Współczynnik wykorzystania: co to jest i jak go obliczyć (+ wskazówki, jak go poprawić)

Czy zarządzasz firmą świadczącą usługi profesjonalne, taką jak firma programistyczna, studio projektowe lub inne przedsiębiorstwo projektowe?

W takim przypadku, aby skutecznie działać, musisz efektywnie zarządzać czasem i przydzielać zasoby.

Nieefektywne zarządzanie czasem i zasobami może spowodować poważne straty finansowe dla firmy.

Wtedy w grę wchodzi wskaźnik wykorzystania .

Badanie współczynnika wykorzystania to doskonały sposób śledzenia wydajności firmy.

Jeśli współczynnik wykorzystania jest dla Ciebie nowy i chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat — zostań, ponieważ w tym poście na blogu uzyskasz odpowiedzi na następujące pytania:

• Jaki jest wskaźnik wykorzystania?
• Jak to obliczyć?
• Jakie są korzyści z monitorowania wskaźnika wykorzystania?
• Co to jest miesięczny raport wykorzystania?
• W jaki sposób miesięczny raport wykorzystania może pomóc w określeniu wskaźnika wykorzystania?
• Co można zrobić, aby poprawić stopień wykorzystania?

Jaki jest wskaźnik wykorzystania?

Współczynnik wykorzystania reprezentuje procent całkowitego rozliczanego czasu pracy pracownika, co czyni go jednym z kluczowych wskaźników wydajności dla firmy. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to rodzaj pomiaru wydajności, który ocenia sukces Twojej firmy. Pomagają członkom Twojego zespołu skupić się na ważnych zadaniach i wspierają Twoją strategię. Dlatego monitorowanie wskaźnika wykorzystania pomaga osiągnąć cel, jakim jest ulepszenie działalności poprzez dokładny pomiar rozliczonych godzin i dążenie do ich maksymalizacji.

Rozliczane godziny obejmują zadania bezpośrednio związane z projektem, które możesz uwzględnić na fakturze swojego klienta. Niektóre z tych zadań to:

• Planowanie,
• Badania,
• Wykonanie projektu,
• Komunikacja z klientem i
• Weryfikacja Twojej pracy.

Oprócz godzin płatnych istnieją również godziny nierozliczane, które obejmują zadania, których nie można rozliczyć z klientem. Godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują zadania, takie jak wewnętrzne spotkania zespołu i rozmowy telefoniczne.

Istnieje małe prawdopodobieństwo, że zwykły pracownik wykona 40 godzin rozliczanej pracy w ciągu tygodnia, ze względu na swoje nierozliczane zadania. Aby uzyskać idealny wskaźnik wykorzystania, konieczne jest osiągnięcie właściwej równowagi godzin płatnych i niepłatnych.

Jeżeli wskaźnik wykorzystania wynosi:

• Zbyt niskie — zazwyczaj oznacza to, że Twój zespół musi wykonać więcej pracy lub
• Zbyt wysoki — wskazuje, że Twoja firma oszczędza na kluczowych zadaniach wewnętrznych i możesz potrzebować więcej oddanych pracowników.

Współczynnik wykorzystania jest najczęściej używany w usługach profesjonalnych — chociaż inne firmy mogą go używać do oceny bieżącej produktywności swoich pracowników.

W końcu upewnienie się, że Twoi pracownicy efektywnie spędzają czas, ma kluczowe znaczenie dla produktywności.

Jak obliczyć wskaźnik wykorzystania?

Jaka metoda obliczania wskaźnika wykorzystania jest najbardziej efektywna?

Standardowa formuła wskaźnika wykorzystania jest stosunkowo prosta:

Łączna liczba rozliczonych godzin / Całkowita liczba dostępnych godzin = Wskaźnik wykorzystania

Załóżmy na przykład, że członek zespołu ma 30 rozliczanych godzin w 40-godzinnym tygodniu pracy. Oto obliczenie:

30/40 = 0,75

Zatem ich stopień wykorzystania wyniósłby 0,75, czyli 75%.

Aby uzyskać dokładniejszy obraz sukcesu biznesowego i określić ogólną rentowność firmy, upewnij się, że mierzysz wskaźniki wykorzystania dla wszystkich członków zespołu.

Wskaźnik wykorzystania pracowników wpływa na ogólną marżę zysku. Marża zysku określa rentowność firmy, produktu lub usługi. Im większa marża zysku, tym większe sukcesy odnosi firma. Oznacza to, że stopień wykorzystania i marża zysku są ze sobą nierozerwalnie związane.

Jaki jest idealny wskaźnik wykorzystania i wskaźnik realizacji?

Idealny wskaźnik wykorzystania to stopień wykorzystania, który firma powinna osiągnąć, aby osiągnąć pożądaną marżę zysku.

Idealny wskaźnik wykorzystania można obliczyć, dzieląc koszty (tj. wydatki na zasoby i koszty ogólne) i zysk netto przez całkowitą liczbę godzin (tj. potencjalną wydajność) i stawkę fakturowaną.

Oto wzór na obliczenie idealnego wskaźnika wykorzystania:

(Koszty + Zysk) / (Potencjalna wydajność x stawka naliczana) x 100 = Idealny wskaźnik wykorzystania

Teraz bądźmy szczerzy — niekoniecznie jest prawdą, że im wyższy wskaźnik wykorzystania, tym lepiej.

Wskaźnik wykorzystania bliski 100% może wskazywać na przepracowaną siłę roboczą na skraju wypalenia.

Jeśli firma ma wskaźnik wykorzystania powyżej 100%, zazwyczaj jest to oznaką niewystarczającego przygotowania lub zbyt dużej ilości pracy wykraczającej poza zakres projektu.

Innym ważnym pojęciem, o którym musimy wspomnieć, jest wskaźnik realizacji . Reprezentuje stosunek rozliczanych godzin do całkowitej kwoty pobieranej od klientów.

W ten sposób obliczasz wskaźnik realizacji:

(Całkowita rozliczona liczba godzin) / (Całkowita liczba rozliczonych godzin) = Wskaźnik realizacji

Znaczące różnice między wskaźnikami wykorzystania i realizacji oznaczają, że Twój zespół spędza zbyt dużo czasu na czynnościach niepodlegających rozliczeniu lub że w przygotowaniu jest więcej pracy.

Jakie są korzyści z monitorowania wskaźnika wykorzystania?

Monitorowanie stopnia wykorzystania umożliwia śledzenie projektu w czasie rzeczywistym.

W rezultacie jest znacznie mniej prawdopodobne, że przeoczysz kluczowe informacje o swoich projektach i staniesz się bardziej proaktywny w dostrzeganiu błędów, zanim przerodzą się one w poważne problemy.

Oto niektóre z najważniejszych korzyści płynących ze śledzenia współczynnika wykorzystania :

• Śledzi koszty zasobów,
• Dostosowuje marżę zysku,
• Wspiera rozwój biznesu i
• Usprawnia planowanie projektów.

Korzyść nr 1: Śledzenie kosztów zasobów

Obliczanie współczynnika wykorzystania pomaga upewnić się, że nie wykorzystujesz ani nie nadużywasz zasobów, pozostając w ramach budżetu — ponieważ śledzisz, kiedy i gdzie wydano określoną kwotę funduszy.

Aby lepiej śledzić koszty zasobów, możesz zadać sobie następujące pytania:

• Czy dodatkowe zasoby są wykorzystywane, na przykład, do zadań niepodlegających rozliczeniu?
• Czy wszystkie rozliczane godziny są regularnie śledzone i rejestrowane?

Korzyść nr 2: Dostosowuje marżę zysku

Aby zwiększyć marżę zysku i zarobić więcej pieniędzy, prawidłowe obliczenia wskaźnika wykorzystania zapewniają, że Twoja firma rozlicza klientów za odpowiednią liczbę rozliczanych godzin.

Może się zdarzyć, że Twój wskaźnik wykorzystania jest wysoki, ale Twoja marża zysku jest niska. Jeśli tak jest, przeanalizuj produktywność pracowników, aby dowiedzieć się, jak spędzają czas i nad czym aktualnie pracują. Ponadto powinieneś przeanalizować opex, czyli wydatki operacyjne, potrzebne do prowadzenia firmy.

Korzyść nr 3: Poprawia rozwój biznesu

Wskaźniki wykorzystania mogą również pokazywać, które produkty lub usługi są najbardziej opłacalne. Może to pomóc kierownictwu w określeniu potencjalnych obszarów wzrostu i miejsc, w których mogliby dodać personel.

Wysokie wskaźniki wykorzystania często pokazują, które usługi są bardziej przydatne i skorelowane z rentownością.

Informacje te mogą być przydatne dla ekspertów w dziedzinie rozwoju biznesu i sprzedaży. Może to pomóc im spędzać czas na potencjalnych klientach związanych z projektami, które mają być bardziej opłacalne.

Korzyść nr 4: Usprawnia planowanie projektów

Monitorowanie wskaźników wykorzystania może również pomóc w optymalizacji planowania projektu i dystrybucji zasobów.

Na przykład projekt rozwoju oprogramowania z sześcioma osobami miałby niski wskaźnik wykorzystania, gdyby wykorzystywali oni tylko 50% przydzielonego im czasu pracy. Taka sytuacja może świadczyć o tym, że nad tym samym projektem pracuje zbyt wielu pracowników lub że inne rzeczy zajmują ich uwagę.

Co to jest raport wykorzystania?

Przy monitorowaniu stopnia wykorzystania na pewno przyda się jedna rzecz — raport wykorzystania.

Raport wykorzystania pomaga dokładnie określić, ile czasu przydzielonego zespołowi to:

• Zaplanowany,
• Dostępne i
• Efektywnie wykorzystany.

Raport wykorzystania składa się z kilku różnych kryteriów, które pokazują wskaźniki wykorzystania:

• Wykorzystanie podlegające rozliczeniu — część zdolności danej osoby wykorzystana w rozliczanych godzinach pracy oraz
• Wykorzystanie niepodlegające rozliczeniu — Proporcja zdolności danej osoby do pracy niepodlegającej rozliczeniu (spotkania zespołu, rozwój/szkolenie personelu, tworzenie sieci kontaktów i uczestnictwo w konferencjach itp.).

Umiejętności prognozowania przydają się podczas tworzenia raportów wykorzystania. Aby poprawić swoje umiejętności prognozowania — które pomagają uwzględniać zarówno obecne, jak i przyszłe obciążenia pracą podczas przydzielania projektów pracownikom — kierownik może porównać obciążenie pracą członków swojego zespołu w danym okresie w dniach, tygodniach lub miesiącach, aby ocenić, ile pracy zostało zaplanowane.

Zamiast ręcznie tworzyć takie harmonogramy, menedżerowie mogą wybrać aplikację do planowania zespołu, taką jak Clockify, w celu bardziej efektywnego rozłożenia obciążenia zespołu.

To wszystko, co musisz wiedzieć, jeśli chodzi o podstawy raportu wykorzystania.

Teraz wspomnimy o zaletach posiadania miesięcznego raportu wykorzystania.

Co miesięczny raport wykorzystania może dać firmie?

Miesięczny raport wykorzystania przedstawia wskaźniki wykorzystania zasobów w czasie rzeczywistym w całej firmie. To powiedziawszy, miesięczny raport wykorzystania jest korzystny do podejmowania decyzji na miejscu, na przykład podczas nieoczekiwanego niepowodzenia lub wąskiego gardła.

Planowanie nadchodzących projektów i innych prac jest łatwiejsze dzięki wiedzy o tym, ile zdolności mają członkowie zespołu z wyprzedzeniem.

Posiadanie jasnego wyobrażenia o tym, ile zdolności mają członkowie zespołu, pomaga również menedżerom w rozdzielaniu obciążeń w zespole. W ten sposób pracownicy będą bardziej produktywni i nie będą przytłoczeni pracą.

Po zinterpretowaniu wyników z raportów wykorzystania czas na poprawę wskaźnika wykorzystania pracowników.

Wskazówki dotyczące poprawy wskaźnika wykorzystania pracowników

Menedżerowie powinni znaleźć sposoby na zwiększenie produktywności pracowników, a co za tym idzie, na poprawę wskaźnika wykorzystania pracowników.

Jeśli nie masz pewności, jak to zrobić, poniższe wskazówki mogą ci pomóc.

Wskazówka nr 1: Regularnie porównuj czas rozliczany z czasem niepodlegającym rozliczeniu

Musisz zdać sobie sprawę z tego, w jaki sposób dystrybuowany jest czas Twojego zespołu, aby móc rozróżnić czas płatny i niepłatny.

Aby wiedzieć, czy Twoi pracownicy spędzają wystarczająco dużo czasu na wykonywaniu pracy, za którą można zapłacić klientowi i która przynosi zysk, konieczne jest ustalenie właściwej równowagi między pracą płatną i niepłatną. Jest to ważne dla wstępnego obliczenia wskaźnika wykorzystania pracowników.

Ogólnie rzecz biorąc, choć tylko godziny rozliczeniowe przynoszą zysk, równie ważne są godziny nierozliczeniowe. Na przykład nie możesz pobierać opłat od klientów za zadania administracyjne lub szkolenia pracowników, ale te niepodlegające rozliczeniu zadania są kluczowe, ponieważ poprawiają jakość Twojej firmy.

Stosunek czasu rozliczanego do czasu niepodlegającego rozliczeniu może się znacznie różnić w zależności od projektu oraz w miarę rozwoju firmy i zespołu.

Aby mieć lepszy wgląd w rozliczane i nierozliczane godziny w zespole, należy tworzyć regularne raporty wykorzystania i badać każdy okres.

Wskazówka nr 2: Monitoruj rzeczywisty i szacowany czas

Łatwo założyć, że wiesz, ile czasu ktoś będzie potrzebował na wykonanie zadania. Ale gdy zaczniesz porównywać czas oczekiwany i rzeczywisty dla wszystkiego, co robi Twój zespół, prawdopodobnie zmienisz zdanie.

Możesz przeszacować lub niedoszacować rzeczywistą ilość czasu, jaką Twój zespół spędza na zadaniach, i jedno i drugie jest szkodliwe:

• Niedoszacowanie może skutkować niewykrytymi problemami w projekcie i niedokładnymi fakturami oraz
• Przeszacowanie może skutkować niską produktywnością i powolnym rozwojem firmy.

Śledzenie szacunkowe w czasie rzeczywistym może uwypuklić niepotrzebną stratę kilku minut tu i tam, co dodaje kluczowych godzin na każdym etapie pracy klienta i na każdym poziomie odpowiedzialności zespołu.

Szacunki zadań mogą się przydać, gdy próbujesz ustalić, czy pobierasz wystarczającą opłatę za zadania. Szacunki mogą również pomóc w doskonaleniu umiejętności szacowania nadchodzących projektów.

Możesz użyć narzędzia, takiego jak Clockify, do oszacowania projektu. W Clockify możesz mierzyć, jak dobrze radzi sobie Twój zespół poprzez:

• Szacowanie czasu potrzebnego do realizacji projektu,
• Śledzenie postępów i
• Porównanie czasu oczekiwanego i rzeczywistego.

Wskazówka nr 3: Jasno zdefiniuj zakres obowiązków

Osiągnięcie optymalnego wykorzystania może być trudne, jeśli personel ma problemy ze zrozumieniem swoich ról (w tym celów i obowiązków).

Aby pomóc im uniknąć nieporozumień i zobowiązać się do ukończenia pracy, kierownik powinien podać szczegółowe informacje na temat zadań i jednoznaczne wyjaśnienie obowiązków służbowych.

Dobrze zdefiniowane role i zadania mogą również pomóc w ustaleniu, czy masz problem z wykorzystaniem lub czy nadszedł czas, aby dodać nowego członka zespołu, aby wypełnić lukę, gdy obciążenie pracą stanie się zbyt duże.

Porada 4: Zbierz opinie pracowników

Chociaż dane są kluczowe, są chwile, kiedy żadna liczba raportów nie będzie w stanie ujawnić, czy Twoi pracownicy produktywnie wykorzystują swój czas.

Chociaż mogłoby się wydawać, że pracownicy dobrze zarządzają swoimi zadaniami, a wskaźnik wykorzystania rośnie, może to ulec zmianie z powodu różnych okoliczności. Na przykład zmiana obowiązków jednego zespołu mogła spowodować wąskie gardło dla innego zespołu, ale efekt nie został jeszcze zauważony w raportach.

Menedżerowie mogli łatwo uniknąć takich sytuacji, organizując częste spotkania jeden na jeden między personelem a kierownictwem. W ten sposób pracownicy mogą czuć się bardziej swobodnie i zachęceni przypadkowymi meldunkami. Może to również pomóc im w utrzymaniu spójnego harmonogramu pracy.

Dyskusje te są również doskonałym sposobem na wykrycie problemów, zanim zaczną podważać rentowność firmy.

Porada 5: Zachęcaj do przerw i regularnego czasu wolnego

Pomimo tego, co może wydawać się sprzeczne, badania wykazały, że regularne przerwy zwiększają produktywność.

Pracownicy nie powinni spędzać przerw na bezsensownych czynnościach, takich jak przeglądanie mediów społecznościowych, ale wykorzystać ten czas na odpoczynek i naładowanie baterii. W ten sposób, gdy wrócą do pracy po przerwie, będą mogli lepiej się skoncentrować i skuteczniej wykonywać swoje zadania.

Jeśli pracownicy będą robić regularne przerwy, będą bardziej produktywni, co z kolei skutkuje wyższym wskaźnikiem wykorzystania.

Dodatkowo wykorzystanie czasu wolnego od pracy sprawia, że ​​pracownicy są mniej zestresowani i znacznie bardziej efektywni w pracy, co również zwiększa stopień wykorzystania.

Porada 6: Pozbądź się przyziemnych zadań lub uczyń je bardziej znaczącymi

Jeśli to możliwe, unikaj przydzielania małym i przyziemnym zadaniom zespołowi, gdy ten stara się skoncentrować na ważniejszym celu. Przeanalizuj dzienny harmonogram zespołu, aby określić czynności, które możesz wyeliminować, aby zwolnić czas członków personelu i poświęcić je na bardziej krytyczne zadania.

Na przykład nie wszyscy powinni być zapraszani na wszystkie spotkania. Wyrób sobie więc nawyk zapraszania na różnego rodzaju spotkania w Twojej organizacji tylko niezbędnych uczestników. W końcu, chociaż Twoje codzienne PR-owe spotkania mogą być interesujące dla Twojego zespołu programistów, zwykle nie są one kluczowe dla pracy programistów — najlepiej więc, jeśli nie mają obowiązku w nich uczestniczyć.

Ogólnie rzecz biorąc, każda praca ma pewne powtarzalne zadania, które mogą wydawać się nieważne i niepotrzebne. Jednak niektóre z tych zadań istnieją nie bez powodu – ich realizacja prowadzi do osiągnięcia celu wyższego rzędu. Menedżerowie powinni promować nadrzędne kadrowanie — koncepcję wyjaśnioną w jednym z badań HBR, która promuje ideę wyjaśniania kontekstu przyziemnych zadań, aby uczynić je bardziej znaczącymi i przyjemnymi dla pracowników.

Zamiast spędzać zbyt dużo czasu na zadaniach, które są tylko formalnością, powinieneś skupić się na zadaniach przynoszących korzyści biznesowi.

Porada 7: Dopasuj umiejętności pracownika do ról zawodowych

Zrozumienie zdolności pracowników, osobowości w miejscu pracy i preferencji behawioralnych ma kluczowe znaczenie dla uzyskania wglądu w sposób, w jaki funkcjonują oni najlepiej iw rezultacie poprawy produktywności.

Na przykład ekstrawertyczna, pomysłowa i kreatywna osoba jest zdecydowanie doskonałym wyborem do przedstawiania klientom pomysłów. Z drugiej strony, jeśli takim pracownikom zostanie przydzielone zadanie wymagające większej liczby reguł i zorientowane na szczegóły, mogą mieć problemy z jego wykonaniem.

Wymaganie od pracowników doskonałości we wszystkim jest nieskuteczne i przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Dokładnie rozważ każde zadanie i ustal, czy pracownik jest właściwym wyborem do jego wykonania, czy nie. Jeśli nie, poszukaj kogoś o cechach, które lepiej pasują do wymagań zadania.

Wskazówka nr 8: Pracuj z domu

Na pierwszy rzut oka zezwolenie pracownikom na pracę z domu może wydawać się nieefektywne, ponieważ nie ma sposobu, aby zapewnić ich ciągłą produktywność, gdy nikt nie patrzy.

Ale prawda jest odwrotna. Wierzcie lub nie, ale badania pokazują, że pracownicy zdalni są bardziej produktywni niż pracownicy biurowi. Zatem — jeśli pozwala na to rodzaj pracy — menedżerowie powinni umożliwić swoim pracownikom pracę z domu.

Podsumowując: długoterminowa rentowność wzrośnie, gdy zwiększysz wykorzystanie pracowników

Jeśli zdecydujesz się śledzić stopień wykorzystania pracowników, będziesz mógł:

• Monitoruj koszty zasobów,
• Dostosuj marżę zysku,
• Pomóż swojej firmie rozwijać się i rozwijać
• Usprawnij planowanie projektów.

Im dokładniej monitorujesz stopień wykorzystania pracowników, tym łatwiej będzie znaleźć problemy, rozwiązania i możliwości awansu.

Śledzenie wskaźnika wykorzystania zwiększy produktywność pracowników i poprawi ogólną efektywność Twojej firmy.

‼️ Czy monitorujesz stopień wykorzystania pracowników? Czy masz jakieś inne wskazówki dotyczące poprawy wskaźników wykorzystania? Napisz do nas na adres [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. Ponadto, jeśli podobał Ci się ten artykuł, podziel się nim z kimś innym, kto uzna go za przydatny.