6 wskazówek, jak zapewnić sprawne działanie wdrożenia BI

Więc wiesz, że potrzebujesz oprogramowania do analizy biznesowej.

Musisz wydobyć więcej z gromadzonych danych. Więc sprawdziłeś listę dostawców, przeszedłeś przez weryfikację koncepcji i znalazłeś produkt, który jest odpowiedni dla Twojej firmy.

Kolejny etap może jednak albo dokonać, albo przerwać Twój zakup: wdrożenie BI. Wdrożenie to miejsce, w którym aktualizowany jest potencjał BI.

Jeśli wdrożenie i wdrożenie się nie powiedzie, inwestycja, nad którą tak ciężko pracowałeś, może stać się częścią około 70% zakupów BI, które się nie udają.

Licencje na oprogramowanie do analizy biznesowej wynoszą średnio około 1500 USD na użytkownika rocznie, więc nawet garstka użytkowników to kawał pieniędzy dla małej lub średniej firmy (SMB). Pięć rocznych licencji, jeśli nie są używane prawidłowo, może oznaczać, że 7500 USD zniknie w eterze.

Zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby dowiedzieć się, czego potrzebujesz, aby pomyślnie wdrożyć BI, aby była ona początkiem czegoś dobrego, a nie końcem bolesnego procesu.

Wskazówka 1: Wiedz, czego potrzebujesz

W zeszłotygodniowym blogu argumentowałem, że każdy, kto kupuje oprogramowanie do analizy biznesowej, powinien postępować zgodnie z radami Sokratesa i „poznać siebie”. Ta sama rada dotyczy wdrożenia.

Aby Twoja implementacja BI odniosła sukces, musisz wiedzieć, jak wygląda „sukces” dla Twojej firmy.

Elena Rowell z Looker sugeruje, że zaczyna się to wcześnie: „Nawet zanim określisz, jakie kluczowe inicjatywy wydajnościowe (KPI) chcesz śledzić, pierwszą rzeczą jest wewnętrzne zdefiniowanie, jak wygląda sukces Twojego narzędzia BI”.

„Pomoże to stworzyć zestaw wspólnych oczekiwań wobec produktu, usprawniając proces wdrożenia. Pamiętaj, aby zdefiniować te oczekiwania, a także kilka rezultatów projektu: na przykład „każdy dział będzie miał od dwóch do trzech kluczowych pulpitów nawigacyjnych lub użytkownicy będą (lub nie będą) mieli możliwości przeprowadzania analiz ad hoc, Rowell kontynuuje. „W wielu przypadkach określenie, czego produkt nie zrobi, jest tak samo ważne, jak określenie tego, co zrobi .

Innym kluczem do wdrożenia BI jest wiedza, na jakich konkretnych czynnikach lub wskaźnikach KPI należy się skupić, aby usprawnić swój biznes, przekonuje JP Lessard z Miles Technologies. Może to być wskaźnik rezygnacji, konwersje lub marża zysku i straty.

„Zastanów się, na jakie czynniki musisz się przyjrzeć, i powiedz, że jeśli potrafię odpowiedzieć na te pytania, będę mógł podejmować lepsze decyzje” — mówi Lessard.

Odpowiedzi na te pytania to KPI, które chcesz śledzić.

Bob Pepalis z firmy Izenda potwierdza, że ​​małe i średnie firmy muszą wiedzieć, co chcą śledzić, zanim rozpoczną wdrażanie BI. „Najbardziej bezbolesne doświadczenia z wdrażaniem oprogramowania do analizy biznesowej, którymi dzieliliśmy się z naszymi klientami, miały miejsce, gdy byli przygotowani”.

Małe i średnie firmy są przygotowane, gdy „wiedzą, na jakie pytania starają się odpowiedzieć i dlaczego potrzebują analiz w swoich aplikacjach”, mówi Pepalis.

Jako przykład tego przygotowania Pepalis podaje jedną firmę, która chciała zmienić rozwiązania analityczne. Potencjalny klient potrzebował programu, który mógłby dostarczać dane w czasie rzeczywistym. Potrzebowali także „zarządzania zasobami — ludźmi i sprzętem” dla kilku agencji bezpieczeństwa publicznego. Wreszcie potrzebowali „rozwiązania, które mogłoby połączyć dane z różnych agencji, które mają własne aplikacje i bazy danych”.

Ponieważ klient wiedział, że chce śledzić te konkretne rzeczy, wdrożenie było łatwe.

Pat Hennel z Silvon również się zgadza. „Mając wszystkie niezbędne wymagania od interesariuszy z góry, oszczędzasz wiele dodatkowych przeróbek w przyszłości”.

I to zaangażowanie tych interesariuszy jest również kluczowe dla wdrożenia BI.

Podpowiedź 2: Zaproś wszystkich na pokład

W ten sam sposób potrzebujesz konkretnej wiedzy na temat kluczowych wskaźników wydajności, które chcesz śledzić, potrzebujesz również konkretnej wiedzy o tym, kim są Twoi adwokaci. Jeśli nie jesteś właścicielem SMB, upewnij się, że właściciel i inni liderzy będą opowiadać się za wdrożeniem.

Jak sugeruje Ranjit Satyanath w Computer Weekly, uzyskanie sponsoringu przez kierownictwo jest kluczowym sposobem zapewnienia sukcesu.

Corey Mendelsohn z NewIntelligence zaleca również używanie „kierowników wyższego szczebla jako mistrzów do wyrównywania” implementacji BI.

Zaakceptuj współpracę tak łatwo, jak te żwawe modele zdjęć stockowych. Są po prostu kiepskie we współpracy!

Dostawca BI Matillion sugeruje, aby szukać zwolenników wśród „ekspertów domeny, którzy rozumieją wymagania raportowania w biznesie”. W wielu przypadkach ci eksperci to ludzie, którzy „ręcznie kręcili raporty zarządcze za pomocą programu Excel”.

W związku z tym ci adwokaci prawdopodobnie będą wiedzieć, jakie dane posiada firma i jak uzyskać z nich wartość. Ci adwokaci mogą zacząć jako misjonarze BI, a wraz z postępem wdrażania pomagać innym w nauce korzystania z nowego oprogramowania.

Innym sposobem na zapewnienie, że nowi użytkownicy pozostaną użytkownikami, jest upewnienie się, że implementacja i użytkowanie są tak proste, jak to tylko możliwe.

Podpowiedź 3: Zachowaj prostotę

Nie ma znaczenia, jak genialne jest coś: jeśli nie jest to łatwe do zrozumienia, nie zdobędzie powszechnego poparcia.

Umawiam się z tym odniesieniem, ale to jest zasada „Fantazji”: możesz mieć przemyślany, dobrze zaprojektowany produkt, ale jeśli jest tak skomplikowany, klient nie może zrozumieć, co się dzieje, produkt zostanie zignorowany. „Fantazja” Disneya to wciągający, piękny film, ale widzowie nie wiedzieli, co z tym zrobić. Wynik? Flopburger finansowy.

Artystycznie wpływowe, jasne, ale zauważ, że zajęło im kilkadziesiąt lat, zanim stworzyli sequel.

Istnieje wiele sposobów na uproszczenie procesu wdrażania BI.

Najpierw upewnij się, że kupujesz program, który jest łatwy w użyciu. Funkcje, takie jak przeciąganie i upuszczanie, interfejs wizualny, taki jak Alteryx, lub wyszukiwanie przetwarzania języka naturalnego, takie jak AnswerRocket, zachęcą niezdecydowanych pracowników do korzystania z programu.

W rzeczywistości, według pracowników Gartnera, łatwość użycia jest najważniejszym kryterium, którego szukają większe przedsiębiorstwa przy zakupie oprogramowania BI (treść dostępna tylko dla klientów Gartnera, ale jest tego warta).

Analityk firmy Gartner, James Laurence Richardson, sugeruje, że łatwość obsługi jest priorytetem, ponieważ „problemy napotykane z łatwością korzystania z platform BI&A (business intelligence and analytics) są najbardziej szkodliwe dla osiąganych korzyści biznesowych”.

Matillion sugeruje, że wybór programu z „łatwym w obsłudze interfejsem, pozbawionym terminów technicznych, nazw tabel i składni SQL, ma kluczowe znaczenie dla pomyślnej implementacji analizy biznesowej”.

Po wybraniu odpowiedniego programu, uczyń z niego jak najprostszego doświadczenia.

Jednym ze sposobów uproszczenia zalecanych przez Matillion jest zapewnienie „glosariusza pól, miar i terminów przy użyciu znanej nomenklatury, którą użytkownik już rozumie”.

Lessard popiera ten pomysł i zauważa, że ​​„wiele programów do analizy biznesowej pozwoli Ci ustawić wskaźniki KPI i zdefiniować je” w programie.

Dzięki temu słowniczkowi obcy program będzie bardziej przypominał zwykły biznes, niż coś zupełnie nowego i innego.

Lessard sugeruje również podstawową orientację w oprogramowaniu: „Nie musisz przechodzić dogłębnego szkolenia, ale musisz zorientować swoich użytkowników i zaznajomić ludzi z programem. Jeśli nie, nie będą się tym bawić”.

Podobnie Rowell proponuje inne rozwiązania, od stałych „godzin pracy” oferowanych przez bardziej zaawansowanych analityków danych, przez samouczki online, po cotygodniowe sesje szkoleniowe z analitykami. „Dane mogą być onieśmielające”, mówi, „i nie chcesz, aby ludzie przestali próbować”.

Postrzegaj naukę korzystania z oprogramowania Business Intelligence jako podobną do nauki przedmiotu w szkole średniej: jeśli zmagałeś się z trudnym przedmiotem, prawdopodobnie skorzystałeś z dodatkowej pomocy pozalekcyjnej. Ta sama strategia pomoże Ci we wdrożeniu oprogramowania.

To właśnie gotowość do zabawy i eksperymentowania skłania pracowników do wykonywania doraźnych zapytań w samym sercu samoobsługowego BI.

Podpowiedź 4: Zacznij od szybkich wygranych

Twoje wdrożenie BI nie powinno na początku obejmować całej firmy.

Zamiast tego wdroż program do jednego działu i zarejestruj kilka szybkich wygranych. Te wygrane będą najlepszym argumentem, aby zachęcić innych pracowników do korzystania z oprogramowania. Stary banał jest prawdziwy: nic nie kończy się sukcesem tak, jak sukces, zwłaszcza gdy próbujesz przenieść swój biznes ze starych sposobów na podejście oparte na danych i oparte na BI.

„Zamiast próbować zmusić całą firmę do dokonania od razu całkowitej zmiany paradygmatu, wdrożenie aplikacji BI w poszczególnych działach… pozwala na niewielkie skupienie zasobów na raz” — argumentuje Hennel.

Rowell dodaje: „szybkie wygrane zwykle pomagają BI w organicznym rozwoju — ludzie widzą to, są podekscytowani i też tego chcą”.

Rowell zauważa, że ​​w ten sposób Looker często postrzega swoje oprogramowanie w udanych wdrożeniach.

W ten sam sposób wdrożenie powinno zaczynać się od jednego działu, powinno zaczynać się od jednego zestawu danych. „Zacznij od tego, o czym masz najwięcej informacji — to jest twoja piaskownica” — mówi JP Lessard.

Postaraj się zamienić ten duży magazyn danych w szybki zysk, zanim rozszerzysz program na resztę firmy.

Właściciele małych i średnich firm mają „intuicję” co do tego, jakie dane są ważne i od tych ważnych danych powinni zacząć. „Dowiedz się, jak korzystać z BI z tymi danymi, a w ten sposób, gdy przejdziesz do innych danych, do których nie jesteś tak przyzwyczajony, będziesz bardziej gotowy do korzystania z narzędzia” — radzi Lessard.

Analityk firmy Gartner, Neil Chandler, przedstawia podobne zalecenie (treść dostępna dla subskrybentów Gartnera), mówiąc, że dobrym pomysłem jest „przeprowadzenie co najmniej jednej nowej inicjatywy „szybkiej wygranej” BI i analityki, aby zweryfikować swoją strategię analityczną” w ciągu pierwszych 100 dni BI realizacji programu.

Podpowiedź 5: Upewnij się, że dane są czyste

Jeśli dane, które importujesz do programu, nie są czyste, nie uzyskasz oczekiwanych wyników. A to może kosztować Twoje wdrożenie dużo wsparcia pracowników. „Stara zasada wyrzucania śmieci jest bardzo ważna” — argumentuje Lessard.

Jeśli dane, które trafiają do Twojego programu BI, są brudne i niespójne, implementacja skupi się na oczyszczeniu tych danych.

Czy trend „Zachowaj spokój i” kiedykolwiek się skończy? Prawdopodobnie nie.

Na szczęście zapewnienie czystych danych nie wymaga znajomości kodowania. Chociaż wyrażenie brzmi technicznie, czyste dane po prostu oznaczają, że informacje są wprowadzane w sposób, który program BI będzie w stanie zrozumieć.

Na przykład? „Ludzie będą umieszczać tekst w polu daty w swoim oprogramowaniu CRM, a nie rzeczywistą datę. Napiszą „w następny wtorek”, a narzędzie BI to zignoruje” — mówi Lessard.

Innymi formami „brudnych” danych są błędy wprowadzania danych (np. zapomnienie okresu wyrażonego w dolarach) lub niespójności, takie jak podobne wartości pod różnymi nazwami (np. jeden arkusz kalkulacyjny, który określa wynagrodzenie pracownika jako „płatność”, gdzie inny dzwoni to „wypłata” lub „wynagrodzenie”).

A jeśli narzędzie BI to zignoruje, dane nie zostaną poprawnie przesłane. Czyste dane w wielu przypadkach oznaczają prawidłowe wprowadzanie danych. „Upewnienie się, że Twoi handlowcy konsekwentnie korzystają z CRM, jest o wiele łatwiejsze niż próba późniejszego czyszczenia danych w narzędziu BI” — mówi Lessard.

Podpowiedź 6: Trwa wdrażanie

Wdrażanie oprogramowania przypomina Święta Bożego Narodzenia: stresujące, wymagające i czasochłonne, ale ostatecznie warte tego, gdy widzisz wyraz twarzy ludzi.

Podobnie jak Święta Bożego Narodzenia, samo wydarzenie jest technicznie jednorazową rzeczą, ale duch, który się za nim kryje, może (i powinien) trwać przez cały rok. W przypadku ducha Bożego Narodzenia oznacza to znalezienie sposobów na bycie hojnym przez cały rok, na przykład wpuszczenie kogoś na swój pas w ruchu ulicznym lub nieużywanie kreatywnego gestu dłoni, gdy ktoś nie wpuszcza Cię na swój pas.

W przypadku wdrażania oprogramowania oznacza to bycie zwinnym i otwartym na zmiany. W ten sam sposób, w jaki rzeczywiste wydarzenie związane z wdrożeniem wymaga, abyś był zorganizowany i chętny do robienia rzeczy w nowy, oparty na danych sposób, ten sam duch może (i powinien) wpływać na Twoją codzienną pracę.

Jedną z zalet zwinności małych i średnich firm jest to, że odbijanie od kogoś pomysłu nie wymaga trzykrotnych formularzy zgłoszeniowych. Jeśli więc istnieje wskaźnik, który Twoim zdaniem powinien być śledzony, skorzystaj z porady Billy'ego Joela i „powiedz o tym [swojemu przełożonemu]”.

Kiedy nie musisz przedzierać się przez biurokrację, aby uzyskać odpowiedź, jesteś już o krok przed przedsiębiorstwami.

Zwinność jest szczególnie ważna dla małych i średnich firm, mówi Elena Rowell. „Zważywszy, że dane małej firmy stale się zmieniają, wskaźniki, które są dla Ciebie ważne dzisiaj, niekoniecznie są tymi samymi, które będą ważne dla Ciebie za sześć miesięcy”.

W związku z tym większość małych i średnich firm znajduje się w sytuacjach, w których zwinność jest nie tylko korzystna, ale wręcz konieczna.

Ostatecznie analiza biznesowa to nie tyle zestaw narzędzi lub produktów, które kupujesz, co sposób myślenia i chęć ciągłego doskonalenia.

Jakie masz wskazówki dotyczące udanego wdrożenia BI?

Czy Twój program do analizy biznesowej działa i działa? Jeśli tak, czy masz jakieś wskazówki dla potencjalnych nabywców? Daj znać innym czytelnikom w komentarzach poniżej!

Interesują Cię inne części procesu zakupu wywiadu biznesowego? Sprawdź jeden z tych postów:

Przewodnik The Dead Philosopher po zakupie oprogramowania do analizy biznesowej samoobsługi

Ile kosztuje oprogramowanie Business Intelligence?