3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami zasobów ludzkich
Opublikowany: 2022-09-21Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga zespołom HR zarządzać i przechowywać dokumenty pracownicze.
Specjaliści HR przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, rekrutują nowych pracowników i przeprowadzają rozmowy końcowe, między innymi zadania związane z zarządzaniem personelem. Wszystkie te procesy obejmują stosy dokumentów, których obsługa za pomocą ręcznego systemu papierowego po prostu go nie ogranicza. Inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania dokumentami zasobów ludzkich może pomóc usprawnić i zdigitalizować ten proces.
Rozwiązania do zarządzania dokumentami pomagają przechowywać i organizować dokumenty pracownicze, utrzymywać zgodność i poprawiać wydajność administracyjną zespołów HR. W tym artykule przyjrzymy się trzem najlepszym narzędziom do zarządzania dokumentami, którym zaufali prawdziwi użytkownicy z branży HR. (Przeczytaj, jak wybraliśmy te produkty.)
Jakie funkcje oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?
Podstawowe cechy oprogramowania do zarządzania dokumentami HR to:
- Przechwytywanie dokumentów: Konwertuj dokumenty fizyczne na pliki cyfrowe.
- Przechowywanie dokumentów : przechowuj dokumenty w scentralizowanym repozytorium, aby mieć do nich łatwy dostęp.
- Wyszukiwanie pełnotekstowe : przejrzyj dokumenty kadrowe, aby znaleźć określone informacje, takie jak adres pracownika.
Wszystkie produkty wymienione w tym raporcie zawierają cechy wymienione powyżej.
Oprócz tych podstawowych funkcji, systemy zarządzania dokumentami HR często oferują również:
- Kontrola dostępu/uprawnienia
- Archiwizacja i przechowywanie
- Narzędzia współpracy
- Śledzenie zgodności
- Klasyfikacja dokumentów
- Konwersja plików
- Zarządzanie plikami i udostępnianie
- Portal danych pracowników
- Optyczne rozpoznawanie znaków
- Kontrola wersji
Co pokrywamy w przypadku każdego produktu
Dla każdego produktu obejmujemy:
Jak użytkownicy ocenili polecane produkty w różnych aspektach?
Przeanalizowaliśmy 71 recenzji wszystkich produktów, aby dowiedzieć się, jak użytkownicy postrzegają te produkty pod względem parametrów, takich jak łatwość użytkowania, obsługa klienta, stosunek jakości do ceny i funkcjonalność.
Co użytkownicy mówią o produktach?
Do każdego z polecanych produktów dołączyliśmy fragmenty recenzji z ostatniego roku.
Jak wyceniane są produkty?
Modele cenowe są zazwyczaj jednym z następujących: ryczałt, na podstawie użytkowania, na użytkownika lub na funkcję. Ponadto w większości przypadków częstotliwość płatności jest jednorazowa, roczna lub miesięczna.
Uwaga: Cena produktu może się różnić w zależności od potrzebnych funkcji, wymaganego wsparcia lub szkolenia oraz próśb o dostosowanie. Gdy znajdziesz produkt, który odpowiada Twoim potrzebom, porozmawiaj ze sprzedawcą, aby dowiedzieć się, co może zaoferować.
Czy produkty są odpowiednie dla Twojego personelu HR?
Niektóre narzędzia są stworzone specjalnie dla przedsiębiorstw, podczas gdy inne doskonale sprawdzają się w małych lub średnich firmach. Znajomość typowej bazy użytkowników tych produktów to kolejny czynnik różnicujący, który pomaga wybrać odpowiednie dopasowanie dla personelu HR.
Dodatkowo recenzenci pochodzą z różnych branż. Jeśli duża część recenzentów pochodzi z jednej branży, prawdopodobnie produkt jest niszowy i może nie działać tak dobrze w innych branżach. Z drugiej strony, jeśli recenzenci są rozproszeni w różnych branżach, prawdopodobnie produkt dobrze pasuje do wielu branż.
3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR
1. Dropbox Biznes
4,5/5
4.0/5
4,3/5
4,4/5
Mały biznes
15 USD za użytkownika miesięcznie
Zrzut ekranu:
Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:
„Udostępnienie systemu folderów współdzielonych z moimi współpracownikami jest bardzo łatwe i niesamowite. Dropbox ułatwił mi pracę z kolegami z zespołu. Wcześniej przechowywanie danych udostępnionych moim kolegom z zespołu było kłopotliwe. Ale teraz, dzięki Dropbox, jest to zupełnie nowy poziom i wspaniałe doświadczenie”.
„Najważniejszą cechą Dropbox Business jest to, że umożliwia współpracę w Twojej firmie. Osoby fizyczne mogą przesyłać swoje prace do programu, a prace te można organizować w folderach, aby wszystko było czyste. Treść można uporządkować według witryny, do której ma zostać przesłana. Witryna jest bardzo przyjazna dla użytkownika i przystępna, dzięki czemu jest doskonałym, łatwym narzędziem do pomocy w Twojej firmie”.
„Uwielbiam prostotę Dropbox, ale nie zgadzam się z ich cenami i blokowaniem licencji. . . Jeśli mam oferować klientom rozwiązanie, to musi być to winwin, a inne rozwiązania po prostu wygrywają dzięki licencjonowaniu.”
Przeczytaj wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj.
2. Dysk Google
4,7/5
4,6/5
4,9/5
4,8/5
Mały biznes
6 USD za użytkownika miesięcznie
Zrzut ekranu:
Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:
„To, co najbardziej lubię w tym oprogramowaniu, to możliwość zapisywania na nim wszystkiego. Od zdjęć, przez pliki PDF, po dokumenty. Wszystko można zapisać na dysku Google. W pewnym sensie jest jak przenośny i cyfrowy dysk flash. Duża ilość pamięci jest również świetna”.
„Ma wiele funkcji i wszystkie są naprawdę niesamowite, ale moją ulubioną funkcją jest przechowywanie w chmurze. Szczerze, lubię przechowywanie w chmurze i myślę, że jest to najlepsza kopia zapasowa i przywracanie w chmurze. możesz przenieść dane ze starego telefonu do nowego telefonu bez komputera, kabla do transmisji danych, co jest naprawdę dobrą opcją.”
„Dysk Google to mądry wybór do przechowywania plików i tworzenia kopii zapasowych ważnych dokumentów. Łatwo integruje się z Gmailem, dzięki czemu udostępnianie plików jest bardzo łatwe i szybkie. Możliwość organizowania dokumentów w różne foldery i określanie, kto ma dostęp do poszczególnych folderów, to świetne narzędzie”.
Przeczytaj wszystkie recenzje Dysku Google tutaj .
3. Microsoft 365
4,6/5
4.2/5
4,7/5
4,8/5
Małe firmy, przedsiębiorstwa korporacyjne
6,99 USD miesięcznie
Zrzut ekranu:
Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:
„Dobre oprogramowanie na erę chmury, doskonałe do pracy w większości zmiennych lokalizacji. Zestaw dobrych programów biurowych, które pomagają cały czas w jednym miejscu. Większa elastyczność i funkcjonalność niż inne pakiety. Dobra współpraca z Microsoft Softwares.”
„Miejsce 1 TB na Onedrive jest po prostu fantastyczne. Mam plan rodzinny, więc kilka osób korzysta z tego świadczenia. Najlepszą aplikacją dla mnie jest Excel. Inne zastosowania również są bardzo dobre i wydajne”.
„Najbardziej podoba mi się to, że można po nim łatwo nawigować i łatwo zrozumieć. Sprawia również, że praca jest przyjemniejsza dzięki wielu funkcjom”.
Przeczytaj wszystkie recenzje Microsoft 365 tutaj.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR dla swojej firmy?
Kupowanie oprogramowania może być trudne, jeśli nie wiesz, czego szukać. Oto kilka zaleceń, o których należy pamiętać podczas tworzenia krótkiej listy oprogramowania do zarządzania dokumentami dla zespołu HR:
- Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje przywracanie dokumentów. Ta funkcja pozwoli Ci odzyskać i przywrócić dokumenty pracowników w przypadku przypadkowego usunięcia. Idealne narzędzie do zarządzania dokumentami będzie utrzymywało kopię zapasową wszystkich rekordów i dokumentów kadrowych, aby zapobiec utracie danych.
- Poszukaj usługi skanowania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych z papierowego dokumentu do oprogramowania to czasochłonne zadanie. Ale jeśli wybrane oprogramowanie oferuje funkcję skanowania dokumentów, możesz łatwo skanować pliki papierowe, aby przekonwertować je na dokumenty cyfrowe lub elektroniczne.
- Upewnij się, że oprogramowanie ma portal samoobsługowy dla pracowników. Wybierz rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które oferuje portal samoobsługowy, w którym Twoi pracownicy mogą aktualizować i uzyskiwać dostęp do swoich dokumentów, takich jak W-2 i I-9. Funkcjonalność ta pomoże nie tylko zmniejszyć obciążenie działu HR, ale także poprawić komfort pracy pracowników.
Często zadawane pytania do dostawców przy zakupie oprogramowania do zarządzania dokumentami HR
Czy Twoje oprogramowanie oferuje wyszukiwanie tekstowe dokumentów?
Idealne narzędzie do zarządzania dokumentami powinno umożliwiać wyszukiwanie określonych dokumentów, takich jak rejestry płac lub umowy pracownicze, za pomocą funkcji wyszukiwania tekstowego, aby usprawnić procesy, takie jak rozmowy wstępne i końcowe.
Czy mogę przechowywać dokumenty w różnych kategoriach i kontrolować dostęp użytkowników?
Wyszukiwanie informacji stanie się łatwiejsze, jeśli system zarządzania dokumentami cyfrowymi umożliwia przechowywanie dokumentów w wielu podkategoriach, takich jak dane pracowników i informacje biznesowe, oraz udostępnianie ich określonym osobom w organizacji. Podczas tworzenia krótkiej listy opcji oprogramowania zapytaj dostawców, czy ich produkt umożliwia segmentację typów dokumentów i ograniczanie dostępu do nich użytkownikom.
Czy Twoje oprogramowanie integruje się z platformami zarządzania plikami innych firm?
Kupowane oprogramowanie powinno być w stanie zintegrować się z aplikacjami innych firm, aby umożliwić łatwą migrację i przenoszenie ważnych danych i dokumentów pracowników. Zapytaj dostawców, czy ich produkt ma takie możliwości integracji.
Jak wybraliśmy te produkty? My nie – ty tak
Aby znaleźć idealne dopasowanie oprogramowania, potrzebujesz informacji, którym możesz zaufać — dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas, nie przekraczać budżetu i skoncentrować się na rozwoju firmy. Dlatego sprawdzamy i weryfikujemy wszystkie nasze opinie użytkowników i polecamy tylko narzędzia polecane przez osoby takie jak Ty.
Innymi słowy, nasze rekomendacje dotyczące produktów nigdy nie są kupowane ani sprzedawane, ani oparte na opinii pojedynczej osoby — są wybierane przez Twoich współpracowników, odzwierciedlając poglądy i doświadczenia naszej niezależnej bazy recenzentów oprogramowania.
Narzędzia do zarządzania dokumentami zasobów ludzkich opisane w tym artykule są najbardziej zalecane na podstawie zweryfikowanych recenzji użytkowników. Jeśli jednak nie spełniają one wymagań Twojego zespołu HR w zakresie zarządzania dokumentami, możesz sprawdzić nasz katalog oprogramowania do zarządzania dokumentami, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie.
Aby uwzględnić tę listę, produkty musiały:
- Miej co najmniej 20 unikalnych recenzji produktów od użytkowników z branży HR, opublikowanych na Capterra w okresie od września 2020 do 22. Wybraliśmy trzy produkty z najwyższymi ocenami do zaprezentowania w tym artykule.
- Spełnij naszą definicję rynku oprogramowania do zarządzania dokumentami, oferując następujące podstawowe funkcje: przechwytywanie dokumentów, przechowywanie dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe.
Aby określić, w jakiej wielkości firmach każdy produkt jest „powszechnie używany”, sprawdzamy, czy co najmniej 20% recenzentów pochodzi z określonej wielkości firmy, a dopiero potem klasyfikujemy produkt jako mający klientów tej wielkości.
Fragmenty recenzji to fragmenty zaczerpnięte z dłuższych recenzji napisanych przez zweryfikowanych recenzentów. Otrzymujemy te fragmenty, stosując algorytm, który uwzględnia czynniki, w tym między innymi liczbę słów i zasięg tematu. Fragmenty są oceniane pod kątem pozytywnego nastawienia i otrzymują ocenę nastrojów.
Fragmenty reprezentują opinię użytkownika i nie reprezentują poglądów ani nie stanowią poparcia przez firmę Capterra lub jej podmioty stowarzyszone. Fragmenty nie są edytowane dla jasności lub gramatyki. Nowe recenzje mogły zostać dodane od czasu publikacji tego artykułu, więc dane recenzji w tym artykule mogą nie odzwierciedlać aktualnych warunków. Capterra nie gwarantuje, że recenzje pozostaną opublikowane przez cały okres, w którym ten raport jest aktywny.