Śledzenie czasu podczas prowadzenia księgowości

Niezależnie od tego, czy jesteś firmą księgową, dyrektorem finansowym firmy, czy własną małą firmą, prowadzenie ksiąg rachunkowych to ogromne przedsięwzięcie. Śledzenie czasu to tylko jeden z obowiązków i powinien być jednym z tych, na które najmniej się kładziesz. Dzięki tym prostym radom śledzenie czasu podczas prowadzenia księgowości może stać się nawykiem, który zaczynasz robić automatycznie. Jednocześnie płynnie połączy się z innymi obowiązkami, dzięki czemu Twoja praca będzie o wiele płynniejsza i łatwiejsza.

Największe przeszkody dla księgowych (i tych, którzy musieli nimi zostać)

Być może zastanawiasz się, co dokładnie musisz śledzić. Lub po prostu czytasz to, aby upewnić się, że znasz wszystkie możliwości.

Cóż, krótka odpowiedź brzmi, jak można się spodziewać: wszystko.

Nieco dłuższa odpowiedź brzmi, że dużo pracy jest włożone w księgowość i rachunkowość w ogóle. Jest dużo papierkowej roboty, konsultacji, spotkań, nawet dojazdów, w niektórych przypadkach. A kiedy Twoja praca wymaga takiej wszechstronności, logiczne jest, że będziesz chciał mieć oko na to, dokąd upływa Twój czas.

W ten sposób dowiesz się, czy istnieją procesy, które można skrócić, wyeliminować lub wymagają więcej czasu. Śledzenie czasu nie tylko daje solidny punkt wyjścia do analizy i poprawy przepływu pracy, ale także pokazuje, czy szybko czujesz się przytłoczony.

W tej sekcji przyjrzymy się niektórym typowym procesom, których możesz nie być pewien, jeśli powinieneś je śledzić.

Praca nad kilkoma projektami/z kilkoma klientami jednocześnie

Nierzadko zdarza się, że firmy księgowe lub inne firmy z większą liczbą klientów zajmują się więcej niż jedną sprawą dziennie. Równoległa praca nad różnymi sprawami oznacza otrzymanie nieoczekiwanego telefonu od klienta lub spotkanie w nagłych wypadkach, pilny problem, który należy rozwiązać teraz.

Jeśli chodzi o tego typu zadania, będziesz chciał śledzić zadania po prostu dlatego, że dostarczają bezcennych informacji o tym, jak zachowuje się twój mózg, gdy następuje zmiana zadań. Przygotowanie dokumentów do audytu wymaga jednego rodzaju koncentracji, a kiedy ta praca zostanie przerwana spanikowanym telefonem od klienta, który właśnie otrzymał wiadomość e-mail z IRS, będziesz musiał zmienić zdanie. A sama ta zmiana wymaga dużo energii mózgu, wierzcie lub nie. Znany również w programowaniu zwinnym jako przełączanie kontekstu. Tak więc, wiedząc, ile dokładnie czasu zajęło Ci przystosowanie się do nowego typu zadania, próbujesz znaleźć obejścia takich pilnych przypadków.

Spędzanie dużej ilości czasu na rozmowach konsultacyjnych

To ważny czynnik dla wielu księgowych. Głównie w tym sensie, że część ich faktycznego obciążenia pracą jest przeznaczana na rozmowy telefoniczne z ustalonymi lub okazjonalnymi klientami, którzy po prostu potrzebują porady. Mimo to śledzenie czasu to dobry sposób na kontrolowanie tych rozmówców.

Pod koniec miesiąca możesz zobaczyć, kto najczęściej się z Tobą kontaktował, z jakich powodów i ile czasu zajęło każde połączenie. Na przykład Clockify może pomóc w przechowywaniu wszystkich informacji potrzebnych do przyszłej analizy. Oto proces w kilku prostych krokach:

1. Gdy klient zadzwoni, uruchom zegar na swoim cyfrowym trackerze;
2. W sekcji notatek dodaj ważne informacje, takie jak imię i nazwisko oraz początkowy powód połączenia;
3. Gdy pojawią się powiązane pytania, możesz dodać je jako punkty wypunktowane;
4. Gdy połączenie się zakończy, po prostu zatrzymaj stoper, a wpis zostanie zakończony.
5. Po pewnym czasie możesz tworzyć etykiety, aby kategoryzować najczęściej zadawane pytania w celu łatwiejszej archiwizacji.

W ten sposób cyfrowe urządzenia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, eliminują potrzebę korzystania z dodatkowych programów do robienia notatek lub Dokumentów Google, z którymi możesz stracić kontrolę. Na jednej niewielkiej przestrzeni możesz zobaczyć, kto dzwonił, jak długo trwała rozmowa, jakie pytania zadano i ile możesz zapłacić za połączenie.

„Skaczący klient”

Niektórzy ludzie po prostu pracują lepiej, gdy w ciągu dnia obsługują różnych klientów. A jeśli nie śledzą czasu spędzonego na księgowości każdego klienta, małej firmy lub firmy, mogą łatwo stracić dokładność, jeśli chodzi o rozliczanie swoich usług. To nieuchronnie prowadzi do zaokrąglania czasu, które opiera się głównie na zgadywaniu.

Kiedy zdecydujesz się na cyfrowe urządzenie do śledzenia czasu, naprawdę niewiele wysiłku z Twojej strony. Zwłaszcza takie, które łatwo integruje się z oprogramowaniem, którego już używasz, takim jak Trello, Zoho, Quickbooks, a nawet jako rozszerzenie przeglądarki. Twoje śledzenie czasu zaczyna się i kończy jednym kliknięciem. A w zamian nie ma już zgadywania.

Przełączanie się między klientami i projektami może stać się znacznie łatwiejsze.

Przykład tego, jak Clockify integruje swój zegar z kartami Trello

Poświęcanie czasu na dostarczanie dokumentów, notarialne itp.

Chociaż obecnie wiele procesów zostało zdigitalizowanych, nie możemy stracić z oczu tych krajów, które nadal dostarczają swoje dokumenty osobiście. Większość firm księgowych będzie zatrudniać pracowników, których obowiązki obejmują chodzenie do urzędów publicznych i notariuszy w celu wykonywania różnych prac kontraktowych.

Tak więc, podczas gdy jedna osoba śledzi czas, przygotowując dokumenty do zatwierdzenia lub przetwarzania, druga będzie musiała śledzić czas dostawy. Obejmuje to czas spędzony na dojazdach, potencjalnie czekanie w kolejkach, a nawet utknięcie w korku. Lokalizatory palców z opcjami GPS sprawdzają się również w tych przypadkach, ponieważ eliminują dodatkowy etap ręcznego wprowadzania lokalizacji i nazw.

Śledzenie księgowości z Clockify

W drugiej części chcielibyśmy omówić, w jaki sposób rejestrator czasu może pomóc w każdym aspekcie wymienionym powyżej.

Traktuj pracę każdego klienta jako „projekt”

Dzięki cyfrowemu urządzeniu do śledzenia czasu, takim jak Clockify, masz możliwość skonfigurowania jednego projektu dla każdego klienta. A ponieważ oprogramowanie jest przeznaczone dla dużych przedsiębiorstw, freelancerów i małych firm z różnych branż, ma szeroki zakres funkcji. Już samo to daje dużą swobodę i elastyczność w podejściu do śledzenia czasu. Na przykład:

• Możesz otworzyć nowy projekt dla każdego klienta, a następnie dodać klienta do strony projektu;
• Możesz tworzyć szablony dla powtarzających się projektów, zwłaszcza dla powtarzających się klientów;
• Każdy projekt można podzielić na zadania z własnymi terminami;
• Karty czasu pracy zapewniają, że codzienny postęp jest widoczny dla wszystkich;
• Tagi niestandardowe pomagają kategoryzować zadania w każdym projekcie, co ułatwia późniejsze raportowanie.

Ustawiaj szacunki projektu, terminy i śledź status projektu

Drugim ważnym aspektem wysokiej jakości narzędzia do śledzenia czasu jest możliwość ustalania szacunków i śledzenia ogólnego postępu projektu.

Szacunki projektu to świetny sposób, aby zobaczyć, jak Twoja produktywność radzi sobie z określonymi zadaniami. Jeśli chcesz używać narzędzia do śledzenia czasu w celu poprawy przepływu pracy, jest to świetna opcja. Ponadto możesz wykorzystać te dane, aby sprawdzić, czy pobierasz wystarczające opłaty za swoje usługi lub czy sprzedajesz za mało.

Clockify może pokazać, ile czasu poświęciłeś na projekt, ile do tej pory zarobiłeś, a także szacowany budżet. Aby uzyskać lepszą ofertę, raporty te można wyeksportować jako pliki PDF i przekazać klientom jako przejrzysty obraz Twojego czasu.

Jeśli na każdego klienta przypada więcej osób

Kiedy jesteś firmą księgową, będziesz mieć pod sobą ludzi z różnymi obowiązkami. Oczywiście nie będziesz w stanie monitorować każdego zadania ani czytać każdego raportu na koniec dnia, który może Ci się przydać.

Z tego powodu karty czasu pracy mogą być błogosławieństwem w nieszczęściu. Clockify ma ustalony, oparty na zaufaniu system, który nie monitoruje aktywności na ekranie, ale raczej pozwala użytkownikom odpowiadać za własne wpisy czasu. Jednak zapewnia przejrzystość i wspiera odpowiedzialność, ponieważ administratorzy projektu mogą ustawić grafik, aby był widoczny dla wszystkich w projekcie.

Oznacza to, że współpracownicy w tym samym projekcie widzą nawzajem swoje zadania i ile czasu nad nimi spędzili.

Utrzymując się nawzajem w ryzach, zmniejsza to presję związaną z monitorowaniem wszystkiego, aby zapewnić terminową realizację zadań.

Stawki godzinowe i rozliczenia

Różne projekty, różne zespoły mogą wymagać różnych sposobów rozliczania. Clockify daje możliwość wyboru nie tylko stawki rozliczeniowej, ale także sposobu rozliczania każdego klienta/projektu. Ponieważ nie każdy projekt lub zadanie ma tę samą cenę za godzinę, ani każdy pracownik nie pracuje za tę samą płacę.

Dlatego w Clockify możesz wybrać sposób rozliczania każdego projektu, każdego członka zespołu, a nawet ustawić różne stawki kosztów pracy.

Na koniec daje możliwość przełączania zadań jako płatnych lub niepłatnych, co pomaga w późniejszym raportowaniu, dokładniejszym fakturowaniu i budżetowaniu.

Aby dowiedzieć się więcej, możesz zajrzeć do sekcji Koszt pracy i zysk lub Stawki godzinowe na naszej stronie internetowej.

Raporty

Wreszcie mamy raporty.

Zdrowe relacje z klientami będą w mniejszym stopniu polegać na ich przystępności i uroku, a bardziej na ich profesjonalizmie. Dużą częścią tego jest zapewnienie im czystych, szczegółowych raportów o tym, za jakie usługi zapłacili.

Raporty są również świetnym materiałem na spotkania, jeśli proszą o bardziej szczegółowy podział kosztów lub chcesz przekazać im specyfikę niektórych zadań do wykorzystania w przyszłości. W dzisiejszych czasach znajdziesz kilka urządzeń do śledzenia czasu, które nie mają tej opcji na swojej liście funkcji.

Dzięki Clockify możesz wybrać, czy chcesz eksportować raporty podsumowujące, czy szczegółowe.

Raporty podsumowujące pokazują wszystkie wpisy czasu, grupując je według projektu, użytkownika lub klienta, a nawet według określonych tagów. Wszystko zależy od tego, na jakim aspekcie marnowania czasu chcesz się skupić.

Raporty szczegółowe to zasadniczo raporty podsumowujące z dołączonymi znacznikami czasu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku analiz wewnętrznych.

Jak śledzenie czasu pomaga w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – raporty od profesjonalistów

Na koniec postanowiliśmy uwzględnić niektóre opinie otrzymane od naszych użytkowników, którzy specjalizują się w księgowości. Oto, co mieli do powiedzenia na temat śledzenia czasu i jak im to pomaga.

„ Jestem właścicielem małej, niszowej firmy księgowej, w której jeden pracownik jest oddalony o trzy strefy czasowe. I chociaż większość moich opłat jest stała, często podejmujemy się „projektów”, za które rozliczamy się godzinowo. Clockify pozwala mi śledzić nasze godziny do każdego „podpoziomu”, którego potrzebuję. Idealnie jest dla mnie również śledzenie czasu mojego administratora, więc wiem, kiedy zbliża się do mnie konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby. Jest idealny do tego, czego potrzebuję. ”

– Michael A, Uzgadnianie księgowości i rozwiązań biznesowych

„ Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak wydajni (a raczej – nieefektywni) są w pracy; tracimy tyle czasu na niepotrzebnych spotkaniach lub podejmowaniu nieistotnych zadań. Używam tego narzędzia, aby określić, na których zadaniach spędzam najwięcej czasu, co doprowadziło do praktycznych spostrzeżeń: np. „spędzaj mniej czasu na nieważnej pracy”, „przydziel więcej czasu na mniej pilną, ale niezwykle ważną pracę” itp. świetne narzędzie, jeśli zależy Ci na produktywności i chcesz agresywnie kontrolować swój harmonogram. ”

– Heather A, stażystka Pre-MBA w finansach

„ Możliwość przeglądania szczegółowych raportów, które mówią mi, kto i jak długo pracował nad którym klientem w danym tygodniu. Ułatwia to obliczanie płatności na rzecz kontrahentów, ponieważ osoby otrzymują wynagrodzenie za czas, który poświęcili, jeśli ktoś zdecyduje. Może określić, ile czasu zajmuje praca nad powtarzającymi się zadaniami – co jest dobre do oszacowania, jak długo zajęłyby projekty ”

– Tina H, Business in Balance Solutions

“ Przez jakiś czas pracowałem jako freelancer. Użyłem tego oprogramowania do śledzenia mojej pracy, dzięki czemu mogłem dokonywać dokładnych rozliczeń. Pomogło mi to również w zrozumieniu, gdzie spędzam czas i w lepszym dostosowaniu się do działań generujących przychody. ”

– Arwa N, Doradca Podatkowy

„ Pracuję w niepełnym wymiarze godzin dla klienta, pracując jako jego asystent wykonawczy i jego księgowy. Wpadałem w bałagan, używając tylko grafiku stworzonego w MS Excel, a kiedy odkryłem Clockify, byłem w siódmym niebie z radości. Utrzymuję Clockify otwarty w tle i przełączam projekty, kiedy zaczynam pracę i kiedy ją kończę. Kiedyś nie miałem faktury za swój czas i tracę dochody, ale teraz mogę rozliczyć się za każdą sekundę pracy nad jego projektami. Ponadto ma świetną funkcję raportowania i może wydrukować lub zapisać jako plik PDF lub Excel itp. Więc nie tylko wystawiam faktury mojemu klientowi, ale mam również dokładne dane na czas, w którym wykonuję każde z jego zadań (Projekty) ”.

– Ruth M, Asystentka Wykonawcza i Księgowa