Jak napisać e-mail z prośbą o urlop (+ wskazówki i przykłady)

Zanim zarezerwujesz następne wakacje, nie zapomnij zapytać swojego szefa!

Duh – można by powiedzieć.

Jednak niektórzy pracownicy mają trudności z formalnym zwróceniem się do przełożonych o dni urlopu.

W tym artykule znajdziesz próbki, przykłady i wskazówki, jak:

• Napisz e-mail z prośbą o urlop,
• Przejdź od razu do rzeczy w swojej korespondencji i
• Zachowaj profesjonalny ton w swoim piśmie urlopowym.

Zajmijmy się tym.

• E-mail z prośbą o urlop to pisemna prośba o urlop, którą pracownicy kierują do swojego szefa lub menedżera.
• Kluczowe elementy profesjonalnego wniosku o urlop obejmują zwięzły temat, powitanie, wzmiankę o dniach urlopu, CCing HR, określenie, kto przejmie Twoją pracę podczas Twojej nieobecności oraz podpisanie umowy.
• Aby zwiększyć prawdopodobieństwo zatwierdzenia wiadomości e-mail z prośbą o urlop, zachowaj profesjonalny ton, przejdź od razu do sedna i użyj najbardziej odpowiedniej próbki wiadomości e-mail z prośbą o urlop.
• Wniosek o urlop nie ogranicza się do jednego dnia lub tygodnia. W zależności od polityki Twojej firmy możesz poprosić o pół dnia wolnego lub dłuższy urlop trwający kilka miesięcy.

Co to jest e-mail z prośbą o urlop?

E-mail z prośbą o urlop to formalna, pisemna prośba o urlop wysłana do szefa, przełożonego lub menedżera za pośrednictwem służbowego adresu e-mail. W zależności od polityki Twojej firmy musisz wysłać e-mail z prośbą o urlop na kilka dni lub tygodni przed planowanym terminem wyjazdu.

Podobnie polityka firmy określa, czy pracodawca poprosi pracownika o podanie powodu urlopu, na przykład wizyty u znajomych lub krewnych, czy też z innego powodu.

W kolejnych sekcjach przedstawimy Ci wszystkie próbki, przykłady, kroki i wskazówki, które sprawią, że Twoja następna wiadomość e-mail z prośbą o urlop będzie przekonująca.

Pamiętaj bowiem, że Twój szef z większym prawdopodobieństwem przyjmie Twoją prośbę o urlop, jeśli napiszesz ją w sposób ułatwiający powiedzenie „tak” i trudny do powiedzenia „nie”.

Jakie są kluczowe elementy e-maila z prośbą o urlop?

Kluczowe elementy e-maila z prośbą o urlop obejmują:

1. Zwięzły temat,
2. Pozdrowienia kierowane do Twojego szefa,
3. Krótka wzmianka o dniach urlopu,
4. Wyjaśnienie w jaki sposób będzie zarządzana Twoja praca podczas Twojej nieobecności,
5. Podpis i dane kontaktowe, zawierające tytuł, dział, stanowisko, imię, nazwisko lub inne istotne szczegóły oraz
6. CC zawierające służbowe e-maile działu HR i odpowiednich współpracowników.

Jeśli uwzględnisz te aspekty, wiadomość e-mail z prośbą o urlop będzie trafna.

Jak napisać e-mail z prośbą o urlop

Pisanie z prośbą o urlop to umiejętność, którą prędzej czy później musimy opanować.

Jednak nie każda firma ma takie samo podejście do pisania wniosku urlopowego.

W nadchodzących sekcjach znajdziesz przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia kolejnego e-maila z prośbą o urlop.

Krok 1: Napisz zwięzły temat

Chcesz, aby Twój e-mail wyróżniał się w skrzynce odbiorczej Twojego szefa. Postaraj się zatem, aby temat był jak najbardziej zwięzły.

Dla ilustracji możesz wypróbować niektóre z następujących próbek:

• Wniosek o urlop — [Daty wniosku urlopowego + Twoje imię i nazwisko],
• Wniosek o urlop roczny — [Daty wniosku urlopowego + Twoje imię i nazwisko] lub
• Wniosek urlopowy — [Daty wniosku urlopowego + Twoje imię i nazwisko].

Jeśli łączy Cię bardziej formalna relacja z szefem, zalecamy w tytule wiadomości wpisać swoje imię i nazwisko.

W każdym razie rozwlekły lub niejasny wniosek o urlop może spowodować, że szef go pominie, więc bądź ostrożny!

Krok 2: Przywitaj się właściwie ze swoim szefem

Gdy tylko skończysz zwięzły temat, powinieneś z szacunkiem przywitać się ze swoim szefem.

W tym przypadku zachowaj formę formalną lub nieformalną, ale uprość ją, jak w poniższych przykładach:

• „Szanowny [imię menedżera]” — w przypadku bardziej profesjonalnego powitania lub
• „Hej [imię menedżera]” – w przypadku bardziej nieformalnego powitania.

W każdym razie nie zatrzymuj się zbytnio w tej części. Jeśli znasz imię i nazwisko swojego menadżera, to dobry początek!

Następnie możesz wyrazić zwyczajową uprzejmość w kilku słowach, np.:

• „Mam nadzieję, że radzisz sobie świetnie”
• "Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie,"
• "Jak się masz?",
• „Dzień dobry” lub podobne wyrażenia.

Jednakże sposób sformułowania tej części dotyczącej tego, jak sobie radzisz, zależy od typu Twojego e-maila (więcej o tym za chwilę).

Krok 3: Wspomnij o swoich dniach urlopu

Aby na bieżąco informować pracodawcę, wspomnij o dniach urlopu w kolejnym zdaniu wiadomości e-mail z prośbą o urlop, po części powitalnej.

Oto kilka sprawdzonych przykładów:

• „Chciałbym wziąć [daty wniosków urlopowych] wolne.”
• „Chcę mieć coroczny urlop w dniu [daty wniosku o urlop]”.
• „Chciałbym poprosić o urlop w następujących terminach: [Daty wniosku o urlop].”

Jeśli Twój służbowy e-mail zawiera rzeczywiste daty, w których chcesz wziąć urlop, zbliża się koniec e-maili z prośbami o urlop.

Krok 4: Określ, kto przejmie Twoją pracę podczas Twojej nieobecności

W przypadku wiadomości e-mail z prośbami o dłuższy urlop lub pilnymi, powinieneś wyjaśnić w jednym lub dwóch zdaniach, w jaki sposób będziesz zarządzać swoją pracą podczas Twojej nieobecności. To pokazuje, że jesteś zaangażowany w swoją pracę i chcesz, aby wszystko przebiegało sprawnie.

Oto kilka przykładów, jak to zrobić:

• „Chciałbym poinformować, że [imię i nazwisko współpracownika] przejmie część moich obowiązków zawodowych podczas mojej nieobecności, aby nasi klienci nie odczuli pogorszenia jakości usług”.
• „Informuję, że wszystkie moje obecne zadania zostały przełożone do czasu zakończenia mojego urlopu i będę kontynuować pracę nad nimi po powrocie do pracy”.
• „[Imię i nazwisko współpracownika] zajmie się kilkoma moimi zadaniami, gdy będę na urlopie”.

Zwykle nie będziesz musiał wyjaśniać powodu swojego urlopu. Jeśli jednak wnioskujesz o urlop zaledwie dzień lub dwa wcześniej, możesz poinformować menedżera o przyczynie, ponieważ może to mieć wpływ na zatwierdzenie Twojej prośby.

Krok #5: Podpisz się profesjonalnie

Podobnie jak we wszystkich sprawach związanych z pracą, wysyłając e-mail z prośbą o urlop, okaż szacunek swojemu szefowi.

Oto kilka sposobów zakończenia wiadomości e-mail:

• „Dziękuję za rozpatrzenie mojej prośby. [Twoje imię, nazwisko i numer telefonu]” – w przypadku bardziej formalnego e-maila, lub
• „Do zobaczenia wkrótce [Twoje imię i numer telefonu]” – w przypadku mniej formalnego e-maila.

Zawsze powinieneś zostawić swój numer telefonu na wypadek, gdyby Twój przełożony chciał skontaktować się z Tobą bezpośrednio w sprawie wiadomości e-mail z prośbą o urlop.

Krok #6: Umieść HR (i innych odpowiednich współpracowników) w CC

I wreszcie, zadbaj o jak największą przejrzystość sprawy, informując swój dział HR o swojej prośbie. Dzięki temu nawet jeśli Twój szef nie otrzyma Twojego e-maila lub coś pójdzie nie tak, nadal będziesz mieć e-mail z informacją, że terminowo poprosiłeś o urlop.

Zalecamy skontaktowanie się z najstarszym specjalistą HR lub innym odpowiednim personelem, o którym powinieneś informować na bieżąco podczas urlopu.

Ale nie zapomnij podać ich służbowych e-maili, a nie osobistych. Być może znasz niektórych z nich osobiście, więc łatwo możesz pomylić ich służbowe i prywatne adresy e-mail.

Ostatecznie CCing jest najlepszą praktyką, gdy Twój e-mail dotyczy innych.

Próbki i przykłady e-maili z prośbami urlopowymi

Aby skleić wszystkie te informacje w jedną całość, przyjrzymy się 9 przykładom i próbkom profesjonalnych wniosków o urlop, w połączeniu ze świeżymi poradami ekspertów.

Przykład nr 1: Prosty e-mail z prośbą o urlop

Prosty e-mail z prośbą o urlop tak właśnie wygląda. Przekazuje Twoją prośbę szybko i prosto, w nie więcej niż 4 zdaniach.

Oto przykład tego typu wiadomości e-mail:

Dyrektor ds. zasobów ludzkich w grupie firm TemPositions, Sally Ahmed, opisuje podstawę prostego e-maila z prośbą o urlop, podając tytuł, powitanie i uzasadnienie:

„Powitaj swojego menedżera w zwykły sposób i podaj daty, o które prosisz. Ważne jest również, aby pamiętać, jakie przygotowania zawodowe poczyniłeś przed wyjazdem i kto jeszcze w Twoim zespole jest dostępny, aby pomóc podczas Twojej nieobecności.

Przykład nr 2: Nieformalny e-mail z prośbą o urlop

Jeśli ty i twój szef jesteście blisko ze względu na wieloletnią współpracę, nieformalny e-mail z prośbą o urlop może okazać się najskuteczniejszy.

Oto przykład nieformalnego e-maila tego typu:

Dyrektor generalny Z Branding, Kraig Kleeman, mówi, że nieformalne e-maile z prośbami o urlop powinny mieć wyluzowany ton:

„Dodaj trochę osobowości do swojej prośby. Podziel się krótko swoimi planami, tak aby przypominało to swobodną rozmowę z przyjacielem. Nie zapomnij wyrzucić daktyli, zachowując zrelaksowany i przyjazny ton głosu”.

Przykład nr 3: Oficjalny e-mail z prośbą o urlop

Jeśli nie znasz dobrze swojego szefa lub Twoja firma zachęca do wysyłania formalnych e-maili, napisz formalny e-mail z prośbą o urlop.

Oto przykład tego typu wiadomości e-mail:

Sally Ahmed uważa, że ​​formalny e-mail z prośbą o urlop powinien mieć bardziej oficjalny charakter niż inne typy:

„Podkreślając wybrane dni, zachowuj profesjonalny ton i od razu do rzeczy. Dołącz pełne szacunku oświadczenie i poproś swojego menedżera, aby zadał dodatkowe pytania.

Przykład nr 4: E-mail z prośbą o urlop urlopowy

E-mail z prośbą o urlop urlopowy łączy w sobie dwa poprzednie typy próśb – nieformalne i formalne.

Oto jak możesz się do tego zabrać:

Temat: Wniosek o urlop wypoczynkowy — [Daty wniosku urlopowego i Twoje imię i nazwisko]

Cześć, [imię i nazwisko menedżera],

Planuję zarezerwować wakacje poza miastem, więc zastanawiałem się, czy moglibyście zatwierdzić dla mnie [daty wniosków o urlop] jako dni wolne?

Mam nadzieję, że zatwierdzisz moją prośbę, abym mógł wkrótce zarezerwować wakacje.

Porozmawiam z tobą wkrótce,

[Twoje imię i numer telefonu]

Praktyczna zasada: ton Twojego listu z prośbą o urlop zależy od przystępności szefa i tego, jak dobrze się dogadujecie, więc pamiętajcie, aby wziąć to pod uwagę podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Przykład nr 5: E-mail z prośbą o PTO

PTO i urlop to nie to samo, więc w pewnym momencie możesz chcieć napisać e-mail z prośbą o PTO zamiast e-maila z prośbą o urlop. Krótko mówiąc, PTO oznacza płatny czas wolny — urlop opłacany przez pracodawcę. Natomiast urlop może czasami być bezpłatny.

Oto jak w praktyce wygląda e-mail z prośbą o urlop:

Kraig Kleeman mówi o znaczeniu następujących zasad organizacyjnych, jeśli chodzi o e-maile z żądaniami PTO:

„Bezproblemowo poruszaj się po zasadach firmy związanych z WOM. Jasno wyraź swoją prośbę o PTO, podając daty i wszelkie istotne szczegóły. Zgodność ma tutaj kluczowe znaczenie, zapewniając zgodność czasu wolnego z wytycznymi organizacyjnymi”.

Przykład nr 6: E-mail z prośbą o dzień wolny

Czasami potrzebujesz po prostu dnia na relaks, załatwienie kilku spraw lub zajęcie się sytuacją awaryjną. Innymi słowy, niektóre firmy dopuszczają dni prywatne – ale na wszelki wypadek skontaktuj się z działem HR lub menedżerem.

Jednak w wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem będzie wysłanie e-maila z prośbą o dzień wolny.

Oto przykładowy e-mail z prośbą o dzień wolny:

W każdym razie sprawdź politykę swojej firmy, aby zobaczyć, z jakim wyprzedzeniem musisz złożyć wniosek o urlop. Na przykład niektóre organizacje nie pozwalają na składanie wniosków w ostatniej chwili.

Przykład nr 7: E-mail z prośbą o dłuższy urlop

W innych przypadkach dzień lub tydzień wolnego nie wystarczy. W tym przypadku pomocny może być e-mail z prośbą o dłuższy urlop.

Kiedy prosisz o dłuższy urlop, warto podać powody swojej prośby, aby zwiększyć szanse na zatwierdzenie urlopu.

Oto jak się do tego zabrać:

Dłuższe e-maile z prośbami o urlop są rzadkie, ale czasami konieczne. Kraig Kleeman mówi, że powinieneś zastanowić się, czy dni urlopu mogą mieć wpływ na Twoją pracę i jak ułatwić pracę wszystkim zaangażowanym:

„Podnieś poziom komunikacji podczas dłuższej przerwy. Dziel się emocjami, przedstawiając szczegółowy plan podróży, zaznacz dłuższe daty i przejrzyście omawiaj potencjalny wpływ na pracę. Zapewnij swojemu zespołowi płynne przejście, wspierając zrozumienie i współpracę”.

Przykład nr 8: E-mail z przypomnieniem o urlopie

E-mail z przypomnieniem o urlopie ma na celu przypomnienie przełożonemu o urlopie, który już zatwierdził.

Oto przykład e-maila z przypomnieniem o urlopie:

W zależności od tego, jak bardzo są zajęci, Twój menedżer może zapomnieć, że zatwierdził Twój urlop. Dla pewności wyślij przypomnienie o urlopie na kilka dni przed rozpoczęciem zatwierdzonego urlopu.

Przykład nr 9: Wniosek o przeniesienie dni urlopu

Część pracodawców umożliwia swoim pracownikom przenoszenie niewykorzystanych dni urlopu z roku bieżącego na rok następny.

W takim przypadku będziesz musiał napisać wniosek o przeniesienie dni urlopu — oto prosty przykład, którego możesz użyć:

E-maile z prośbą o przełożenie zatwierdzonego urlopu

Plany nie zawsze układają się tak, jak byśmy sobie tego życzyli.

Czasami więc będziesz musiał przełożyć urlop – w tym segmencie dowiesz się, jak to zrobić, korzystając z próbek, z których możesz skorzystać już teraz.

Prośba o zmianę terminu ze względu na zmianę planów osobistych

Jeśli Twoje plany uległy zmianie z powodów osobistych, możesz skorzystać z przykładowego e-maila z prośbą o urlop, aby przełożyć urlop:

Prośba o zmianę terminu ze względu na pilne obowiązki zawodowe

Jeśli podczas rezerwacji lotu wakacyjnego pojawi się pilna sprawa służbowa, dobrze jest niezwłocznie poinformować o tym swojego przełożonego.

Oto przykład takiej prośby o zmianę terminu:

Prośba o zmianę terminu ze względu na sytuację awaryjną

Twoje mieszkanie zostaje zalane z powodu zardzewiałej, nieszczelnej rury lub Twoje dziecko zachoruje – istnieje nieskończona liczba sytuacji awaryjnych, które mogą zmusić Cię do przełożenia zatwierdzonego urlopu.

Aby wszystko przebiegło sprawnie, użyj następującego przykładowego e-maila dotyczącego zmiany terminu:

Wskazówki dotyczące ubiegania się o urlop

Niektórzy ludzie wolą porozmawiać ze swoim szefem twarzą w twarz, prosząc o urlop. Jednak Twój przełożony może zapomnieć o Twojej ustnej prośbie o urlop, co niechcący sprawi Ci kłopoty.

Bezpieczniejszą opcją jest napisanie e-maila z prośbą o urlop. Oto kilka sprawdzonych wskazówek ekspertów dotyczących tworzenia prośby e-mailem:

• Utrzymuj profesjonalny ton bez względu na wszystko,
• Unikaj używania nieformalnego języka (chyba, że ​​znasz swojego szefa od długiego, długiego czasu),
• Użyj adresu e-mail z prośbą o urlop, który najlepiej pasuje do Twojej konkretnej sytuacji (np. prośba o dzień wolny, prośba o PTO, prośba o przeniesienie urlopu),
• Przejdź od razu do rzeczy – nie rób zbyt długiego wprowadzenia,
• Napisz zwięzły temat, wskazując, czego dotyczy wiadomość e-mail oraz
• Wysyłając wniosek o urlop, użyj służbowego adresu e-mail, a nie prywatnego adresu e-mail.

Dyrektor HR Sally Ahmed mówi, że ustalenia nie są aż tak istotne, jeśli podczas ich pisania pomyślisz o innych:

„Niezależnie od formatu, najważniejsze wnioski muszą być jasne, zwięzłe i uwzględniać obciążenie pracą podczas Twojej nieobecności, tak aby menedżer mógł z łatwością życzyć Ci wszystkiego najlepszego, gdy Cię nie ma”.

Często zadawane pytania dotyczące składania wniosków o urlop

W tej sekcji omówiono niektóre z najczęstszych pytań dotyczących ubiegania się o urlop.

Dlaczego napisanie e-maila z prośbą o urlop jest ważne?

Napisanie e-maila z prośbą o urlop ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozostawia ślad. Mówiąc najprościej, Ty, Twój szef i zespół HR będziecie wiedzieć o Twoim pisemnym urlopie, nie pozostawiając miejsca na błędną interpretację tego, czy poprosiłeś o czas wolny.

Z jakim wyprzedzeniem należy wysłać e-mail z prośbą o urlop?

Dobrą zasadą jest sprawdzenie polityki firmy, aby ustalić, z jakim wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop. Załóżmy jednak, że planujesz wziąć tydzień wolnego. W takiej sytuacji warto wysłać prośbę o urlop na 2-3 tygodnie przed planowanym urlopem.

Czy mogę wysłać e-mail z prośbą o urlop na pół dnia wolnego?

Zależy to od polityki firmy dotyczącej czasu wolnego. Niektóre firmy pozwalają na wzięcie pół dnia wolnego, inne nie. Dobrym pomysłem jest więc skontaktowanie się z działem HR lub szefem.

Co się stanie, jeśli mój e-mail z prośbą o urlop zostanie odrzucony?

Twój szef może odmówić Ci dni urlopu ze względu na pracowity okres. Jeśli czujesz, że szef Cię skrzywdził, możesz przekazać sprawę do działu HR. Jeśli jednak nie otrzymałeś e-maila z prośbą o urlop na czas, być może to Twoja wina, że ​​Twój przełożony nie przyjął Twojej prośby. W tym drugim przypadku wystarczy poczekać na kolejną okazję do urlopu i wysłać go w odpowiednim czasie.

Jak złożyć wniosek urlopowy za pomocą Clockify

Aby poprawić sobie nastrój na wakacjach i mieć pewność, że czas wolny przebiegnie zgodnie z planem, możesz skorzystać z PTO i narzędzia do śledzenia wakacji, takiego jak Clockify.

Aby poprosić o urlop w Clockify wystarczy:

• Zaznacz , czy korzystasz ze zwolnień lekarskich, urlopu, świąt lub zarobionego czasu wolnego,
• Wybierz okres, w którym planujesz wziąć urlop,
• Dodaj notatkę dla menedżera (opcjonalnie) i
• Naciśnij przycisk Wyślij.

Twój przełożony natychmiast otrzyma e-mail z prośbą o zatwierdzenie Twojego wniosku o urlop.

Otrzymasz powiadomienie ze szczegółami, gdy tylko Twój przełożony podejmie decyzję, czy zatwierdzić Twój wniosek o urlop.

W ten sposób Ty i Twoja firma zaoszczędzicie mnóstwo czasu na przesyłanie wiadomości e-mail. Co więcej, funkcja Czas wolny w Clockify pozwala mieć wszystkie wykorzystane i niewykorzystane dni urlopu w jednym miejscu.

Zacznij śledzić swój płatny czas wolny i inne wnioski urlopowe za pomocą narzędzia do zarządzania czasem — zarejestruj się w Clockify już dziś!