Wykorzystanie integracji do zbudowania systemu QuickBooks ERP

Z ponad sześcioma milionami klientów, QuickBooks jest najpopularniejszym oprogramowaniem księgowym dla małych firm na rynku, atrakcyjnym dla firm od poziomu solopreneur po przedsiębiorstwa dzięki szerokiej gamie ofert.

W rezultacie oprogramowanie musi być wystarczająco elastyczne, aby mogło się przemieszczać i rozwijać wraz z firmami. Nie ma sensu budować trwałego klienta tylko po to, by go stracić, gdy uderzy w 50 pracowników.

Podobnie jak inni dostawcy oprogramowania księgowego — tacy jak Xero i Sage — firma QuickBooks osiągnęła elastyczność, po części dzięki silnemu zestawowi integracji.

Dzisiaj przyjrzymy się rozszerzeniu QuickBooks na sferę planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) poprzez oferty rynkowe oprogramowania.

Chociaż na rynku dostępnych jest wiele bezpłatnych lub otwartych ofert ERP, zakres tych ofert i perspektywa pozostawienia QuickBooks często okazuje się wystarczająco zniechęcający, aby powstrzymać firmy przed przejściem na nową technologię, kiedy powinny.

Każda rozwijająca się firma, która unika wdrożenia ERP, może napotkać problemy z wydajnością, planowaniem i finansami, próbując połączyć ruchome części rozwijającej się firmy.

Dołączając funkcjonalność ERP do QuickBooks, możesz odzyskać część tej wydajności bez konieczności wydawania fortuny lub podejmowania ogromnej zmiany technologicznej.

Co to jest oprogramowanie ERP i jak pomaga?

Zanim zagłębimy się w opcje i ścieżki dostępne dla małych firm, porozmawiajmy o systemach ERP.

Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa to zestaw modułów oprogramowania, które łączą w jednym miejscu funkcje finansowe, planowania, produkcji, zapasów i HR (między innymi). Opierając się na wspólnym zestawie definicji i zestawów danych, systemy ERP umożliwiają złożonym firmom uzyskanie jasnego obrazu ich operacji.

Wyobraź sobie sprzedawcę, który po otwarciu produkuje i sprzedaje samochodzik-zabawkę. Sprzedaż i gotówka są rejestrowane, a świat idzie dalej.

A teraz wyobraź sobie, że sprzedawca detaliczny jest globalną firmą wartą wiele milionów dolarów, która ma dział produkcyjny, który liczy sprzedaż po utworzeniu produktu, magazyn, który liczy sprzedaż, gdy produkt jest wysyłany, oraz dział sprzedaży, który liczy sprzedaż po złożeniu zamówienia. Dział księgowości firmy liczy sprzedaż dopiero po rozliczeniu czeku.

Takiemu biznesowi trudno odpowiedzieć na pytanie „Ile planujemy zrobić w sprzedaży w przyszłym kwartale?” Zazwyczaj mechanizm finansowy firmy napędza jego przyjęcie ERP (lub jego brak).

Budowanie systemu ERP

Aby zbudować system ERP, potrzebujemy silnego szkieletu finansowego i bazy danych.

Wprowadź oprogramowanie księgowe.

Oprócz rdzenia danych finansowych możesz nałożyć dowolne moduły ERP, które mają sens dla Twojej firmy. Podczas gdy tradycyjne systemy ERP — masywne, często fantastycznie drogie molochy — są zwykle wypełnione po brzegi modułami niezależnie od potrzeb, nowoczesne systemy ERP są modułowe i elastyczne.

Jeśli nie potrzebujesz modułu produkcyjnego, nie będzie go. Konstruowanie ERP na bazie podstawowego systemu księgowego odtwarza tę modułowość, ale oferuje więcej dostawców dla przyszłych dodatków niż klasyczny system ERP jednego dostawcy, a wszystko to w dążeniu do finansowej prawdy Twojej firmy.

Pliki ERP.

Połączenie QuickBooks

To prowadzi nas z powrotem do QuickBooks (chociaż wiele rozszerzalnych systemów księgowych dostępnych na rynku oferuje tę samą funkcjonalność). Aby zbudować własny odpowiednik ERP, musisz wybrać między QuickBooks Online Plus a Desktop Enterprise. Ten pierwszy skaluje się i można uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, ale brakuje mu niektórych narzędzi do inwentaryzacji i produkcji.

Fundera przeprowadziła niezłe zestawienie online w porównaniu z przedsiębiorstwami, dotyczące różnic między nimi. Na potrzeby tego artykułu skupimy się na Desktop Enterprise ze względu na jego siłę w obsłudze zapasów. To także smak wybierany przez większe firmy.

Sklep z aplikacjami QuickBooks

QuickBooks umieszcza wszystkie swoje aplikacje w jednym miejscu, QuickBooks App Store. Możesz wyszukiwać, filtrować i znajdować dokładnie tę aplikację, której potrzebujesz do zbudowania swojego ERP.

Chociaż w sklepie dostępnych jest kilka bezpłatnych opcji, większość aplikacji to koszty, które musisz zaplanować. Na przykład: Fishbowl jest jedną z najlepiej ocenianych integracji produkcyjnych dla QuickBooks i zaczyna się od 10 095 USD. Nawet dobrze prosperujący biznes nie wyda takiej gotówki dla kaprysu.

Zanim zaczniesz tworzyć, zapoznaj się z ofertą sklepu z aplikacjami i dowiedz się, co jest dostępne. QuickBooks zbiera recenzje, a wiele z dostępnych opcji zostało również sprawdzonych w Capterra.

Budowanie stosu ERP

Po wybraniu smaku QuickBooks możesz zanurzyć się w rzeczywistej konstrukcji ERP. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, nie martw się.

Omówię dwie aplikacje — HandiFox i Method:CRM — które pomogą Ci osiągnąć sukces w systemie ERP. Obie aplikacje zajmują najwyższe pozycje w swoich kategoriach QuickBooks App Store — odpowiednio w magazynie i CRM.

To da ci wyobrażenie o tym, co jest wymagane do uruchomienia systemu ERP na szkielecie QuickBooks.

HandiFox: Integracja zarządzania zapasami z QuickBooks

HandiFox jest dostępny w dwóch wersjach: Start i Pro. Start zawiera większość narzędzi do zarządzania zapasami, z których znana jest marka, podczas gdy Pro dodaje kilka opcji dotyczących klientów i rozliczeń. Omówimy Start poniżej.

HandiFox zapewnia lepszy interfejs do QuickBooks do zarządzania zapasami. Chociaż QuickBooks ma pewne możliwości śledzenia, interakcja z danymi nie jest prosta. HandiFox sprawia, że ​​dane są atrakcyjne wizualnie i dostępne w sposób, który obsługuje codzienne zadania inwentaryzacyjne.

HandiFox w akcji.

Powody, dla których warto go używać:

• HandiFox umożliwia skanowanie kodów kreskowych telefonem komórkowym. Jeśli otrzymujesz, wysyłasz lub przesyłasz zapasy, możesz to wszystko zrobić za pomocą interfejsu mobilnego HandiFox. Dane są następnie przesyłane do QuickBooks w celu aktualizacji dokumentacji finansowej.
• Pamiętasz, kiedy cytowałem jedną wersję prawdy jako główną korzyść ERP? Dzięki aplikacji do zarządzania zapasami umieszczonej z przodu systemu możesz łatwo śledzić, wyceniać i manipulować zapasami bez tworzenia wielu wersji tego, co masz pod ręką. Twoje zapisy finansowe będą następnie odzwierciedlać zapisy systemu zarządzania zapasami, ułatwiając lepsze prognozy popytu i zrozumienie zasobów.
• Aplikacje do zarządzania zapasami, takie jak HandiFox, zapewniają dostęp do dodatkowych warstw danych o zapasach. Chociaż QuickBooks może przechowywać dane dotyczące wartości i liczenia, nie jest przeznaczony do samodzielnego śledzenia numerów partii lub lokalizacji składowania. HandiFox nakłada to wszystko na istniejące dane, umożliwiając lepsze śledzenie i wybieranie zapasów, gdy aktualizuje QuickBooks odpowiednimi informacjami.

Metoda:CRM: integracja CRM z QuickBooks

Metoda robi dla ludzi to, co HandiFox robi dla rzeczy. Podczas gdy QuickBooks przechowuje pewne informacje o klientach, na których można sporządzić garść raportów, jest to przede wszystkim platforma księgowa.

Dzięki integracji z CRM nadajesz błyszczącą twarz danym klientów QuickBooks bez tworzenia nowego i nieco innego zestawu danych, jak w przypadku samodzielnego CRM.

Powody, dla których warto go używać:

• Metoda: CRM synchronizuje zmiany informacji o klientach z QuickBooks, zachowując tę ​​pojedynczą wersję prawdy, której szukamy.
• Podobnie jak HandiFox, Method nakłada również nowe poziomy danych dotyczących kontaktów, historii zakupów i interakcji oraz skuteczności kampanii marketingowych. Pobiera podstawowe dane, które pozwalają QuickBooks działać, i umieszcza na wierzchu dodatkowe dane, które pomogą Twojej firmie prosperować.

• Metoda:CRM umożliwia dodanie portalu płatności do Twojej witryny, tworzenie kampanii e-mail marketingowych przy użyciu kontaktów QuickBook i śledzenie potencjalnych klientów bez zakłócania bazy danych. Oznacza to koniec z przewijaniem stron klientów, których zaproponowałeś. Zamiast tego ci potencjalni klienci żyją w Metodzie, dopóki nie staną się rzeczywistymi klientami i zostaną wepchnięci do QuickBooks.

Utrzymywanie płynnego działania QuickBooks ERP

Jeśli znajdziesz odpowiednie integracje dla swojej firmy, możesz utrzymać swoją firmę wokół jednej wersji prawdy. Koniec z powtarzaniem w kółko, ile sprzedałeś, jakie produkty są gdzie, lub komu zapłacono.

Wybrane integracje powinny w dużej mierze zależeć od rodzaju prowadzonej działalności. Myślę, że CRM to dobry zakład dla każdego, ale Twoje wybory dotyczące produkcji, magazynowania i HR są zależne od branży.

Jeśli istnieją inne aplikacje QuickBooks, których używasz w swojej firmie, poinformuj wszystkich w komentarzach poniżej. Jeśli własny system nie jest odpowiedni dla Twojej firmy, sprawdź katalog ERP firmy Capterra, który zawiera ponad 400 opcji oprogramowania.