Kompletny przewodnik po biznesowej etykiecie SMS-owej

Jeśli piszesz w interesach, nie jesteś sam. Według Statista w 2004 roku Amerykanie wysłali 56 miliardów wiadomości tekstowych. Do 2012 roku liczba ta wynosiła 2109 miliardów. W rzeczywistości Amerykanie wysyłają średnio 460 wiadomości mobilnych miesięcznie – i nie wszystkie z nich są przeznaczone dla przyjemności.

Od kilku lat firmy wykorzystują wiadomości SMS, aby dotrzeć do swoich klientów, a teraz częściej wysyła się SMS-y do szefa, członków zespołu, potencjalnych klientów i współpracowników. Ale jest problem.

Wysyłanie SMS-ów do znajomych to zwyczajna sprawa, charakteryzująca się emotikonami i skrótami. To nie zadziała w środowisku biznesowym.

Jeśli chcesz uniknąć denerwowania swoich kontaktów lub wywoływania urazy, ważne jest, aby poznać zasady etykiety biznesowej. Ten przewodnik ci pomoże.

1. Unikaj skrótów

Gdy wysyłasz jedną wiadomość SMS, masz tylko 160 znaków na przekazanie wiadomości. To prawdopodobnie powód, dla którego większość ludzi używa skrótów. Jest z tym kilka problemów:

• Skróty wyglądają zwyczajnie i nie są rzeczowe
• Niektórzy współpracownicy (zwłaszcza jeśli są znacznie starsi) mogą nie rozumieć skrótów
• Niektóre skróty mogą nie przekraczać granic kulturowych, co jest problemem, jeśli pracujesz z zespołem wielojęzycznym

Na ten sam temat niektóre skróty są zdecydowanie nie-nie. Jeśli w rozmowie biznesowej nie powiedziałbyś WTF w całości, nie umieszczaj tego w biznesowej wiadomości tekstowej.

W większości przypadków równie łatwo jest wpisać całe słowo, zwłaszcza jeśli używasz klawiatury mobilnej z dobrą funkcją autouzupełniania.

2. Unikaj emotikonów

Drugą zasadą etykiety biznesowej jest unikanie emotikonów, które są bardzo, bardzo swobodne. Jasne, mogą pomóc złagodzić ton wiadomości tekstowej (więcej o tym za chwilę), ale nie są rzeczowe i ludzie nie będą cię traktować poważnie, jeśli ich użyjesz. O ile nie pracujesz z grupą ludzi, którzy są nastolatkami, trzymaj się prostych, starych słów.

3. Uważaj na swój ton

Problem z wpisywanymi wiadomościami polega na tym, że trudno jest przekazać ton. Jeszcze trudniej jest z biznesowymi SMS-ami, gdzie łatwo brzmieć zwięźle. Poświęć trochę czasu na przygotowanie wiadomości, dzięki czemu możesz powiedzieć to, co musisz powiedzieć, nie obrażając odbiorcy.

Kiedy już to robisz, unikaj pisania wielkimi literami. Podobnie jak w przypadku e-maili i wiadomości społecznościowych, jest to odbierane jako krzyk i tylko denerwuje odbiorców. Tak jak nie krzyczałbyś na kontakty biznesowe twarzą w twarz, nie rób tego za pomocą SMS-ów.

4. Sprawdź swój język

Tworząc wiadomości tekstowe dla biznesu, zwracaj uwagę na pisownię, gramatykę i interpunkcję. Błędnie napisane słowa i słaba interpunkcja wywierają złe wrażenie.

Sprawdź swoją wiadomość, aby wyeliminować błędy, zanim wyślesz. Zwróć szczególną uwagę na błędy autokorekty i autouzupełniania. Zwróć uwagę na to, co piszesz i upewnij się, że każda poprawka rzeczywiście mówi to, co chciałeś powiedzieć.

Podobnie, jeśli piszesz głosowo, sprawdź wiadomość przed wysłaniem, ponieważ nie ma gwarancji, że będzie ona poprawna.

Konkluzja? Zawsze dąż do bezbłędnej komunikacji biznesowej, niezależnie od tego, czy piszesz list, e-mail, czy wiadomość tekstową.

5. Sprawdź odbiorcę

Jestem pewien, że nie jestem jedyną osobą, która przypadkowo wysłała wiadomość do niewłaściwej osoby. Te funkcje autosugestii w telefonie są świetne, ale mogą prowadzić do zamieszania, jeśli kontakty mają podobne nazwy. Sprawdź, czy Twoja wiadomość trafi do właściwej osoby lub osób, zanim ją wyślesz. W ten sposób nie będziesz tracić czasu ani przypadkowo wysyłać informacji wewnętrznych do niewłaściwej osoby.

6. Podpisz swoje wiadomości

W sytuacji biznesowej wiadomości tekstowej nie możesz być pewien, że odbiorca ma Twoje dane kontaktowe. Jeśli nie wiedzą, kim jesteś, mogą zignorować wiadomość. Dodaj więc swoje imię i nazwisko lub inicjały na końcu wiadomości, aby było jasne, kto jest nadawcą.

7. Uzyskaj pozwolenie

Tylko 4% specjalistów biznesowych woli tekst od innych form komunikacji, więc upewnij się, że wysyłanie tekstów biznesowych do swoich kontaktów jest w porządku. Po prostu poproś o zgodę i wyślij tylko do tych, którzy chętnie wykorzystują teksty do komunikacji biznesowej. (Wskazówka: jeśli wysyłasz SMS-y do kontaktów, a oni odpowiadają przez e-mail, to znak, że nie lubią SMS-ów w interesach, więc przestań do nich wysyłać SMS-y.)

Dotyczy to również tekstów grupowych. Wiadomości grupowe mogą szybko stać się hałaśliwe i denerwujące, więc upewnij się, że masz uprawnienia do dodawania osób do grupy kontaktów PRZED wysłaniem pierwszego SMS-a. Ten przewodnik po grupowym wysyłaniu SMS-ów na Huffington Post zawiera kilka innych przydatnych wskazówek.

8. Wyślij właściwe wiadomości…

Chociaż uwielbiamy pisać SMS-y, nie zawsze jest to właściwy sposób przekazywania informacji. Szczególnie w przypadku biznesu korzystaj z najodpowiedniejszej metody komunikacji. Jeśli konkretny problem wymaga wiadomości e-mail, wyślij wiadomość e-mail, która zapewni stały zapis Twojej interakcji. A jeśli lepiej zadzwonić, zadzwoń.

Istnieją również rodzaje wiadomości, których nie należy wysyłać SMS-em. Nie zerwałbyś ze swoim partnerem przez SMS (tak, wiem, że ludzie to robią, ale to dość niegrzeczne), więc nie rób tego samego w biznesie.

Unikaj używania tekstów o rzuceniu pracy, zwalnianiu kogoś, przedstawianiu recenzji wydajności lub czegokolwiek negatywnego. Tego rodzaju informacje zwrotne najlepiej przekazać twarzą w twarz.

Business Insider sugeruje unikanie używania wiadomości tekstowych do zmiany godzin lub miejsc spotkań. Te zmiany łatwo przeoczyć, zwłaszcza gdy niektórzy koledzy nie sprawdzają często swoich telefonów.

To powiedziawszy, zdarza się, że wiadomość tekstowa jest idealną formą komunikacji. Jeśli jest nagły wypadek i jest to najlepszy sposób na dotarcie do ludzi, wyślij SMS-a.

9. … we właściwym czasie

Czy kiedykolwiek miałeś służbowy e-mail, gdy spędzałeś wieczór lub weekend? Czy to wytrąciło cię z równowagi? Jeśli odpowiedziałeś tak, nie jesteś sam. Dlatego tak ważne jest, aby wiadomości biznesowe były wysyłane do godzin pracy.

Uwierz mi, jeśli Twoje powiadomienia dotrą w środku nocy, to już niedługo Twój kontakt zablokuje Twój numer.

To nie pomoże w twoich relacjach biznesowych.

10. Raz wystarczy

Po wysłaniu SMS-a nie wysyłaj go ponownie, jeśli dana osoba nie odpowie natychmiast. Oznacza to po prostu, że ta osoba nie sprawdziła swojego telefonu. Tak się stanie i jest to kolejny powód, aby unikać zmiany godzin spotkania za pomocą wiadomości tekstowych. Daj odbiorcy wystarczająco dużo czasu na odebranie wiadomości, zanim zaczniesz się martwić. A jeśli zdarza się to regularnie, zobacz zasadę 7: być może wysyłanie SMS-ów nie jest właściwą metodą komunikacji dla tego konkretnego kolegi.

11. Nie pisz podczas spotkań

Nie pisz, kiedy masz zwracać uwagę na to, co dzieje się w pokoju. Niezależnie od tego, czy jesteś na spotkaniu, rozmawiasz twarzą w twarz o biznesie, czy oglądasz prezentację, pochylanie się nad telefonem, aby wysłać ukradkową wiadomość tekstową, jest po prostu niegrzeczne. Byłbyś urażony, gdyby ludzie zrobili to podczas twojej prezentacji, więc nie rób tego nikomu innemu.

12. Środki nadzwyczajne

Czasami trzeba sprawdzić swoje wiadomości – życie się toczy, prawda? W takim przypadku poinformuj innych o sytuacji awaryjnej, która wymaga sprawdzenia telefonu w sytuacjach biznesowych. Wcześniejsze ostrzeżenie zwykle wygładza wszelkie potargane pióra i powstrzymuje ludzi przed zaskoczeniem głośnymi wibracjami telefonu.

Postępuj zgodnie z tymi zasadami, a będziesz mieć przewagę w zakresie etykiety biznesowej. Co cię denerwuje w SMS-ach biznesowych? Jakie wskazówki byś dodał?