5 wskazówek dotyczących planowania ostatecznego wirtualnego spotkania

Rok 2020 skróci się, ponieważ wirtualne spotkania zajmą centralne miejsce. Ponieważ obawy związane z COVID-19 nadal trwają, firmy ponownie oceniają duże zgromadzenia i zamiast tego spotykają się w wirtualnym świecie, aby prowadzić swoją działalność.

Dobrze przeprowadzone spotkania wirtualne mogą umożliwić zespołom rozproszonym geograficznie współpracę, rozwiązywanie problemów i pracę w grupie. Nieefektywne spotkania stają się jednak stratą czasu, prowadzącą do nieproduktywnych i niezaangażowanych pracowników.

Liderzy muszą brać pod uwagę wyjątkowe wyzwania związane z komunikacją wirtualną, aby jak najlepiej wykorzystać swoje zespoły na każdym spotkaniu. Poniżej przedstawiamy kilka sprawdzonych metod planowania udanego wirtualnego spotkania.

Porada 1: Ustaw plan

Dotyczy to każdego spotkania, ale jest jeszcze bardziej istotne, gdy uczestnicy dzwonią z różnych lokalizacji.

W przypadku każdego wirtualnego spotkania ważne jest wcześniejsze przygotowanie planu, aby uczestnicy wiedzieli, czego się spodziewać i jak mogą przyczynić się do rozmowy. Oto kilka kluczowych sprawdzonych metod:

• Podziel się swoim planem z wyprzedzeniem: wyślij agendę do uczestników na długo przed spotkaniem, aby mieli jasne oczekiwania co do przygotowania. W zaproszeniu e-mail podaj szczegółowe informacje na temat kluczowych punktów do dyskusji oraz wszelkich istotnych dokumentów, plików lub badań, do których będziesz się odnosić podczas spotkania.

• Jeśli to możliwe, zapewnij uczestnikom możliwość obejrzenia dokumentu lub dodania komentarzy przed spotkaniem: Daj wszystkim równe szanse na udział w spotkaniu. Możesz to zrobić za pomocą narzędzi do zarządzania dokumentami, takich jak Dysk Google. Niezależnie od tego, czy jest to pokaz slajdów, film, czy raport roczny, korzystanie z narzędzi do udostępniania plików, takich jak Dropbox i Box, zapewni, że wszyscy będą na bieżąco.

• Podaj oczekiwania dotyczące sposobu zarządzania przestrzenią wirtualną: Upewnij się, że wszyscy uczestnicy znajdują się na tej samej stronie dotyczącej sposobu prowadzenia wirtualnego spotkania. Na przykład, czy uczestnicy powinni wyciszać swoje filmy, gdy inni mówią? Czy spodziewana jest dyskusja, czy spotkanie prowadzi głównie prezenter?

Porada 2: Zaplanuj z wyprzedzeniem

Koordynowanie godzin dla uczestników, którzy mają różne harmonogramy i strefy czasowe, może być trudne. Poniżej znajduje się kilka zaleceń, dzięki którym wszyscy znajdą się na tej samej stronie planowania:

• Wybierz ramy czasowe, które działają dla każdej strefy czasowej: na przykład, jeśli spodziewasz się uczestników w Nowym Jorku i Londynie, idealnym czasem na zaplanowanie spotkań byłoby 10 rano w Nowym Jorku i 13:00 w Londynie.

• Korzystaj z narzędzi, które pomogą Ci wybrać odpowiednie ramy czasowe: Ustalenie, kto jest dostępny w jakich godzinach, może być mylące. Zamiast pozwolić, by strefy czasowe miały nad tobą przewagę, rozważ użycie oprogramowania do planowania spotkań, które pomoże w automatycznym wykrywaniu stref czasowych wszystkich uczestników.

• Planuj spotkania z wyprzedzeniem: im więcej uczestników heads-up ma przed spotkaniem, tym mniej prawdopodobne jest, że będą mieli konflikty w harmonogramie. Jeśli musisz zaplanować spotkanie w ostatniej chwili, upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają otwarte bloki czasowe.

Porada 3: Ustal etykietę wirtualnych spotkań

Przećwiczenie właściwej etykiety przygotowuje grunt pod bezproblemowe i produktywne wirtualne spotkanie. Oto kilka przydatnych etykiet, które gospodarze i uczestnicy powinni ustalić przed każdym wirtualnym spotkaniem, aby zapewnić płynne wrażenia ze spotkania:

• Przetestuj całą technologię przed spotkaniem: Sprawdź z wyprzedzeniem połączenia ze spotkaniami. Obejmuje to możliwości udostępniania wideo, Wi-Fi i ekranu. Jeśli to możliwe, nawiąż połączenie około dziesięciu minut przed rozpoczęciem spotkania.

• Spotkaj się twarzą w twarz na wideo: upewnij się, że wszyscy uczestnicy wirtualnego spotkania mogą się nawzajem widzieć. Według badań 55% komunikacji to mowa ciała, a kolejne 38% to ton głosu. Spotkanie twarzą w twarz na wideo jest o wiele bardziej osobiste niż spotkanie z bezcielesnym głosem przez telefon, a także pomaga budować lepsze relacje. Umożliwia także uczestnikom wyłapywanie mowy ciała i wskazówek, na przykład kiedy ktoś skończył mówić lub po prostu robi sobie przerwę.

• Odłóż na bok wszystkie czynniki rozpraszające: Aż 83% uczestników twierdzi, że sprawdzało pocztę e-mail podczas osobistego spotkania lub prezentacji — i to z innymi gośćmi w pokoju, aby pociągnąć ich do odpowiedzialności. Przypomnij uczestnikom, aby poświęcili całą swoją uwagę uczestnikom i ograniczyli rozpraszanie uwagi, takie jak e-maile i wiadomości tekstowe podczas spotkania.

Porada 4: Utrzymuj zaangażowanie uczestników

Całe planowanie i planowanie są na nic, jeśli publiczność nie jest zaangażowana. Oto nasze zalecenia, aby Twój zespół był obecny i zaangażowany w wirtualne spotkanie:

• Daj miejsce na swobodną rozmowę: Nie spiesz się zbytnio z ucinaniem small talku, który naturalnie ma miejsce na początku spotkania. Daje zdalnym zespołom możliwość nawiązania kontaktu na poziomie osobistym, zanim zabiorą się do pracy — tak samo jak osobiście.

• Wprowadź metody pobudzania uczestnictwa: Zachęć wszystkich, aby zachowywali się tak, jakby byli w pierwszym rzędzie, tworząc możliwości uczestnictwa. Na przykład uczestnicy mogą mieć możliwość zadawania pytań na długo przed rozpoczęciem wirtualnego spotkania. W razie potrzeby możesz również zaimplementować ankietę lub zachęcić do większej liczby pytań na czacie na żywo.

• Często zadawaj pytania: melduj się przez cały czas trwania spotkania, aby dać uczestnikom możliwość dzielenia się informacjami i upewnić się, że śledzą. Zamiast zadawać pytania otwarte, bądź wyraźny w tym, o co pytasz. Na przykład zamiast „Co myślisz o tym narzędziu?” zamiast tego powinieneś wybrać: „Czy uważasz, że to narzędzie pomoże zwiększyć produktywność?”

Porada 5: Kontynuacja

Podobnie jak spotkanie w biurze, dyskusja, która następuje przy dystrybutorze wody, może być równie wymowna jak sama sesja. Oto, co możesz zrobić, aby komunikacja była jasna i nie było zamieszania:

• Zakończ rozmową na temat dystrybutora wody: około pięć do dziesięciu minut przed zakończeniem spotkania zapytaj swój zespół, czy ma dalsze pytania lub wątpliwości. To wtedy uczestnicy są otwarci na dzielenie się swoimi zastrzeżeniami lub wątpliwościami. Podsumuj i przedyskutuj ze swoim zespołem po: Możesz to zrobić za pomocą e-maila uzupełniającego dotyczącego tego, co zostało omówione na spotkaniu, jakie kluczowe decyzje zostały podjęte i jakie są działania wymagane od Twojego zespołu.

• Zapytaj, jak spotkanie mogło być lepsze: Zrób sobie bilans. Co zadziałało? Co się nie udało? Nie musisz stosować wszystkich powyższych zasad podczas tych mniej formalnych sesji, ale poświęcenie czasu na uczciwe słuchanie, ocenę i powtórkę zapewni najbardziej udane spotkania w przyszłości.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie do wirtualnego spotkania

Niezależnie od tego, czy jest to oprogramowanie do konferencji internetowych, czy oprogramowanie do zarządzania projektami, istnieje szeroki wybór narzędzi technologicznych, które mogą pomóc w prowadzeniu produktywnych i efektywnych spotkań wirtualnych.

Kluczem jest określenie, które z tych narzędzi są odpowiednie dla Twojego zespołu. Wybierając narzędzia zadaj sobie pytanie:

• Jaka jest kluczowa funkcjonalność, której potrzebuje moje wirtualne spotkanie, aby odnieść sukces? Na przykład, czy wszyscy muszą pracować wspólnie nad dokumentem w tym samym czasie? Wtedy prawdopodobnym rozwiązaniem są Dokumenty Google. Czy potrzebujesz członków zespołu, aby oglądać demo w czasie rzeczywistym? W takim razie oprogramowanie do udostępniania ekranu jest dla Ciebie.

• Jaka jest średnia liczba uczestników wirtualnego spotkania? Oprogramowanie konferencyjne potrzebne do wirtualnego spotkania jeden na jednego może znacznie różnić się od tego, które umożliwia organizację spotkania z udziałem ponad 15 pracowników. Upewnij się, że konferencja internetowa lub konferencja, którą rozważasz, zapewnia taką elastyczność.

Jaka jest Twoja strategia wirtualnego spotkania?

Opowiedz nam o swojej strategii spotkań wirtualnych. Jakimi najlepszymi praktykami możesz się podzielić, aby prowadzić udane wirtualne spotkania? Jaki jest najlepszy sposób na połączenie uczestników w różnych salach lub na różnych kontynentach? Udostępnij w komentarzach poniżej.