Zrozumienie i usprawnienie procesu Order-to-Cash (O2C).

Przyjmowanie zamówień klientów, ich realizacja i otrzymywanie płatności to podstawa większości operacji biznesowych.

Twoje przepływy pieniężne, zasoby wewnętrzne i obsługa klienta zależą od procesów związanych z wydajnością i niezawodnością.

Dlatego tak ważne jest zrozumienie i optymalizacja procesu order-to-cash (O2C) .

Co to jest order-to-cash (O2C)?

Order-to-cash (często określany jako O2C lub OTC ) to termin biznesowy używany do opisania procesu(ów) związanego z realizacją zamówień klientów.

Zasadniczo zaczyna się, gdy Twoi klienci składają zamówienie, a kończy, gdy zarejestrujesz zrealizowane i opłacone zamówienia na kontach.

Pomiędzy nimi odbywa się kilka etapów (patrz poniżej, „Etapy cyklu od zamówienia do wypłaty”). Następnie analiza danych i wdrożenie najlepszych praktyk może pomóc w ciągłej optymalizacji procesu od zamówienia do płatności.

Proces order-to-cash również znajduje się pomiędzy kilkoma innymi procesami i pokrywa się z nimi. Na przykład procesy marketingu jako lidera (M2L) , procesy od zakupu do zapłaty (P2P) i inne najważniejsze działania w lejku sprzedaży.

Podobnie jak O2C, te terminy są używane przez Twoje zespoły wewnętrznie do celów raportowania i opracowywania strategii.

Dlaczego nazywa się to procesem „order-to-cash”?

Wyrażenie „ od zamówienia do zapłaty” jest używane, ponieważ zwięźle podsumowuje proces od zamówienia klienta do otrzymania przez firmę gotówki .

Jaka jest różnica między procesem od zamówienia do zapłaty, od wyceny do zapłaty (QTC) i od potencjalnego klienta do zapłaty?

Główna różnica między procesami od zamówienia do zapłaty , od wyceny do gotówki (QTC) i od leadu do gotówki polega na tym, że drugi obejmuje generowanie ofert dla klientów przed złożeniem zamówienia, a trzeci obejmuje sprzedaż i marketing do punktu oferty lub zamówienia.

Proces od wyceny do gotówki (QTC) pozwala klientom lepiej zrozumieć zakup przed jego dokonaniem. Jest to również przydatne, gdy dla określonego produktu lub usługi nie jest dostępna z góry ustalona cena lub wielkość zamówienia.

Lead to cash jest używany do opisania bardziej kompletnego procesu niż zarówno QTC, jak i O2C. Jest to przydatne do analizy powiązań między wczesnymi procesami sprzedaży i marketingu a procesem O2C lub QTC.

Różnice między poszczególnymi procesami polegają głównie na dokładnym rozpiętości procesów, na których się koncentrują. Każdy może dotyczyć innego działu, oprogramowania, kroków optymalizacji itp.

Dlaczego proces „order-to-cash” ma znaczenie

Proces order-to-cash jest ważny dla dwóch głównych obszarów Twojej firmy:

• Wewnętrzny: jest powiązany z wydajnością przepływów pieniężnych, zasobami wewnętrznymi, zarządzaniem łańcuchem dostaw i analizami
• Zewnętrzne: im bardziej płynne, tym lepsze wrażenia klienta. Pomaga to w relacjach z klientami i utrzymaniu ich w krótkim i długim okresie

Wiele procesów biznesowych jest ze sobą powiązanych. Proces O2C nie jest wyjątkiem.

Błędy na którymkolwiek z zaangażowanych etapów (patrz poniżej, „Etapy cyklu od zamówienia do wypłaty”) mogą mieć efekt domina na inne funkcje Twojej firmy.

Na przykład opóźnienia w płatnościach lub powolne przetwarzanie faktur mogą zmniejszyć Twój kapitał obrotowy. To z kolei może uniemożliwić zakup kluczowych materiałów lub sprzętu.

Podobnie jak w przypadku wielu procesów biznesowych, automatyzacja może przyspieszyć i zmniejszyć liczbę błędów w procesie od zamówienia do zapłaty. Jednak dla prawdziwie optymalnego procesu niezbędny jest również nadzór i zaangażowanie człowieka.

Jakie są powody, dla których możesz chcieć ulepszyć swój proces O2C?

Możesz chcieć usprawnić proces od zamówienia do zapłaty, ponieważ ma on ostry (tj. natychmiastowy) lub przewlekły (tj. trwały i długoterminowy) negatywny wpływ na Twoją firmę.

Przyczyny obu kategorii problemów mogą być różne lub nawet nakładać się na siebie.

Na przykład możesz mieć nagły brakprzepływu gotówki.Mogłoby to natychmiast przynieść negatywne konsekwencje, takie jak brak możliwości opłacenia personelu lub pokrycia innych niezbędnych kosztów.

Lub może mieć bardziej subtelny negatywny wpływ w czasie, dodając niepewność do prognoz biznesowych , zmniejszając prawdopodobieństwo, że wycelujesz lub podejmiesz określone projekty itp.

6 kroków cyklu od zamówienia do wypłaty

Zanim proces O2C jeszcze się rozpoczął, istnieje kilka ważnych punktów. Obejmują one zarządzanie zapasami, integrację systemu POS, wprowadzanie klientów i wiele innych.

Po ich umieszczeniu następują następujące kroki.

1. Otrzymujesz zamówienie klienta

Kiedy klient składa zamówienie, proces O2C oficjalnie się rozpoczyna.

Zamówienie można złożyć online za pomocą formularza lub e-maila, telefonicznie, a nawet osobiście.

Aby ten krok był jak najbardziej efektywny, niezbędne jest monitorowanie kanałów zamówień i szybkie odpowiadanie na – a nawet automatyzacja – potwierdzeń zamówień.

Dbałość o szczegóły przyczynia się do zadowolenia klienta na tym etapie. Na przykład nie należy wysyłać wstępnego potwierdzenia, jeśli zapasów nie ma w magazynie, tylko po to, aby anulować zamówienie.

System zarządzania zamówieniami pomaga zoptymalizować ten i kolejne etapy procesu O2C.

Ten etap może również obejmować dyskonto faktur lub faktoring faktur w wielu branżach.

2. Realizujesz zamówienie klienta

Realizacja zamówienia obejmuje jego przetwarzanie (w tym sprawdzenie specyfikacji zamówienia, kontrolę zapasów i delegację) oraz zorganizowanie jego dostawy lub wysyłki .

W tym przypadku przydatna może być dalsza komunikacja na temat szacowanego czasu dostawy, zwłaszcza jeśli prawdopodobne jest opóźnienie.

Posiadanie danych śledzących proces realizacji w czasie rzeczywistym pomaga zapewnić, że cały zespół jest na tej samej stronie. Zmniejsza to szanse na spóźnione, nieodebrane lub powtórzone zamówienia.

3. Twój produkt jest wysyłany lub usługa jest świadczona klientowi

Wysyłka to wyrażenie używane do opisania produktów opuszczających magazyn i podróżujących do klienta. Nie musi to dotyczyć rzeczywistych statków, ale często dotyczy zamówień międzynarodowych.

W przypadku usług ten krok obejmuje świadczenie usługi fizycznej lub przyznanie dostępu do oprogramowania lub platformy. Ważne jest również, aby usługi były dostarczane lub udostępniane szybko i łatwo.

4. Wystawiasz klientowi fakturę

Niezwłoczne wystawienie faktury swoim klientom zwiększa szanse na terminową płatność.

Musisz upewnić się, że dane na fakturze są prawidłowe. Obejmuje to wartość, numer faktury, szczegóły zamówienia, warunki płatności itp.

Zintegrowanie systemu zarządzania zamówieniami z zaktualizowanym CRM pomoże upewnić się, że faktura i kolejne przypomnienia zostaną wysłane do właściwej osoby.

5. Odbierasz płatność klienta

Pobieranie płatności to duża część zarządzania kredytami, które jest istotną częścią kondycji każdej firmy.

Opóźnienia w płatnościach są powszechne w wielu branżach. Na przykład 1 na 6 małych firm zgłasza opóźnienia w płatnościach.

Szansa na terminową wypłatę zwiększa się dzięki wdrożeniu najlepszych praktyk w zakresie windykacji. Może to obejmować optymalizację lub automatyzację praktyk, takich jak monity lub korzystanie ze specjalistycznych narzędzi do zarządzania należnościami.

6. Rejestrujesz płatność

Po dostarczeniu i opłaceniu zamówienia dokładne rejestrowanie płatności w księdze głównej pomaga nadążać za rachunkowością i zarządzaniem danymi.

Błędy w raportowaniu na tym etapie mogą powodować problemy dla różnych stron w Twojej firmie, takich jak działy sprzedaży, należności i księgowości.

Oprogramowanie do zarządzania fakturami może pomóc w prowadzeniu pełnej i aktualnej dokumentacji księgowej. Pomaga również w zarządzaniu danymi.

Następna generacja systemów i technologii typu order-to-cash

Dane i technologia to wiodące innowacje w procesie O2C.

Integracja z technologią innych firm może pomóc poprzez outsourcing ofert ubezpieczeniowych i finansowych.

Na przykład korzystanie z oprogramowania do zarządzania fakturami może usprawnić proces fakturowania. Integracja z CRM pomaga również utrzymać wszystkie działy zaangażowane w proces O2C na tej samej stronie.

Jak wyjaśniliśmy w naszej białej księdze „The Innovating Order to Cash Playbook: Zapewnienie producentom i dystrybutorom kontroli nad ich przepływami pieniężnymi”:

[Produkty O2C] w połączeniu z usługami CRM mogą zapewnić producentom informacje potrzebne do zidentyfikowania dodatkowych możliwości rozwoju i dotarcia do szerszej bazy klientów, co oznacza, że ​​odpowiednie integracje mogą pomóc im naprawdę skoncentrować się na działaniach związanych z ekspansją.

Wniosek

Cykl order-to-cash składa się z kilku powiązanych ze sobą procesów.

Rozpoczyna się przyjęciem zamówień klientów, a kończy pobraniem płatności. W międzyczasie proces zarządzania zamówieniami powinien delegować i rejestrować kilka kroków, w tym realizację zamówienia, wysyłkę i wystawienie faktury.

Pierwszym krokiem procesu O2C jest otrzymanie zamówienia . Szybka i trafna odpowiedź na to żądanie wymaga monitorowania kanałów komunikacji i zarządzania zapasami.

Proces ten może obejmować również opcje finansowania, takie jak finansowanie faktury lub kredyt kupiecki.

Następnie musi nastąpić realizacja zamówienia. Jest to bardziej efektywne dzięki komunikacji wewnętrznej i z klientem.

Po wysłaniu zamówienia, wykonaniu usługi lub uzyskaniu dostępu do usługi należy wystawić fakturę .

Po pobraniu płatności należy ją odnotować w księdze głównej.

Optymalizacja każdej części procesu O2C pomoże poprawić przepływy pieniężne, wydajność zasobów i zadowolenie klientów.