Kalkulator budżetu szkoleniowego: Oto, co należy przeznaczyć na szkolenie pracowników

Nadszedł sezon budżetowania – ile przeznaczyłeś na szkolenia pracowników?

To jest wielkie pytanie, prawda? Jako szef HR w małej lub średniej firmie (SMB) wiesz już, że szkolenie pracowników wymaga ogromnego wsparcia finansowego.

Wiesz już, że pracownicy są chętni na więcej szkoleń od swojego pracodawcy, że uczenie się i rozwój są istotnym elementem doświadczenia pracowników i że historycznie firmy, które inwestują więcej w szkolenia pracowników, czerpią korzyści w postaci wyższych przychodów i marży zysku .

Czego nie wiesz, to jak zamienić tę potrzebę w konkretną liczbę. To jest wyzwanie.

Myśl o porzuceniu wszystkiego, aby napisać propozycję budżetu, może być wystarczająco zniechęcająca, aby przekonać Cię do całkowitego uniknięcia tego zadania. To nie jest tak, że szczegółowy budżet szkoleniowy jest niezbędny do prowadzenia firmy, prawda?

Ale oto dlaczego i tak powinieneś to zrobić: małe i średnie firmy, które nie tworzą budżetu szkoleniowego według pozycji linii, będą wydawać na szkolenia tylko wtedy, gdy mają nadwyżkę, co powoduje, że nie zainwestują w to, co jest potrzebne do zaangażowania i utrzymania najlepszych talentów.

Umieszczenie pieniędzy tam, gdzie są, że tak powiem, zapewni, że Twoja firma pozostanie finansowo zaangażowana w naukę i rozwój pracowników, aby zatrzymać najlepszych pracowników i zwiększyć ich zaangażowanie i wydajność.

W tym artykule omówimy główne kategorie kosztów, które powinien uwzględniać każdy budżet szkoleniowy dla pracowników, i zaoferujemy dwa proste narzędzia, których można użyć do obliczenia szybkiego i brudnego budżetu szkoleniowego już teraz . Zakończymy wskazówkami, jak zaoszczędzić na szkoleniach pracowników.

4 główne kategorie kosztów, które powinien uwzględniać każdy budżet szkoleniowy

W przypadku małych i średnich firm szkolenie pracowników nie polega już tylko na sprawdzaniu pól zgodności. Coraz częściej szkolenia postrzegane są jako strategiczna dźwignia, którą mogą wykorzystać, aby nie tylko rozwijać ważne umiejętności i angażować pracowników w ich codzienne życie, ale także przyciągać największe talenty, którym zależy na organizacjach zorientowanych na rozwój.

W rezultacie koszty szkolenia pracowników gwałtownie wzrosły w zeszłym roku:

Dane z rocznego raportu branżowego Training Magazine. Małą firmę definiuje się jako zatrudniającą od 100 do 1000 pracowników (Źródło)

Jeśli jesteś świadomym kosztów SMB, ta liczba może być zaskakująca. Do czego zmierzają te wszystkie pieniądze?

Ta odpowiedź będzie się różnić w zależności od firmy, ale ogólnie przedstawiamy cztery rodzaje kosztów, które należy uwzględnić w budżecie na szkolenia pracowników:

1. Szkolenie personelu (~50% Twojego budżetu)

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zlecić na zewnątrz swoje potrzeby personelu szkoleniowego, czy zatrudnić osoby wewnętrznie, potrzebujesz osób, które będą właścicielami działu szkoleniowego pracowników Twojej organizacji.

Zespół ten jest odpowiedzialny za opracowywanie materiałów szkoleniowych, prowadzenie kursów dla osób uczących się (osobiście lub za pomocą technologii szkoleniowej) oraz raportowanie wyników dla kierownictwa.

Nie ma ustalonej proporcji trenerów do liczby pracowników, która dotyczy każdej firmy, ale posiadanie jednego trenera na 50 pracowników to dobry punkt wyjścia. Dodaj dowolny personel do celów informatycznych lub wsparcia, a koszty personelu szybko pochłoną połowę budżetu szkoleniowego.

2. Narzędzia i technologie szkoleniowe (~25% Twojego budżetu)

W jaki sposób zapewniasz szkolenia swoim pracownikom?

Jeśli jest to ustawienie w klasie, musisz wynająć odpowiednie pomieszczenie lub stworzyć je samodzielnie z takimi przedmiotami, jak biurka, tablice i projektor. Jeśli szkolisz pracowników zdalnych, potrzebujesz platformy wirtualnej klasy. Jeśli uczysz się w ramach kursu online, potrzebujesz komputerów, systemu zarządzania nauką (LMS) i narzędzia do tworzenia kursów.

Jeśli należysz do 42% małych firm, które wykorzystują nauczanie mieszane z elementami szkoleń stacjonarnych i we własnym tempie — co okazało się najskuteczniejszą metodą szkoleniową — musisz wziąć pod uwagę koszty narzędzi wspierających obie te metody .

Jeśli w przyszłym roku w końcu zamierzasz kupić LMS lub wydać desperacko potrzebne uaktualnienie posiadanego systemu, istnieje wiele niedrogich opcji stworzonych z myślą o budżetach małych firm. Tylko pamiętaj, aby uwzględnić takie rzeczy, jak wsparcie i konserwacja systemu.

3. Treści szkoleniowe (~20% Twojego budżetu)

Szkolenie bez treści szkoleniowych jest jak samochód bez silnika — tak czy inaczej, nigdzie nie zajdziesz.

Planując budżet na treści szkoleniowe, musisz dokładnie ocenić wszystkie tematy, które będziesz omawiać w nadchodzącym roku. Następnie musisz zdecydować, czy lepiej tworzyć treści do każdego tematu we własnym zakresie (co jest droższe, ale także bardziej spersonalizowane), czy kupować gotowe z zewnętrznego źródła (co jest tańsze, ale także bardziej ogólny).

W przypadku szkoleń stacjonarnych, treści szkoleniowe mogą składać się z materiałów papierowych i ocen, prezentacji w postaci pokazów slajdów, filmów lub wykładów zewnętrznych ekspertów w danej dziedzinie (MŚP).

W przypadku szkoleń online kursy eLearning muszą być tworzone od podstaw we własnym zakresie lub kupowane od dostawcy zewnętrznego.

W tym miejscu należy również uwzględnić koszty treści i ocen niezbędnych do utrzymania się na szczycie certyfikatów branżowych.

4. Różne (~5% budżetu)

Ten ostatni budżet zawiera rzeczy, które mogą pojawić się w ciągu roku, takie jak:

• Koszty podróży i diety na warsztaty i konferencje
• Zwroty czesnego
• Opłaty konsultacyjne

Jeśli prowadzisz międzynarodową firmę, możesz również ponieść koszty tłumaczenia lub lokalizacji. Na tym jednak polega piękno różnych kategorii: tutaj możesz dostosować elementy zamówienia do wyjątkowej sytuacji swojej firmy.

2 sposoby na obliczenie szybkiego i brudnego budżetu szkoleniowego

Teraz, gdy już znasz różne koszty, które musisz uwzględnić w budżecie szkoleniowym, nadszedł czas, aby policzyć.

Jeśli Twoja firma w przeszłości przygotowywała budżety szkoleniowe, masz już świetny szablon do pracy. Wystarczy porównać roczne koszty z wcześniej ustalonym budżetem i odpowiednio skorygować w górę lub w dół na następny rok.

Ale co, jeśli zaczynasz zupełnie od zera? Nie martw się. Przyglądamy się dwóm metodom, dzięki którym możesz teraz obliczyć szybki i brudny budżet szkoleniowy.*

*Narzędzia te mają na celu dostarczenie liczb podstawowych. Wszelkie szacunki powinny być dostosowane do Twoich wyjątkowych okoliczności i potrzeb.

Metoda 1: Korzystanie z całkowitej pensji

Dobrą zasadą jest to, że firmy powinny wydawać na szkolenia od 1 do 5% całkowitego kosztu wynagrodzenia, w zależności od tego, jak bardzo chcą kłaść nacisk na szkolenia w swojej organizacji.

Jeśli więc masz oszacowanie całkowitego kosztu wynagrodzenia w przyszłym roku, możesz w dobrej wierze oszacować swój budżet szkoleniowy.

ZALETY TEJ METODY: Powiązanie budżetu szkoleniowego z kosztami wynagrodzenia zapewni, że nie przekroczysz wydatków na szkolenie w stosunku do listy płac. Ta metoda zapewnia również większą elastyczność w rzucaniu budżetu na grupy, które potrzebują więcej szkoleń niż inne.

MINUSY TEJ METODY: Kiedy całkowity koszt wynagrodzenia sięga milionów, różnica między inwestowaniem 1% i 5% w szkolenia może być ogromna. W okresach dużych obrotów prognozowanie całkowitego kosztu wynagrodzeń może być trudne.

Skorzystaj z naszego kalkulatora, aby wypróbować tę metodę teraz:

Metoda #2: Wykorzystanie liczby pracowników

Dzięki rocznemu raportowi Training Industry Report opracowanemu przez Training Magazine możesz spojrzeć na ubiegłoroczny średni koszt szkolenia na uczestnika dla Twojej wielkości firmy i pomnożyć go przez liczbę pracowników, których planujesz przeszkolić w przyszłym roku, aby uzyskać całkowity budżet.

W 2017 r. małe firmy wydały na szkolenia 1886 USD na osobę uczącą się.

ZALETY TEJ METODY: Jeśli chcesz mieć pewność, że żaden uczeń nie zostanie pominięty, ta metoda skutecznie przypisuje każdemu pracownikowi określoną kwotę w dolarach. W przeciwieństwie do całkowitego wynagrodzenia, możesz z dużą dozą pewności oszacować liczbę pracowników na przyszły rok.

MINUSY TEJ METODY: Metoda ta zakłada, że ​​wszyscy pracownicy powinni być zainwestowani po równo, co nie jest prawdą (np. więcej pieniędzy powinno zostać przeznaczone na nowozatrudnionych lub tych, którzy przechodzą szkolenie w zakresie specjalistycznych umiejętności). Koszt na osobę uczącą się również spada wraz z rozwojem firm, więc szacunki te będą wyższe niż to konieczne w przypadku większych firm.

Skorzystaj z naszego kalkulatora, aby wypróbować tę metodę teraz:

Jak zaoszczędzić na szkoleniach pracowników

Pomimo Twoich najlepszych wysiłków i pełnych pasji argumentów, już wiesz, co najprawdopodobniej wydarzy się dalej: Twój dyrektor finansowy rzuci okiem na Twoją propozycję budżetu szkoleniowego i powie Ci, że jest on za wysoki i że musisz dokonać pewnych cięć.

Nawet jeśli zarząd w cudowny sposób zarejestruje Twój budżet przy pierwszym przejściu, ważne jest, aby zidentyfikować obszary w Twoim budżecie, aby uzyskać potencjalne oszczędności kosztów i wzrost wydajności. Zapewni to elastyczność w przyszłości, gdy pojawią się inne potrzeby lub priorytety.

Mając to na uwadze, spójrzmy na kilka możliwości, w których możesz potencjalnie zaoszczędzić na szkoleniu pracowników:

• Wykorzystaj treści generowane przez użytkowników (UGC). Twoi pracownicy mają dostęp do bogactwa wiedzy, która może przynieść korzyści całej Twojej organizacji. Wykorzystanie tego, co wiedzą, do szkoleń wielokrotnego użytku, nie tylko wzmocni pozycję najlepszych pracowników, ale także zaoszczędzi pieniądze na kosztach tworzenia treści. Dowiedz się więcej tutaj.

• Rozpocznij program mentorski. Rozwój programów mentorskich w dużych i małych firmach to nie tylko historia dobrego samopoczucia. Mentoringi zapewniają medium do prowadzenia opłacalnych nieformalnych szkoleń i jednoczesnego rozwijania ważnych umiejętności przywódczych.

• Szkolenie, teraz na iPhonie. Według Gartnera do 2022 r. ponad 75% smartfonów wykorzystywanych w biznesie będzie własnością pracowników (pełne badanie dostępne dla klientów Gartnera). Skorzystaj, tworząc szkolenia z myślą o urządzeniach mobilnych, aby pracownicy mogli trenować w domu, a Ty możesz zaoszczędzić pieniądze na kosztach technologii.