Jak śledzić projekty i zadania dla swoich klientów
Opublikowany: 2022-05-07Ostatnie statystyki dotyczące śledzenia czasu pokazują, że gospodarka USA traci nawet 7,4 miliarda dolarów na dzień pracy tylko na niezarejestrowanych czynnościach roboczych.
To dużo pieniędzy, które można by zaoszczędzić, odpowiednio śledząc i zarządzając swoim projektem od klienta — zwłaszcza jeśli wykonujesz pracę jako freelancer lub pracujesz w agencji.
Ale co dokładnie powinieneś śledzić dla swoich projektów i zadań? A jak podejść do tego procesu?
W tym poście na blogu omówimy:
- Jak prawidłowo skonfigurować projekty i zadania, aby ułatwić ich śledzenie.
- Jak możesz śledzić czas spędzony na pracy nad projektami i zadaniami.
- Jak możesz śledzić swoje postępy i wyniki w zadaniach i projektach.
- Jak śledzić i rozróżniać czynności podlegające rozliczeniu i niepodlegające rozliczeniu.
- Jak możesz śledzić szacunki i terminy.
Dlaczego warto śledzić projekty i zadania?
Zgodnie z III edycją Project Management Body of Knowledge , projekt jest „tymczasowym przedsięwzięciem z początkiem i końcem i musi zostać wykorzystany do stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu”.
W zarządzaniu projektami każdy projekt składa się z szeregu zadań, które musisz wykonać w określonym czasie lub przed terminem, aby sfinalizować produkt, w pełni wykonać usługę lub osiągnąć pożądany rezultat.
Tak więc, biorąc pod uwagę, że projekt jest „tymczasowym przedsięwzięciem”, które składa się z zadań, które należy wykonać w „danym okresie”, oba z definicji można łatwo śledzić.
A śledzenie projektów i zadań ma kilka wymiernych korzyści:
- Pomoże to zarówno Tobie, jak i klientowi zrozumieć, czy projekt zostanie ukończony na czas.
- Pomoże to zarówno Tobie, jak i klientowi zrozumieć, czy projekt zostanie zrealizowany w ramach budżetu.
- Otrzymasz przejrzysty przegląd projektu, który możesz później przeanalizować, aby sprawdzić, czy podobne projekty będą dla Ciebie opłacalne w przyszłości.
- Otrzymasz dokumentację, która pomoże Ci zrozumieć, czy i jak możesz w przyszłości lepiej radzić sobie z podobnymi projektami.
- Otrzymasz namacalny dowód swojej pracy do wysłania do klienta — zwiększy to satysfakcję klienta, a także szanse na otrzymanie zapłaty na czas.
Jak konfigurować i śledzić projekty i zadania
Zanim zaczniesz śledzić swoje projekty i zadania, musisz najpierw rozpocząć jeszcze ważniejszą misję — upewniając się, że prawidłowo skonfigurowałeś te projekty i zadania.
Aby poprawnie skonfigurować, musisz wykonać następujące kroki:
- Tworzenie zarysu projektu
- Rozbicie projektu na zadania
- Decydowanie, jakiego podejścia do rozliczeń użyjesz
- Decydowanie, jak podejdziesz do rozliczania godzinowego lub zryczałtowanego
- Decydowanie, które zadania będą rozliczane lub nierozliczane
- Definiowanie szacunków wykonania zadań i projektów
- Definiowanie ostatecznych terminów projektu i zadań
Każdy krok będzie miał swoje własne elementy, które powinieneś śledzić.
1. Konfigurowanie i śledzenie zarysów projektów
Jak stworzyć zarys projektu
Jasny zarys projektu może powiedzieć zarówno Tobie, jak i klientowi, czego możesz się spodziewać po projekcie, a także na co powinieneś zwrócić uwagę podczas pracy.
Po pierwsze, musisz upewnić się, że wszyscy zaangażowani w projekt rozumieją, co należy osiągnąć na jego końcu — tj. jakie są cele projektu .
Przykład: Celem projektu jest zbudowanie i utrzymanie aplikacji fitness w określonych ramach czasowych i budżecie zatwierdzonym przez klienta.
Następnie musisz ustalić kilka kamieni milowych projektu po każdym zestawie powiązanych zadań, aby wskazać i śledzić ważne osiągnięcia w projekcie.
Przykład: jednym z kamieni milowych projektu związanych z projektowaniem, które można śledzić w przypadku aplikacji fitness, mogą być różne fazy projektowania aplikacji:
- MS 1: ukończono różne koncepcje projektowe
- MS 2: zatwierdzono ostateczną koncepcję projektową
- MS 3: wdrożony zatwierdzony projekt
- MS 4: premiera wersji
Następnie możesz ustalić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) , których będziesz używać do pomiaru, jak dobrze Ty lub Twój zespół radzicie sobie z pracą.
Przykład: KPI dla Twojej aplikacji fitness mogą być:
- KPI 1: ocena użytkowników
- KPI 2: współczynnik konwersji
- KPI 3: przychód na użytkownika
Na koniec możesz również ustalić cele i kluczowe wyniki (OKR) , których będziesz używać do definiowania i śledzenia celów projektu i ich wyników.
Przykład: Celem Twojej aplikacji fitness może być KR1: zmniejsz liczbę błędów znalezionych podczas procesu rozwoju o 30% Jak śledzić zarys projektu
Śledzenie celów i kamieni milowych projektu
Aby śledzić cele projektu , najpierw zaplanuj i zorganizuj czas, który spędzisz nad projektem w harmonogramie.
Uwzględnij wszystkie potrzebne zasoby, niezależnie od tego, czy są to dodatkowi członkowie zespołu, sprzęt, czy po prostu dodatkowy czas, aby nie przekroczyć budżetu. Jeśli zbliżasz się do przekroczenia budżetu, powiadom klienta o możliwych zmianach.
Możesz powiązać kamienie milowe projektu z określonymi datami lub zestawami zadań. Po osiągnięciu kamienia milowego projektu przejrzyj nadchodzące obciążenie pracą. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, czy musisz zmienić przepływ pracy, aby dostosować się do obecnego tempa lub kierunku pracy.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej ustalać i śledzić cele i kamienie milowe projektu, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na temat osi czasu projektu:
→ Jak stworzyć harmonogram projektu (+ darmowe szablony)
Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności
Jeśli chodzi o wybrane kluczowe wskaźniki wydajności , ich typ określi sposób ich śledzenia.
Przykład: możesz śledzić ocenę użytkowników swojej aplikacji w Capterra lub podobnej witrynie.
Powinieneś także rozróżnić swoje słabe punkty (tj. opóźnione KPI) i mocne strony (tj. wiodące KPI) w pracy nad projektem.
Następnie możesz spróbować uczyć się na podstawie wskaźników wiodących (np. jak najlepiej budować aplikacje, które przyciągają świetne recenzje użytkowników). Ale możesz też popracować nad poprawą wskaźników opóźnień (np. Jak poprawić współczynnik konwersji budowanych aplikacji).
Na koniec zapisz podsumowania KPI projektu do dalszej analizy, porównań i wniosków.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej ustawić i śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na ten temat:
→ Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI): Dlaczego i jak je ustawiać, a także KPI w samouczku Excel
Cele śledzenia i kluczowe wyniki
Jeśli chodzi o wybrane cele i kluczowe wyniki , ich typ będzie również określał sposób ich śledzenia.
Przykład: Możesz śledzić zmniejszenie liczby błędów znalezionych podczas procesu tworzenia o 30% za pomocą narzędzia do śledzenia błędów i problemów, takiego jak Jira .
Następnie możesz połączyć dane i porównać swoje rzeczywiste wyniki z oczekiwanymi kluczowymi wynikami, aby zobaczyć, jak odniosłeś sukces.
Na koniec możesz ponownie zapisać i dalej manipulować podsumowaniami OKR swojego projektu.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej ustawić i śledzić cele i kluczowe wyniki (OKR), zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na ten temat:
→ Cele i kluczowe wyniki (OKR): wszystko, co musisz wiedzieć
2. Konfigurowanie i śledzenie czasu i postępów w projektach i zadaniach
Jak podzielić projekt na zadania
Następnie, aby ułatwić śledzenie projektu, musisz podzielić go na zadania. Rodzaj projektu pomoże Ci zdecydować, jak najlepiej to zrobić:
- Zadania = różne fazy projektu
Przykład: programista może wykorzystywać różne fazy rozwoju (np. planowanie, analiza, projektowanie, rozwój itp.) jako zadania.
- Zadania = różne kategorie projektu
Przykład : zawodowy planista przyjęć może używać różnych kategorii planowania przyjęć (np. catering, dekoracje, rozrywka itp.) jako zadań.
- Zadania = różne części projektu
Przykład : Gospodyni może wykorzystywać różne pomieszczenia w domu, które sprząta (np. kuchnia, sypialnia, łazienka itp.) jako zadania.
W przypadku niektórych projektów stosunkowo łatwo będzie zdecydować, czy należy używać faz projektu, kategorii czy części jako zadań. Inne projekty nie będą tak jednoznaczne. Aby uzyskać szybki i łatwy przewodnik, jak najlepiej dostosować proces dzielenia projektu na zadania, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na ten temat:
→ Jak podzielić projekt na zadania
Jak śledzić czas realizacji projektów i zadań
Zbliżając się do śledzenia czasu projektów i zadań, najpierw musisz wybrać metodę śledzenia czasu, której chcesz użyć. I musisz pomyśleć o tym, jak najlepiej wdrożyć wspomnianą metodę w swoim przepływie pracy.
Wybór metody śledzenia czasu
Istnieją cztery różne metody śledzenia czasu, na których możesz polegać, aby śledzić czas spędzony przez Ciebie i/lub Twój zespół na pracy:
- Metoda papierowa — Czas poświęcony na pracę nad projektem i zadaniami mierzysz stoperem, a wyniki zapisujesz długopisem .
- System honoru — nie mierzysz, a jedynie szacujesz czas, jaki poświęcisz na pracę nad projektem i zadaniami.
- Metoda arkusza kalkulacyjnego — mierzysz czas poświęcony na pracę nad projektem i zadaniami, ręcznie wprowadzając godziny i minuty poświęcone na nie w utworzonym arkuszu kalkulacyjnym lub w prostym szablonie arkusza kalkulacyjnego.
- Metody oprogramowania do śledzenia czasu — mierzysz czas poświęcony na pracę nad projektem i zadaniami za pomocą aplikacji specjalizującej się w śledzeniu czasu.
Pierwsze 3 wymienione metody mają jednak swoje wady.
W dzisiejszych czasach metoda papierowa może być postrzegana jako nieco nieprofesjonalna, nieefektywna i niedokładna. W tej samej linii system honoru w zbyt dużym stopniu opiera się na zaufaniu klienta, że wykonałeś pracę, którą twierdzisz , że wykonałeś, co może być zbyt trudne — szczególnie, gdy chcesz przyciągnąć nowych klientów.
Z drugiej strony metoda arkusza kalkulacyjnego może okazać się problematyczna dla Ciebie i/lub Twojego zespołu. Mianowicie fakt, że wymaga ręcznego wprowadzenia czasu, zwiększa szanse, że w końcu popełnisz kosztowny błąd. Zarówno arkusz kalkulacyjny, jak i metoda papierowa mogą być procesami czasochłonnymi, zwłaszcza jeśli pracujesz nad wieloma projektami.
Ostatecznie metoda oprogramowania do śledzenia czasu okazuje się najlepszą opcją ze względu na swoją walutę, profesjonalny wygląd, szybkość i dokładność. Zobaczmy więc, jak najlepiej wykorzystać takie oprogramowanie do śledzenia czasu projektu i zadania.
Wdrożenie metody śledzenia czasu
Aby pomóc zrozumieć i wdrożyć tę koncepcję, spójrzmy na nasze własne oprogramowanie do śledzenia czasu, Clockify.
Po pierwsze, w aplikacji możesz zdefiniować swoje projekty, zadania i ich klientów.
Następnie możesz wybrać rozwiązanie do śledzenia czasu, które Ci odpowiada — możesz:
- śledź czas podczas pracy, z zegarem
- dodaj czas ręcznie
- wprowadź czas w grafiku
Jeśli chcesz śledzić czas za pomocą timera , wystarczy wejść w „tryb timera”, napisać opis czynności, nad którą pracujesz, oraz wybrać jej projekt i zadanie. Następnie uruchom stoper i pozwól mu działać, aż zakończysz aktywność — po zakończeniu zatrzymaj stoper, a system doda nowo utworzony wpis czasu do poniższej listy wpisów czasu.
Jeśli chcesz dodać czas ręcznie , po prostu przełącz się w „Tryb ręczny” i postępuj zgodnie z tym samym wzorcem zapisu opis-określenie projektu-określenie zadania. Następnie możesz dodać czas trwania zadania, bez konieczności przejmowania się godzinami rozpoczęcia i zakończenia.
Jeśli zdecydujesz się wprowadzić czas w grafiku , wystarczy wypełnić wiersze grafiku projektami i zadaniami, nad którymi pracujesz, a następnie dodać swój czas w odpowiednich komórkach.
Po zakończeniu śledzenia czasu możesz skorzystać z sekcji Raporty w aplikacji. Tutaj będziesz mógł zobaczyć kwotę, jaką zarobiłeś na konkretny projekt i/lub zadanie, filtrując wyniki.
Następnie możesz wyeksportować raport PDF lub Excel z godzinami i minutami, które śledziłeś w projekcie i zadaniach, i wysłać go do klienta, aby służył jako faktura.
Jak śledzić postępy w projektach i zadaniach
Oprócz śledzenia czasu pracy nad projektem i jego zadań, skorzystasz również z wdrożenia systemu śledzenia postępów.
Śledzenie postępów za pomocą aplikacji
Aby rozpocząć śledzenie postępów, możesz wypróbować system oparty na Kanbanie, taki jak Trello lub Asana .
Obie aplikacje działają na podobnej zasadzie:
- Utwórz tablicę, która reprezentuje Twój projekt
- Utwórz kilka kart reprezentujących Twoje zadania
- Nazwij kolumny tak, aby reprezentowały stan wszystkich umieszczonych w nich zadań (np. „Zaległości”, „Projekt”, „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Przegląd kodu”, „Testowanie”, „Gotowe”)
- Przesuwaj karty/zadania po kolumnach, aby symbolizowały ich stan zaawansowania (np. czy wspomniane zadanie jest w „Backlogu”, związane z „Projektem”, gotowe „Do zrobienia”, obecnie „w toku”, aktualnie w „Przeglądzie kodu” , w sekcji „Testowanie” czy już „Gotowe”?)
Trello oferuje również opcję dodawania „Obserwatorów” do swoich tablic/projektów — dzięki czemu możesz dodać swoich klientów do odpowiednich tablic, którzy w przeciwieństwie do członków Twojego zespołu będą mogli przeglądać tylko Twoje postępy w poszczególnych zadaniach, pobierz załączniki, dodawaj komentarze, a także eksportuj tablicę.
W Clockify Twój klient będzie mógł śledzić postępy projektu w czasie, za pośrednictwem wspólnego raportu. Po prostu udostępnij raport, który przefiltrowałeś według poprawnych parametrów, skopiuj jego link i wyślij go do klienta, który może następnie przeglądać zmiany w czasie rzeczywistym.
Łatwiejsze śledzenie postępów
Oprócz korzystania z aplikacji opartej na Kanbanie do śledzenia postępów projektów i zadań, możesz również użyć różnych szablonów, aby przyspieszyć ten postęp:
- Jeśli większość twoich projektów ma tę samą strukturę, jeśli chodzi o zadania (np. wszystkie projekty obejmują zadania analizy, projektowania, rozwoju, treści i administracji), dobrze byłoby stworzyć szablon projektu, który pomoże ci powielić to samo zestaw zadań dla każdego nowego projektu, który podejmujesz.
- Aby lepiej zorganizować swój czas (i w rezultacie przyspieszyć pracę nad projektem), możesz użyć odpowiedniego szablonu listy rzeczy do zrobienia, który będzie przypominał o tym, co dokładnie musisz zrobić.
- Aby pomóc Ci zaoszczędzić wystarczająco dużo czasu na zadania priorytetowe (i zminimalizować czas, który tracisz), możesz użyć odpowiedniego szablonu planowania blokowania czasu.
3. Wybór metody rozliczeniowej i śledzenie jej efektywności
Jak zdecydować, jakiego podejścia do rozliczeń użyjesz?
Teraz, po utworzeniu zarysu projektu i zdefiniowaniu zadań związanych z projektem, musisz zdecydować, w jaki sposób będziesz rozliczać ten projekt i zadania:
Czy będziesz rozliczać pracę za godzinę?
A może pobierzesz stałą opłatę?
Jeśli rozliczasz się za godzinę , będziesz rozliczać się wyłącznie na podstawie czystej liczby godzin, które wykorzystałeś w swojej pracy.
Jeśli naliczysz opłatę ryczałtową , będziesz rozliczać się z zakresu wykonanej pracy, niezależnie od liczby godzin, jakie zajmie Ci ukończenie projektu.
Bez względu na wybraną metodę rozliczeniową będziesz potrzebować wyczerpującej listy zawierającej:
- Zadania, które wykonałeś dla projektu.
- Czas spędzony na poszczególnych zadaniach i całości projektu.
- Pewne wskazanie, czy zadania są rozliczane, czy nie. W ten sposób, jeśli rozliczasz się godzinowo, zawsze otrzymasz wyraźną kwotę, którą Twoi klienci są Ci winni za Twoją pracę.
Z drugiej strony, jeśli pobierasz stałą opłatę, nadal będziesz dostarczać swoim klientom dowód tego, nad czym dokładnie pracowałeś (i za co dokładnie płacą).
Aby pomóc Ci zdecydować, jak najlepiej rozliczyć pracę nad projektem, zapoznaj się z naszymi poprzednimi artykułami:
→ Wynagrodzenie a zatrudnienie na godzinę: plusy i minusy
→ Jak używamy Clockify do śledzenia czasu i rozliczania klientów
→ Jak agencje projektowe wyceniają swoje projekty
Jak śledzić efektywność swojego podejścia do rozliczeń
Jeśli masz wątpliwości, jeśli chodzi o śledzenie efektywności wybranego przez Ciebie podejścia do rozliczeń, najlepiej pobawić się dwoma głównymi wyborami.
Spróbuj najpierw wdrożyć podejście godzinowe lub podejście ryczałtowe. Być może w końcu okaże się, że alternatywne podejście do tego, które wybrałeś na początku, lepiej pasuje do Twojego typu projektów lub przepływu pracy.
Lub może się okazać, że jeden rodzaj twoich projektów lepiej nadaje się do podejścia godzinowego, podczas gdy inny typ lepiej nadaje się do podejścia opartego na stałej opłacie.
4. Ustalenie podejścia do rozliczeń i śledzenie jego dokładności
Jak podejść do rozliczenia godzinowego lub naliczyć opłatę ryczałtową
Po wybraniu idealnego systemu rozliczeniowego nadszedł czas, aby zdecydować, jak dokładnie podejdziesz do procesu rozliczeniowego.
Jeśli rozliczasz określoną cenę za godzinę, możesz zastosować cztery efektywne rodzaje stawek godzinowych:
Jedna stawka godzinowa na wszystkie projekty. Świetnie, jeśli:
- Twój zespół zwykle pracuje nad jednym rodzajem projektu
- Twój zespół składa się z jednego rodzaju profesjonalistów
- Pracujesz sam
Przykład: Niezależny zespół dwóch projektantów (35 USD), który specjalizuje się w projektowaniu logo.
Określone stawki godzinowe na członków zespołu. Świetnie, jeśli:
- Twój zespół zwykle pracuje nad jednym rodzajem projektu
- Twój zespół składa się z profesjonalistów o różnych umiejętnościach, doświadczeniu i wiedzy
Przykład: Niezależny zespół składający się z jednego projektanta (40 USD) i trzech programistów (65 USD), który specjalizuje się w tworzeniu stron docelowych dla witryn modowych.
Konkretne stawki godzinowe dla konkretnych projektów. Świetnie, jeśli:
- Twój zespół pracuje nad różnymi rodzajami projektów
- Twój zespół składa się z jednego rodzaju profesjonalistów
Przykład: niezależny zespół trzech programistów (65 USD), którzy tworzą niestandardowe aplikacje.
Konkretne stawki godzinowe dla każdego członka zespołu pracującego nad konkretnymi projektami. Świetnie, jeśli:
- Twój zespół pracuje nad różnymi rodzajami projektów
- Twój zespół składa się z profesjonalistów posiadających różne umiejętności, doświadczenie, wiedzę specjalistyczną
Przykład: zespół freelancerów składający się z dwóch artystów (50 USD), czterech programistów (70 USD), dwóch projektantów (55 USD), jednego specjalisty od dźwięku (45 USD) i dwóch producentów gier wideo (35 USD), którzy tworzą gry strategiczne i logiczne.
Alternatywnie, jeśli pobierasz stałą opłatę, prawdopodobnie będziesz chciał oprzeć swoje ceny na zakresie poszczególnych projektów — które mogą obracać się wokół określonych zadań lub zestawów zadań.
Przykład : niezależny zespół składający się z jednego projektanta, dwóch programistów i copywritera, który tworzy strony internetowe, widzi każdy element projektu jako osobne zadanie za własną opłatą:
- Konfiguracja: 170 USD
- Projekt i budowa 3500 USD
- Tworzenie treści: $550
- Szkolenie klienta: 700 USD
- Utrzymanie strony internetowej: 600 $
Aby uzyskać więcej informacji na temat rozliczania projektów i zadań, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na ten temat:
→ Kompletny przewodnik po rozliczeniach i fakturowaniu projektów
Jak śledzić dokładność swojego podejścia do rozliczeń
Jeśli chodzi o śledzenie dokładności procesu rozliczeniowego, zawsze kluczowa jest kompleksowa faktura z przejrzystą listą wykonanych zadań. Pomoże to klientowi lepiej zrozumieć wartość (a następnie dokładną cenę) Twojej pracy.
Oczywiście musisz również upewnić się, że Twoje ceny są same w sobie dokładne:
- Jeśli pobierasz stałą opłatę, upewnij się, że ceny, które podajesz klientowi, są zgodne z cenami podanymi w Twojej witrynie lub używanymi dla poprzednich klientów.
- Jeśli pracujesz za stawkę godzinową, upewnij się, że Twoje obliczenia są poprawne. Jeśli śledzisz czas w Clockify , Twoje zarobki na projekt będą automatycznie obliczane za każdą śledzoną minutę na podstawie wprowadzonych wcześniej stawek godzinowych.
5. Konfigurowanie i śledzenie zadań rozliczanych i nierozliczanych
Jak odróżnić zadania rozliczane od niepodlegających rozliczeniu
Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, za jakie zadania będziesz rozliczać się bezpośrednio? A jakie zadania pominiesz na fakturze?
Zdecydowanie zechcesz oznaczyć podstawowe zadania związane z projektem jako płatne i dodać je do faktury. Na przykład programiści będą wystawiać rachunki za wszystkie zadania związane z programowaniem.
Jednak tworzenie oprogramowania to złożony proces, który wymaga również pewnych drugorzędnych, powtarzających się zadań. Prawdopodobnie będziesz musiał organizować spotkania zespołu i klienta, komunikować się z klientem i członkami zespołu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu, a także regularnie manipulować danymi związanymi z projektem.
Chociaż te zadania są kluczowe dla projektu deweloperskiego, prawdopodobnie powinieneś powstrzymać się od oznaczania ich jako płatnych i dodawania 20 oddzielnych pozycji „Codzienne spotkania” na oficjalnej fakturze.
Zamiast tego możesz mieć czas, który spędzasz na spotkaniach, na e-mailach i na manipulowaniu danymi, zostanie odzwierciedlony w stawce godzinowej, której użyjesz do zadań programistycznych — tj. zwiększysz swoje stawki godzinowe.
Jak śledzić zadania podlegające rozliczeniu i niepodlegające rozliczeniu
Podczas śledzenia czasu w Clockify możesz określić, czy działania (lub nawet całe projekty) są rozliczane, czy nie.
Jeśli zadanie zostało oznaczone jako płatne, jego kwota zostanie dodana do łącznej kwoty tego projektu.
Alternatywnie, oznaczając zadanie jako niepodlegające rozliczeniu, wykluczasz je z bezpośrednich zarobków.
Kluczem jest tutaj maksymalizacja czasu spędzonego na rozliczanych zadaniach, aby zwiększyć wartość, jaką osobiście wyjdziesz z projektu. Zastanów się więc, czy marnujesz czas na niektóre zadania i zamiast tego powinieneś przeznaczyć ten czas na ważniejsze (i bardziej opłacalne) zadania w przyszłości.
Przykład: jesteś niezależnym zespołem składającym się z 5 osób, które uważają, że spędzają 1 godzinę na codziennych spotkaniach, ale zamiast tego mogą skrócić ten czas o połowę — w ten sposób możesz zaoszczędzić 2,5 godziny dziennie lub 12,5 tygodniowo w sumie .
Aby dowiedzieć się więcej o zadaniach rozliczanych i niepodlegających rozliczeniu, a także o tym, jak znaleźć idealną równowagę między nimi, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na ten temat.
→ Godziny płatne i nierozliczane: jak znaleźć idealną równowagę
6. Konfigurowanie i śledzenie szacunków dla zadań i projektów
Jak zdefiniować szacunki dla zadań i projektów
Oto niektóre z najważniejszych pytań, na które musisz odpowiedzieć klientowi:
- Kiedy projekt zostanie zrealizowany?
- Ile to będzie kosztować?
Jeśli pobierasz opłatę ryczałtową, szacunkową cenę możesz oprzeć na gotowym cenniku. Następnie możesz oprzeć szacowany czas na doświadczeniu z podobnymi projektami, które ukończyłeś w przeszłości.
Jeśli jednak wyceniasz za godzinę, jasne oszacowania czasu dadzą Ci jasne dane dotyczące tego, ile Twój klient może się spodziewać.
Przykład 1: Zespół dwóch niezależnych projektantów (35 USD), który specjalizuje się w projektowaniu logo, może podać szacunkową cenę 700 USD za 20-godzinny szacunkowy czas.
Przykład 2: Zespół freelancerów składający się z jednego projektanta (40 USD) i trzech programistów (65 USD), którzy specjalizują się w tworzeniu stron docelowych dla witryn o modzie, może podać szacunkową cenę 4450 USD za 80 godzin (np. 40 USD x 30 + 65 USD x 50)
Przykład 3: Zespół trzech niezależnych programistów (65 USD), którzy tworzą niestandardowe aplikacje, może podać szacunkową cenę 31 200 USD za szacunkowy czas na 480 godzin.
Przykład 4: Zespół freelancerów składający się z dwóch artystów (50 USD), czterech programistów (70 USD), dwóch projektantów (55 USD), jednego specjalisty od dźwięku (45 USD) i dwóch producentów gier wideo (35 USD), którzy tworzą gry strategiczne i logiczne, może wycenić 54 100 USD szacunkowa cena za szacunkowy czas na 1000 godzin. (np. 50 zł x 200 + 70 zł x 300 + 55 zł x 200 + 45 zł x 160 + 35 zł x 140)
Jak śledzić szacunki dotyczące zadań i projektów
Jeśli śledzisz czas w Clockify , będziesz mógł ustawić szacowany czas dla projektów i zadań, a następnie śledzić je w stosunku do wyników w czasie rzeczywistym.
W miarę postępów w projekcie zobaczysz paski szacowania projektu i wypełniają się zadania. Dzięki temu będziesz w stanie stwierdzić, kiedy jesteś niebezpiecznie blisko przekroczenia szacowanego czasu i pośrednio budżetu.
7. Konfigurowanie i śledzenie terminów projektów i zadań
Jak zdefiniować terminy projektów i zadań
W odniesieniu do innych projektów, nad którymi pracujesz, zasobów, z których będziesz korzystać w tym projekcie, a także liczby zadań, które będziesz mieć, musisz ustawić jasne terminy projektów i zadań.
Terminy zadań będą bezpośrednio związane z terminem projektu, a wszystkie z nich będą odnosić się do szacunków projektu, które właśnie ustawiłeś.
Na przykład, jeśli określiłeś szacunkową liczbę 480 godzin na ukończenie projektu na trzech programistów, oznacza to, że będziesz potrzebować około jednego miesiąca na ukończenie (jeśli wszyscy trzej będą pracować nad projektem przez 40 godzin tygodniowo).
Jednak Twój zespół może pracować nad dwoma projektami, które szacowane są na 480 godzin w tym samym czasie, co oznacza, że jeden programista prawdopodobnie będzie w stanie pracować tylko 20 godzin tygodniowo nad pierwszym projektem. W takim przypadku termin dwóch miesięcy może być pierwszą realistyczną datą, jaką możesz podać klientowi.
W tym przykładzie wszyscy trzej członkowie zespołu niezależnych programistów rozpoczęli pracę nad projektem w tym samym czasie.
Ale w rzeczywistości rzadko jest to takie proste — z powodu czegoś, co nazywa się zależnościami zadań .
Zależności zadań dyktują, w jakiej kolejności możesz pracować nad zadaniami. A jedno zadanie może zależeć od drugiego w taki sposób, że musisz:
- Zakończ zadanie A, zanim będziesz mógł rozpocząć zadanie B
- Rozpocznij zadanie B w tym samym czasie co zadanie C
- Zakończ zadanie C, zanim będziesz mógł ukończyć zadanie D
- Rozpocznij zadanie D, zanim będziesz mógł ukończyć zadanie B
Teraz wymienione zadania mogą oznaczać 480 godzin wspólnej pracy. Jednak ich rodzaj zależności od zadań (a także przydzielona do nich osoba) również wpłynie na realistyczną datę zakończenia, którą możesz zacytować swojemu klientowi.
Jak śledzić ostateczny projekt i terminy realizacji zadań
Jeśli śledzisz postęp projektu i zadań w Trello , możesz zdefiniować osobne terminy dla każdej zaplanowanej karty/zadania.
Te indywidualne terminy zadań pomogą Ci określić, czy termin realizacji projektu jest realistyczny. Teraz, jeśli wciąż nie dotrzymujesz terminów zadań, z pewnością powinieneś w końcu wynegocjować również przedłużenie terminu dla projektu.
Zawijanie
Projekty i zadania to pozornie złożone pojęcia z różnymi ważnymi elementami, które należy wziąć pod uwagę i śledzić.
W przypadku zarysów projektów ważne jest, aby śledzić cele projektu, kamienie milowe, kluczowe wskaźniki wydajności, cele i kluczowe wyniki.
Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku projektów ważne jest, aby podzielić je na zadania, których czas i postęp można łatwo śledzić. Ponadto należy określić szacunkowe ceny i terminy, a także jasne terminy.
Jeśli chodzi o podejście do rozliczeń, należy śledzić jego dokładność, wydajność, a także rozróżniać zadania rozliczane i niepodlegające rozliczeniu.
W końcu śledzenie różnych aspektów projektów i zadań może wydawać się złożonym procesem, ale po zdefiniowaniu i zorganizowaniu wszystkiego, czego potrzebujesz, jest to dość proste.