10 sygnałów, że nadszedł czas na uaktualnienie firmowego systemu telefonicznego

Jeśli rozważasz aktualizację systemu telefonicznego, masz kilka ważnych pytań, na które potrzebujesz odpowiedzi.
Czy to właściwy czas na aktualizację? Czy aktualizacja zmieni cokolwiek dla mojej firmy? Czy wysiłek się opłaci? Czy naprawdę wiele tracę, jeśli nie dokonam aktualizacji?
Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli wahasz się przed wymianą starego systemu telefonicznego na nowoczesny. Przeprowadzimy Cię przez te 10 oznak, że nadszedł czas na uaktualnienie systemu telefonicznego w firmie:

1. Twój system telefoniczny kosztuje zbyt wiele
2. Twój system telefoniczny staje się przestarzały
3. Twój system telefoniczny nie może rosnąć wraz z Twoją firmą
4. Twój system telefoniczny nie ma ważnych funkcji
5. Twój system telefoniczny jest narażony na awarie
6. Twój system telefoniczny ma luki w zabezpieczeniach
7. Jakość i niezawodność połączeń pogarsza się
8. Twój system telefoniczny nie obsługuje pracowników zdalnych
9. Twoja firma potrzebuje ujednoliconej komunikacji
10. Twój system telefoniczny ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy

1. Twój system telefoniczny kosztuje zbyt wiele

Twój rachunek za telefon jest wysoki i nieprzewidywalny? Jeśli tak, uaktualnienie systemu telefonicznego do Voice over IP (VoIP) to łatwe i oszczędne zwycięstwo. Koszt starszych systemów telefonicznych szybko się sumuje ze względu na sprzęt na miejscu, licencje, konserwację, nowe linie telefoniczne, techników i połączenia międzynarodowe.

Przejście na system telefoniczny w chmurze może zaoszczędzić do 60% na rachunkach telefonicznych. Umożliwia:

• Wykorzystaj istniejące łącze szerokopasmowe zamiast kosztownego sprzętu i okablowania.
• Oszczędzaj na kosztach połączeń dzięki nieograniczonym darmowym lokalnym i tanim stawkom za połączenia międzynarodowe.
• Zarządzaj swoim systemem telefonicznym z przyjaznego dla użytkownika pulpitu nawigacyjnego i pozwól swojemu dostawcy VoIP zająć się resztą.
• Dodaj nowe linie telefoniczne, a także całe nowe lokalizacje przy minimalnych kosztach.

To proste, system telefonii stacjonarnej kosztuje około 50 USD za linię miesięcznie i zwykle obejmuje tylko połączenia lokalne w tej stawce. W zależności od Twoich potrzeb i dostawcy, którego wybierzesz, system telefoniczny VoIP będzie zazwyczaj kosztował mniej niż 25 USD za linię, a co miesiąc będziesz dokładnie wiedzieć, jaki będzie Twój rachunek.
Powiązane: Jak przejść na VoIP i zaoszczędzić do 60% na telefonach stacjonarnych

2. Twój system telefoniczny staje się przestarzały

Jest nie tylko drogi w utrzymaniu, ale także opiera się na technologii, która w końcu stanie się przestarzała. Za każdym razem, gdy element twojego sprzętu ulegnie awarii, będzie ci coraz trudniej znaleźć części zamienne i technika, który poradzi sobie z naprawą.
Będzie ci też trudniej dodawać nowe rozwiązania technologiczne do swojego stosu technologicznego, jeśli Twój system telefoniczny działa co najmniej dekadę w tyle. Nie będą kompatybilne i przyniesie to więcej frustracji niż korzyści.
Chcesz dodać do swojej konfiguracji CRM, nowe telefony biurowe z ciekawymi funkcjami lub wewnętrzne narzędzia do współpracy? Rozważ jednocześnie aktualizację systemu telefonicznego.

3. Twój system telefoniczny nie może rosnąć wraz z Twoją firmą

Twoja firma szybko się rozwija i/lub otwiera nowe lokalizacje?
Czy dodawanie nowych linii telefonicznych i/lub otwieranie nowych biur jest dla Ciebie skomplikowane i kosztowne?
Jeśli odpowiedziałeś „tak” na którekolwiek z powyższych pytań, jesteś gotowy na nowy biznesowy system telefoniczny. Nie ma sensu trzymać się systemu telefonicznego, który opóźnia rozwój lub całkowicie go uniemożliwia.
VoIP skaluje się wraz z rozwojem Twojej firmy. Dodawanie nowych linii telefonicznych i użytkowników odbywa się za pomocą kilku kliknięć. Możesz także dodać funkcje połączeń, aby dostosować się do bardziej ruchliwych sezonów. Nie uzyskasz takiej skalowalności i elastyczności w starszych systemach.

4. Twój system telefoniczny nie ma ważnych funkcji

Możesz być w pełni zadowolony z funkcjonalności swojego obecnego systemu telefonicznego. W końcu chodzi o wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych, a to działa dobrze, prawda?
Pomyśl jeszcze raz.
Funkcje dostępne z telefonią w chmurze mogą podnieść produktywność każdego z nas na wyższy poziom. Nie chodzi tylko o same telefony, ale o wszystko, co dzieje się wokół nich.
Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać w związku z obecnymi procesami komunikacji biznesowej:

• Kto odbiera telefony od klientów? Czy połączenia są kierowane na podstawie typu klienta, problemu i celu, czy też kończą się na dowolnym dostępnym agencie?
• Czy Twoi klienci muszą długo stać w kolejce, zanim porozmawiają z agentem?
• Czy możesz monitorować jakość połączeń?
• Czy Twoi pracownicy muszą ręcznie zapisywać otrzymywane wiadomości głosowe?

Jeśli te pytania pokazały Ci, że możesz mieć znacznie wydajniejsze przepływy pracy, potrzebujesz nowych funkcji. Aktualizacja systemu telefonicznego zapewni Ci dostęp do przekierowywania połączeń, automatycznej sekretarki, nagrywania rozmów, zamiany poczty głosowej na tekst i wielu innych funkcji, które zmienią sposób, w jaki się komunikujesz.

5. Twój system telefoniczny jest narażony na awarie

Jeśli twój system telefoniczny jest wyłączony, czy możesz dalej pracować? Czy Twoi klienci nadal mogą łatwo uzyskać od Ciebie to, czego potrzebują?
Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „nie”, oznacza to, że każda awaria systemu telefonicznego powoduje frustrację Twoich klientów i zatrzymuje sprzedaż (i przepływy pieniężne).
Klęski żywiołowe, takie jak powodzie, huragany i trzęsienia ziemi, przestarzała infrastruktura i starzejący się sprzęt mogą wyrzucić Twój tradycyjny system telefoniczny z gry. Awarie są kosztowne nie tylko w przypadku fizycznej naprawy, ale także dlatego, że mogą prowadzić do utraty sprzedaży, a nawet zaszkodzić Twojej reputacji w dłuższej perspektywie.
Podczas uaktualniania systemu telefonicznego chronisz się przed tymi zagrożeniami w następujący sposób:

• Linie telefoniczne działają przez Internet, więc czynniki takie jak zła pogoda nie będą zakłócać usługi
• W przypadku przerwy w świadczeniu usługi połączenia przychodzące mogą być automatycznie przekierowywane na inny numer, na przykład na urządzenie mobilne
• Jeśli wystąpi problem, usługodawca może rozwiązać problem i naprawić go zdalnie

VoIP oferuje możliwości przywracania po awarii na takim poziomie, że starsze systemy telefoniczne nie mogą się równać. A z dostawcą takim jak Nextiva będziesz mieć 99,999% czasu sprawności dzięki naszym licznym centrom danych, generatorom kopii zapasowych i całodobowemu monitorowaniu.

6. Twój system telefoniczny ma luki w zabezpieczeniach

Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy dużym przedsiębiorstwem, bezpieczeństwo nigdy nie jest trywialne.
Jeśli korzystasz z tradycyjnego systemu telefonicznego, znanego również jako zwykły stary system telefoniczny (POTS), Twoje rozmowy są przesyłane za pomocą sygnałów dźwiękowych, które atakujący mogą łatwo przechwycić — zbyt duże ryzyko, aby je podjąć.
Z drugiej strony systemy telefoniczne VoIP oferują firmom większe bezpieczeństwo, niezawodność i prywatność. Szanowani dostawcy usług VoIP inwestują w zabezpieczenia klasy wojskowej za pomocą kontrolerów granicznych sesji (SBC). SBC działają jak zapory, które utrzymują wydajność i logiczne kierowanie połączeń, dzięki czemu Twoje dane nigdy nie trafiają w niepowołane ręce.
W zależności od branży, może być konieczne wyszukanie tych akredytacji u swojego dostawcy VoIP:

• Zgodność z HIPAA, jeśli jesteś dostawcą usług medycznych
• Zgodność z PCI, jeśli akceptujesz płatności kartą kredytową
• ISO/IEC 20071 jako światowy standard oceny zagrożeń bezpieczeństwa
• Zgodność z SOC 2 w zakresie prywatności, bezpieczeństwa, dostępności i integralności danych

Systemy telefoniczne w chmurze spełniają najsurowsze normy bezpieczeństwa. Nie dbaj o bezpieczeństwo swojego systemu telefonicznego i nie zastanawiaj się długo, aż będzie za późno.
Powiązane: Czy VoIP jest niezawodny? Dziewięć pomocnych wskazówek, które musisz znać

7. Jakość i niezawodność połączeń pogarsza się

Jednym z najszybszych sposobów, by wyglądać nieprofesjonalnie w obecności klienta, jest przerwanie lub przerwanie rozmowy.
Słaba jakość dźwięku zmusi Cię do powtórzenia się lub poproszenia o to rozmówcy, radzenia sobie z hałasem w tle i prowadzenia nieefektywnych telekonferencji.
Jeśli taka jest Twoja obecna rzeczywistość, czas przejść na rozwiązanie VoIP.
Wysokiej jakości połączenia VoIP są możliwe dzięki kodekom głosowym HD, które kompresują i dekompresują dźwięk w celu szybkiej transmisji przez Internet. Ta technologia działa płynnie w telefonach VoIP i aplikacjach na telefony programowe.
Postępy w jakości głosu w VoIP sprawią, że poczujesz się tak, jakbyś był w tym samym pokoju co rozmówca.
Najlepsza część? Gdy masz system telefoniczny w chmurze, kompatybilny telefon stacjonarny VoIP lub aplikację na telefon komórkowy oraz wystarczającą przepustowość, nie musisz nic robić, aby cieszyć się dźwiękiem HD. Po prostu poproś swojego dostawcę usług telefonicznych, aby upewnił się, że na Twoim koncie jest włączona funkcja HD Voice.

8. Twój system telefoniczny nie obsługuje pracowników zdalnych

Ponad 38% firm ma dziś pracowników zdalnych. Czy Twoja firma jest jedną z nich? Jeśli nie, co cię powstrzymuje? Są szanse, że odpowiedź brzmi: „Po prostu nie wiemy, jak to zrobić z naszym obecnym systemem telefonicznym”.

Jeśli Twoi pracownicy wykonują i odbierają wiele telefonów i często współpracują, jest to rozsądne wyzwanie. Jeśli chcesz dodać linię telefoniczną, która nie jest połączona z telefonem biurowym, powstrzyma Cię przed tym Twój dotychczasowy system telefoniczny. Jeśli pracownik zmienia lokalizacje, nie może tak po prostu przenieść ze sobą swojego numeru telefonu.
Dzięki VoIP Twoi pracownicy mogą być bardziej mobilni i elastyczni.
Po przeniesieniu systemu telefonicznego do chmury Twoi pracownicy nie muszą być podłączeni do tej samej sieci fizycznych linii telefonicznych. Mogą zabrać swój numer telefonu i wszystkie funkcje telefonu ze sobą do domu za pośrednictwem telefonu programowego lub telefonu stacjonarnego VoIP.
To uaktualnienie zapewni łączność wszystkim pracownikom, a jednocześnie umożliwi komunikację w ramach jednego, łatwego w zarządzaniu systemu telefonicznego. Twoje zdalne zespoły mogą pozostać zorganizowane, skoncentrowane i elastyczne w swoim dniu pracy.

9. Twoja firma potrzebuje ujednoliconej komunikacji

Inną wadą tradycyjnego systemu telefonicznego jest to, że istnieje poza innymi systemami komunikacji biznesowej. Jeśli używasz czegoś innego niż rozmowy telefoniczne i poczta głosowa — w tym poczty e-mail, czatu, wiadomości tekstowych oraz połączeń internetowych, audio i wideokonferencji — nie możesz zintegrować swoich telefonów z resztą.
Ujednolicona komunikacja łączy wszystkie kanały komunikacji. Usprawnia zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną.
Unified Communications as a Service (UCaaS) to model ujednoliconej komunikacji, który umożliwia uruchamianie wszystkich systemów i narzędzi z tego samego oprogramowania.
UCaaS do komunikacji wewnętrznej oznacza, że ​​spotkania, rozmowy, udostępnianie plików, czat, zadania i cała wewnętrzna współpraca są dostępne w jednym miejscu i dostępne z dowolnego miejsca.
Zwiększa również utrzymanie i lojalność klientów, ponieważ pozwala klientom wybrać kanał, za pośrednictwem którego mogą się z Tobą kontaktować, abyś mógł lepiej im służyć. Jeśli ktoś kontaktuje się z Tobą przez e-mail, telefon lub czat w witrynie, UCaaS umożliwia śledzenie wszystkich tych interakcji w jednym miejscu.
Efekt końcowy? Najlepsza łączność. Będziesz pracować z wysoce skoncentrowanymi zespołami i zapewniać swoim klientom wyjątkową obsługę klienta, a wszystko to z jednego miejsca.
Powiązane: Rynek UCaaS wzrośnie do 140 miliardów dolarów do 2025 roku [Nowe dane]

10. Twój system telefoniczny ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy

Oto ostatnie pytanie do Ciebie: w skali od 1 do 10, jak ważny jest Twój system telefoniczny dla sukcesu Twojej firmy? Jeśli używasz go do obsługi klienta, zachwycania klientów, rozmawiania z potencjalnymi klientami, zamykania sprzedaży i współpracy ze współpracownikami, zbliżasz się do 10.
Innymi słowy, Twój system telefoniczny jest tym, co wpływa na Twoją produktywność, lojalność klientów i szansę na uzyskanie nowych przychodów.
Jeśli nie możesz pracować bez systemu telefonicznego, potrzebujesz takiego, na którym możesz polegać w każdych okolicznościach. A jeśli ten, który masz obecnie, tego nie zapewnia, czas na aktualizację.

Zasługujesz na lepszy biznesowy system telefoniczny

Nadszedł czas na zakup nowego systemu telefonicznego — takiego, który zapewnia elastyczność, skalowalność, ceny, funkcje i niezawodność, aby wspierać Twoje potrzeby i rozwój.
To jest dokładnie to, co otrzymasz dzięki systemowi VoIP dla małych firm Nextiva. Pozwala pracować z dowolnego miejsca, dostosowywać usługę telefoniczną do zmian w firmie i pozostawać w kontakcie z klientami, pracownikami i partnerami.
Po uaktualnieniu systemu telefonicznego nigdy nie będziesz oglądać się za siebie.