Korzystanie z programu Excel do księgowości małych firm
Opublikowany: 2022-05-07Dowiedz się, jak program Excel może pomóc w przekształceniu księgowości w małych firmach.
Po kalkulatorach arkusze kalkulacyjne są najlepszym przyjacielem księgowego, jeśli chodzi o zarządzanie podstawowymi zadaniami księgowymi (pomyśl o księgach rachunkowych i bilansach). Ale czy Microsoft Excel nadal spełnia oczekiwania w erze innowacyjnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i blockchain?
Tak, w zależności od Twoich wymagań księgowych i finansowych.
Jeśli potrzebujesz pomocy w standaryzacji procesów i przyspieszeniu zadań, Excel jest narzędziem dla Ciebie.
Excel może pomóc w większości podstawowych (np. księgowość, zarządzanie fakturami), ale jeśli szukasz pomocy w zaawansowanych funkcjach księgowych, takich jak zarządzanie przepływami pieniężnymi i podatkami, możesz rozważyć oprogramowanie księgowe.
Usprawnij wyszukiwanie oprogramowania dzięki naszemu przewodnikowi po krótkiej liście
Szybko znajdź odpowiednie narzędzie dzięki tej migawce najpopularniejszego oprogramowania księgowego
W tym artykule przyjrzymy się niektórym kluczowym trendom w używaniu programu Excel, zaletom i funkcjom, bezpłatnym szablonom programu Excel oraz kiedy należy rozważyć program Excel w księgowości dla małych firm.
Trendy użycia programu Excel w księgowości małych firm
Zanim zagłębimy się w funkcje i zalety programu Excel, ważne jest, aby zrozumieć, jak w ciągu ostatnich kilku lat zmieniło się wykorzystanie programu Excel do księgowości dla małych firm.
Excel nadal jest jednym z najpopularniejszych narzędzi księgowych używanych przez menedżerów finansów małych firm. Mniejsze firmy zwykle mają i wykorzystują mniej danych finansowych w porównaniu z przedsiębiorstwami, a program Excel pozwala takim firmom skoncentrować się na podstawowych zadaniach księgowych, takich jak planowanie i prognozowanie budżetu.
Oto zestawienie narzędzi księgowych używanych przez firmy z USA:
Podział narzędzi księgowych używanych przez firmy z USA (Źródło)
Pomimo popularności programu Excel, jego wykorzystanie w księgowości stopniowo spada wśród firm każdej wielkości, jak pokazano na poniższym wykresie.
Jedną z możliwych przyczyn tego spadku jest spadająca cena oprogramowania ERP i narzędzi księgowych opartych na chmurze, które skupiają się w szczególności na podstawowych funkcjach, takich jak zarządzanie fakturami.
Wykorzystanie programu Excel do księgowości biznesowej spada od 2017 r.(Źródło)
Korzyści z używania programu Excel do księgowości małych firm
- Porównaj zestawy danych : pomaga porównywać zestawy danych finansowych, takie jak łączna liczba zobowiązań i należności, w celu obliczenia wielkości przepływu środków pieniężnych w danym okresie. Możesz śledzić koszty cykliczne, aby uzyskać wyraźniejszy obraz tego, dokąd trafiają Twoje pieniądze, i (w stosownych przypadkach) podzielić klientów na grupy na podstawie wielkości, lokalizacji lub zakupu, aby zobaczyć, które grupy generują największe przychody dla Twojej firmy.
- Generuj raporty z możliwością dostosowania: Twórz raporty oparte na szablonach (w tym tabele i wykresy), które można ponownie wykorzystać do zadań, takich jak zarządzanie fakturami i szacowanie wielkości przepływów pieniężnych. Raporty te można dostosować w razie potrzeby, aby dodać więcej punktów danych (takich jak wielokrotne/różne stanowe stawki podatku od sprzedaży) bez konieczności tworzenia nowego szablonu od podstaw.
- Automatyzacja wprowadzania danych: makra programu Excel pomagają zautomatyzować powtarzalne zadania związane z wprowadzaniem danych finansowych (np. kopiowanie danych z podstawowych źródeł do arkusza programu Excel). Na przykład możesz utworzyć makro, aby wyeksportować dane związane z fakturą z pliku CSV i wypełnić odpowiedni szablon zarządzania fakturami w arkuszu Excel.
Najważniejsze funkcje programu Excel, które można wykorzystać w księgowości małych firm
Tabele przestawne: Znajdujące się w menu „Wstaw” programu Excel tabele przestawne to zaawansowany format tabeli, który podsumowuje złożone zestawy danych na podstawie wybranego zakresu komórek. Stamtąd użytkownicy mogą filtrować wybrane dane w osobnym oknie.
Tabele przestawne doskonale nadają się do podsumowywania nieprzetworzonych danych księgowych i sortowania ich na różne kategorie. Załóżmy, że musisz uporządkować plany podróży w celu zarządzania wydatkami. Możesz użyć tabeli przestawnej do filtrowania złożonych zestawów danych i podsumowywania wydatków według kategorii.
Analiza warunkowa: Znajdująca się w menu „Dane” programu Excel analiza warunkowa pomaga prognozować wyniki poprzez zmianę zestawów danych w formule. Innymi słowy, ta funkcja umożliwia użytkownikom testowanie nowych wyników poprzez modyfikowanie danych bez usuwania lub zmiany podstawowego zbioru danych.
Ta funkcja jest idealna do zarządzania przepływami pieniężnymi oraz ogólnego budżetu i procesów prognozowania. Ta funkcja umożliwia użytkownikom testowanie różnych szacunków budżetowych w formacie graficznym (linia trendu lub wykres słupkowy) i zmienianie prognozy dla tych szacunków na podstawie modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika w danych budżetowych.
Arkusze prognoz: Ta funkcja znajduje się w tym samym menu, co „analiza warunkowa”, i pomaga użytkownikom prognozować trendy danych na podstawie wartości historycznych. Ta funkcja przewiduje trendy w formacie graficznym zamiast po prostu zmieniać wartości danych w komórce.
Ta funkcja jest przydatna tylko wtedy, gdy masz dane historyczne obejmujące wiele lat. Na przykład, jeśli masz dane dotyczące przepływów pieniężnych z ostatnich lat, możesz uwzględnić te dane w tabeli i użyć tej funkcji do utworzenia nowego arkusza roboczego z wykresem prognozującym przyszłe trendy w wielkości przepływów pieniężnych.
Darmowe szablony księgowe Excel
Excel zawiera gotowe szablony dla wszelkiego rodzaju funkcji księgowych, takich jak faktury, budżetowanie i nie tylko.
Możesz uzyskać arkusze uzgodnień bankowych, księgi, szablony faktur i narzędzia do śledzenia finansów osobistych bezpośrednio od firmy Microsoft. Stamtąd dostępnych jest wiele zasobów online, które pomogą Ci skonfigurować bezpłatne szablony księgowe programu Excel, takie jak filmy z YouTube, które prowadzą widzów przez różne szablony, w tym formatowanie i formuły, wraz ze wskazówkami, jak najlepiej korzystać z tego typu arkusza, gdy tylko „ już to ustawiłem.
4 rekomendacje dotyczące korzystania z programu Excel w księgowości małych firm
Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, jeśli używasz (lub rozważasz użycie) programu Excel do księgowości w małej firmie.
- Upewnij się, że żądany program to w rzeczywistości Excel . Jeśli ten artykuł brzmi zbyt wiele do nauczenia się lub nie do końca to, czego szukasz, nie zapomnij, że możesz zapoznać się z innymi opcjami oprogramowania księgowego i arkuszy kalkulacyjnych. Oto nasza lista najlepszych darmowych i open source'owych opcji oprogramowania księgowego na początek.
- Zapoznaj się z szablonami oferowanymi przez firmę Microsoft . Wyszukaj szablony księgowości i księgowości online, aby określić, czy oferta firmy Microsoft spełnia Twoje potrzeby. Kliknij tutaj, aby wyświetlić arkusze Excela, które zostały dostosowane przez firmę Microsoft. Po zapoznaniu się z szablonem możesz dostosować go w oparciu o swoje unikalne wymagania (np. oszacowanie budżetu miesięcznego lub kwartalnego, dodanie tabel przestawnych, w tym logo).
- Przejdź przez proces tworzenia szablonu, korzystając z zasobów online . Szukaj artykułów lub filmów online, które przeprowadzą Cię przez proces tworzenia i/lub używania szablonu od początku do końca. Pomoże Ci to zrozumieć interfejs programu Excel, wprowadzi Cię w dodatkowe funkcje, których możesz chcieć użyć, oraz zapewni praktyczną praktykę przed użyciem własnych danych.
- Skoncentruj się na uczeniu się na podstawie wstępnie wypełnionych zestawów danych. Praktyka czyni mistrza. Dotyczy to używania programu Excel do wszelkich zadań księgowych, takich jak zarządzanie przepływami pieniężnymi. Po sfinalizowaniu szablonu możesz przećwiczyć jego używanie ze wstępnie wypełnionymi zestawami danych, aby upewnić się, że rozumiesz, jak z niego korzystać przed wprowadzeniem własnych danych.
Kolejne kroki i dodatkowe zasoby księgowe
Jeśli korzystasz już z programu Excel i jesteś gotowy do uaktualnienia, sprawdź nasz katalog oprogramowania księgowego, w którym możesz filtrować według żądanych funkcji, aby utworzyć krótką listę.
Oto kilka dodatkowych zasobów Capterra, które pomogą Ci spełnić potrzeby księgowe Twojej firmy:
|