Dlaczego warto śledzić godziny pracy (zarówno jako pracodawca, jak i pracownik)

Z roku na rok śledzenie czasu okazuje się coraz bardziej istotne dla firm, nie tylko ze względu na płace. Wraz z ewolucją miejsc pracy i siły roboczej, rośnie również potrzeba śledzenia godzin pracy, ponieważ, jak stwierdziliśmy, pomaga to w zarządzaniu projektami, dokonywaniu szacunków, analizowaniu postępów pracowników i nawyków pracy.

Dlatego w tym artykule postanowiliśmy udowodnić, dlaczego śledzenie czasu jest niezbędne w nowoczesnym miejscu pracy. Możesz przeczytać o ogólnej zmianie zapotrzebowania na śledzenie czasu i jakie korzyści przynosi to odpowiednio pracodawcom i pracownikom.

Znaczenie śledzenia czasu

Praca w domu może równie dobrze stać się rzeczywistością dla większej populacji, biorąc pod uwagę, jak pandemia Covid-19 nagle zmieniła krajobraz na początku 2020 roku. ”. Brzmi złowieszczo, ale proste rozwiązania, takie jak śledzenie czasu, mogą złagodzić cios.

Wygląda na to, że praktyka pracy zdalnej zostanie, przynajmniej na jakiś czas. Oznacza to, że w ten czy inny sposób ucierpi wydajność. Będzie więcej nadgodzin, nakładanie się na zarządzanie personelem, kradzież czasu, zmarnowane godziny i wiele więcej. Aby uniknąć katastrof w produktywności, dyrektorzy generalni i pracownicy muszą wspólnie przyzwyczaić się do śledzenia czasu.

Tutaj, w Clockify , przygotowaliśmy listę powodów, dla których powinieneś śledzić czas, oraz kilka metod, które pomogą Ci zacząć.

Powody, dla których warto śledzić czas jako pracodawca

Kiedy pracodawcy mierzą czas, robią to głównie z dwóch powodów:

• Odszkodowanie i
• Zarządzanie personelem

Najpierw omówimy, dlaczego śledzenie przepracowanych godzin ma znaczenie, jeśli chodzi o płacenie Twoim pracownikom. Później zobaczymy, jak pomaga w produktywności, zarządzaniu projektami, zarządzaniu obciążeniem itp.

Śledzenie czasu wynagrodzeń i nadgodzin

Pierwszym ważnym powodem śledzenia czasu pracy jest zapewnienie pracownikom godziwych wynagrodzeń za stawkę godzinową. Przyjrzyjmy się znaczeniu śledzenia czasu w tym przypadku.

Płatny czas

Wśród różnych rodzajów wynagrodzeń pracowniczych (godzinowe, pensje, prowizje i premie) godzinowe to takie, które wymagają śledzenia czasu pracy w celach finansowych.

Kiedy Twoi pracownicy pracują godzinami, zwłaszcza gdy rozliczasz się z nadgodzin i/lub czasu wolnego, łatwo stracić orientację, kto co robił i jak długo. A kiedy muszą otrzymać zapłatę, chcesz mieć pewność, że wszyscy zarabiają tyle, ile pracowali. Nie wspominając o tym, że statystycznie średnie godziny pracy tak bardzo się zmieniły.

Bezpłatny tracker godzin pracy, taki jak Clockify, może obejmować kilka baz tutaj:

• Pozwala zdefiniować stawki godzinowe dla każdego pracownika;
• Pracownicy mogą wprowadzać swoje zadania w grafiku, aby uzyskać przejrzysty dzienny przegląd;
• Śledź czas pracy nad zadaniem za pomocą timera, aby później precyzyjnie obliczyć;
• Monitoruj czas konsekwentnie i codziennie, aby zapewnić wiarygodne dane;

• Wreszcie, automatycznie oblicza wynagrodzenie w zależności od okresu i wprowadzonej stawki godzinowej.

W ten bardzo prosty sposób Twoi pracownicy będą prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, a Ty będziesz miał mniej kłopotów z płacami.

Z biegiem czasu

Zazwyczaj pracownicy godzinowi są również uprawnieni do wynagrodzenia za nadgodziny lub czasu wyrównawczego.

W przypadku wynagrodzenia za nadgodziny prawo stanowe będzie dyktować, o ile stawka godzinowa za godzinę wzrośnie za każdą godzinę spędzoną w nadgodzinach.

Dzięki czasowi wyrównawczemu pracownicy mogą zdecydować się na wzięcie urlopu w zamian za nadgodziny, zamiast dodatkowego wynagrodzenia.

• Przepisy dotyczące nadgodzin

W przypadku wynagrodzenia za nadgodziny Ty lub Twoi pracownicy musicie śledzić czas spędzony na pracy poza normalnymi godzinami pracy. Bez „papierowego śladu” określającego, ile czasu spędziliśmy w nadgodzinach, mogą wystąpić konsekwencje prawne.

W zależności od kraju, w którym prowadzisz działalność, powinieneś zapoznać się z unijnymi przepisami dotyczącymi śledzenia czasu pracy, kalifornijskimi przepisami dotyczącymi godzin nadliczbowych lub amerykańskimi przepisami dotyczącymi czasu pracy FLSA. Każdy przedstawia:

• Godziny pracy w tygodniu;
• Maksymalna dozwolona liczba godzin nadliczbowych;
• Metody dokumentowania nadgodzin;
• Liczba godzin na zmianę lub dzień, w którym pracownicy mogą pracować w nadgodzinach itp.

Śledzenie czasu jest niezbędne, aby zachować czysty, legalny ślad tego, ile Twoi pracownicy pracują w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Zapewnia zgodność ze wszystkimi przepisami prawa pracy i przepisami. A wraz z pandemią, która wstrząsnęła 2020 r., Departament Pracy USA zaktualizował swój przewodnik dotyczący zobowiązań pracodawców dotyczących śledzenia czasu pracy.

Źródło: statista.com

• Stawki za nadgodziny

Krótko mówiąc, bez zbytniego odchodzenia od tematu, stawki za nadgodziny różnią się w zależności od kraju oraz przepracowanych godzin tygodniowych i dziennych.

Na przykład kalifornijskie prawo o nadgodzinach wymaga od pracodawców płacenia 1,5-krotności stawki godzinowej w dni powszednie iw soboty. W zależności od umowy z pracownikami i liczby przepracowanych nadgodzin, stawki będą się różnić.

• Czas wyrównawczy

Wreszcie, możesz „opłacić” swoim pracownikom czas wolny za nadgodziny. Jest to znane jako czas wyrównawczy, a różne czynniki mogą wpływać na to, czy pracownik jest uprawniony, czy nie, i jak jest obliczany.

Ale nawet w takim przypadku będziesz potrzebować godnego zaufania narzędzia do śledzenia czasu, aby wiedzieć, ile czasu wolnego pracownik może otrzymać w oparciu o nadgodziny.

A jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu odpowiedniej aplikacji do śledzenia czasu, mamy obszerną listę ze wszystkimi korzyściami, jakie przynosi każda z nich.

Zarządzanie personelem i inne powody śledzenia czasu

Śledzenie czasu zapobiega naruszeniom

Wspomnieliśmy o różnych prawach i przepisach, które obowiązują w celu regulowania sposobu wynagradzania pracowników za czas pracy. Jednak powodem tego nie jest tylko zapewnienie odpowiedniej listy płac, ale także to, że same firmy mogą uniknąć jakichkolwiek naruszeń .

Pracodawcy mogą nieświadomie naruszać płace i godziny pracy. Według agencji Tittle and Perlmuter do najczęstszych należą:

1. Nieopłacona płaca minimalna
2. Niepłacenie za przepracowane godziny
3. Błędna klasyfikacja pracowników
4. Błędnie obliczono nadgodziny

Kary mogą wahać się od wypłaty kwoty utraconych zarobków do trzykrotności kwoty oraz od sześciu miesięcy do roku.

Oficjalna strona NCSL wyjaśnia bardziej szczegółowo naruszenia i kary dla każdego stanu w USA.

Naruszeniom zarówno czasu pracy, jak i płac można zapobiec, po prostu śledząc przepracowane godziny i obliczając płace zgodnie z zebranymi danymi.

Śledzenie czasu jest konieczne dla pracowników biorących wolne

Ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych to ustawa, która przyznaje pracownikom bezpłatny (ale zapewniający bezpieczeństwo pracy) urlop do 12 tygodni rocznie. Aby jednak pracownik był czytelny, musi spełnić kilka wymagań. Lista obejmuje przepracowanie dla swojego pracodawcy 1250 godzin w ciągu ostatnich 12 miesięcy , co odpowiada około 24 godzinom tygodniowo .

Jak widać, śledzenie przepracowanych godzin pomaga również w przypadkach, gdy pracownicy chcą wziąć urlop bezpłatny na opiekę nad członkami rodziny, obowiązki prywatne, sprawy zdrowotne itp. Odpowiedzialność za dostarczenie dowodu spada na pracodawcę, więc bez niezbędnych danych, może być wiele wycofywania się i przeszukiwania archiwów.

Śledzenie godzin zapobiega kradzieży czasu

Kradzież czasu ma miejsce, gdy pracownik przyjmuje wynagrodzenie za niewykorzystane godziny pracy. Dzieje się to na kilka sposobów:

• Korzystanie ze swobody z elastycznymi harmonogramami (zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej);
• Odliczanie i odliczanie współpracowników, a nie tylko siebie;
• Przedłużone przerwy;
• Przeglądanie rozrywki w godzinach pracy itp.

Kradzież czasu jest łatwa do wyśledzenia i rozwiązania po spędzeniu czasu na śledzeniu godzin pracy pracowników. Zaczniesz dostrzegać wzorce zachowań i odpowiednio je adresować.

Czas śledzenia pomaga w lepszym oszacowaniu pracy

Sukces projektu (lub produktu) w dużej mierze sprowadza się do tego, jak dobrze firma poradziła sobie z terminami.

Zapewnienie, że projekt jest na dobrej drodze i nie przekracza przewidywanych kosztów, wymaga wielu przygotowań i szacowania. Zespoły dokonują kamieni milowych, a w ich ramach krótszych terminów, aby dopasować się do ram potrzebnych do osiągnięcia pomyślnego wyniku. A gdy praca się rozpocznie, śledzenie czasu staje się niezbędne.

Podczas pracy zespołów oprogramowanie może pomóc Ci zorientować się, gdzie te szacunki były błędne i gdzie działały idealnie. Na przykład pracownik może zająć jeden dzień dłużej, aby zakończyć zadanie i nieświadomie kuśtykać cały swój zespół do następnego terminu.

Ale jednocześnie śledzenie godzin przepracowanych w ramach tych szacunków pokazuje spadki wydajności. I tak jak na radarze, kiedy je zarejestrujesz, możesz skonsultować się z zespołami, aby dowiedzieć się o konkretnych problemach i je naprawić.

Śledzenie czasu w szacunkach projektowych czyni cuda we wczesnej identyfikacji problemów i pozwala rozwiązać je, zanim błędy będą kosztować zbyt dużo czasu, energii i pieniędzy.

Jak mówią – ścieg w czasie oszczędza dziewięć.

Przykład śledzenia szacunków projektu za pomocą Clockify

Śledzenie czasu pracowników pozwala być lepszym menedżerem

Dyrektorzy generalni, kierownicy projektów, kierownicy, a nawet HR będą chcieli lepiej zrozumieć zarządzanie personelem.

Śledząc przepracowane godziny pracowników, otrzymujesz ogólny przegląd tego, kto i co robi w danym dziale. Choć może to zabrzmieć przytłaczająco, pomaga również zrozumieć, jak rozkłada się praca w firmie.

Gdy zadania zostają odhaczone w grafiku, zaczynasz zauważać, które zespoły mają za dużo na głowie i potrzebują trochę odciążenia, a które mogą podjąć się większej liczby zadań.

W takim przypadku śledzenie czasu pomaga zrównoważyć obciążenie pracą, dzięki czemu nikt nie będzie przepracowany ani znudzony, jednocześnie nadążając za kamieniami milowymi.

Identyfikuje zmarnowany czas

W przeciwieństwie do kradzieży czasu, zmarnowany czas jest bardziej związany z bieżącym stanem produktywności pracowników i tym, jak wpływa on na produkcję/przepływ pracy.

Zmarnowany czas to drobne wykroczenie, w którym ludzie zaczynają osiągać gorsze wyniki, co skutkuje niedotrzymaniem terminów i dłuższym czasem produkcji. Chociaż zmarnowany czas nie wpływa na Twoje finanse w taki sam sposób, jak kradzież czasu, na dłuższą metę może być równie niebezpieczna.

Dzięki śledzeniu czasu, aby dowiedzieć się, gdzie i ile czasu jest marnowane, grafik pracownika odblokowuje wszystkie potrzebne informacje: przerwy, które robią, rodzaje zadań, nad którymi pracują w różnych porach dnia, kiedy wchodzą i wychodzą itp. Daje przegląd tego, gdzie niektórzy ludzie zaczynają tracić motywację, o której godzinie lub jak często robią przerwy i jak długo trwają.

Istnieje wiele powodów, dla których ludzie tracą motywację w miejscu pracy. A rozwiązanie tych problemów zajmuje więcej niż śledzenie czasu.

Pomaga jednak określić, które osoby i zespoły potrzebują pomocy, dostarczając dane potrzebne do rozpoczęcia poprawy wydajności.

Powody, dla których warto śledzić czas jako pracownik

Oczywiście nie tylko pracodawcy i firmy czerpią korzyści ze śledzenia czasu. Zarówno pracownicy, freelancerzy, jak i niezależni kontrahenci korzystają z tych samych korzyści, jakie przynosi. Poniższa lista zawiera tylko niektóre z powodów, dla których warto rozpocząć śledzenie przepracowanych godzin.

Stworzyliśmy również stronę z 48 najczęściej zadawanymi pytaniami dotyczącymi czasu pracy i śledzenia czasu pracy.

Możesz mieć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, gdy wiesz, gdzie marnujesz swój czas

Nicholas Bloom wspomniał również, że tylko połowa respondentów ankiety z marca 2020 r. stwierdziła, że ​​może wydajnie pracować w domu. I to głównie robotnicy wykonywali swoją pracę głównie na komputerach.

Nie każdy jest gotowy na przystosowanie się do pracy zdalnej. Jednak, gdy nadejdzie nacisk, będziesz chciał zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby dostosować się tak płynnie, jak to możliwe.

Śledzenie czasu może pomóc Ci uniknąć długich wieczorów uwięzionych przy komputerze lub rozpoczęcia pracy w momencie, gdy otworzysz oczy, ponieważ nie ma już dojazdów do biura. Ile razy inni przerywali ci pracę w sprawach osobistych? Czy to dzieci, pralka, telefon od rodziny, czy sąsiedzi?

Jeśli śledzisz przepracowane godziny, narzucasz rodzaj dyscypliny i organizacji. Ponieważ wypełniając grafik, zaczynasz zauważać, ile czasu zajmuje Twoja rzeczywista praca, zwłaszcza gdy w ciągu dnia gromadzą się rzeczy rozpraszające. Monitor czasu może w ten sposób ustawić podstawę do planowania przyszłych dni i wyznaczania tych bardzo potrzebnych granic.

Śledzenie czasu usprawnia planowanie awaryjne

Czy wiesz, że śledzenie czasu może faktycznie pomóc w tworzeniu planów awaryjnych? W niektórych przypadkach śledzenie godzin pracy może uchronić Cię przed niesprawiedliwym traktowaniem w pracy.

1. Za niesprawiedliwie zwiększone obciążenie pracą

Jeśli zaczniesz zauważać, że twój pracodawca zaczął nakładać więcej obowiązków, możesz zebrać wystarczającą ilość dowodów, po prostu śledząc te zadania. Archiwum pokazujące, ile godzin spędziłeś na pracy, jest uzasadnionym dowodem na to, że Twoja rzeczywista praca zajęła miejsce na tyłach zadań, których nie obejmuje opis stanowiska.

2. Nieopłacone nadgodziny

Podobnie, jeśli zostałeś zepchnięty do pracy w nadgodzinach, ale nie otrzymałeś sprawiedliwego wynagrodzenia, rozliczenie godzin nadliczbowych jest kluczowe, jeśli chcesz negocjować z pracodawcą lub złożyć wniosek o naruszenie czasu pracy i płac. Pamiętaj tylko o warunkach, które musisz spełnić, aby kwalifikować się do wynagrodzenia za nadgodziny.

3. Uprawnienie do FMLA

W przypadkach, w których chcesz wziąć urlop bezpłatny z gwarancją bezpieczeństwa pracy, ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych zapewnia, że ​​możesz to zrobić. Jednak jeden z warunków wymaga, abyś przepracował dla swojego pracodawcy 1250 godzin w ciągu ostatniego roku. Sprowadza się do około 24 godzin w tygodniu.

W sporze sądowym FMLA nauczyciel szkolny chciał wziąć wolne z powodów związanych ze zdrowiem psychicznym. Gdy został odrzucony z powodu niewypełnienia wymaganych godzin pracy, skierował sprawę do sądu i poprosił o ponowne rozpatrzenie sprawy. Adwokaci szkoły zdołali udowodnić, że nawet przy pracach domowych, takich jak przygotowywanie lekcji i ocenianie prac, nie mógł zgromadzić 1250 godzin. Odwołanie zostało odrzucone.

Ważne jest, aby wiedzieć, że firmy zrobią wszystko, co w ich mocy, aby zachować czyste rejestry, aby się chronić. Ich pracownicy równie dobrze mogą zrobić to samo.

4. Zapewnia sprawiedliwe wynagrodzenie

Ponownie, jeśli pracujesz za stawkę godzinową, czas śledzenia będzie siłą napędową twojego dnia pracy. To ubezpieczenie, w którym otrzymujesz odpowiednią zapłatę za zainwestowany wysiłek i energię. Oczywiście firmy nie są złem koniecznym, które chce cię dopaść, ale popełniane są błędy. Zwłaszcza przy pracy zdalnej.

Prowadzenie oddzielnego rachunku godzin pracy może zapewnić dobrą siatkę bezpieczeństwa. A jeśli masz już w pracy urządzenie do śledzenia czasu, wypełnij go tak skrupulatnie i konkretnie, jak to możliwe. Twoje przyszłe ja podziękuje ci za to.

Śledzenie czasu spędzanego na zadaniach może pomóc Ci lepiej zorganizować się

Nie trzeba dodawać, że śledzenie przepracowanych godzin ma ogromne znaczenie dla Twojej produktywności.

Daje ci mały impuls do poczucia większej kontroli nad swoim czasem. Patrząc na swój grafik na koniec dnia, łatwiej jest zauważyć, gdzie byłeś najbardziej produktywny lub gdzie sprawy mogły potoczyć się lepiej.

Ten rodzaj autorefleksji jest kluczem do zwiększenia produktywności, zwłaszcza dzisiaj.

Analizowanie swoich błędów i poprawianie ich, gdy następnym razem zaczniesz wypełniać grafik, przybliży Cię o krok do bezstresowego dnia pracy. Przynajmniej od strony organizacyjnej.

Korzystanie z aplikacji do ewidencji czasu pracy zespołu pozwala współpracownikom wiedzieć, że nie będą Ci przeszkadzać

Teraz, niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy nie, wszyscy możemy się zgodzić, że e-maile i wiadomości na czacie od współpracowników i menedżerów mogą zająć dużo czasu. Zwłaszcza jeśli mają zapytać nas, jak daleko jesteśmy z naszymi zadaniami, czy mamy jakieś potrzebne im informacje itp.

Teraz, gdy korzystasz z narzędzia do śledzenia czasu pracy zespołu, możesz zapobiec niektórym z tych rozproszeń, informując ich wcześnie, że Twoja dostępność zależy od zadania wymienionego w grafiku.

Na przykład w aplikacji Clockify członkowie zespołu widzą nawzajem swoje bieżące i ukończone zadania. Tak więc, gdy współpracownik otworzy tę konkretną stronę, może zobaczyć, nad czym aktualnie pracujesz. Używając określonych etykiet, możesz łatwo określić, jak pilne jest zadanie, lub po prostu dodać notatkę w zadaniu. Na przykład: „ Potrzebujesz pełnej ostrości, proszę nie przeszkadzać ”.

W Clockify możesz łatwo wyszukać współpracowników w swoim obszarze roboczym, aby zobaczyć ich zadania.

Końcowe przemyślenia

Istnieje wiele powodów śledzenia czasu. Jak wspomnieliśmy na początku, krajobraz pracy zmienił się tak radykalnie, że musimy polegać na jak największej ilości danych, które możemy zebrać. Zwłaszcza jeśli przechodzimy do pracy głównie zdalnej. Śledzenie czasu to jedna z najbardziej godnych zaufania metod utrzymywania stabilności pracy. Pomaga organizować pracę, identyfikować punkty problemowe, dostarcza informacji o czasie, jaki pracownicy i pracodawcy spędzają w ciągu dnia pracy.

Śledzenie czasu to niezastąpione narzędzie pracy, które przetrwało próbę czasu i jest to najbardziej wszechstronna broń, jaką mamy do przetrwania w nowoczesnym miejscu pracy.