Jak wykorzystać wirtualny numer telefonu w swojej firmie?

Wraz z postępem technologicznym zmieniają się wymagania i potrzeby świata biznesu w zakresie usprawnienia komunikacji biznesowej. Dlatego też, jako elastyczne i niedrogie podejście, polegają teraz na wirtualnych numerach telefonów, żegnając się z tradycyjnymi liniami telefonicznymi.

Czym więc są wirtualne numery telefonów? Są to numery telefonów w chmurze, które nie są przypisane do miejsca ani urządzenia. Działają poprzez Internet i umożliwiają firmom wykonywanie i odbieranie połączeń z dowolnego miejsca i urządzenia.

Numery oparte na chmurze przynoszą firmom pakiet korzyści; nie ma znaczenia, jak duża jest firma i jakiego jest rodzaju.

Jeśli chcesz poznać zalety korzystania z wirtualnego numeru telefonu i dowiedzieć się, jak wykorzystać go w swojej firmie, aby uzyskać maksymalne korzyści, czytaj dalej tego bloga.

Funkcje wirtualnych numerów telefonów

Wirtualne numery telefonów posiadają szeroką gamę funkcji, które przyczyniają się do usprawnienia komunikacji i procesów biznesowych.

Do najpopularniejszych funkcji dostępnych w wirtualnych numerach telefonów należą:

1. Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)

IVR to opcja samoobsługi dla dzwoniących. Umożliwia dzwoniącemu interakcję z automatycznym/skomputeryzowanym systemem telefonicznym za pomocą klawiszy na klawiaturze telefonu lub poleceń głosowych i przekierowanie połączenia do odpowiedniego działu i osoby. To świetne narzędzie do uzyskiwania odpowiedzi bez konieczności rozmowy z agentem na żywo.

2. Przekazywanie połączeń

Kolejną fajną funkcją wirtualnych numerów telefonów jest przekazywanie połączeń. Pomaga przenieść przychodzące połączenia telefoniczne na inną linię lub gadżet. Dzięki temu nie przegapisz już żadnego połączenia. Ta funkcja zapewnia również przekazywanie połączeń klientów do właściwych rąk.

3. Ujednolicona skrzynka wywoławcza

Ta funkcja zapewnia ujednolicony widok historii połączeń, wiadomości i poczty głosowej na jednym pulpicie nawigacyjnym, co ułatwia zarządzanie całą komunikacją.

4. Zadzwoń do Analytics

Ta funkcja zapewnia wgląd w różne aspekty połączeń, takie jak liczba, statusy oraz połączenia nieodebrane i odebrane. Informacje te pomagają firmom zrozumieć wzorce połączeń telefonicznych i zaplanować sposoby usprawnienia komunikacji.

5. Zarządzanie połączeniami

Funkcje takie jak blokowanie połączeń, sprawdzanie połączeń, przekierowywanie połączeń i kolejkowanie połączeń są dostępne w większości numerów wirtualnych. Pomagają one użytkownikom płynnie kontrolować połączenia wychodzące i przychodzące.

6. Automatyczna dystrybucja połączeń (ACD)

ACD rozdziela połączenia przychodzące do najodpowiedniejszego agenta lub działu w oparciu o kryteria takie jak dostępność i umiejętności agenta. ACD usprawnia efektywne zarządzanie połączeniami i poprawia obsługę klienta.

7. Monitorowanie połączeń

Monitorowanie połączeń umożliwia przełożonym i administratorom podsłuchiwanie na żywo rozmów między agentami a klientami, za ich wiedzą lub bez nich. Pomaga to przełożonym w zapewnieniu spersonalizowanych szkoleń swoim pracownikom i uzyskaniu informacji zwrotnej na temat obszarów wymagających poprawy. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w środowiskach obsługi klienta lub call center.

8. Poczta głosowa na e-mail

Ta funkcja konwertuje wiadomości głosowe na załączniki do wiadomości e-mail i wysyła je bezpośrednio na wyznaczone adresy e-mail. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do wiadomości poczty głosowej za pośrednictwem swoich skrzynek odbiorczych.

9. Integracja z innymi narzędziami biznesowymi

Wirtualne numery telefonów można zintegrować z innymi istniejącymi narzędziami komunikacji biznesowej, takimi jak systemy CRM, poczta e-mail i platformy współpracy. Pomaga to firmom usprawnić procesy komunikacyjne.

Korzyści z korzystania z wirtualnego numeru telefonu dla Twojej firmy

Wirtualne numery telefonów oferują Twojej firmie kilka korzyści, a są one następujące:

1. Ekonomiczny w porównaniu do tradycyjnych systemów telefonicznych

Numery wirtualne w chmurze są stosunkowo tańsze niż tradycyjne systemy telefoniczne. Działają poprzez VoIP (Voice over Internet Protocol), co zmniejsza zapotrzebowanie na drogi sprzęt i inny sprzęt.

Co więcej, wykonywanie połączeń międzynarodowych lub międzymiastowych za pośrednictwem numeru wirtualnego jest znacznie tańsze niż wykonywanie połączeń za pośrednictwem tradycyjnych linii telefonicznych. Ponadto pakiet abonamentowy wirtualnego systemu telefonicznego jest przystępny cenowo.

2. Zwiększa profesjonalizm dzięki numerom bezpłatnym, próżnym i lokalnym

Wirtualny numer telefonu w USA możesz uzyskać w KrispCall . Poza tym możesz uzyskać numery próżne, bezpłatne i lokalne wirtualne, które pomogą Ci stworzyć profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Możesz dostosować numer toaletki, umieszczając w nim nazwę swojej marki, na przykład 1-800-DOMINOS, co ułatwi klientom zapamiętanie.

Podobnie uzyskanie bezpłatnego numeru pozwoli potencjalnym klientom dzwonić do Twojej firmy za darmo, nie martwiąc się o opłaty za połączenia. Stwarza to wśród klientów wrażenie, że przywiązujesz dużą wagę do niestandardowego wsparcia i chętnie wysłuchujesz ich problemów i zapytań, tworząc profesjonalny wizerunek.

Podobnie możesz uzyskać numer lokalny z numerem kierunkowym, jeśli Twoi klienci są rozproszeni geograficznie. Klienci będą czuć się bardziej swobodnie, dzwoniąc pod numer lokalny, ponieważ będą przekonani, że mają do czynienia z lokalną firmą.

3. Poprawia dostępność dla klientów międzynarodowych

Wirtualne numery telefonów odgrywają kluczową rolę w budowaniu zaufania, zażyłości i skutecznej komunikacji z międzynarodową bazą klientów. Lokalny numer wirtualny pomaga zaistnieć lokalnie na określonym obszarze, zachęcając klientów do kontaktu z firmą. Ponadto bezpłatny numer umożliwia klientom dzwonienie do Ciebie bez ponoszenia opłat za połączenia.

Poza tym całodobowa dostępność wirtualnych systemów telefonicznych gwarantuje, że klienci mogą skontaktować się z firmą w dowolnym momencie. Numery wirtualne oferują takie funkcje, jak przekazywanie połączeń do dowolnej lokalizacji i obsługę wielu języków. Przyczyniają się one do płynniejszej i lepszej obsługi klienta.

4. Zapewnia całodobową łączność z klientami

Firmy mogą kontaktować się ze swoimi klientami 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, za pośrednictwem wirtualnego systemu telefonicznego. Dostęp do wirtualnych numerów telefonów można uzyskać z dowolnego miejsca na świecie, po podłączeniu do Internetu. Dlatego nie ma znaczenia, gdzie jesteś; będziesz zawsze dostępny dla swoich klientów przez całą dobę. Ponadto funkcje takie jak przekazywanie połączeń i poczta głosowa zapewniają, że ważne połączenia lub wiadomości nigdy nie zostaną przegapione, nawet po godzinach pracy.

5. Utrzymuje swoje życie biznesowe i osobiste

Jedną z zalet numerów telefonów jest to, że pomagają zachować wyraźną granicę między komunikacją osobistą i biznesową. Posiadanie dedykowanego numeru służbowego odrębnego od numeru osobistego pozwala na samodzielne zarządzanie połączeniami służbowymi, zachowując równowagę pomiędzy życiem zawodowym i osobistym.

6. Pracuj z dowolnego miejsca dzięki Wi-Fi.

Wirtualne numery telefonów umożliwiają pracownikom pracę online z dowolnego miejsca, eliminując potrzebę przywiązania do jednej konkretnej lokalizacji. Dzięki temu pracownicy pozostają w kontakcie nawet wtedy, gdy nie są fizycznie obecni w biurze. Ta elastyczność jest korzystna dla firm, których pracownicy są rozproszoni geograficznie.

Jak wykorzystać wirtualne numery telefonów w swojej firmie?

Wirtualne numery telefonów są korzystne dla Twojej firmy, ponieważ zapewniają szereg korzyści, od oszczędności po elastyczność pracy zdalnej. Aby jednak w pełni wykorzystać płynące z niej korzyści, firmy muszą wziąć pod uwagę kilka kwestii strategicznych.

Oto kilka wskazówek, jak wykorzystać wirtualne numery telefonów w swojej firmie do różnych celów biznesowych:

1. Stwórz profesjonalny wygląd w firmach

Aby zbudować profesjonalny wizerunek firmy w różnych regionach geograficznych, warto używać wirtualnego numeru telefonu. W tym celu musisz uzyskać lokalny wirtualny numer telefonu z numerem kierunkowym lub numerem bezpłatnym.

Lokalny numer telefonu pomaga zapewnić lokalną obecność Twojej firmy, nawet jeśli Twoja firma nie jest tam fizycznie zlokalizowana. Jednocześnie bezpłatny numer prezentuje Twoją firmę jako rzetelną i ugruntowaną pozycję.

2. Kieruj reklamy na określone regiony bez fizycznej obecności

Jak już wspomniano, lokalny numer telefonu pomaga zapewnić lokalną obecność Twojej firmy w określonym regionie, nawet jeśli Twoja firma nie ma tam fizycznej lokalizacji. Jest to korzystne dla firm, które planują dotrzeć do rynków międzynarodowych i klientów.

3. Zarządzaj dużą liczbą połączeń.

Wirtualne systemy telefoniczne obejmują funkcje takie jak automatyczna dystrybucja połączeń (ACD), interaktywna odpowiedź głosowa (IVR), przekierowywanie połączeń itp., które pomagają efektywnie zarządzać dużą liczbą połączeń telefonicznych bez interwencji człowieka. Dlatego w pełni wykorzystuj te funkcje w codziennych godzinach pracy.

4. Oszczędź na kosztach telefonii.

Wirtualne numery telefonów są doskonałym narzędziem pozwalającym zaoszczędzić na kosztach telefonii. Po pierwsze, działają poprzez połączenie internetowe, co eliminuje wydawanie dużych pieniędzy na przewody i kable telefoniczne. Po drugie, dostawcy usług VoIP umożliwiają dostosowanie planów cenowych do potrzeb biznesowych i budżetu. I wreszcie, wykonywanie połączeń międzynarodowych za pomocą numeru wirtualnego jest tańsze niż w przypadku tradycyjnych telefonów stacjonarnych. W większości przypadków wykonywanie połączeń międzynarodowych z numeru wirtualnego jest bezpłatne.

5. Zapewnij elastyczność śledzenia i analizowania rozmów służbowych

Wirtualne systemy telefoniczne oferują kompleksowe narzędzia do śledzenia i analizy połączeń , które zapewniają wgląd w liczbę połączeń, interakcje z klientami i wydajność zespołu. Wykorzystując te informacje, firmy mogą zoptymalizować swoje strategie obsługi połączeń, poprawić relacje z obsługą klienta i zidentyfikować obszary wzrostu.

6. Skalowalność i rozbudowa

W miarę rozwoju Twojej firmy wirtualne systemy telefoniczne płynnie dostosowują się do Twoich zmieniających się potrzeb. Możesz łatwo usunąć numery, dostosować zasady przekierowywania połączeń i zmodyfikować swój plan, aby uwzględnić nowych członków zespołu lub dodatkowe biura. Ta elastyczność zapewnia skalowalność systemu telefonicznego w celu jego rozwoju.

7. Integracja z CRM

Możesz zintegrować swoje wirtualne numery telefonów z istniejącym oprogramowaniem CRM (zarządzanie relacjami z klientami), takim jak HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics itp. Umożliwia to zarządzanie i przeglądanie wszystkich interakcji z klientami oraz historii z jednego pulpitu nawigacyjnego bez konieczności przełączania się pomiędzy aplikacjami i systemami.

Wniosek

Podsumowując, wirtualne numery telefonów oferują korzyści dla firm. Pomagają budować profesjonalny wizerunek przy dużej bazie klientów, efektywnie zarządzać dużą liczbą połączeń, redukować koszty i umożliwiać pracownikom pracę z dowolnego miejsca i przy użyciu dowolnego urządzenia.

Aby jednak skutecznie maksymalizować zalety liczb, należy rozważyć kluczowe strategie. Na przykład użycie numeru lokalnego może stworzyć lokalną obecność na określonym obszarze i dotrzeć do klientów z tych lokalizacji. Podobnie korzystanie z numeru płatnego pozwala klientom kontaktować się z Tobą bez ponoszenia żadnych opłat za połączenia.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy numery wirtualne można śledzić?
   
   Tak, numery wirtualne można śledzić. Chociaż numery wirtualne są niezależne od konkretnych adresów fizycznych i urządzeń, mogą być śledzone przez niektóre osoby i technologie, takie jak organy ścigania i dochodzenia Open-Source Intelligence (OSINT).
   
   
2. Jak zdobyć numer wirtualny dla WhatsApp?
   
   Aby uzyskać numer wirtualny do WhatsApp od KrispCall, wykonaj następujące kroki:
   
   ● Utwórz konto, jeśli jesteś nowy na platformie.
   ● Zaloguj się przy użyciu prawidłowych danych uwierzytelniających.
   ● Wybierz kraj i numer telefonu z listy.
   ● Wybierz plan cenowy i dokonaj płatności.
   ● Jeśli jest to wymagane, prześlij dokumenty.
   
   
3. Skąd wiesz, że jest to numer wirtualny?
   
   Numer wirtualny ma kilka cech, które pomogą Ci odróżnić numer wirtualny od numeru tradycyjnego. Niektóre z tych cech są następujące:
   
   ● Nie ma potrzeby wkładania karty SIM do urządzenia.
   ● Numery wirtualne działają poprzez połączenie internetowe.
   ● Możesz nim sterować z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że Twoje urządzenie jest podłączone do Internetu.
   ● Są niezależne od adresu fizycznego i urządzenia.
   
   
4. Dlaczego warto używać numeru wirtualnego?
   
   Powinieneś używać numeru wirtualnego, ponieważ korzystanie z numerów wirtualnych wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak oszczędność kosztów, budowanie profesjonalnego wizerunku, kierowanie na określone regiony, poprawa obsługi klienta, elastyczność pracy z dowolnego miejsca, łączność 24/7, skalowalność i nie tylko .
   
   
5. Kto korzysta z numerów wirtualnych?
   
   Firmy każdej wielkości i typu, a nawet osoby prywatne, korzystają z numerów wirtualnych.