiva . W menu Użytkownicy wybierz opcję Ustawienia głosu , aby skonfigurować rozszerzenie dla każdego użytkownika w celu odbierania przychodzących połączeń telefonicznych.

Oto film, który poprowadzi Cię krok po kroku.

W dowolnym momencie możesz zmienić ustawienia, takie jak przekazywanie połączeń, poczta głosowa i identyfikacja rozmówcy .

Następnie skonfigurujesz sposób, w jaki system telefoniczny będzie przekierowywał połączenia do tych numerów wewnętrznych. Twój zespół może odbierać połączenia służbowe na komputerze, telefonie stacjonarnym, telefonie komórkowym lub dowolnym urządzeniu mobilnym.

3) Nagraj powitanie w telefonie

Gdy ktoś zadzwoni pod numer Twojej firmy, usłyszy powitanie. Jest to również znane jako automatyczna sekretarka .

W portalu głosowym Nextiva w obszarze Ustawienia głosu wybierz Przepływy połączeń . Stamtąd możesz w jednym miejscu zarządzać routingiem połączeń swojej firmy.

Po wybraniu głównego numeru telefonu przychodzącego możesz nagrać lub przesłać niestandardowe pozdrowienia dla swojej firmy.

Jak zarządzać powitaniami w przeglądarce

W portalu głosowym Nextiva najedź kursorem na opcję Zaawansowane wyznaczanie tras i wybierz opcję Automatyczni operatorzy . Stamtąd możesz w jednym miejscu zarządzać routingiem połączeń swojej firmy.

Po utworzeniu pierwszej automatycznej sekretarki możesz przesłać nagrane niestandardowe pozdrowienia dla swojej firmy.

Dzięki Nextiva konfiguracja przepływu połączeń jest łatwa. Oto film, który pomoże Ci w wykonaniu poszczególnych kroków.

Powiązany artykuł

Skrypty automatycznej sekretarki z przykładami z życia codziennego

4) Rozpocznij nawiązywanie i odbieranie połączeń

Możesz teraz rozpocząć korzystanie z nowego systemu telefonicznego. Wykonuj tyle połączeń, ile potrzebujesz i odbieraj połączenia przychodzące z linii biznesowej.

Ciesz się swobodą dzwonienia do każdego, kto ma komputer, korzystając z bezpłatnej aplikacji na telefon biznesowy . Możesz nawet wykonywać połączenia za pomocą smartfona z systemem iOS lub Android, korzystając z aplikacji mobilnej NextivaONE.

Jeśli musisz się wycofać, po prostu przekieruj połączenia na dowolny numer, w tym na osobisty telefon komórkowy.

5) Przeszkol swój zespół, aby zapewnić bezproblemową zmianę

Po skonfigurowaniu wirtualnego systemu telefonicznego przeszkol swój zespół w zakresie korzystania z niego w celu maksymalnego wykorzystania jego możliwości. Usługa telefonii służbowej powinna zapewniać przydatne zasoby, materiały szkoleniowe i wsparcie ułatwiające obsługę i lepsze wdrożenie.

Dzięki Nextiva nie przejmujesz się drobiazgami. Nasze Centrum Wsparcia oferuje portal szkoleniowy online, który umożliwia samodzielne poruszanie się i zawiera różnorodne interaktywne kursy dotyczące korzystania z usługi telefonii wirtualnej Nextiva dla różnych ról użytkowników.

Nextiva oferuje również regularne seminaria internetowe na żywo dotyczące rozpoczęcia pracy, w tym konfigurowania przepływu połączeń i korzystania z narzędzi analitycznych Nextiva.

Jeśli nie znajdziesz odpowiednich materiałów szkoleniowych dla swojego zespołu lub potrzebujesz bardziej dogłębnego, specjalistycznego szkolenia, możesz na żądanie dostosować programy szkoleniowe.

Wybór najlepszej usługi telefonu biznesowego

Dostawcy systemów telefonicznych dla firm są dostępni we wszystkich rozmiarach i cenach. Nie chcesz utknąć z platformą komunikacyjną, która nie odpowiada Twoim potrzebom, nie oferuje odpowiedniej funkcjonalności lub wypala dziurę w portfelu.

Tradycyjne systemy telefoniczne, choć nadal w użyciu, nie oferują tej samej funkcjonalności połączeń, co dostawcy usług Voice over Internet Protocol (VoIP).

Niezawodny serwis telefoniczny dla firm to dopiero początek. Od zaawansowanych wideokonferencji, transkrypcji poczty głosowej, IVR i nagrywania rozmów po wysyłanie wiadomości tekstowych, Nextiva zapewnia jedną potężną usługę wirtualnej telefonii z czasem pracy na poziomie 99,999 % .

W miarę rozwoju Twojej firmy wystarczy dodać numery lokalne, bezpłatne lub numery faksu. Daj członkom swojego zespołu niezawodne telefony stacjonarne VoIP lub poproś ich o pobranie aplikacji Nextiva na swoje telefony komórkowe, aby zapewnić lepszą funkcjonalność.

Jeśli kiedykolwiek utkniesz lub potrzebujesz drugiej opinii, zawsze możesz skontaktować się z naszą obsługą klienta na żywo. Nasz przyjazny zespół wsparcia może odpowiedzieć na praktycznie każde pytanie dotyczące systemu telefonicznego w Twojej firmie, od rozwiązywania problemów i szkoleń po bardziej złożone problemy.

Zwłaszcza właściciele małych firm korzystają z usług dostawcy usług VoIP, takiego jak Nextiva, który wspiera ich w każdej sytuacji biznesowej.

Powiązany artykuł

Co to jest telefon programowy? Omówienie, korzyści i sposób ich zdobycia