Jak skutecznie planować pracowników: 3 wskazówki, jak zwiększyć produktywność i sprzedaż

Ciągle żonglujesz między odpowiednią obsadą a budżetem lean? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci efektywnie planować pracowników.

Planowanie pracowników jest kluczowym wyzwaniem nie tylko dla branży detalicznej, ale także dla innych branż usługowych, takich jak hotelarstwo, logistyka, opieka zdrowotna i gastronomia. Z jednej strony firmy muszą zapewnić odpowiednią kadrę, aby poradzić sobie z napływem klientów. Z drugiej strony zmienne i nieprzewidywalne harmonogramy niszczą równowagę między pracą a życiem prywatnym pracowników.

Często pracownicy zmianowi muszą pracować co tydzień na różnych zmianach. Rzadko mają jakąkolwiek kontrolę nad swoimi harmonogramami i zazwyczaj uczą się ich harmonogramów tylko kilka dni wcześniej. Chociaż różne firmy używają różnych nazw dla takich praktyk planowania, są one powszechnie znane jako planowanie just-in-time lub planowanie zorientowane na klienta.

Ostatnio firma Lowe przyjęła system planowania zorientowany na klienta, aby zapewnić, że zmiany pracowników odzwierciedlają ruch w sklepie. Chociaż teoretycznie system brzmi dobrze dla biznesu, w rzeczywistości ogranicza liczbę kolejnych dni wolnych dla pracowników, a także wgląd i elastyczność w zakresie planowania. Zmiana spowodowała mniejszą przewidywalność życia pracowników i negatywnie wpłynęła na ich równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ostatecznie obniżając morale pracowników.

Podczas gdy konwencjonalna mądrość podpowiada, że ​​niestabilne planowanie jest normą w dzisiejszych szczupłych środowiskach biznesowych, wartości odstające, takie jak Nando i The Gap Inc., pokazują, że stabilne planowanie jest nie tylko wykonalne, ale może również pomóc w poprawie sprzedaży i produktywności. Mamy dla Ciebie trzy wskazówki, które pomogą Ci wdrożyć go w Twojej firmie.

3 techniki planowania pracowników, których powinna używać Twoja firma

Wskazówka 1: Zapewnij pracownikom lepszy wgląd w ich harmonogramy

Wyobraź sobie to – Adam pracuje przy kasie sklepu odzieżowego. Zbliżają się święta, a on chce zaplanować wolne dni z rodziną. Jednak święta to również najbardziej pracowity okres w roku dla sklepu i nie ma pojęcia, w które dni lub zmiany będzie pracował w przyszłym tygodniu. W takich sytuacjach brak przejrzystości harmonogramu może sprawić, że Adam i pracownicy tacy jak on będą trochę rozczarowani, jeśli nie sfrustrowani i/lub niezaangażowani.

Planowanie przeciągnij i upuść w Findmyshift (źródło)

Dla pracodawców prostym sposobem na uniknięcie takich sytuacji jest wcześniejsze przygotowanie zmian, na papierowych kalendarzach lub listach obecności. Jeszcze lepsze jest jednak używanie oprogramowania do planowania pracowników do tworzenia i udostępniania harmonogramów pracy, a także wysyłania przypomnień pracownikom przed każdą zmianą.

Wskazówka 2: Daj pracownikom elastyczność w zamianie zmian

W zeszłym miesiącu w sobotni poranek w szkole córki Adama odbyła się konferencja rodziców z nauczycielami. Ale Adam miał poranną zmianę, więc zadzwonił do swojego przełożonego z prośbą o zmianę. Menedżer spędził trzy godziny, próbując znaleźć innego pracownika, który zamieniłby się zmianą z Adamem i zakomunikował zmiany wszystkim, których to dotyczyło.

Zatwierdzenie wymiany w CakeHR (CakeHR)

To kolejna sytuacja, której można uniknąć dzięki oprogramowaniu do harmonogramowania pracowników, które znacznie ułatwia pracownikom proces zamiany i wymiany zmian. W naszym przykładzie Adam może sam umieścić zmianę w celu wymiany bezpośrednio w systemie oprogramowania, a każdy dostępny współpracownik może ją zgłosić. Zmiana jest natychmiastowa i widoczna dla wszystkich zaangażowanych.

W eksperymencie w Gap około 50% wniosków przesłanych z jednodniowym do trzech dni wyprzedzeniem w aplikacji na smartfony ze zmianą zmian znalazło chętnych, a 62% pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, którzy korzystali z aplikacji, zgłosiło publikowanie lub przyjmowanie zmian. W sumie 95% uczestniczących pracowników zgodziło się, że aplikacja ułatwia dostosowywanie harmonogramów pracy do ich potrzeb.

Porada 3: Oceń potrzeby kadrowe i unikaj przekraczania kosztów

Kontynuując nasz przykład, załóżmy, że w tym miesiącu Adam ma dyżur w poniedziałki i środy. Oznacza to, że oczekuje się od niego, że będzie dostępny do pracy nad zawiadomieniem o rozmowie i nie może zaplanować żadnych osobistych zobowiązań na te dni. Jeśli jednak nie zostanie wezwany, nie otrzyma wynagrodzenia za ten dzień, pomimo zablokowania czasu wolnego ze względu na możliwość podjęcia pracy.

Pulpit analityczny w ShopKeep (źródło)

Nieprzewidywalność planowania dyżurów utrudnia pracownikom poleganie na gwarantowanej pracy, określonym poziomie dochodów, a nawet na uzyskaniu drugiej pracy w celu uzupełnienia dochodów. W 2016 r. organy regulacyjne zmusiły Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters i kilku innych sprzedawców detalicznych do przeglądu i zmiany swoich praktyk planowania połączeń telefonicznych.

Dzięki takim narzędziom, jak oprogramowanie do zarządzania sprzedażą detaliczną i oprogramowanie do obsługi punktów sprzedaży, pracodawcy mogą lepiej ocenić swoje potrzeby kadrowe i uniknąć konieczności planowania na telefon. Funkcje raportowania w takich narzędziach mogą pomóc pracodawcom analizować dane historyczne i identyfikować dni/godziny, w których obserwuje się największy ruch klientów.

Dzięki tej wiedzy pracodawcy mogą podejmować lepsze decyzje dotyczące planowania i budżetowania. Mogą zapewnić pracownikom niezawodność i elastyczność, których potrzebują, jednocześnie unikając przekroczeń kosztów związanych z dodatkowymi zmianami.

Kolejne kroki — jak znaleźć odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy

Teraz, gdy już wiesz, w jaki sposób oprogramowanie może pomóc Ci usprawnić harmonogramowanie pracowników oraz uczynić je bardziej wydajnym i efektywnym, możesz zacząć odkrywać rozwiązania dostępne na rynku. Istnieją jednak pewne kwestie, o których powinieneś wiedzieć:

• Miej na uwadze rozmiar i rodzaj swojej firmy: wymagania dotyczące harmonogramu restauracji z 10 pracownikami będą drastycznie różnić się od supermarketu z 50 pracownikami. Najpierw dowiedz się dokładnie, co chcesz, aby oprogramowanie zrobiło dla Ciebie i ile osób będzie z niego korzystać, a następnie zacznij odkrywać narzędzia dostępne na rynku.
• Przeznacz budżet na narzędzie: jako właściciel firmy lub pracodawca możesz przeznaczyć tylko określoną kwotę pieniędzy na narzędzie. Dla małej firmy może to być kilkaset dolarów miesięcznie, podczas gdy dla dużej firmy może to być kilka tysięcy dolarów. Przeznacz kwotę, którą możesz wygodnie wydać na narzędzie do planowania i patrz na opcje tylko w ramach tego budżetu.
• Przemyśl swoje potrzeby: chociaż z pewnością możesz skorzystać z oprogramowania do planowania pracowników, aby zaspokoić swoje potrzeby związane z planowaniem, inne narzędzia, takie jak oprogramowanie do zarządzania sprzedażą detaliczną i oprogramowanie do obsługi punktów sprzedaży, mogą pomóc Ci zrobić znacznie więcej niż tylko planowanie. Firmy specjalistyczne, takie jak salony i sklepy wielobranżowe, mogą również korzystać z narzędzi zaprojektowanych specjalnie dla ich niszy.

Uwaga: aplikacje wybrane w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznawanych w momencie publikacji za wiarygodne.